Suomen Pankki (myöhemmin tilaaja tai hankintayksikkö tai SP) pyytää tarjousta Hilma-ilmoituskanavassa julkaistun hankintailmoituksen sekä sen liitteiden mukaisesti Suomen Pankin ja Finanssivalvonnan yhteisestä asianhallintaratkaisun hankinnasta (myöhemmin järjestelmä). Hankintaan liittyy järjestelmän ylläpitoa ja käytön tukea sekä pienkehityötä (myöhemmin palvelu).
Määräaika
Tarjousten vastaanottamisen määräaika oli 2021-01-19.
Hankinta julkaistiin 2020-12-18.
Kohde Hankinnan laajuus
Otsikko: Uusi Suomen Pankin ja Finanssivalvonnan yhteinen asianhallintaratkaisu
Tuotteet/palvelut: Kuvantamis- ja arkistointijärjestelmä📦
Lyhyt kuvaus:
“Suomen Pankki (myöhemmin tilaaja tai hankintayksikkö tai SP) pyytää tarjousta Hilma-ilmoituskanavassa julkaistun hankintailmoituksen sekä sen liitteiden...”
Lyhyt kuvaus
Suomen Pankki (myöhemmin tilaaja tai hankintayksikkö tai SP) pyytää tarjousta Hilma-ilmoituskanavassa julkaistun hankintailmoituksen sekä sen liitteiden mukaisesti Suomen Pankin ja Finanssivalvonnan yhteisestä asianhallintaratkaisun hankinnasta (myöhemmin järjestelmä). Hankintaan liittyy järjestelmän ylläpitoa ja käytön tukea sekä pienkehityötä (myöhemmin palvelu).
1️⃣
Suorituspaikka: Helsinki-Uusimaa🏙️
Suorituspaikka: Suomi/Finland🏙️
Hankinnan kuvaus:
“Suomen Pankilla ja Finanssivalvonnalla (myöhemmin Fiva) on käytössään erilliset asianhallintajärjestelmät ja tiedonohjausjärjestelmät. Ne on otettu käyttöön...”
Hankinnan kuvaus
Suomen Pankilla ja Finanssivalvonnalla (myöhemmin Fiva) on käytössään erilliset asianhallintajärjestelmät ja tiedonohjausjärjestelmät. Ne on otettu käyttöön vuonna 2011. Käytössä on myös Kameleon-asiakirjapohjat ja SharePoint-työtilat (OnPrem 2019). Sähköisenä arkistona on Open Text Content Server. SP:n ja Fivan organisaatioiden asiakirjat on eroteltu toisistaan omaksi kokonaisuudeksi.
Vanhat asianhallintajärjestelmät ja tiedonohjausjärjestelmät ovat elinkaarensa päässä. Tavoitteena on korvata nykyiset asianhallinta- ja tiedonohjausjärjestelmät Suomen Pankin ja Finanssivalvonnan yhteisellä, luotettavalla ja helppokäyttöisellä asianhallintaratkaisulla, joka tukee ydintoimintojen tehokasta suorittamista. Tarkemmat vaatimukset on kuvattu hankinta-asiakirjoissa, erityisesti hankinnan kuvaus (liite 6) ja vaatimusmäärittely (liite 7). Uudistuksessa pyritään myös automatisoimaan ja uudistamaan asian- ja asiakirjahallinnan prosesseja. Hankinta sisältää lisäksi nykyisten asianhallintajärjestelmien tietojen siirron uuteen järjestelmään.
Hankittavan asianhallintaratkaisun tulee sisältää seuraavat osa-alueet:
— Asianhallinta ja sähköinen arkistointi
— Asiakirjahallinta
— Tiedonohjaus ja valintalistat/koodistot
— Sopimushallinta
— Kokoushallinta (hankinta optiona).
Osatarjoukset tai vaihtoehtoiset tarjoukset eivät ole sallittuja. Osatarjouksia ei sallita, koska kyseessä on yhden (1) kokonaisratkaisun hankinta. Lisäksi sopimuksen toteuttaminen muodostuisi teknisesti hankalaksi, kun eri osien sopimuskumppaneiden vastuiden ja velvollisuuksien yhteensovittaminen hankaloittaisi merkittävästi sopimuksen asianmukaisen toteuttamisen.
Tilaaja valitsee yhden (1) toimittajan, jonka kanssa se tekee sopimuksen.
Sopimus ei muodosta tilaajalle määrä- tai vähimmäisostovelvoitetta. Sopimus ei myöskään sisällä toimittajalle yksinoikeutta tuottaa/toimittaa hankintayksikölle sopimuksessa kuvattuja palveluita/tuotteita tai niiden osia.
Näytä lisää Myöntämisperusteet
Hinta ei ole ainoa myöntämisperuste, ja kaikki perusteet ilmoitetaan ainoastaan hankinta-asiakirjoissa
Kesto
Aloituspäivä: 2021-02-15 📅
Sopimuksen, puitesopimuksen tai dynaamisen hankintajärjestelmän kesto
Tämä sopimus voidaan uusia ✅ Kuvaus
Uudistusten kuvaus:
“Sopimuskausi alkaa sopimuksen mukaisesti, kun sopimus on molemmin puolin allekirjoitettu, ja on voimassa kunnes toimitus on hyväksytysti vastaanotettu ja...”
Uudistusten kuvaus
Sopimuskausi alkaa sopimuksen mukaisesti, kun sopimus on molemmin puolin allekirjoitettu, ja on voimassa kunnes toimitus on hyväksytysti vastaanotettu ja toimitukselle sovittu takuuaika on päättynyt ja sen aikana havaitut virheet on hyväksytysti korjattu.
Sopimus palvelun osalta tehdään toistaiseksi voimassa olevana.
Sopimuskauden arvioitu alkamisajankohta on alkuvuosi 2021.
Näytä lisää Tietoa vaihtoehdoista
Vaihtoehdot ✅
Vaihtoehtojen kuvaus: Ks. hankinta-asiakirjat, erityisesti liite 17.
Oikeudelliset, taloudelliset, rahoitukselliset ja tekniset tiedot Osallistumisehdot
Luettelo ja lyhyt kuvaus olosuhteista:
“Valintaperusteet hankintaa koskevissa asiakirjoissa määritetyn mukaisesti. Ks. myös ESPD-lomake sekä Muut ehdot -kohta.” Taloudellinen ja rahoituksellinen asema
Hankinta-asiakirjoissa mainitut valintaperusteet
Tekninen ja ammatillinen pätevyys
Hankinta-asiakirjoissa mainitut valintaperusteet
Menettely Toimenpiteen tyyppi
Avoin menettely
Hallinnolliset tiedot
Tarjousten tai osallistumishakemusten vastaanottamisen määräaika: 2021-01-19
12:00 📅
Kielet, joilla tarjoukset tai osallistumishakemukset voidaan jättää: suomi 🗣️
Jäljempänä oleva aikataulu on ilmaistu kuukausina.
Vähimmäisaika, jonka kuluessa tarjoajan on pidettävä tarjous voimassa: 6
Tarjousten avaamista koskevat ehdot: 2021-01-19
12:01 📅
Tarjousten avaamista koskevat ehdot (Tiedot valtuutetuista henkilöistä ja avaamismenettelystä): Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen.
Täydentävät tiedot Tietoa sähköisistä työnkuluista
Sähköinen laskutus hyväksytään
Sähköistä maksua käytetään
Lisätietoja
“Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016, jäljempänä hankintalaki).
Hankintamenettelynä käytetään...”
Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016, jäljempänä hankintalaki).
Hankintamenettelynä käytetään avointa menettelyä (hankintalain 32 §).
Hankinta on EU-kynnysarvon ylittävä hankinta.
Tilaaja voi keskeyttää hankintamenettelyn osittain tai kokonaan todellisesta ja perustellusta syystä (hankintalain 125 §).
Tarjouksen tekemisestä, esittelystä tai muusta menettelyyn osallistumisesta ei makseta tarjoajille korvausta.
Tarjousasiakirjat ovat saatavissa vain suomen kielellä. Jos tarjoaja haluaa hankintaasiakirjat muulla kielellä, käännättäminen ja siitä aiheutuvat kustannukset ovat tarjoajan itsensä vastattavina.
Tarjousten käsittely
Menettelyn vaiheet ovat seuraavat:
Hankintayksikkö
1. Avaa tarjoukset
2. Tarkastaa tarjoajan soveltuvuutta koskevat vastaukset ESPD:n tiedoista
3. Tarkastaa tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden
4. Vertailee tarjoukset
5. Valitsee hinta-laatusuhteeltaan parhaan tarjouksen
6. Tekee hankintapäätöksen ja antaa päätöksen tiedoksi kaikille tarjoajille
7. Pyytää ja tarkastaa parhaan tarjouksen antajalta soveltuvuutta koskevat
Todistukset ja selvitykset
8. Solmii hankintasopimuksen voittajan kanssa. Hankintasopimus syntyy vasta kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella.
EU-kynnysarvon ylittävässä hankinnassa hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätös perusteluineen tiedoksi.