Digitaalinen säilytysratkaisu

Helsingin kaupunki

Hankinnan kohteena on Helsingin kaupungin käyttöön hankittava järjestelmäriippumaton digitaalinen säilytysratkaisu. Säilytysratkaisun tulee mahdollistaa digitaalisessa muodossa olevien tietoaineistojen pitkäaikaissäilyttäminen niille ennalta määritellyn säilytysajan sekä digitaalisessa muodossa olevien tietoaineistojen pysyvä säilyttäminen voimassa olevien julkishallintoa koskevien lakien, asetusten ja määräysten mukaisesti. Ratkaisua tulevat hyödyntämään Helsingin kaupungin toimialat ja liikelaitokset sekä muut kaupunkiin kuuluvat toimijat erikseen sovittavalla tavalla.
Digitaalinen säilytysratkaisu koostuu kolmesta (3) toiminnallisesta kokonaisuudesta: valmisteluratkaisu, säilytysratkaisu ja asiakasportaali. Tässä kilpailutuksessa hankitaan käyttöön yksi (1) tuote, joka sisältää tilaajan vaatimusten kannalta riittävässä määrin sekä valmisteluratkaisuun että säilytysratkaisuun sisältyviä ominaisuuksia. Tuotetta voidaan tarvittaessa konfiguroida tai räätälöidä vaadittujen ominaisuuksien toteuttamiseksi. Asiakasportaalin toiminnallisuuksien osalta tarjoaja voi tarjota käyttöön joko omaa säilytysratkaisutuotettaan, muuta tuotettaan tai rajapintojen kautta toteutettavaa ratkaisua.
Hankinnan kohde on määritelty tarkemmin tässä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä.

Määräaika

Tarjousten vastaanottamisen määräaika oli 2020-10-26. Hankinta julkaistiin 2020-09-25.

Kuka?

• Helsingin kaupunki

Mitä?

• Järjestelmä- ja tukipalvelut › Tietotekniset arkistointipalvelut

Missä?

• Manner-Suomi › Helsinki-Uusimaa

Hankintojen historia

Päivämäärä	Asiakirja
2020-09-25	hankintailmoitus
2020-10-08	Lisätietoilmoitus
2020-10-23	Ilmoitus tehdystä sopimuksesta

hankintailmoitus (2020-09-25)
Kohde
Hankinnan laajuus
Otsikko: Tietotekniset arkistointipalvelut
Viitenumero: H045-19, HEL 2020-010490
Lyhyt kuvaus:

Hankinnan kohteena on Helsingin kaupungin käyttöön hankittava järjestelmäriippumaton digitaalinen säilytysratkaisu. Säilytysratkaisun tulee mahdollistaa digitaalisessa muodossa olevien tietoaineistojen pitkäaikaissäilyttäminen niille ennalta määritellyn säilytysajan sekä digitaalisessa muodossa olevien tietoaineistojen pysyvä säilyttäminen voimassa olevien julkishallintoa koskevien lakien, asetusten ja määräysten mukaisesti. Ratkaisua tulevat hyödyntämään Helsingin kaupungin toimialat ja liikelaitokset sekä muut kaupunkiin kuuluvat toimijat erikseen sovittavalla tavalla. Digitaalinen säilytysratkaisu koostuu kolmesta (3) toiminnallisesta kokonaisuudesta: valmisteluratkaisu, säilytysratkaisu ja asiakasportaali. Tässä kilpailutuksessa hankitaan käyttöön yksi (1) tuote, joka sisältää tilaajan vaatimusten kannalta riittävässä määrin sekä valmisteluratkaisuun että säilytysratkaisuun sisältyviä ominaisuuksia. Tuotetta voidaan tarvittaessa konfiguroida tai räätälöidä vaadittujen ominaisuuksien toteuttamiseksi. Asiakasportaalin toiminnallisuuksien osalta tarjoaja voi tarjota käyttöön joko omaa säilytysratkaisutuotettaan, muuta tuotettaan tai rajapintojen kautta toteutettavaa ratkaisua. Hankinnan kohde on määritelty tarkemmin tässä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä.

Ilmoituksen metatiedot
Alkukieli: suomi 🗣️
Asiakirjatyyppi: hankintailmoitus
Sopimuksen luonne: Palvelut
Asetus: Euroopan unioni ja WTO-maat
Yhteinen hankintanimikkeistö (CPV)
Koodi: Tietotekniset arkistointipalvelut 📦
Suorituspaikka
NUTS-alue: Helsinki-Uusimaa 🏙️

Menettely
Menettelyn tyyppi: Avoin menettely
Tarjouksen tyyppi: Tarjous koskee kaikkia eriä
Myöntämisperusteet
Kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous

Hankintaviranomainen
Tunnistetiedot
Maa: Suomi 🇫🇮
Hankintaviranomaisen tyyppi: Alue- tai paikallistason virasto/laitos
Hankintaviranomaisen nimi: Helsingin kaupunki
Postiosoite: PL 700, Helsingin kaupunki
Postinumero: FI-00099
Postitoimipaikka: Helsinki
Yhteystiedot
Internetosoite: http://www.hel.fi 🌏
Sähköposti: sirkka.hiltunen@hel.fi 📧
Puhelin: +358 931031548 📞
Asiakirjojen URL-osoite: https://tarjouspalvelu.fi/helsinki?id=309652&tpk=8d8ed2eb-97ac-4c05-bd43-0674f6cc9b16 🌏
Osallistumisen URL-osoite: https://tarjouspalvelu.fi/helsinki?id=309652&tpk=8d8ed2eb-97ac-4c05-bd43-0674f6cc9b16 🌏

Viite
Päivämäärät
Lähetyspäivä: 2020-09-25 📅
Tarjousten jättämisen määräaika: 2020-10-26 📅
Julkaisupäivä: 2020-09-30 📅
Tunnisteet
Ilmoituksen numero: 2020/S 190-458828
EUVL-S-numero: 190

Kohde
Hankinnan laajuus
Lyhyt kuvaus:

Digitaalinen säilytysratkaisu koostuu kolmesta (3) toiminnallisesta kokonaisuudesta: valmisteluratkaisu, säilytysratkaisu ja asiakasportaali. Tässä kilpailutuksessa hankitaan käyttöön yksi (1) tuote, joka sisältää tilaajan vaatimusten kannalta riittävässä määrin sekä valmisteluratkaisuun että säilytysratkaisuun sisältyviä ominaisuuksia. Tuotetta voidaan tarvittaessa konfiguroida tai räätälöidä vaadittujen ominaisuuksien toteuttamiseksi. Asiakasportaalin toiminnallisuuksien osalta tarjoaja voi tarjota käyttöön joko omaa säilytysratkaisutuotettaan, muuta tuotettaan tai rajapintojen kautta toteutettavaa ratkaisua.

Hankinnan kohde on määritelty tarkemmin tässä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä.

Hankinnan kohteena on säilytysratkaisu, joka mahdollistaa tiedon pitkäaikaissäilyttämisen tähän soveltuvissa rakenteissa ja tiedostoformaateissa sekä tiedon eheyden, alkuperäisyyden ja muuttumattomuuden turvaamisen tähän vaadittavine varmistusmenettelyineen. Hankintaan liittyy osa-alueina säilytysratkaisu, valmisteluratkaisu ja asiakasportaali. Valmisteluratkaisun tarkoituksena on mahdollistaa lähdejärjestelmistä ja tiedostopalveluista siirrettävän tiedon muuntamisen pitkäaikaissäilytykseen soveltuvaan rakenteeseen ja soveltuviin tiedostoformaatteihin. Rakenteen tulee täyttää SÄHKE2-metatietomallissa tai JHS191-suosituksessa esitetyt vaatimukset ja valmistelun yhteydessä tulee voida hyödyntää tiedonohjauksen metatietoja. Niin säilytys- kuin valmisteluratkaisuissa on tuettava uusien pitkäaikaissäilytykseen soveltuvien standardoitujen rakenteiden ja tiedostoformaattien käyttöä. Asiakasportaalin tarkoituksena on mahdollistaa aineistojen käyttö organisaation ulkopuolisille tahoille, millä varmistetaan lain viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999) 1 §:n mukaisen julkisuusperiaatteen toteutuminen sekä muut lainsäädännön mahdollistamat käyttötarkoitukset.

Hankinnan kohteena on valmis ja muista pakettijärjestelmistä riippumaton säilytysjärjestelmätuote, johon voidaan tehdä tarvittavia asiakaskohtaisia konfigurointeja tai räätälöintejä soveltuvilta osin. Valmisteluratkaisun toiminnallisuudet tarvitaan pääsääntöisesti käyttöön lähdejärjestelmistä ja tiedostopalveluista siirrettävän tiedon muuntamista varten. Joissakin tapauksissa pitkäaikaissäilytykseen soveltuva siirtopaketti voidaan kuitenkin tuottaa lähdejärjestelmässä tai jossakin muussa järjestelmässä. Säilytysratkaisun tulee voida ottaa vastaan sekä valmisteluratkaisussa että muussa järjestelmässä valmisteltu aineisto, joka on pitkäaikaissäilytykseen soveltuvassa rakenteessa ja soveltuvissa tiedostoformaateissa. Säilytysratkaisun ja asiakasportaalin tulee olla modulaarisia siten, että asiakasportaalin toiminnallisuudet voidaan tarvittaessa toteuttaa myös rajapinnan kautta liitettävällä erillisellä ratkaisulla. Säilytysratkaisun yhteentoimivuus muiden osa-alueiden kanssa tulee varmistaa ja mahdollisten erillishankintojen (alustapalvelut, säilytysratkaisu) tulee tapahtua synkronisesti siten, että säilytysratkaisu kaikkine osa-alueineen voidaan ottaa käyttöön aikataulun mukaisesti kesällä 2021.

Hankinnan kohde on kuvattu tarkemmin tässä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä.

Kesto: 24 kuukautta
Uudistusten kuvaus:

Sopimus tulee voimaan, kun molemmat osapuolet ovat sen allekirjoittaneet. Sopimus on voimassa 24 kk ja jatkuu sen jälkeen toistaiseksi voimassaolevana irtisanomisehdoin.

Oikeudelliset, taloudelliset, rahoitukselliset ja tekniset tiedot
Osallistumisehdot
Kelpoisuus harjoittaa ammattitoimintaa: Vaatimukset esitetään ESPD-osassa ja/tai muualla tarjouspyyntöasiakirjoissa.
Taloudellinen ja rahoituksellinen asema: Vaatimukset esitetään ESPD-osassa ja/tai muualla tarjouspyyntöasiakirjoissa.
Tekninen ja ammatillinen pätevyys: Vaatimukset esitetään ESPD-osassa ja/tai muualla tarjouspyyntöasiakirjoissa.
Sopimuksen toteuttaminen
Sopimuksen täytäntöönpanoehdot: Ehdot esitetään sopimusliitteessä.

Menettely
Oikeusperusta: 32014L0024
Tarjousten vastaanottoaika: 12:00
Kielet, joilla tarjoukset tai osallistumishakemukset voidaan jättää: suomi 🗣️
Tarjouksen voimassaoloaika: 6 kuukautta
Tarjousten avauspäivä: 2020-10-26 📅
Tarjousten avausaika: 12:05

Hankintaviranomainen
Tunnistetiedot
Kansallinen rekisterinumero: 0201256-6
Yhteystiedot
Yhteyspiste: Sirkka Hiltunen
Asiakirjojen URL-osoite: https://tarjouspalvelu.fi/helsinki?id=309652&tpk=8d8ed2eb-97ac-4c05-bd43-0674f6cc9b16 🌏

Täydentävät tiedot
Arvostelurunko
Nimi: Markkinaoikeus
Postiosoite: Radanrakentajantie 5
Postitoimipaikka: Helsinki
Postinumero: FI-00520
Maa: Suomi 🇫🇮
Puhelin: +358 295643300 📞
Sähköposti: markkinaoikeus@oikeus.fi 📧
Internetosoite: http://www.oikeus.fi/markkinaoikeus 🌏
Lähde: OJS 2020/S 190-458828 (2020-09-25)

Lisätietoilmoitus (2020-10-08)
Kohde
Ilmoituksen metatiedot
Asiakirjatyyppi: Lisätietoilmoitus

Viite
Päivämäärät
Lähetyspäivä: 2020-10-08 📅
Julkaisupäivä: 2020-10-13 📅
Tunnisteet
Ilmoituksen numero: 2020/S 199-483255
Viittaa ilmoitukseen: 2020/S 190-458828
EUVL-S-numero: 199
Lisätietoja

8.10.2020 Korjausilmoitus: Korjattu liitettä 8 sopimusluonnos ja liitettä 3 palvelukuvaus.

Lähde: OJS 2020/S 199-483255 (2020-10-08)

Ilmoitus tehdystä sopimuksesta (2020-10-23)
Kohde
Hankinnan laajuus
Lyhyt kuvaus:

Hankinnan kohteena on Helsingin kaupungin käyttöön hankittava järjestelmäriippumaton digitaalinen säilytysratkaisu. Säilytysratkaisun tulee mahdollistaa digitaalisessa muodossa olevien tietoaineistojen pitkäaikaissäilyttäminen niille ennalta määritellyn säilytysajan sekä digitaalisessa muodossa olevien tietoaineistojen pysyvä säilyttäminen voimassa olevien julkishallintoa koskevien lakien, asetusten ja määräysten mukaisesti. Ratkaisua tulevat hyödyntämään Helsingin kaupungin toimialat ja liikelaitokset sekä muut kaupunkiin kuuluvat toimijat erikseen sovittavalla tavalla. Digitaalinen säilytysratkaisu koostuu kolmesta toiminnallisesta kokonaisuudesta: valmisteluratkaisu, säilytysratkaisu ja asiakasportaali. Tässä kilpailutuksessa hankitaan käyttöön yksi (1) tuote, joka sisältää tilaajan vaatimusten kannalta riittävässä määrin sekä valmisteluratkaisuun että säilytysratkaisuun sisältyviä ominaisuuksia. Tuotetta voidaan tarvittaessa konfiguroida tai räätälöidä vaadittujen ominaisuuksien toteuttamiseksi. Asiakasportaalin toiminnallisuuksien osalta tarjoaja voi tarjota käyttöön joko omaa säilytysratkaisutuotettaan, muuta tuotettaan tai rajapintojen kautta toteutettavaa ratkaisua. Hankinnan kohde on määritelty tarkemmin tässä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä.

Ilmoituksen metatiedot
Asiakirjatyyppi: Ilmoitus tehdystä sopimuksesta

Menettely
Tarjouksen tyyppi: Ei sovelleta

Viite
Päivämäärät
Lähetyspäivä: 2020-10-23 📅
Julkaisupäivä: 2020-10-28 📅
Tunnisteet
Ilmoituksen numero: 2020/S 210-513752
EUVL-S-numero: 210
Lisätietoja

Hankintayksikkö on päättänyt keskeyttää kilpailutuksen, koska tarjouspyynnössä on havaittu epäselvyyksiä. Havaitut epäselvyydet korjataan, jonka jälkeen kilpailutus aloitetaan uudelleen.

Kohde
Hankinnan laajuus
Lyhyt kuvaus:

Digitaalinen säilytysratkaisu koostuu kolmesta toiminnallisesta kokonaisuudesta: valmisteluratkaisu, säilytysratkaisu ja asiakasportaali. Tässä kilpailutuksessa hankitaan käyttöön yksi (1) tuote, joka sisältää tilaajan vaatimusten kannalta riittävässä määrin sekä valmisteluratkaisuun että säilytysratkaisuun sisältyviä ominaisuuksia. Tuotetta voidaan tarvittaessa konfiguroida tai räätälöidä vaadittujen ominaisuuksien toteuttamiseksi. Asiakasportaalin toiminnallisuuksien osalta tarjoaja voi tarjota käyttöön joko omaa säilytysratkaisutuotettaan, muuta tuotettaan tai rajapintojen kautta toteutettavaa ratkaisua.

Menettely
Myöntämisperusteet
Laatukriteeri (nimi): Toiminnalliset ja täydentävät vaatimukset
Laatukriteeri (painotus): 70
Hinta (painotus): 30
Lähde: OJS 2020/S 210-513752 (2020-10-23)

Uudet hankinnat asiaan liittyvissä luokissa 🆕

Tietotekniset palvelut: neuvonta, ohjelmistojen kehittäminen, Internet ja tuki (>20 uudet hankinnat)

Ohjelmointi ja siihen liittyvät neuvontapalvelut (14)

Järjestelmä- ja tukipalvelut (6)