Lohjan Vuokra-asunnot Oy:n huoneistojen tietohallintajärjestelmä sovellusvuokrauspalveluna

Lohjan Vuokra-asunnot Oy

Hankinnan kohteena on Lohjan Vuokra-asunnot Oy:n huoneistojen tietohallintajärjestelmä SaaS-sovellusvuokrauspalveluna, jossa toimittaja vastaa järjestelmän toimittamisesta kaikkine vaiheineen ja jatkuvan palvelun toimintoineen ns. kokonaispalveluna.
Palvelua valitaan toteuttamaan yksi (1) toimittaja.

Määräaika

Tarjousten vastaanottamisen määräaika oli 2017-09-20. Hankinta julkaistiin 2017-08-14.

Toimittajat

Seuraavat toimittajat mainitaan hankintapäätöksissä tai muissa hankinta-asiakirjoissa:

• Agenteq Solutions Oy

Kuka?

• Lohjan Vuokra-asunnot Oy

Mitä?

• Palveluntarjoajan palvelut › Sovelluspalveluntarjoajat

Missä?

• Helsinki-Uusimaa › Helsinki-Uusimaa

Hankintojen historia

Päivämäärä	Asiakirja
2017-08-14	hankintailmoitus
2017-09-19	Lisätietoilmoitus
2018-01-18	Ilmoitus tehdystä sopimuksesta

hankintailmoitus (2017-08-14)
Kohde
Hankinnan laajuus
Otsikko: Sovelluspalveluntarjoajat
Lyhyt kuvaus:

Hankinnan kohteena on Lohjan Vuokra-asunnot Oy:n huoneistojen tietohallintajärjestelmä SaaS-sovellusvuokrauspalveluna, jossa toimittaja vastaa järjestelmän toimittamisesta kaikkine vaiheineen ja jatkuvan palvelun toimintoineen ns. kokonaispalveluna. Palvelua valitaan toteuttamaan yksi (1) toimittaja.

Ilmoituksen metatiedot
Alkukieli: suomi 🗣️
Asiakirjatyyppi: hankintailmoitus
Sopimuksen luonne: Palvelut
Asetus: Euroopan unioni ja WTO-maat
Yhteinen hankintanimikkeistö (CPV)
Koodi: Sovelluspalveluntarjoajat 📦
Suorituspaikka
NUTS-alue: Helsinki-Uusimaa 🏙️

Menettely
Menettelyn tyyppi: Avoin menettely
Tarjouksen tyyppi: Tarjous koskee kaikkia eriä
Myöntämisperusteet
Kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous

Hankintaviranomainen
Tunnistetiedot
Maa: Suomi 🇫🇮
Hankintaviranomaisen tyyppi: Muu
Hankintaviranomaisen nimi: Lohjan vuokra-asunnot Oy
Postiosoite: Kauppakatu 6
Postinumero: 08100
Postitoimipaikka: Lohja
Yhteystiedot
Internetosoite: https://www.lova.fi/ 🌏
Sähköposti: info@hankintajuristit.fi 📧
Asiakirjojen URL-osoite: https://www.hankintailmoitukset.fi/fi/notice/view/2017-017923 🌏

Viite
Päivämäärät
Lähetyspäivä: 2017-08-14 📅
Tarjousten jättämisen määräaika: 2017-09-20 📅
Julkaisupäivä: 2017-08-16 📅
Tunnisteet
Ilmoituksen numero: 2017/S 155-322100
EUVL-S-numero: 155
Lisätietoja

Tarjoukset avataan tarjousten jättöajan päättymisen jälkeen. Avaustilaisuudessa ovat läsnä hankintayksikön edustajat. Avaustilaisuus ei ole julkinen.

Kohde
Hankinnan laajuus
Lyhyt kuvaus:

Palvelua valitaan toteuttamaan yksi (1) toimittaja.

Arvioitu kokonaisarvo: 275 000 EUR 💰
Lyhyt kuvaus:

Palveluun kuuluu seuraavat ajallisesti erilliset toisiaan seuraavat osa-alueet:

a) Järjestelmäsovelluksen toimittaminen Tilaajalle käytettäväksi (sisältäen mm. tietohallintajärjestelmän suunnittelun, asennuksen, toteutuksen, toimituksen, käyttöönoton ja koulutuksen Tilaajan käyttäjille).

b) Palvelun jatkuvan käytön ja ylläpidon.

Palvelu toimitetaan Tilaajalle kokonaispakettina avaimet käteen periaatteella. Palvelu tuotetaan käyttäen Toimittajan palveluympäristöön kuuluvia verkkoja, palvelimia sekä käyttö- ja tallennusjärjestelmiä, joiden hallintaan tai konfigurointiin Tilaaja ei osallistu lukuun ottamatta rajoitettuja, käyttäjään liittyviä asetuksia.

Hankittavan Palvelun avulla Hankintayksikkö hallinnoi kaikkia vuokrattuja huoneistoja. Järjestelmän tulee sisältää seuraavat toiminnot:

— Asukashallinta,

— Vuokraseuranta,

— Verkkopalvelut ja

— Kiinteistöhallinta.

Huoneistojen tietohallintajärjestelmän käyttäjinä on Lohjan Vuokra-asunnot Oy:n oma henkilökunta, kiinteistönhuolto, siivous, tavarantoimittajat, sopimusurakoitsijat, suunnittelijat ym. Yhteensä järjestelmän käyttäjiä tulee olemaan n. 150. Järjestelmän käyttäjien määrä voi kuitenkin sopimuskauden aikana laskea tai nousta.

Hankintayksikön tavoitteena on, että Palvelun käyttöönottoprojekti aloitetaan heti, kun sopimus on allekirjoitettu. Palvelun tulee olla Hankintayksiköllä käytössä viimeistään 1.3.2018.

Arvioitu arvo ilman arvonlisäveroa: 275 000 EUR 💰
Kesto: 60 kuukautta
Uudistusten kuvaus:

Sopimus on voimassa ensimmäiset viisi vuotta (5) määräaikaisena, jonka jälkeen se jatkuu toistaiseksi voimassaolevana sopimusmallissa tarkemmin esitetyin irtisanomisehdoin.

Oikeudelliset, taloudelliset, rahoitukselliset ja tekniset tiedot
Osallistumisehdot
Kelpoisuus harjoittaa ammattitoimintaa:

Tarjoaja tulee täyttää seuraavat vaatimukset:

1. Tarjoaja on rekisteröitynyt kaupparekisteriin, ennakkoperintälain mukaiseen ennakkoperintärekisteriin ja työnantajarekisteriin sekä arvonlisäverolain mukaiseen arvonlisäverovelvollisen rekisteriin, jos lainsäädäntö edellyttää rekisteröitymistä.

2. Tarjoaja on suorittanut veronsa tai tarjoajalla tulee olla veronsaajan hyväksymä maksusuunnitelma.

3. Tarjoaja on suorittanut eläkevakuutusmaksunsa ja muut lakisääteiset maksunsa taikka erääntyneitä eläkevakuutusmaksuja koskeva maksunsaajan hyväksymä maksusuunnitelma on tehty.

4. Tarjoaja huolehtii lakien mukaisten työ-ehtosopimusten noudattamisesta. Tarjoajan on annettava lain 1233/2006 (Laki tilaajan selvitysvelvollisuudesta ja vastuusta ulkopuolista työvoimaa käytettäessä, jäljempänä tilaajavastuulaki) mukainen selvitys työhön sovellettavasta työehtosopimuksesta tai keskeisistä työehdoista.

5. Tarjoaja huolehtii työterveyshuollon järjestämisestä työntekijöilleen, mikäli sillä on lain mukaan tähän velvollisuus.

6. Tarjoajalla on voimassa oleva työtapaturma- ja ammattitautilaissa (459/2015) tarkoitettu vakuutus työsuhteessa oleville työntekijöilleen.

7. Vastuuvakuutus.

Menettely
Tarjousten vastaanottoaika: 12:00
Kielet, joilla tarjoukset tai osallistumishakemukset voidaan jättää: suomi 🗣️
Tarjouksen voimassaoloaika: 3 kuukautta
Tarjousten avauspäivä: 2017-09-20 📅
Tarjousten avausaika: 12:30
Lisätietoja:

Tarjoukset avataan tarjousten jättöajan päättymisen jälkeen. Avaustilaisuudessa ovat läsnä hankintayksikön edustajat. Avaustilaisuus ei ole julkinen.

Hankintaviranomainen
Tunnistetiedot
Kansallinen rekisterinumero: 0864408-9
Muu hankintaviranomaisen tyyppi: kaupungin kokonaan omistama yhtiö
Yhteystiedot
Asiakirjojen URL-osoite: https://www.hankintailmoitukset.fi/fi/notice/view/2017-017923 🌏
Hankintaviranomaisen nimi: Suomen Hankintajuristit Asianajotoimisto Oy
Postitoimipaikka: Helsinki
Maa: Helsinki-Uusimaa 🏙️
Internetosoite: www.hankintajuristit.fi 🌏

Täydentävät tiedot
Arvostelurunko
Nimi: Markkinaoikeus
Postiosoite: Radanrakentajantie 5
Postitoimipaikka: Helsinki
Postinumero: 00520
Maa: Suomi 🇫🇮
Puhelin: +358 295643300 📞
Sähköposti: markkinaoikeus@oikeus.fi 📧
Faksi: +358 295643314 📠
Internetosoite: http://www.oikeus.fi/markkinaoikeus 🌏
Lähde: OJS 2017/S 155-322100 (2017-08-14)

Lisätietoilmoitus (2017-09-19)
Kohde
Hankinnan laajuus
Lyhyt kuvaus:

Hankinnan kohteena on Lohjan vuokra-asunnot oy:n huoneistojen tietohallintajärjestelmä SaaS-sovelllusvuokrauspalveluna, jossa toimittaja vastaa toimittamisesta kaikkine vaiheineen ja jatkuvan palvelun toimintoineen ns. kokonaispalveluna. Palvelua valitaan toimittamaan yksi (1) toimittaja. Ks. lisää tarjouspyyntöasiakirjat.

Ilmoituksen metatiedot
Asiakirjatyyppi: Lisätietoilmoitus

Viite
Päivämäärät
Lähetyspäivä: 2017-09-19 📅
Tarjousten jättämisen määräaika: 2017-09-25 📅
Julkaisupäivä: 2017-09-20 📅
Tunnisteet
Ilmoituksen numero: 2017/S 180-369319
Viittaa ilmoitukseen: 2017/S 155-322100
EUVL-S-numero: 180
Lisätietoja

Täsmennetään hankinnan kohdetta koskevia tietoja seuraavien osalta: 1) Tarjouspyynnön liite 2 Vaatimukset: Kiinteistöhallinta/Raportit/listaukset/rivi 40 Energiatodistus. Täsmennys kohtaan: Palveluntuottajan ei tarvitse tuottaa energiatodistusta / – todistuksia. Kohdalla tarkoitetaan sitä, että kiinteistöhallintajärjestelmään tulee voida liittää energiatodistuksia sekä niissä olevia tietoja, jolloin tilaaja voi tarvittaessa järjestelmästä tarkistaa, onko kiinteistöllä energiatodistusta: 2) Tarjouspyynnön liite 2 Vaatimukset: Kiinteistöhallinta/Raportit/listaukset/rivi 36 Ylläpitokustannusten kohdistaminen kiinteistöille. Täsmennys kohtaan: Kohdalla tarkoitetaan raporttien saamista kiinteistöittäin siten, että tilaaja pystyy tarkistamaan mitkä ylläpitokustannukset liittyvät kullekin kiinteistölle, ja mikäli kiinteistöjen ylläpitoon liittyy yhteisiä kustannuksia (esim. ulkoalueiden hoito), tilaaja pystyy kohdistamaan tietyn osan kuluista tietyille kiinteistöille: 3) Tarjouspyyntö liite 2 Vaatimukset: Asukashallinta/Tilaajan näkymä järjestelmään/rivi 14 Asuntohakemusten priorisointi tilaajan tarpeisiin mukautuen. Täsmennys kohtaan: Asuntohakemukset tulee voida järjestelmässä järjestää ja pisteyttää eri tavalla riippuen tilaajan tarpeista. Esim. Aralla on oma ”luokitus”, joka on saatava tarvittaessa hakemusten priorisoinnissa käyttöön ja toisaalta, jos tilaajalla on tarvetta luoda jokin oma ”luokitus”, niin sekin tulee olla mahdollista järjestelmässä toteuttaa. Oma luokitus voisi olla esim. asunnoton ja työssäkäyvä, joka toisi kyseiset kriteerit täyttävät pisteytyksen kärkeen: 4) Tarjouspyyntö liite 2 Vaatimukset: Asukashallinta/Raportit/Listaukset/43 Prioriteettilistaus kaikista hakijoista ja statuksista. Täsmennys kohtaan: Tilaajan tarpeet raportin/listauksen sisällöstä voivat vaihdella. Järjestelmän tulee tuottaa ainakin seuraavat: — Raportti lähetettyjen tarjouksien määrästä. — Raportti tarjottujen asuntojen osalta kieltäytyneiden määrästä. — Raportti tehtyjen sopimuksien määrästä. — Raportti irtisanottujen asuntojen määrästä. — Raportti hakijoiden määrästä kk:ssa. — Raportti uusien hakijoiden määrästä kk:ssa. — Raportti sisäisien hakijoiden määrästä kk:ssa. — Raportti millaisia asuntoja on haettu. — Raportti syistä miksi asuntoja on haettu: asunnoton, avioero tms. — Raportti irtisanomisen syistä: 5) Tarjouspyyntö liite 2 Vaatimukset: Vuokraseuranta/Perustoiminnallisuudet/rivi 23 Sähköinen haaste. Kohdan poisto: Vaatimus sähköisen haasteen toimittamisesta järjestelmän kautta poistetaan (rivin 23 vaatimus). Huom. Päivitetyn asiakirjan (liite 2) saa osoitteesta: info@hankintajuristit.fi

Lisätietoja

Täsmennetään hankinnan kohdetta koskevia tietoja seuraavien osalta:

1) Tarjouspyynnön liite 2 Vaatimukset: Kiinteistöhallinta/Raportit/listaukset/rivi 40 Energiatodistus.

Täsmennys kohtaan: Palveluntuottajan ei tarvitse tuottaa energiatodistusta / – todistuksia. Kohdalla tarkoitetaan sitä, että kiinteistöhallintajärjestelmään tulee voida liittää energiatodistuksia sekä niissä olevia tietoja, jolloin tilaaja voi tarvittaessa järjestelmästä tarkistaa, onko kiinteistöllä energiatodistusta:

2) Tarjouspyynnön liite 2 Vaatimukset: Kiinteistöhallinta/Raportit/listaukset/rivi 36 Ylläpitokustannusten kohdistaminen kiinteistöille.

Täsmennys kohtaan: Kohdalla tarkoitetaan raporttien saamista kiinteistöittäin siten, että tilaaja pystyy tarkistamaan mitkä ylläpitokustannukset liittyvät kullekin kiinteistölle, ja mikäli kiinteistöjen ylläpitoon liittyy yhteisiä kustannuksia (esim. ulkoalueiden hoito), tilaaja pystyy kohdistamaan tietyn osan kuluista tietyille kiinteistöille:

3) Tarjouspyyntö liite 2 Vaatimukset: Asukashallinta/Tilaajan näkymä järjestelmään/rivi 14 Asuntohakemusten priorisointi tilaajan tarpeisiin mukautuen.

Täsmennys kohtaan: Asuntohakemukset tulee voida järjestelmässä järjestää ja pisteyttää eri tavalla riippuen tilaajan tarpeista. Esim. Aralla on oma ”luokitus”, joka on saatava tarvittaessa hakemusten priorisoinnissa käyttöön ja toisaalta, jos tilaajalla on tarvetta luoda jokin oma ”luokitus”, niin sekin tulee olla mahdollista järjestelmässä toteuttaa. Oma luokitus voisi olla esim. asunnoton ja työssäkäyvä, joka toisi kyseiset kriteerit täyttävät pisteytyksen kärkeen:

4) Tarjouspyyntö liite 2 Vaatimukset: Asukashallinta/Raportit/Listaukset/43 Prioriteettilistaus kaikista hakijoista ja statuksista.

Täsmennys kohtaan: Tilaajan tarpeet raportin/listauksen sisällöstä voivat vaihdella. Järjestelmän tulee tuottaa ainakin seuraavat:

— Raportti lähetettyjen tarjouksien määrästä.

— Raportti tarjottujen asuntojen osalta kieltäytyneiden määrästä.

— Raportti tehtyjen sopimuksien määrästä.

— Raportti irtisanottujen asuntojen määrästä.

— Raportti hakijoiden määrästä kk:ssa.

— Raportti uusien hakijoiden määrästä kk:ssa.

— Raportti sisäisien hakijoiden määrästä kk:ssa.

— Raportti millaisia asuntoja on haettu.

— Raportti syistä miksi asuntoja on haettu: asunnoton, avioero tms.

— Raportti irtisanomisen syistä:

5) Tarjouspyyntö liite 2 Vaatimukset: Vuokraseuranta/Perustoiminnallisuudet/rivi 23 Sähköinen haaste.

Kohdan poisto: Vaatimus sähköisen haasteen toimittamisesta järjestelmän kautta poistetaan (rivin 23 vaatimus).

Huom. Päivitetyn asiakirjan (liite 2) saa osoitteesta: info@hankintajuristit.fi

Kohde
Hankinnan laajuus
Lyhyt kuvaus:

Palvelua valitaan toimittamaan yksi (1) toimittaja.

Ks. lisää tarjouspyyntöasiakirjat.

Lähde: OJS 2017/S 180-369319 (2017-09-19)

Ilmoitus tehdystä sopimuksesta (2018-01-18)
Kohde
Hankinnan laajuus
Lyhyt kuvaus:

Hankinnan kohteena oli Lohjan Vuokra-asunnot Oy:n huoneistojen tietohallintajärjestelmä SaaS-sovellusvuokrauspalveluna, jossa toimittajan vastuulle kuului järjestelmän toimittaminen kaikkine vaiheineen ja jatkuvan palvelun toimintoineen ns. kokonaispalveluna.

Hankinnan kokonaisarvo: 366 650 EUR 💰
Ilmoituksen metatiedot
Asiakirjatyyppi: Ilmoitus tehdystä sopimuksesta
Yhteinen hankintanimikkeistö (CPV)
Lisä-CPV-koodi: Sovelluspalveluntarjoajat 📦

Menettely
Tarjouksen tyyppi: Ei sovelleta

Viite
Päivämäärät
Lähetyspäivä: 2018-01-18 📅
Julkaisupäivä: 2018-01-19 📅
Tunnisteet
Ilmoituksen numero: 2018/S 013-026695
EUVL-S-numero: 13

Kohde
Hankinnan laajuus
Lyhyt kuvaus:

a) Järjestelmäsovelluksen toimittaminen Tilaajalle käytettäväksi sekä

b) Palvelun jatkuva käyttö ja ylläpito.

Palvelu toimitetaan Tilaajalle kokonaispakettina avaimet käteen -periaatteella.

Hankittavan Palvelun avulla Hankintayksikkö hallinnoi kaikkia vuokrattuja huoneistoja.

Huoneistojen tietohallintajärjestelmän käyttäjinä on Lohjan Vuokra-asunnot Oy:n oma henkilökunta, kiinteistönhuolto, siivous, tavarantoimittajat, sopimusurakoitsijat, suunnittelijat ym.

Vaihtoehtojen kuvaus: Mahdolisuus palvelun jatkokehittäminen.

Menettely
Myöntämisperusteet
Laatukriteeri (nimi): Projektipäällikön vähimmäisvaatimukset ylittävä kokemus
Laatukriteeri (painotus): 20
Laatukriteeri (nimi): Referenssiasiakkaan antama palaute
Laatukriteeri (painotus): 5
Hinnan painoarvo: 75

Sopimuksen tekeminen
Sopimuksen tekemispäivä: 2017-10-27 📅
Lähde: OJS 2018/S 013-026695 (2018-01-18)

Uudet hankinnat asiaan liittyvissä luokissa 🆕

Tietotekniset palvelut: neuvonta, ohjelmistojen kehittäminen, Internet ja tuki (>20 uudet hankinnat)

Internet-palvelut (4)

Palveluntarjoajan palvelut (2)