Henkilöstöhallinnon ja palkanlaskennan tietojärjestelmäpalvelu

Luksia, Länsi-Uudenmaan koulutuskuntayhtymä

Hankinnan kohteena on kunnalliselle (koulutuskuntayhtymä) toimijalle soveltuva ohjelmistopalvelu, joka käsittää henkilöstöhallinnon, palkanlaskennan, työajan seurannan ja matkalaskujen tietojärjestelmäpalvelun (jäljempänä HR-ohjelmistopalvelu). Tarjottavan ohjelmistopalvelun tulee olla tilaajan tarpeisiin soveltuva HR-ohjelmistopalvelu. Valittavan palvelun toimittaja tuottaa palvelun itse hallinnoimastaan käyttöympäristöstä SaaS- tai ASP -kokonaisratkaisuna.

Määräaika

Tarjousten vastaanottamisen määräaika oli 2020-12-06. Hankinta julkaistiin 2020-11-06.

Kuka?

• Luksia, Länsi-Uudenmaan koulutuskuntayhtymä

Mitä?

• Tietotekniset palvelut: neuvonta, ohjelmistojen kehittäminen, Internet ja tuki

Missä?

• Manner-Suomi › Helsinki-Uusimaa

Hankintojen historia

Päivämäärä	Asiakirja
2020-11-06	hankintailmoitus
2020-12-02	Lisätietoilmoitus

hankintailmoitus (2020-11-06)
Kohde
Hankinnan laajuus
Otsikko: Tietotekniset palvelut: neuvonta, ohjelmistojen kehittäminen, Internet ja tuki
Lyhyt kuvaus:

Ilmoituksen metatiedot
Alkukieli: suomi 🗣️
Asiakirjatyyppi: hankintailmoitus
Sopimuksen luonne: Palvelut
Asetus: Euroopan unioni ja WTO-maat
Yhteinen hankintanimikkeistö (CPV)
Koodi: Tietotekniset palvelut: neuvonta, ohjelmistojen kehittäminen, Internet ja tuki 📦
Suorituspaikka
NUTS-alue: Helsinki-Uusimaa 🏙️

Menettely
Menettelyn tyyppi: Kilpailukykyinen käsittävä neuvottelu
Tarjouksen tyyppi: Tarjous koskee kaikkia eriä
Myöntämisperusteet
Kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous

Hankintaviranomainen
Tunnistetiedot
Maa: Suomi 🇫🇮
Hankintaviranomaisen tyyppi: Alue- tai paikallistason viranomainen
Hankintaviranomaisen nimi: Luksia, Länsi-Uudenmaan koulutuskuntayhtymä
Postiosoite: Toivonkatu 4
Postinumero: FI-08100
Postitoimipaikka: Lohja
Yhteystiedot
Internetosoite: http://www.luksia.fi 🌏
Sähköposti: tuija.rekola@luksia.fi 📧
Puhelin: +358 443356088 📞
Asiakirjojen URL-osoite: https://tarjouspalvelu.fi/luksia?id=312357&tpk=75f52766-06a5-45dc-bc0d-40702856c8c2 🌏
Osallistumisen URL-osoite: https://tarjouspalvelu.fi/luksia?id=312357&tpk=75f52766-06a5-45dc-bc0d-40702856c8c2 🌏

Viite
Päivämäärät
Lähetyspäivä: 2020-11-06 📅
Tarjousten jättämisen määräaika: 2020-12-06 📅
Julkaisupäivä: 2020-11-11 📅
Tunnisteet
Ilmoituksen numero: 2020/S 220-540494
EUVL-S-numero: 220

Kohde
Hankinnan laajuus
Arvioitu kokonaisarvo: 240 000 EUR 💰
Lyhyt kuvaus:

Tilaajan tavoitteena on korvata nykyinen palkanlaskentajärjestelmä hankintayksikön käyttötarpeet täyttävällä, sekä palkanlaskennan että henkilöstöhallinnon toiminnot sisältävällä monipuolisella HR-ohjelmistopalvelulla.

HR-ohjelmistopalvelun ja sen toimintojen tulee noudattaa voimassa olevaa Suomen lainsäädäntöä sekä viranomaisten rekisterinpidon ja henkilö- ja asiakastietojen käsittelystä annettuja lakeja ja määräyksiä. Hankittavan HR-ohjelmistopalvelun tulee täyttää EU:n tietosuoja-asetuksen (GDPR) 2016/679 vaatimukset.

HR-ohjelmistopalvelussa käsiteltävää henkilötietoa tulee säilyttää EU-/ETA-alueen sisällä. Jos henkilötietoja siirretään EU-/ETA-alueen ulkopuolelle tai niihin on pääsy EU-/ETA-alueen ulkopuolelta, tulee tällaisen siirron tai pääsyn tapahtua käyttämällä EU-komission vakiosopimuslausekkeita tai tarvittaessa EU-komission päätöksiä suojan riittävyydestä kolmansissa maissa, käsittelijää sitovia yrityssääntöjä tai Privacy Shield -sertifikaattia.

Käyttöliittymän tulee olla suomenkielinen. Hankittavaan HR-ohjelmistopalveluun tulee sisältyä suomenkielinen käyttöönottoneuvonta sekä käyttöönoton jälkeinen ylläpito- ja tukipalvelu. Pääkäyttäjyyden tulee olla tilaajalla ja mahdollistaa esim. käyttöoikeuksien ja -ryhmien ylläpitämisen ja hallinnoimisen, ohjaustietojen / palkkalajien ja kustannuspaikkojen määrittämisen sekä muutosten järjestelmään syöttämisen aikatauluttamisen.

Hankittavan ohjelmistopalvelun tulee täyttää seuraavat vähimmäisvaatimukset: palvelulla tulee voida toteuttaa palkanlaskentaa Luksian eri henkilöstöryhmille kunnallisten työ- ja virkaehtosopimusten (KVTES, OVTES, TS) tulkintojen mukaisesti.

Hallinnoitavia henkilöstöryhmiä ovat työ- ja virkasuhteiset henkilöt, toimeksiantosuhteiset henkilöt sekä työkorvaukselliset ja ei-työsuhteiset henkilöt. Palvelulla tulee voida hallinnoida myös luottamushenkilöiden palkkioiden laskentaa ja maksatusta.

Hankittava palvelu tulee toimimaan Luksian henkilöstötietojen master-järjestelmänä ja tietoarkistona.

Palvelulla hallinnoidaan mm. henkilö- ja palvelussuhdetietoja, työsopimuksia ja viranhoitomääräyksiä, poissaoloja ja niiden seurantaa sekä vuosilomien ja vapaajaksojen suunnittelua ja seurantaa.

HR-ohjelmistopalvelulla tulee voida tuottaa viranomaisten vaatimusten mukaiset tilastot, raportit ja todistukset sekä antaa toimintaa kuvaavia tietoja esim. verottajalle, Tulorekisteriin, Kuntien eläkevakuutusyhtiölle ja Tilastokeskukselle. Nämä on saatava tuotettua ohjelmistopalvelusta ajallaan ja siinä muodossa kuin ne vaaditaan.

HR-ohjelmistopalvelun kustannuspaikkarakenteen tulee olla yhteensopiva CGI Raindancen Kuntamalli -kirjaustunnisterakenteen kanssa.

Hankinnan tavoitteena on saada Luksian käyttöön nykyaikaiset henkilöstöhallinnon toiminnallisuudet ja esimiestyökalut, joilla mahdollistetaan henkilöstöhallinnon prosessien tehokkuus ja kehitys. Palvelulla tulee voida hallinnoida palvelussuhteen koko elinkaarta (pois lukien rekrytointi) aina uuden työntekijän aloituksesta ja perehdytyksestä palvelussuhteen päätökseen ja lähtöhaastatteluun saakka. Palveluun tulee voida kerätä kaikki henkilön osaamiseen liittyvät olennaiset asiat esim. muokattavissa olevien osaamisprofiilien avulla ja sen pitää mahdollistaa myös osaamisen kehittämisen suunnittelu ja toteutumisen seuranta. Palvelun tulee tuoda työkaluja myös työkykyjohtamiseen esim. varhaisen tuen rajojen seurannan ja keskusteluiden dokumentoinnin muodossa.

Palvelun tulee lisäksi mahdollistaa työajan seuranta ja matkalaskujen hallinnointi ja maksatus.

Kesto: 60 kuukautta
Uudistusten kuvaus:

Tehtävää sopimusta voidaan jatkaa alkuperäisin ehdoin 48 kuukauden jälkeen 12 kuukauden hankintaoptiolla.

Oikeudelliset, taloudelliset, rahoitukselliset ja tekniset tiedot
Osallistumisehdot
Kelpoisuus harjoittaa ammattitoimintaa: Valintaperusteet hankintailmoituksessa määritetyn mukaisesti.

Menettely
Oikeusperusta: 32014L0024
Ehdokkaiden arvioitu määrä: 3
Objektiiviset kriteerit rajoitetun ehdokasjoukon valitsemiseksi:

Tilaaja valitsee tarjouskilpailuun osallistumishakemuksensa jättäneistä, soveltuvuutta koskevat vähimmäisvaatimukset täyttävistä ehdokkaista kolme (3) ehdokasta neuvotteluihin.

Neuvotteluihin valitaan ehdokkaat, joilla on hankinnan kokoon, laajuuteen ja tavoitteisiin nähden riittävä kokemus ja osaaminen sekä taloudellinen vakavaraisuus ja edellytykset pystyäkseen luotettavasti sitoutumaan hankittavan palvelukokonaisuuden tuottamiseen Luksialle.

Tarjousten vastaanottoaika: 00:00
Kielet, joilla tarjoukset tai osallistumishakemukset voidaan jättää: suomi 🗣️
Tarjouksen voimassaoloaika: 6 kuukautta

Hankintaviranomainen
Tunnistetiedot
Kansallinen rekisterinumero: 0203167-9
Yhteystiedot
Yhteyspiste: Tuija Rekola
Asiakirjojen URL-osoite: https://tarjouspalvelu.fi/luksia?id=312357&tpk=75f52766-06a5-45dc-bc0d-40702856c8c2 🌏

Täydentävät tiedot
Arvostelurunko
Nimi: Markkinaoikeus
Postiosoite: Radanrakentajantie 5
Postitoimipaikka: Helsinki
Postinumero: FI-00520
Maa: Suomi 🇫🇮
Puhelin: +358 295643300 📞
Sähköposti: markkinaoikeus@oikeus.fi 📧
Internetosoite: http://www.oikeus.fi/markkinaoikeus 🌏
Lähde: OJS 2020/S 220-540494 (2020-11-06)

Lisätietoilmoitus (2020-12-02)
Kohde
Hankinnan laajuus
Lyhyt kuvaus:

Ilmoituksen metatiedot
Asiakirjatyyppi: Lisätietoilmoitus

Viite
Päivämäärät
Lähetyspäivä: 2020-12-02 📅
Tarjousten jättämisen määräaika: 2021-01-02 📅
Julkaisupäivä: 2020-12-07 📅
Tunnisteet
Ilmoituksen numero: 2020/S 238-589008
Viittaa ilmoitukseen: 2020/S 220-540494
EUVL-S-numero: 238
Lisätietoja

Kohdassa Poissulkeminen ja soveltuvuus (ESPD) / IV osa Valintaperusteet / B: taloudellinen tilanne ja rahoitusasema korjattu tarjoajan vuotuisen liikevaihdon minivaatimusta aiemmin 20 000 000 EUR, korjauksen jälkeen 2 000 000 EUR.

Lähde: OJS 2020/S 238-589008 (2020-12-02)

Uudet hankinnat asiaan liittyvissä luokissa 🆕

Tietotekniset palvelut: neuvonta, ohjelmistojen kehittäminen, Internet ja tuki (>20 uudet hankinnat)