Hankinnan kuvaus
Kiinteistön ylläpitoon kuuluvia toimintoja ovat muun muassa kiinteistönhoito ja kiinteistön kunnossapito. Kiinteistönhoito sisältää kiinteistönhuollon ja teknisten järjestelmien hoidon, viallisten kohteiden korjaamisen, siivouksen, jätehuollon ja ulkoalueiden hoidon. Kunnossapitoa on kiinteistön ominaisuuksien säilyttäminen joko uusimalla tai korjaamalla vialliset ja kuluneet osat siten, että kohteen suhteellinen laatutaso ei olennaisesti muutu. PTS on ehdotus korjausten ajoittamisesta, kiireellisyydestä sekä kustannustasosta. Kiinteistön PTS on keskeinen työkalu kiinteistön suunnitelmallisessa kunnossapidossa.
Hankittavan järjestelmän keskeiset toiminnot ovat:
• Kiinteistön ylläpito: PTS- ja vuosikorjaustöiden sisällön määrittely, budjetointi, aikataulutus, kustannusseuranta, työn sisällön muutosten hallinta, vastuuhenkilöt
• Sähköinen huoltokirja: toistuvat huollot ja huoltotoimenpiteiden hallinta, vikailmoitusten käsittely, ylläpidon dokumentointi, palveluntuottajatietojen ja sopimusten hallinta, huoltoon liittyvien dokumenttien hallinta
• Kiinteistötalouden seuranta; esim. työkohdekohtaisesti toteutuneiden ylläpitokustannusten raportointi ja vertailu edellisiin vuosiin. Talouden toteumatiedot tuodaan raportointijärjestelmästä.
Järjestelmään tulee pystyä tuomaan ja järjestelmässä tulee pystyä luomaan ja ylläpitämään kiinteistön perustietoja. Kiinteistön perustietoihin kuuluvat esimerkiksi rakennustunnus, osoite, käyttötarkoitus, valmistumispäivä, pohjakuvat, kerrosluku, kerrosala, kokonaisala, tilavuus, lämmitystapa, rakennusmateriaali, varusteet (sähkö, kaasu, viemäri, vesijohto, hissi, ilmastointi mm.), verkostoliittymät (sähkö, kaasu, viemäri, vesijohto, kaapeli mm.) ja rakennuksen omistaja.
Järjestelmän ensimmäisessä käyttöönotossa kiinteistöjen perustiedot tuodaan integraatiolla toisesta järjestelmästä, ja perustietoja ylläpidetään toisessa järjestelmässä.