Tiedonkeruun ja tuotannonohjauksen digitalisoimisen palveluhankinta

Lyhyt kuvaus

Stara pyytää teitä antamaan osallistumishakemuksen tiedonkeruun ja tuotannonohjauksen digitalisoimisen palveluhankintaan. Palvelusopimukseen sisältyvät tuotannon digitalisointiin liittyvät tehtävät:
- Digitalisaation tarpeen selvittäminen ja ratkaisujen suunnittelu;
- Ratkaisujen kokonaisarkkitehtuurin suunnittelu;
- Ratkaisujen mukaisten ohjelmistojen kehittäminen, järjestäminen ja hankinta;
- Käyttöönottoprojektien suunnittelu ja toteutus;
- Ratkaisujen ylläpidon hallinnointi.
Palveluhankinta toteutetaan allianssimalliin perustuvana palvelusopimuksena siten, että tilaaja ja tällä hankintaprosessilla valittava palvelutoimittaja muodostavat yhteisen allianssiorganisaation, joka johtaa töiden suunnittelua ja toteutusta.
Tässä kilpailullisen neuvottelumenettelyn ensimmäisessä vaiheessa pyydämme hankinnasta kiinnostuneita tarjoajia lähettämään osallistumishakemuksen, jonka perusteella valitaan neuvotteluihin osallistujat.

Hankinnan kuvaus

Helsingin kaupungin liikelaitos Stara, jonka tehtävä on tuottaa kaupunkiympäristön tarpeisiin rakentamispalveluja, näkee digitalisaation tuovan paljon hyötyjä tuotantoprosesseihinsa. Nykyiset manuaaliset vaiheet korvataan digitaalisilla työkaluilla vaiheittain ja hyötynäkökulma edellä. Stara tarvitsee digitalisaation toteuttamiseen kumppanin, jolla on toimialaosaamisen lisäksi osaamista tarvittavasta ICT:stä ja projektinhallinnasta. Kumppanin kanssa ja sen avustuksella Stara hankkii, kehittää ja ottaa käyttöön digitaaliset työkalut tuotantoprosesseihinsa. Kumppanin kanssa solmitaan allianssisopimus, jossa vuosittain sovitaan yhteiset tavoitteet.
Allianssikumppanin valinta toteutetaan kilpailullisella neuvottelumenettelyllä. Toteuttamistarpeena on tuotannonohjauksen merkittävä digitalisointi; henkilö- ja kalustoresurssien sähköinen työn ja tehtävien ohjaus sekä viestintä, työ- ja tuntikirjaukset, raportointi ja dokumentointi (laadunvarmistus, työturvallisuus, perehdytys, havainnointi ja palaute sekä muut sähköiset lomakkeet), automaattinen tiedonkeruu, tietojen yhdistäminen ja välittäminen.
Tavoitteena on hankkia palveluna Staran tuotannonohjauksen tarpeisiin digitaaliset työkalut. Tarkoitus on, että allianssikumppani tuo Staralle tarvittavaa osaamista toimialan tuotannonohjausratkaisuista, ICT:n mahdollisuuksista sekä järjestelmäprojektien läpiviennistä ja käyttöönotosta.
Staran tavoitteet allianssikumppanille ovat:
A. Kykyä ja tahtoa sitoutua allianssiin ja sen tavoitteisiin sekä kaupalliseen malliin
- kykyä kokonaisvaltaiseen ja pitkän tähtäimen ICT-järjestelmien hankintaan, kehittämiseen ja käyttöönottoon Staran tarpeiden mukaisesti
- kykyä integroitua tilaajan kanssa ja toimia yhdessä allianssimallissa
- ammattitaitoisia, osaavia ja motivoituneita avainhenkilöitä johtamaan ja toteuttamaan projekteja ja toiminnan muutosta
- kykyä toteuttaa digitalisointihankkeelle asetetut tavoitteet ja reunaehdot
- kykyä asettaa vuosittain realistiset tavoitekustannukset.
B. Osaamista ja kokemusta ICT-alalta
- toiminnan digitalisointi
- pilvipalvelut, järjestelmäintegraatiot, tietovarastot, telemetriikka, mobiiliteknologia
- kykyä toimia monituottajaympäristössä.
C. Osaamista ja kokemusta toimialoiltamme ja projektinjohtamisesta
- katujen ja puistojen rakentaminen ja ylläpito/kunnossapito
- uudis- ja korjausrakentaminen (talonrakennus)
- ympäristönhoito
- kaluston korjaus ja huolto, ajojärjestelyt, varastointi, kalustonhallinta ja -vuokraus
- kykyä sietää muutoksia projektissa ja kehittää projektia sen aikana.
D. Kykyä toimia käyttäjälähtöisesti ja ymmärtää erilaisia toiminnallisia tarpeita.

Valintaprosessin kuvaus:
Vertailussa valitaan viisi (5) ehdokasta, joiden kanssa käydään neuvotteluja hankinnan toteuttamisesta ja esitettyjen tarpeiden toteutettavuudesta. Mikäli asetetut vaatimukset täyttäviä ehdokkaita ei ilmoittaudu riittävästi, neuvotteluihin voidaan kutsua vain asetetut kriteerit täyttävät ehdokkaat. Mikäli kelpoisuusehdot täyttäviä ehdokkaita on enemmän kuin viisi (5), asetetaan ehdokkaat paremmuusjärjestykseen valintakriteereiden mukaisesti laaditun vertailupisteytyksen perusteella. Neuvottelujen jälkeen tilaaja tarkentaa määrittelyjä ja jättää tarjouspyynnön, joka osoitetaan kilpailullisessa neuvottelumenettelyssä vielä mukana oleville ehdokkaille.
Hankintapäätös (tarjoajien valintapäätös) tehdään seuraavien valintakriteerien perusteella:
- Toimialaosaaminen ja kokemus;
- ICT-osaaminen ja kokemus;
- Projektinjohtamisen osaaminen ja kokemus;
- Toiminta ja kehittäminen.
Lopullisen tarjouspyynnön valintakriteerien sisältö tarkentuu neuvotteluvaiheen jälkeen.
Alustavasti on suunniteltu seuraavaa painotusta:
1. Palkkioprosentti 40-60 %
2. Allianssiosaaminen 5-20 %
3. Hankinnan tavoitteiden toteuttaminen 30-60 %.
Hankintaprosessin vaiheet:
Vaihe 1: Ehdokkaiden valinta neuvottelumenettelyyn
1. Hankintailmoituksen julkaisu 4.4.2019.
2. Infotilaisuus 23.4.2019 kello 13:00-15:00 (Infotilaisuuteen osallistuminen ei ole edellytys osallistumishakemuksen jättämiselle. Tilaisuus järjestetään Helsingissä, osoitteessa Ilmalankuja 2 L. Ilmoittautuminen sähköpostitse lauri.mora@hel.fi, 16.4.2019 klo 12:00 mennessä. Osallistua saa yksi (1) henkilö per yritys.
3. Ehdokkaat voivat esittää lisäkysymyksiä 23.4.2019 kello 16:00 asti.
4. Hankintayksikön vastaukset lisäkysymyksiin toimitetaan 30.4.2019 kello 16:00 mennessä.
5. Osallistumishakemusten viimeinen jättöpäivä 9.5.2019 klo 12:00.
6. Tarjoajien valintapäätös; ehdokkaiden valinta tarjoajiksi toukokuussa 2019.
Vaihe 2: Neuvottelut
1. Neuvottelukutsun julkaisu toukokuussa 2019.
2. Neuvottelu (kaikille yhteinen) toukokuussa 2019.
3. Tarjoajakohtaiset neuvottelut touko-kesäkuussa 2019. Neuvotteluvaiheen 1. neuvottelussa osallistujille annetaan ongelmanratkaisutehtävä, johon pyydetään alustava ratkaisuehdotus. Ne käsitellään tarjoajakohtaisissa neuvotteluissa.
Vaihe 3: Lopullisen tarjouspyynnön valmistuminen, tarjousten vastaanotto ja hankintapäätös
1. Lopullisten tarjousten pyytäminen kaikilta neuvotteluvaiheeseen valituilta kesäkuussa 2019.
2. Lopullisten tarjousten jättöaika kesä-elokuussa 2019.
3. Lopullisten tarjousten vertailu elokuu 2019.
4. Hankintapäätös ja tiedoksianto elo-syyskuu 2019.
Vaihe 4: Kehitysvaihe ja allianssisopimuksen luonti
1. Kehitysvaihe syys-lokakuu 2019.
2. Allianssisopimuksen alkaminen lokakuu 2019.
Ilmoitettu aikataulu on alustava eikä sido hankintayksikköä mahdollisten aikataulumuutosten osalta.