Hankinnan kuvaus
Hankinnan kohteena on varhaiskasvatuksen toiminnanohjausjärjestelmä jossa hakemukset ja päätökset varhaiskasvatukseen ja esikouluun, palvelusetelipäätökset, lasten hoitoaikavaraukset ja niiden toteutumat, laskutus sekä perhepäivähoitajien palkanlaskenta ovat hallittavissa kokonaan sähköisesti.
Hankinnan tavoitteena on saada sähköinen järjestelmä, jonka avulla voidaan suunnitella, seurata, ohjata ja arvioida varhaiskasvatuksen toimintaa, lisätä asiakkaiden osallistumismahdolliskuuksia ja varhaiskasvatuksen sähköistä asiointia.
Järjestelmän käyttäjiä ovat varhaiskasvatuksen hallinto, päiväkotien henkilöstö ja varhaiskasvatuksen asiakkaat. Kullakin käyttäjäryhmällä on oma käyttöliittymänsä, joka mahdollistaa sekä tietojen syöttämisen että tarkastelun realiajassa oman roolinsa mukaisin oikeuksin. Tällä hetkellä käytössä on ProConsona, perhepäivähoitajilla on mobiilisovellus Mukana.
Hankittavaan järjestelmään integroitavat järjestelmät: VARDA/KOSKI, tulorekisteri, KELA, väestörekisteri
Lisäksi hankittava järjestelmä tulee integroida kaupungin muihin järjestelmiin, kuten esim talous- ja palkanlaskentajärjestelmiin – käytössä Titania ja Prima sekä laskutusohjelmana – käytössä Pro Economica Premium.
Toimittaja vastaa hankittavan järjestelmän toteuttamisesta ja ylläpidosta koko sopimuskauden ajan ja siitä, että järjestelmä toimii sovitulla tavalla. Lisäksi toimittaja vastaa käyttöohjeiden laatimisesta ja käyttökoulutuksen järjestämisestä ruotsin ja suomen kielellä.
Tilaaja ja järjestelmätoimittaja sopivat yhdessä teknisistä yksityiskohdista tietojen siirtämisestä vanhasta järjestelmästä uuteen järjestelmään samoin kuin aikataulusta.
Tavoitteena on, että järjestelmä saadaan käyttöön kevään 2021 aikana.