Hankinnan kuvaus
Tässä osallistumispyynnössä ja sen liitteissä esitetyt vaatimukset ovat tilaajan alustavia näkemyksiä hankinnan kohteesta ja niiden on tarkoitus täsmentyä neuvotteluiden kuluessa. Järjestelmäprojektista käytetään HKL:ssä sisäisesti nimeä Puhti.
HKL hankkii uuden ja nykyaikaisen toiminnanohjausjärjestelmän, joka korvaa nykyiset vanhentuneet järjestelmät. Järjestelmällä hallitaan ja ohjataan kunnossapidollisesti työtehtäviä, henkilöresursseja, materiaalivirtoja, kalusto- ja infrakohdevarauksia sekä tarvittavia tuotantotiloja (mm. ratavaraukset linjalla ja varikoilla). Järjestelmän avulla tilaaja saa tietää metro- ja raitiovaunuliikenteen ratainfran sekä metro- ja raitiovaunukaluston omaisuuden elinkaaresta, joka tukee mm. luotettavuuskeskeistä kunnossapitoa (RCM). Joidenkin toiminnallisuuksien osalta järjestelmään rakennetaan yhteysrajapinnat HKL:n käytössä säilyviin ja mahdollisesti tuleviin muihin järjestelmiin (SAP, RFID, Winbus, henkilökuntasovellus, tietovarasto, HKL:n nykyinen kiinteistö- ja muun infraomaisuuden hallintajärjestelmä, länsimetron huoltokirja). Lisäksi HKL:n nykyinen taloushallinnon SAP-järjestelmä päivitetään SAP S/4 Hana:ksi.
Hankinta sisältää seuraavat osat:
1) Ydinjärjestelmäratkaisu ja ratkaisun liittymät sekä niiden suunnittelu, käyttöönotto ja mahdollinen tuki-, ylläpito- ja käyttöpalvelu
2) HKL:n nykyisen taloushallinnon SAP-järjestelmän päivitys SAP S/4 Hana:ksi (tarjoaminen ei välttämätöntä)
3) Mahdollinen toiminnanohjausjärjestelmän tuki-, ylläpito- ja käyttöpalvelusopimus neljäksi (4) vuodeksi sekä jatko kolmeksi (3) vuodeksi yhden (1) vuoden jaksoissa
4) Mahdollinen SAP S/4 Hana -järjestelmän tuki-, ylläpito- ja käyttöpalvelusopimus neljäksi (4) vuodeksi sekä jatko kolmeksi (3) vuodeksi yhden (1) vuoden jaksoissa
5) Järjestelmän tarvitsemat lisenssit, käyttöoikeudet ja tilaajan tarpeen mukaan tilattavat mahdolliset lisä- ja muutostyöt.
Puhti-järjestelmän ratkaisun rakenne ja ratkaisun liittymät sekä HKL:n SAP-järjestelmän moduulit ja liittymät on kuvattu liitteessä 7. Puhti ja kunnossapidon tietojärjestelmäprosessit. SAP-järjestelmän päivityksen tilaamiseen saattaa vaikuttaa HKL:n mahdollinen yhtiöittämispäätös.
Hankinta-asiakirjojen saantia on rajoitettu turvallisuussyistä. Puitejärjestelyn piirissä oleva hankinnan kohteen tekninen aineisto lähetetään tarjouskilpailuun valituille tarjoajille Tarjouspalvelu-toimittajaportaalin kautta tässä osallistumispyynnössä ja sen liiteasiakirjoissa esitetyillä perusteilla.
Tarjouskilpailuun valituilla on mahdollisuus tutustua HKL:n nykyiseen taloushallinnon SAP-järjestelmään tilaajan kanssa erikseen sovittavana ajankohtana ennen lopullisen tarjouksen jättämistä. Tutustumisajankohta sovitaan jokaisen tarjouskilpailuun valitun kanssa erikseen. Tutustuminen on vapaaehtoista.
Puitejärjestelyyn hyväksytään yksi (1) toimittaja. Tilaajan puolelta puitejärjestelyyn osallistuva hankintayksikkö ja puitejärjestelyn käyttäjä on Helsingin kaupungin liikenneliikelaitos (HKL) ja HKL:n mahdollisen yhtiöittämisen jälkeen perustettava yhtiö. Tilaaja tekee puitejärjestelyyn perustuvia hankintoja puitejärjestelyn toimittajalta tarpeen mukaan. Toimittaja on velvollinen antamaan aina pyydettäessä tilaajalle arvio toimeksiannon kustannuksista ja kestosta ennen tilaajan päätöstä toimeksiannon suorittamisesta. Toimeksiannon suorittamisesta voidaan laatia kirjallinen sopimus tai käyttää tilausmenettelyä. Puitesopimuksen perusteella tehtävien sopimusten sopimuskausista sovitaan tapauskohtaisesti kussakin sopimuksessa. Puitejärjestely ei tuota toimittajalle yksinoikeutta tuottaa puitejärjestelyyn kuuluvia palveluja.
Hankintayksikkö pyytää osallistumishakemustanne ja alustavaa tarjoustanne tämän osallistumispyynnön, alustavan tarjouspyynnön ja sen liiteasiakirjojen mukaisesti.