Osallistumispyyntö kilpailulliseen neuvottelumenettelyyn HR-järjestelmä- ja palkanlaskentapalvelu

Innovaatiorahoituskeskus Tekes

Hankintayksikkönä toimii Innovaatiorahoituskeskus Tekes. Tekes kilpailuttaa tämän hankinnan Business Finland Oy:ksi 1.1.2018 yhdistyville Tekesille ja Finpro Oy:lle.

Määräaika

Tarjousten vastaanottamisen määräaika oli 2017-09-28. Hankinta julkaistiin 2017-08-29.

Kuka?

• Innovaatiorahoituskeskus Tekes

Mitä?

• Ohjelmatuotteet ja tietojärjestelmät

Missä?

• Suomi/Finland › Manner-Suomi

Hankintojen historia

Päivämäärä	Asiakirja
2017-08-29	hankintailmoitus

hankintailmoitus (2017-08-29)
Kohde
Hankinnan laajuus
Otsikko: Ohjelmatuotteet ja tietojärjestelmät
Viitenumero: 29/25/2017
Lyhyt kuvaus:

Hankintayksikkönä toimii Innovaatiorahoituskeskus Tekes. Tekes kilpailuttaa tämän hankinnan Business Finland Oy:ksi 1.1.2018 yhdistyville Tekesille ja Finpro Oy:lle.

Ilmoituksen metatiedot
Alkukieli: suomi 🗣️
Asiakirjatyyppi: hankintailmoitus
Sopimuksen luonne: Palvelut
Asetus: Euroopan unioni ja WTO-maat
Yhteinen hankintanimikkeistö (CPV)
Koodi: Ohjelmatuotteet ja tietojärjestelmät 📦
Suorituspaikka
NUTS-alue: Manner-Suomi 🏙️

Menettely
Menettelyn tyyppi: Kilpailullinen neuvottelumenettely
Tarjouksen tyyppi: Tarjous koskee kaikkia eriä
Myöntämisperusteet
Kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous

Hankintaviranomainen
Tunnistetiedot
Maa: Suomi 🇫🇮
Hankintaviranomaisen tyyppi: Kansallinen tai liittovaltiotason virasto/laitos
Hankintaviranomaisen nimi: Innovaatiorahoituskeskus Tekes
Postiosoite: PL 69
Postinumero: 00101
Postitoimipaikka: Helsinki
Yhteystiedot
Internetosoite: http://www.tekes.fi 🌏
Sähköposti: kilpailutus@tekes.fi 📧
Puhelin: +358 295055881 📞
Asiakirjojen URL-osoite: https://tarjouspalvelu.fi/hanki 🌏
Osallistumisen URL-osoite: https://tarjouspalvelu.fi/hanki?id=134110&tpk=ce326027-4799-4690-aabf-4ac3a2d663a8 🌏

Viite
Päivämäärät
Lähetyspäivä: 2017-08-29 📅
Tarjousten jättämisen määräaika: 2017-09-28 📅
Julkaisupäivä: 2017-08-31 📅
Tunnisteet
Ilmoituksen numero: 2017/S 166-341934
EUVL-S-numero: 166
Lisätietoja

Neuvottelujen jälkeen tilaaja tarkentaa määrittelyjä ja jättää tarjouspyynnön, joka osoitetaan kilpailullisessa neuvottelumenettelyssä vielä mukana oleville ehdokkaille. Hankintapäätös tehdään tässä osallistumispyynnössä mainittujen valintakriteerien perusteella.

Kohde
Hankinnan laajuus
Lyhyt kuvaus:

Tekes kilpailuttaa uuden henkilöstöhallinnon järjestelmän ohjelmistopalveluna (Software as a Service eli SaaS-palvelu), joka koostuu kahdesta osa-alueesta:

1. Palkanlaskentapalvelu implementointeineen

2. HR-järjestelmä palveluna implementointeineen

Tavoiteaikataulu HR-järjestelmä- ja palkanlaskentapalvelun aloittamiselle on 1.4.2018. Käyttöönottoaikataulua tarkennetaan tarvittaessa hankintaprosessin aikana. Käyttöönotto voidaan tehdä vaiheittain siten, että palvelu ja siihen liittyvät järjestelmät otetaan käyttöön toiminnallinen osa-alue kerrallaan erikseen sovittavan aikataulun mukaan tai että jompikumpi organisaatioista ottaa järjestelmän käyttöön ensin.

Tekesillä ei 1.1.2018 lukien ole käytössä HR-järjestelmää ja palkanmaksupalvelu tullaan tarvittaessa hankkimaan väliaikaisella järjestelyllä alkuvuoden ajan.HR-ratkaisulla tulee voida hoitaa vähintään henkilöstön perustietojen ylläpito, organisaatiotietojen hallinta, työsopimusten ja työsuhteen hallinta sekä rekrytointi. Järjestelmä toimii henkilötietojen osalta HR-master -tietokantana. HR-järjestelmästä tulee pystyä tuottamaan raportteja monipuolisesti sekä siirtämään tietoja tarvittaessa Exceliin.

Hankittavan palkanlaskentapalvelun tulee tukea vähintään kaikkia lakisääteisiä palkanlaskennan prosesseja Suomessa, esimerkiksi palkanlaskennan perustiedot, palkka-ajot, palkanmaksatus, palkanlaskennan jälkeiset toimenpiteet sekä palkanlaskentaan liittyvä raportointi sekä arkistointi.

HR-järjestelmän käyttökielenä tulee olla englanti ja optiona suomi. Palkanlaskentapalvelun kielenä on suomi.

Ajanhallintaan liittyvät prosessit pitää pystyä hoitamaan joko HR- tai palkanlaskentajärjestelmässä, toimittajan tarjoamasta kokonaisuudesta riippuen. Ajanhallinnalla tarkoitetaan tässä yhteydessä työajan, lomien ja poissaolojen hallintaa. Työntekijöiden tulee voida hallita edellä mainittuja tietoja sähköisesti itsepalvelutoimintona. Lisäksi työntekijöiden tulee voida kohdentaa tehtyä työaikaa seurantakohteille. Kohdennettujen työaikatietojen tulisi olla siirrettävissä taloushallinnon järjestelmään, joka on tällä hetkellä Microsoft Dynamics NAV 2017.

Lisäksi erikseen sovittavalla aikataululla voidaan myöhemmässä vaiheessa ottaa käyttöön esimerkiksi osaamisenhallinnan, osaamisenjohtamisen, ura- ja seuraajasuunnittelun sekä suorituksenjohtamisen toiminnollisuuksia. Myös henkilöstön työsuhdeneuvonta voidaan hankkia valitulta palveluntarjoajalta.

Kesto: 48 kuukautta
Uudistusten kuvaus:

Sopimuskausi alkaa arviolta 24.11.2017 ja on voimassa toistaiseksi. Sopimuksen irtisanomisaika on molemmilla sopijapuolilla 6 kk. Sopimuksen voi irtisanoa aikaisintaan vuoden kuluttua sopimuksen allekirjoittamisesta.

Vaihtoehtojen kuvaus: Osallistumispyynnön liitteen 1 mukaiset optiot.
Lisätietoja:

Menettely
Ehdokkaiden vähimmäismäärä: 3
Ehdokkaiden enimmäismäärä: 5
Objektiiviset kriteerit rajoitetun ehdokasjoukon valitsemiseksi:

Osallistumishakemusvaiheessa suljetaan pois ne ehdokkaat, joiden taloudellinen tai tekninen suorituskyky ei vähimmäisvaatimusten mukaisesti ole riittävä hankinnan kohteena olevan toimituksen läpivientiin. Ehdokkaan soveltuvuutta arvioitaessa kilpailusta suljetaan pois ehdokas tai tarjoaja, joka on syyllistynyt johonkin hankintalain (1397/2016) 80 §:ssä mainittuun rikokseen.

Hankintayksikkö voi sulkea kilpailusta pois ehdokkaan tai tarjoajan, joka ei täytä hankintalain 81 §:ssä todettuja vaatimuksia. Kilpailusta voidaan em. pykälän mukaisesti sulkea pois tarjoaja, jolla ei voida katsoa olevan teknisiä, taloudellisia tai muita edellytyksiä hankinnan toteuttamiseksi tai joka on laiminlyönyt verojen tai lakisääteisten maksujen suorittamisen.

Mikäli osallistumishakemuksen jättäneiden vähimmäisvaatimukset täyttävien ehdokkaiden määrä ylittää neuvotteluihin kutsuttavien ehdokkaiden enimmäismäärän (5 kpl), ehdokkaat vertaillaan. Vertailussa valitaan vähintään kolme (3) mutta enintään viisi (5) ehdokasta, joiden kanssa käydään neuvotteluja hankinnan toteuttamisesta. Jos soveltuvia ehdokkaita on vähemmän kuin kolme, voi hankintayksikkö jatkaa menettelyä kutsumalla vain nämä neuvotteluihin.

Neuvotteluihin osallistuvat ehdokkaat valitaan referenssivertailun perusteella seuraavasti:

Referenssit (samat 3 kpl, jotka ehdokas on esittänyt referenssivaatimuksen täyttymiseksi) vertaillaan soittamalla ehdokkaiden nimeämille referenssien yhteyshenkilöille. Mikäli ehdokas on ilmoittanut enemmän kuin 3 referenssiä, soittaa hankintayksikkö järjestyksessään kolmelle ensimmäiselle referenssille.

Puhelinhaastatteluissa yhteyshenkilöiltä kysytään samat kysymykset ja vertailu tehdään annettujen vastausten perusteella.

Vertailussa arvioimme HR-järjestelmää ja sen käytettävyyttä, palkanlas-kentapalvelun toimintaa sekä kokonaisratkaisun käyttöönoton sujuvuutta referensseille asetettavien kysymysten perusteella.

Vertailussa arvostamme:

1) HR-järjestelmän toimivuutta ja sen helppokäyttöisyyttä;

2) palkanlaskentapalvelun toimittajan asiantuntijuutta sekä palkanlaskennan virheettömyyttä ja toimintavarmuutta;

3) kokonaisuuden (HR-järjestelmä- ja palkanlaskentapalvelu) käyttöönoton sujuvuutta ja annetussa aikataulussa pysymistä sekä yhteen toimivuuden saumattomuutta.

Hankintayksikkö arvioi referenssit asteikolla 0-5 pistettä, 0,5 pisteen tarkkuudella, referenssipuheluiden perusteella. Pisteet annetaan kokonaisarvioina per verrattava ominaisuus (3 kpl) ja pisteet lasketaan yhteen. Referenssiarvion enimmäispistemäärä on 45 pistettä, mikä vastaa 100 %:a. Referenssit ovat ainoa vertailtava ominaisuus.

Hankintayksikkö ei kerro tässä vaiheessa tarkemmin referensseille esitettävistä kysymyksistä, jotta saadut arviot olisivat mahdollisimman aitoja ja puolueettomia.

Referenssipuheluiden arvioitu kesto on arviolta 20-30 minuuttia.

Tarjousten vastaanottoaika: 16:00
Kielet, joilla tarjoukset tai osallistumishakemukset voidaan jättää: suomi 🗣️
Tarjouksen voimassaoloaika: 2017-12-31 📅
Myöntämisperusteet
Laatukriteeri (nimi): 1. HR-järjestelmän ja palkanmaksupalvelun toteuttamissuunnitelman soveltuvuus hankinnan kohteeseen painoarvo 60-65
Laatukriteeri (painotus): 60
Laatukriteeri (nimi): 2. Hinta palveluille, jotka tarkentuvat neuvottelumenettelyn aikana, painoarvo 35-40 %
Laatukriteeri (painotus): 40
Hinnan painoarvo: Hinta 40, laatu 60

Hankintaviranomainen
Tunnistetiedot
Kansallinen rekisterinumero: 0512696-4
Yhteystiedot
Yhteyspiste: Anne Saarinen
Asiakirjojen URL-osoite: https://tarjouspalvelu.fi/hanki 🌏

Täydentävät tiedot
Arvostelurunko
Nimi: Markkinaoikeus
Postiosoite: Radanrakentajantie 5
Postitoimipaikka: Helsinki
Postinumero: 00520
Maa: Suomi 🇫🇮
Puhelin: +358 295643300 📞
Sähköposti: markkinaoikeus@oikeus.fi 📧
Faksi: +358 295643314 📠
Internetosoite: http://www.oikeus.fi/markkinaoikeus 🌏
Lähde: OJS 2017/S 166-341934 (2017-08-29)

Uudet hankinnat asiaan liittyvissä luokissa 🆕

Ohjelmatuotteet ja tietojärjestelmät (>20 uudet hankinnat)