Hankinnan kuvaus
Hankintayksikön tavoitteena on hankkia lukkojen ylläpito-, huolto- ja korjauspalvelua VAV Konsernin omistamiin asuinkiinteistöihin Vantaalla. Hankinta käsittää VAV Asunnot Oy:n tytäryhtiöineen omistamien ja täysin hallinnoimien vuokra- asuinkiinteistöjen lukituksen- ja avainhallinnan palvelut.
Hankinnan tavoitteena on saada asiakaspalvelulähtöinen, luotettava, kustannustehokas ja joustava yhteistyökumppani, joka toiminnallaan myötävaikuttaa VAV:n asuinkiinteistöjen avain- ja lukitusturvallisuuteen. Lukituspalvelut käsittävät toimivat tuotteet sekä mekaanisten ja elektronisten lukkojen sarjoitus-, korjaus-, huolto-, asennus-, muutos-, dokumentointi-, raportointi-, pääkäyttö- ja ylläpitotehtävät. Lukitus- ja avainhallinta ovat keskeinen osa VAV kiinteistöjen turvallisuutta. Yhteistyössä korostuu vasteaikojen merkitys niin työn suorittamisessa kuin laskutuksen sujuvuudessa ja raportoinnissakin. Edellä mainittujen prosessien tulee sujua jouhevasti, jotta tilaajan antama asiakaslupaus mm. asiakkaiden vakuusmaksujen käsittelyajoista voidaan lunastaa. Valitun toimittajan merkittävä yhteistyökumppani on VAV:n kiinteistönhoitopalveluita tuottava ulkopuolinen palveluntuottaja, jonka kanssa sujuva yhteistyö on palveluiden toimivuuden kulmakivi.
Tarjouspyynnössä on painotettu ja korostettu lukostojen ylläpidon, mekaanisten lukitusjärjestelmien sarjanvaihtokulujen ja elektronisissa sekä elekromekaanisissa järjestelmissä ohjelmointi- ja pääkäyttötöiden osuutta, sillä tilaaja pyrkii hankkimaan ne mahdollisimman kustannustehokkaasti asukkaiden etua ajatellen.
– Palvelu toteutetaan liitteen A Palvelukuvauksen sekä tämän tarjouspyynnön ja sen liitteenä olevien asiakirjojen mukaisesti.
– Tarjous tehdään tarjouslomakkeelle, liite B, osa tarjouslomakkeen hinnoista toimii ns. vertailuhintoina, jotka tarjoaja syöttää Tarjouspalvelu.fi-tarjouslomakkeelle.
– VAV Konsernin omistamat, Vantaalla sijaitsevat kiinteistöt on esitelty liitteessä C kiinteistöjen perustiedot.
– Vastuunjakotaulukossa, liite D, on selkeytetty lukituksen ja avainhallinnan ylläpitoon liittyvien toimintojen tehtäväjakoa.
Tarjouslomakkeen vertailuhinnoilla on eri painotuksia ja ne on pisteytetty. Pisteytys on nähtävillä Tarjouspalvelu.fi-tarjouslomakkeessa. Eniten pisteitä saanut tarjous voittaa. Tarjoajan on annettava tarjous kaikista tarjouslomakkeeseen eritellyistä tuotteista sekä palveluista. Osatarjous tulkitaan puutteelliseksi. Puutteellinen tarjous hylätään. Tarjouspyynnön mukaisen palvelun lisäksi on tilaajalla mahdollisuus tilata muita tarpeelliseksi katsomiaan palveluita erillisen tarjouspyynnön tai erillistyöhinnaston mukaisesti.
VAV ei sitoudu tarjouspyyntöasiakirjoissa esitettyihin arvioihin hankintamääristä. Tarjoajan edellytetään tulkitsevan näitä asiakirjoja lukitusalan asiantuntijana. Mikäli tarjoaja havaitsee annetuissa tiedoissa puutteellisuuksia, jotka voivat vaikuttaa tarjouksen sisältöön, niistä on tiedusteltava etukäteen Tarjouspalvelu-toimittajaportaalin kautta viimeistään 10 vrk tarjouspyynnön määräajan umpeutumista.