Henkilöstöhallinnon ja palkanlaskennan tietojärjestelmäpalvelu

Lyhyt kuvaus

Hankinnan kohteena on kunnalliselle (koulutuskuntayhtymä) toimijalle soveltuva ohjelmistopalvelu, joka käsittää henkilöstöhallinnon, palkanlaskennan, työajan seurannan ja matkalaskujen tietojärjestelmäpalvelun (jäljempänä HR-ohjelmistopalvelu). Tarjottavan ohjelmistopalvelun tulee olla tilaajan tarpeisiin soveltuva HR-ohjelmistopalvelu. Valittavan palvelun toimittaja tuottaa palvelun itse hallinnoimastaan käyttöympäristöstä SaaS- tai ASP -kokonaisratkaisuna.

Hankinnan kuvaus

Tilaajan tavoitteena on korvata nykyinen palkanlaskentajärjestelmä hankintayksikön käyttötarpeet täyttävällä, sekä palkanlaskennan että henkilöstöhallinnon toiminnot sisältävällä monipuolisella HR-ohjelmistopalvelulla.
HR-ohjelmistopalvelun ja sen toimintojen tulee noudattaa voimassa olevaa Suomen lainsäädäntöä sekä viranomaisten rekisterinpidon ja henkilö- ja asiakastietojen käsittelystä annettuja lakeja ja määräyksiä. Hankittavan HR-ohjelmistopalvelun tulee täyttää EU:n tietosuoja-asetuksen (GDPR) 2016/679 vaatimukset.
HR-ohjelmistopalvelussa käsiteltävää henkilötietoa tulee säilyttää EU-/ETA-alueen sisällä. Jos henkilötietoja siirretään EU-/ETA-alueen ulkopuolelle tai niihin on pääsy EU-/ETA-alueen ulkopuolelta, tulee tällaisen siirron tai pääsyn tapahtua käyttämällä EU-komission vakiosopimuslausekkeita tai tarvittaessa EU-komission päätöksiä suojan riittävyydestä kolmansissa maissa, käsittelijää sitovia yrityssääntöjä tai Privacy Shield -sertifikaattia.
Käyttöliittymän tulee olla suomenkielinen. Hankittavaan HR-ohjelmistopalveluun tulee sisältyä suomenkielinen käyttöönottoneuvonta sekä käyttöönoton jälkeinen ylläpito- ja tukipalvelu. Pääkäyttäjyyden tulee olla tilaajalla ja mahdollistaa esim. käyttöoikeuksien ja -ryhmien ylläpitämisen ja hallinnoimisen, ohjaustietojen / palkkalajien ja kustannuspaikkojen määrittämisen sekä muutosten järjestelmään syöttämisen aikatauluttamisen.
Hankittavan ohjelmistopalvelun tulee täyttää seuraavat vähimmäisvaatimukset: palvelulla tulee voida toteuttaa palkanlaskentaa Luksian eri henkilöstöryhmille kunnallisten työ- ja virkaehtosopimusten (KVTES, OVTES, TS) tulkintojen mukaisesti.
Hallinnoitavia henkilöstöryhmiä ovat työ- ja virkasuhteiset henkilöt, toimeksiantosuhteiset henkilöt sekä työkorvaukselliset ja ei-työsuhteiset henkilöt. Palvelulla tulee voida hallinnoida myös luottamushenkilöiden palkkioiden laskentaa ja maksatusta.
Hankittava palvelu tulee toimimaan Luksian henkilöstötietojen master-järjestelmänä ja tietoarkistona.
Palvelulla hallinnoidaan mm. henkilö- ja palvelussuhdetietoja, työsopimuksia ja viranhoitomääräyksiä, poissaoloja ja niiden seurantaa sekä vuosilomien ja vapaajaksojen suunnittelua ja seurantaa.
HR-ohjelmistopalvelulla tulee voida tuottaa viranomaisten vaatimusten mukaiset tilastot, raportit ja todistukset sekä antaa toimintaa kuvaavia tietoja esim. verottajalle, Tulorekisteriin, Kuntien eläkevakuutusyhtiölle ja Tilastokeskukselle. Nämä on saatava tuotettua ohjelmistopalvelusta ajallaan ja siinä muodossa kuin ne vaaditaan.
HR-ohjelmistopalvelun kustannuspaikkarakenteen tulee olla yhteensopiva CGI Raindancen Kuntamalli -kirjaustunnisterakenteen kanssa.
Hankinnan tavoitteena on saada Luksian käyttöön nykyaikaiset henkilöstöhallinnon toiminnallisuudet ja esimiestyökalut, joilla mahdollistetaan henkilöstöhallinnon prosessien tehokkuus ja kehitys. Palvelulla tulee voida hallinnoida palvelussuhteen koko elinkaarta (pois lukien rekrytointi) aina uuden työntekijän aloituksesta ja perehdytyksestä palvelussuhteen päätökseen ja lähtöhaastatteluun saakka. Palveluun tulee voida kerätä kaikki henkilön osaamiseen liittyvät olennaiset asiat esim. muokattavissa olevien osaamisprofiilien avulla ja sen pitää mahdollistaa myös osaamisen kehittämisen suunnittelu ja toteutumisen seuranta. Palvelun tulee tuoda työkaluja myös työkykyjohtamiseen esim. varhaisen tuen rajojen seurannan ja keskusteluiden dokumentoinnin muodossa.
Palvelun tulee lisäksi mahdollistaa työajan seuranta ja matkalaskujen hallinnointi ja maksatus.

Objektiiviset kriteerit rajoitetun ehdokasjoukon valitsemiseksi

Tilaaja valitsee tarjouskilpailuun osallistumishakemuksensa jättäneistä, soveltuvuutta koskevat vähimmäisvaatimukset täyttävistä ehdokkaista kolme (3) ehdokasta neuvotteluihin.
Neuvotteluihin valitaan ehdokkaat, joilla on hankinnan kokoon, laajuuteen ja tavoitteisiin nähden riittävä kokemus ja osaaminen sekä taloudellinen vakavaraisuus ja edellytykset pystyäkseen luotettavasti sitoutumaan hankittavan palvelukokonaisuuden tuottamiseen Luksialle.