Digitaalinen säilytysjärjestelmä

Helsingin kaupunki

Hankinnan kohteena on Helsingin kaupungin käyttöön hankittava digitaalinen säilytysjärjestelmä, joka on muista pakettijärjestelmistä riippumaton valmisohjelmisto. Säilytysjärjestelmän tulee mahdollistaa digitaalisessa muodossa olevien tietoaineistojen pitkäaikaissäilyttäminen niille ennalta määritellyn säilytysajan sekä digitaalisessa muodossa olevien tietoaineistojen pysyvä säilyttäminen voimassa olevien julkishallintoa koskevien lakien, asetusten ja määräysten mukaisesti. Digitaalisen säilytysjärjestelmän osana hankitaan siirrettävän tiedon muuntamista varten tarvittavat valmistelutoiminnallisuudet. Säilytysjärjestelmää tulevat hyödyntämään Helsingin kaupungin toimialat ja liikelaitokset sekä muut kaupunkiin kuuluvat toimijat erikseen sovittavalla tavalla. Järjestelmä tullaan asentamaan Helsingin kaupungin konesaliympäristöön.

Määräaika

Tarjousten vastaanottamisen määräaika oli 2021-01-07. Hankinta julkaistiin 2020-12-02.

Toimittajat

Seuraavat toimittajat mainitaan hankintapäätöksissä tai muissa hankinta-asiakirjoissa:

• Visma Consulting Oy

Kuka?

• Helsingin kaupunki

Mitä?

• Järjestelmä- ja tukipalvelut › Tietotekniset arkistointipalvelut

Missä?

• Helsinki-Uusimaa › Helsinki-Uusimaa

Hankintojen historia

Päivämäärä	Asiakirja
2020-12-02	hankintailmoitus
2021-10-08	Ilmoitus tehdystä sopimuksesta

hankintailmoitus (2020-12-02)
Kohde
Hankinnan laajuus
Otsikko: Tietotekniset arkistointipalvelut
Viitenumero: H119-20, HEL 2020-013157
Lyhyt kuvaus:

Ilmoituksen metatiedot
Alkukieli: suomi 🗣️
Asiakirjatyyppi: hankintailmoitus
Sopimuksen luonne: Palvelut
Asetus: Euroopan unioni ja WTO-maat
Yhteinen hankintanimikkeistö (CPV)
Koodi: Tietotekniset arkistointipalvelut 📦
Suorituspaikka
NUTS-alue: Helsinki-Uusimaa 🏙️

Menettely
Menettelyn tyyppi: Avoin menettely
Tarjouksen tyyppi: Tarjous koskee kaikkia eriä
Myöntämisperusteet
Kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous

Hankintaviranomainen
Tunnistetiedot
Maa: Suomi 🇫🇮
Hankintaviranomaisen tyyppi: Alue- tai paikallistason virasto/laitos
Hankintaviranomaisen nimi: Helsingin kaupunki
Postiosoite: PL 700, Helsingin kaupunki
Postinumero: FI-00099
Postitoimipaikka: Helsinki
Yhteystiedot
Internetosoite: http://www.hel.fi 🌏
Sähköposti: sirkka.hiltunen@hel.fi 📧
Puhelin: +358 931031548 📞
Asiakirjojen URL-osoite: https://tarjouspalvelu.fi/helsinki?id=324415&tpk=8e0b44c6-cdd1-4ebf-aca2-610b6e794095 🌏
Osallistumisen URL-osoite: https://tarjouspalvelu.fi/helsinki?id=324415&tpk=8e0b44c6-cdd1-4ebf-aca2-610b6e794095 🌏

Viite
Päivämäärät
Lähetyspäivä: 2020-12-02 📅
Tarjousten jättämisen määräaika: 2021-01-07 📅
Julkaisupäivä: 2020-12-07 📅
Tunnisteet
Ilmoituksen numero: 2020/S 238-588249
EUVL-S-numero: 238

Kohde
Hankinnan laajuus
Lyhyt kuvaus:

Hankinnan kohteena on säilytysjärjestelmä, joka mahdollistaa tiedon pitkäaikaissäilyttämisen tähän soveltuvissa rakenteissa ja tiedostoformaateissa sekä tiedon eheyden, alkuperäisyyden ja muuttumattomuuden turvaamisen tähän vaadittavine varmistusmenettelyineen. Hankittavan säilytysjärjestelmän tulee sisältää valmistelun, säilytyksen ja asiakaskäytön mahdollistavat toiminnallisuudet. Valmistelutoiminnallisuuksien tarkoituksena on mahdollistaa lähdejärjestelmistä ja tiedostopalveluista siirrettävän tiedon muuntamisen pitkäaikaissäilytykseen soveltuvaan rakenteeseen ja soveltuviin tiedostoformaatteihin. Rakenteen tulee täyttää SÄHKE2-metatietomallissa ja/tai JHS191-suosituksessa esitetyt vaatimukset, ja valmistelun yhteydessä tulee voida hyödyntää tiedonohjauksen metatietoja. Niin säilytys- kuin valmistelutoiminnallisuuksien on tuettava uusien pitkäaikaissäilytykseen soveltuvien standardoitujen rakenteiden ja tiedostoformaattien käyttöä. Asiakaskäytön toiminnallisuuksien tarkoituksena on mahdollistaa aineistojen käyttö organisaation ulkopuolisille tahoille, millä varmistetaan lain viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999) 1 §:n mukaisen julkisuusperiaatteen toteutuminen sekä muut lainsäädännön mahdollistamat käyttötarkoitukset.

Hankinnan kohteena oleva säilytysjärjestelmä on muista pakettijärjestelmistä riippumaton valmisohjelmisto, johon voidaan tehdä tarvittavia asiakaskohtaisia konfigurointeja ja parametrointeja. Helsingin kaupunki edellyttää, että valmisohjelmisto täyttää tarjoushetkellä kaikki pakolliset toiminnalliset vaatimukset, tai kyseiset vaatimukset on oltava toteutettavissa käyttöönottoprojektissa valmisohjelmiston konfigurointien ja parametrointien avulla. Konfiguroinniksi tai parametroinniksi ei katsota uusien toiminnallisuuksien lisäämistä järjestelmään uuden ohjelmistokoodin avulla. Valmistelutoiminnallisuudet tarvitaan pääsääntöisesti käyttöön lähdejärjestelmistä ja tiedostopalveluista siirrettävän tiedon muuntamista varten. Joissakin tapauksissa pitkäaikaissäilytykseen soveltuva siirtopaketti voidaan kuitenkin tuottaa lähdejärjestelmässä tai jossakin muussa järjestelmässä. Säilytysjärjestelmän tulee voida ottaa vastaan sekä valmistelutoiminnallisuuksien avulla valmisteltu aineisto että muussa järjestelmässä valmisteltu aineisto, joka on pitkäaikaissäilytykseen soveltuvassa rakenteessa ja soveltuvissa tiedostoformaateissa. Säilytysjärjestelmän tulee voida hyödyntää Helsingin kaupungin tiedonohjausjärjestelmän metatietomalleja. Säilytysjärjestelmä tullaan asentamaan On-Premise-ratkaisuna kaupungin itse kilpailuttaman konesalipalvelutoimittajan palvelimille. Tähän liittyvien mahdollisten erillishankintojen (alustapalvelut, säilytysjärjestelmä) tulee tapahtua synkronisesti siten, että säilytysjärjestelmä voidaan ottaa käyttöön aikataulun mukaisesti kesällä 2021.

Hankinnan kohde on kuvattu tarkemmin muualla tässä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä.

Kesto: 24 kuukautta
Uudistusten kuvaus:

Sopimus tulee voimaan, kun molemmat osapuolet ovat sen allekirjoittaneet. Sopimus on voimassa 24 kk ja jatkuu sen jälkeen toistaiseksi voimassaolevana irtisanomisehdoin.

Oikeudelliset, taloudelliset, rahoitukselliset ja tekniset tiedot
Osallistumisehdot
Kelpoisuus harjoittaa ammattitoimintaa: Vaatimukset esitetään ESPD-osassa ja/tai muualla tarjouspyyntöasiakirjoissa.
Taloudellinen ja rahoituksellinen asema: Vaatimukset esitetään ESPD-osassa ja/tai muualla tarjouspyyntöasiakirjoissa.
Tekninen ja ammatillinen pätevyys: Vaatimukset esitetään ESPD-osassa ja/tai muualla tarjouspyyntöasiakirjoissa.
Sopimuksen toteuttaminen
Sopimuksen täytäntöönpanoehdot: Ehdot esitetään sopimusliitteessä.

Menettely
Oikeusperusta: 32014L0024
Tarjousten vastaanottoaika: 23:59
Kielet, joilla tarjoukset tai osallistumishakemukset voidaan jättää: suomi 🗣️
Tarjouksen voimassaoloaika: 6 kuukautta
Tarjousten avauspäivä: 2021-01-08 📅
Tarjousten avausaika: 08:00

Hankintaviranomainen
Tunnistetiedot
Kansallinen rekisterinumero: 0201256-6
Yhteystiedot
Yhteyspiste: Sirkka Hiltunen
Asiakirjojen URL-osoite: https://tarjouspalvelu.fi/helsinki?id=324415&tpk=8e0b44c6-cdd1-4ebf-aca2-610b6e794095 🌏

Täydentävät tiedot
Arvostelurunko
Nimi: Markkinaoikeus
Postiosoite: Radanrakentajantie 5
Postitoimipaikka: Helsinki
Postinumero: FI-00520
Maa: Suomi 🇫🇮
Puhelin: +358 295643300 📞
Sähköposti: markkinaoikeus@oikeus.fi 📧
Internetosoite: http://www.oikeus.fi/markkinaoikeus 🌏
Lähde: OJS 2020/S 238-588249 (2020-12-02)

Ilmoitus tehdystä sopimuksesta (2021-10-08)
Kohde
Hankinnan laajuus
Lyhyt kuvaus:

Hankinnan kokonaisarvo: 699 990 EUR 💰
Ilmoituksen metatiedot
Asiakirjatyyppi: Ilmoitus tehdystä sopimuksesta

Menettely
Tarjouksen tyyppi: Ei sovelleta

Hankintaviranomainen
Tunnistetiedot
Postiosoite: PL 700
Postinumero: 00099
Postitoimipaikka: Helsingin kaupunki

Viite
Päivämäärät
Lähetyspäivä: 2021-10-08 📅
Julkaisupäivä: 2021-10-13 📅
Tunnisteet
Ilmoituksen numero: 2021/S 199-519744
Viittaa ilmoitukseen: 2020/S 238-588249
EUVL-S-numero: 199

Kohde
Hankinnan laajuus
Lyhyt kuvaus:

muodossa olevien tietoaineistojen pysyvä säilyttäminen voimassa olevien julkishallintoa koskevien lakien, asetusten ja määräysten mukaisesti. Digitaalisen säilytysjärjestelmän osana hankitaan siirrettävän tiedon muuntamista varten tarvittavat valmistelutoiminnallisuudet. Säilytysjärjestelmää tulevat hyödyntämään Helsingin kaupungin toimialat ja liikelaitokset sekä muut kaupunkiin kuuluvat toimijat erikseen sovittavalla tavalla. Järjestelmä tullaan asentamaan Helsingin kaupungin konesaliympäristöön.

Hankinnan kohteena on säilytysjärjestelmä, joka mahdollistaa tiedon pitkäaikaissäilyttämisen tähän soveltuvissa rakenteissa ja tiedostoformaateissa sekä tiedon eheyden, alkuperäisyyden ja muuttumattomuuden turvaamisen tähän vaadittavine varmistusmenettelyineen. Hankittavan säilytysjärjestelmän tulee sisältää valmistelun, säilytyksen ja asiakaskäytön mahdollistavat toiminnallisuudet. Valmistelutoiminnallisuuksien tarkoituksena on mahdollistaa lähdejärjestelmistä ja tiedostopalveluista siirrettävän tiedon muuntamisen pitkäaikaissäilytykseen soveltuvaan rakenteeseen ja soveltuviin tiedostoformaatteihin. Rakenteen tulee täyttää SÄHKE2 –metatietomallissa ja/tai JHS191 –suosituksessa esitetyt vaatimukset ja valmistelun yhteydessä tulee voida hyödyntää tiedonohjauksen metatietoja. Niin säilytys- kuin valmistelutoiminnallisuuksien on tuettava uusien pitkäaikaissäilytykseen soveltuvien standardoitujen rakenteiden ja tiedostoformaattien käyttöä. Asiakaskäytön toiminnallisuuksien tarkoituksena on mahdollistaa aineistojen käyttö organisaation ulkopuolisille tahoille, millä varmistetaan lain viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999) 1 §:n mukaisen julkisuusperiaatteen toteutuminen sekä muut lainsäädännön mahdollistamat käyttötarkoitukset.

Hankinnan kohteena oleva säilytysjärjestelmä on muista pakettijärjestelmistä riippumaton valmisohjelmisto, johon voidaan tehdä tarvittavia asiakaskohtaisia konfigurointeja ja parametrointeja. Helsingin kaupunki edellyttää, että valmisohjelmisto täyttää tarjoushetkellä kaikki pakolliset toiminnalliset vaatimukset, tai kyseiset vaatimukset on oltava toteutettavissa käyttöönottoprojektissa valmisohjelmiston konfigurointien ja parametrointien avulla. Konfiguroinniksi tai parametroinniksi ei katsota uusien toiminnallisuuksien lisäämistä järjestelmään uuden ohjelmistokoodin avulla. Valmistelutoiminnallisuudet tarvitaan pääsääntöisesti käyttöön lähdejärjestelmistä ja tiedostopalveluista siirrettävän tiedon muuntamista varten. Joissakin tapauksissa pitkäaikaissäilytykseen soveltuva siirtopaketti voidaan kuitenkin tuottaa lähdejärjestelmässä tai jossakin muussa järjestelmässä. Säilytysjärjestelmän tulee voida ottaa vastaan sekä valmistelutoiminnallisuuksien avulla valmisteltu aineisto että muussa järjestelmässä valmisteltu aineisto, joka on pitkäaikaissäilytykseen soveltuvassa rakenteessa ja soveltuvissa tiedostoformaateissa. Säilytysjärjestelmän tulee voida hyödyntää Helsingin kaupungin tiedonohjausjärjestelmän metatietomalleja. Säilytysjärjestelmä tullaan asentamaan On Premise –ratkaisuna kaupungin itse kilpailuttaman konesalipalvelutoimittajan palvelimille. Tähän liittyvien mahdollisten erillishankintojen (alustapalvelut, säilytysjärjestelmä) tulee tapahtua synkronisesti siten, että säilytysjärjestelmä voidaan ottaa käyttöön aikataulun mukaisesti kesällä 2021.

Menettely
Myöntämisperusteet
Laatukriteeri (nimi): Toiminnalliset vaatimukset
Laatukriteeri (painotus): 60
Hinta (painotus): 30

Sopimuksen tekeminen
Sopimuksen tekemispäivä: 2021-06-18 📅
Nimi: Visma Consulting Oy
Kansallinen rekisterinumero: 1988069-3
Postitoimipaikka: Helsinki
Maa: Suomi 🇫🇮
Helsinki-Uusimaa 🏙️
Hankinnan kokonaisarvo: 699 990 EUR 💰
Tietoa tarjouskilpailuista
Saatujen tarjousten määrä: 3

Täydentävät tiedot
Arvostelurunko
Postinumero: 00520
Lähde: OJS 2021/S 199-519744 (2021-10-08)

Uudet hankinnat asiaan liittyvissä luokissa 🆕

Tietotekniset palvelut: neuvonta, ohjelmistojen kehittäminen, Internet ja tuki (>20 uudet hankinnat)

Ohjelmointi ja siihen liittyvät neuvontapalvelut (14)

Järjestelmä- ja tukipalvelut (6)