SAP-järjestelmän versiopäivitys

Lyhyt kuvaus

Metsähallitus pyytää tarjousta nykyisen kirjanpitojärjestelmän SAP ECC:n päivityksestä SAP S/4 HANAan. Projektin yhteydessä päivitetään nykyiset SAP ECC:n toiminnallisuudet sekä otetaan käyttöön uusia kirjanpidon toiminnallisuuksia. Lisenssit ja ylläpito kuuluvat toimituskokonaisuuteen. SAP S/4 HANA tulee tarjota SaaS-palveluna.

Lisätietoja

Tarjouspyynnön Muut tiedot

Päätöksenteon perusteet -kohta:

– Korjattu raakapisteiden määrä kohtaan L) Asiakaspalautelomakkeet max. 30 p.

– Korjattu raakapisteiden määrä kohtaan N) Tiimin keskiarvopisteet max. 12,5 p. Tarjouspyynnön Liite 12

Referenssien, tiimin ja projektisuunnitelman pisteytys, muutokset korostettuna liitteessä:

– Pisteytys -välilehdeltä korjattu pisteytysesimerkin kaavavirhe ja raakapisteet

– 2 Tiimitiedot ja roolitus

– Välilehdeltä korjattu tiimin raakapisteiden maksimimäärä

Tarkennus tarjouspyynnön liitteen 12 Tiimitiedot ja roolitus -välilehdelle tiimin raakapisteiden laskentatavasta:

– Projektipäällikön maksimipisteet 13 p.

– Kokemus SAP-projekteista ko. roolissa max. 3 p.

– Alakohtainen osaaminen max. 5 p.

– Ydinosaaminen tässä projektissa max. 5 p.

– Teknisen vastuuhenkilön maksimipisteet 13 p.

– Kokemus SAP-projekteista ko. roolissa max. 3 p.

– Alakohtainen osaaminen max. 5 p.

– Ydinosaaminen tässä projektissa max. 5 p.

– Projektitiimin (muiden) jäsenten maksimipisteet 12 p.

– Kokemus SAP-projekteista ko. roolissa max. 2 p.

– Alakohtainen osaaminen max. 5 p.

– Ydinosaaminen tässä projektissa max. 5 p.

– Projektipäällikön ja teknisen vastuuhenkilön pisteiden keskiarvosta ja tiimin jäsenten pisteiden keskiarvosta lasketaan tiimin yhteinen keskiarvo, joka on max. 12,500 p. Vertailupisteet lasketaan kolmen (3) desimaalin tarkkuudella.

Lyhyt kuvaus

Muutoksen kohteena on Metsähallituksen sopimus MH 4584/2018 Sofigate Oy:n toimittaman SAP /S4/HANA versiopäivityksestä ja Private SaaS palvelumallilla toteutettavan palvelun, hankinnasta (jäljempänä ”Hankintasopimus”). SAP S/4 HANA versiopäivitys sisälsi seuraavat osa-alueet: Kirjanpito (FI), Myyntireskontra (AR), Ostoreskontra (AP), Käyttöomaisuus (AM), Investointien hallinta (IM), Sisäinen laskenta (CO), Projektilaskenta (PS), SAP Workflow:n käyttöönotto muistiotositteiden käsittelyyn. Lisäksi hankinta sisältää pakolliset optiot Konsernilaskenta (BPC), Suunnittelu ja ennustaminen (BPC), Excel käyttöliittymä (EPM), Projektisalkunhallinta (PS). Palvelun tuottaminen nelivuotiselle sopimuskaudelle on aloitettu 1.2.2020 ja sen jälkeen Metsähallitus on ottanut käyttöön tekniset, sopimuskautta koskevat optiot (12 kk + 12 kk), joista viimeinen päättyy 29.1.2026.

Metsähallitus on parhaillaan tekemässä tulevan kirjanpitojärjestelmänsä teknologiaselvitystä ja -kartoitusta ja suunnittelemassa siihen liittyvää kilpailutusta, jonka perusteella uusi palvelusopimus tulisi voimaan 1.2.2029. Metsähallituksen tavoitteena on aloittaa kilpailutus vuoden 2026 lopussa ja uusi palvelutoimittaja tulisi olla valittuna alkuvuodesta 2028, minkä jälkeen toteutetaan käyttöönottoprojekti. Lisäksi Metsähallitus selvittää samanaikaisesti koko ICT-arkkitehtuurinsa ratkaisua ja siinä yhteydessä valtionhallinnon yhteisesti tuottamia palveluita ml. kirjanpitopalveluita Metsähallituksen tyyppiselle hankintayksikölle. Edellä kuvatun tilanteen takia Metsähallitus on tunnistanut välttämättömän tarpeen jatkaa nykyistä palvelua kolmella lisävuodella 31.1.2029 saakka, minkä aikana Metsähallitus pystyy varmistamaan käytössä olevan kirjanpitojärjestelmän, siihen liittyvien integraatioiden sekä palveluiden jatkuvuuden siirtymäkaudella 1.2.2026 - 31.1.2029 ilman merkittävää haittaa tai kustannusten merkittävää päällekkäisyyttä Metsähallitukselle.

Sofigate Oy on edellä kerrotulla tavalla toteuttanut Metsähallitukselle projektin SAP - versionostosta SAP HANA S/4:een ja SAP BPC:iin vuosina 2019-2020 sekä tuottanut SAP HANA ja SAP BPC-palvelut Metsähallitukselle vuodesta 2020. Sofigate Oy:llä on ainoana markkinatoimittajana tietämys Metsähallitukselle räätälöidystä SAP-järjestelmänkokonaisuudesta, sen rakenteesta, ylläpidosta, sekä kehityksestä. Metsähallituksen SAP-järjestelmästä on rakennettu integraatiot kuuteentoista (16) keskeiseen Metsähallituksen käytössä olevaan operatiiviseen ja muihin järjestelmiin. Näin ollen Metsähallituksen nykyisessä SAP-järjestelmän integraatiokokonaisuudessa Sofigate Oy on ainoa toimittaja, joka pystyy toteuttamaan hankinnan teknisesti yhteensopivalla tavalla ilman merkittävää haittaa tai kustannusten merkittävää päällekkäisyyttä Metsähallitukselle.

Metsähallituksen tekemien laskelmien mukaan käytössä olevan Sofigate Oy:n toimittaman SAP-järjestelmän vaihtamisesta aiheutuvat kustannukset olisivat moninkertaiset verrattuna muutoksen kohteena olevan Hankintasopimuksen muutoksen arvoon, joka on noin kaksi (2) miljoonaa euroa kaudella 1.2.2026 - 31.1.2029. Tässä ilmoituksessa tarkoitettu hankintalain 136 §:n mukainen muutos hankintasopimukseen koostuu jo nykyisin käytössä olevista lisensseistä sekä palvelusta ja integraatioista muihin järjestelmiin. Mikäli kirjanpitojärjestelmä integraatioineen vaihtuisi siirtymäkaudeksi toiseen teknologiaan /tai palvelutoimittaja vaihtuisi, koituisi siitä Metsähallitukselle moninkertaiset arviolta noin kuuden (6) miljoonan euron kustannukset.

Hankintayksikkö voi jatkaa hankintasopimusta ilman uutta hankintamenettelyä hankintalain 136 §:n 2 momentin 2 kohdan (hankintasopimuksen muuttaminen sopimuskauden aikana) perusteella, jos alkuperäisen sopimuskumppanin on tarpeen suorittaa lisätöitä tai -palveluja taikka ylimääräisiä tavarantoimituksia, jotka eivät sisältyneet alkuperäiseen sopimukseen, ja jos sopimuskumppanin vaihtaminen ei ole mahdollista taloudellisista tai teknisistä syistä ja aiheuttaisi merkittävää haittaa tai kustannusten merkittävää päällekkäisyyttä hankintayksikölle.

Tällaisten sopimusten ja uudistettavien sopimusten voimassaoloaika saa ainoastaan poikkeuksellisesti ylittää kolme vuotta. Hankintalain 136 §:n 2 momentin 2 kohdan (hankintasopimuksen muuttaminen sopimuskauden aikana) perusteella jatketun sopimuksen arvo voi olla enintään 50 - prosenttia alkuperäisen sopimuksen arvosta. Hankinnan arvo muutoksen jälkeen suhteessa Hankintasopimuksen alkuperäiseen arvioituun laajuuteen on noin 138%. Hankintalain mukaan hankintasopimuksen muutoksen arvo ei saa olla enemmän kuin 50 prosenttia alkuperäisen sopimuksen arvosta. Muutoksen arvo jää alle sallitun enimmäismäärän.

Näistä syistä nykyisen Hankintasopimuksen voimassaoloehtoa muutetaan siten, että se kattaa aikajakson 1.2.2026 - 31.1.2029. Metsähallituksen päätös sopimusmuutoksesta on tehty 27.8.2024.