Työterveyslaitoksen sitoumustenhallinnan kehittäminen

Työterveyslaitos

Työterveyslaitoksen digistrategian ”Hyppäys Digiin” mukaisesti uudistamme toimintaamme ja prosessejamme ottamalla käyttöön sujuvia yhteisiä toimintatapoja sekä tehokkaita, käyttäjäystävällisiä ja helppokäyttöisiä digiratkaisuja tukemaan työtämme ja parantamaan kannattavuuttamme. Tavoitteemme on parantaa tietopääoman optimaalista käyttöä ja säästää työaikaa ja resursseja ydintoimintaamme.
Työterveyslaitos (jäljempänä ”Tilaaja” tai ”TTL”) pyytää tarjoustanne Työterveyslaitoksen sitoumustenhallinnan kehittämisestä ja toteutuksesta tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti.
Sitoumustenhallinnan kehittämisen tavoitteena on hankittavan ja käyttöönotettavan sitoumustenhallintajärjestelmän avulla uudistaa Työterveyslaitoksen sopimusten, tilausten, tarjousten, lausuntojen ja muiden sitoumustietoon liittyvien asiakirjojen tekeminen ja hallinta kokonaan sähköiseen prosessiin perustuvaksi, kattaen sähköisen allekirjoittamisen ja arkistoinnin. Lopputuloksena on, että kaikkeen TTL:n toimintaan liittyvien sitoumustenhallinta tapahtuu uudessa sähköisessä ratkaisussa.
Huom: Ilmoituksen lisätiedot löytyvät Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalista. Myös tarjouksen/osallistumishakemuksen lähetys tehdään tätä kautta. Suoran linkin ilmoituksen lisätietoihin löydät tästä Hilma-ilmoituksesta: https://tarjouspalvelu.fi/ttl/?id=54296&tpk=90d34151-6c0e-4c8c-a3fb-fe5a7e5ac57d

Määräaika

Tarjousten vastaanottamisen määräaika oli 2016-04-13. Hankinta julkaistiin 2016-03-04.

Toimittajat

Seuraavat toimittajat mainitaan hankintapäätöksissä tai muissa hankinta-asiakirjoissa:

• M-Files Oy

Kuka?

• Työterveyslaitos

Mitä?

• Asiakirjojen luonti-, piirustus-, kuvantamis-, aikataulutus- ja tuottavuusohjelmatuotteet › Asiakirjojen luontiohjelmatuotteet

Missä?

• Suomi/Finland › Manner-Suomi

Hankintojen historia

Päivämäärä	Asiakirja
2016-03-04	hankintailmoitus
2016-10-10	Ilmoitus tehdystä sopimuksesta

hankintailmoitus (2016-03-04)
Kohde
Hankinnan laajuus
Otsikko: Asiakirjojen luontiohjelmatuotteet
Ilmoituksen metatiedot
Alkukieli: suomi 🗣️
Asiakirjatyyppi: hankintailmoitus
Sopimuksen luonne: Tavarat
Asetus: Euroopan unioni
Yhteinen hankintanimikkeistö (CPV)
Koodi: Asiakirjojen luontiohjelmatuotteet 📦

Menettely
Menettelyn tyyppi: Avoin menettely
Tarjouksen tyyppi: Tarjous koskee kaikkia eriä
Myöntämisperusteet
Ei määritelty

Hankintaviranomainen
Tunnistetiedot
Maa: Suomi 🇫🇮
Hankintaviranomaisen tyyppi: Ei määritelty
Hankintaviranomaisen nimi: Työterveyslaitos
Postiosoite: PL 40
Postinumero: 00251
Postitoimipaikka: Helsinki
Yhteystiedot
Sähköposti: aija.kuurne@ttl.fi 📧
Puhelin: +358 304741 📞

Viite
Päivämäärät
Lähetyspäivä: 2016-03-04 📅
Tarjousten jättämisen määräaika: 2016-04-13 📅
Julkaisupäivä: 2016-03-09 📅
Tunnisteet
Ilmoituksen numero: 2016/S 048-079567
EUVL-S-numero: 48

Kohde
Hankinnan laajuus
Lyhyt kuvaus:

Työterveyslaitos (jäljempänä ”Tilaaja” tai ”TTL”) pyytää tarjoustanne Työterveyslaitoksen sitoumustenhallinnan kehittämisestä ja toteutuksesta tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti.

Sitoumustenhallinnan kehittämisen tavoitteena on hankittavan ja käyttöönotettavan sitoumustenhallintajärjestelmän avulla uudistaa Työterveyslaitoksen sopimusten, tilausten, tarjousten, lausuntojen ja muiden sitoumustietoon liittyvien asiakirjojen tekeminen ja hallinta kokonaan sähköiseen prosessiin perustuvaksi, kattaen sähköisen allekirjoittamisen ja arkistoinnin. Lopputuloksena on, että kaikkeen TTL:n toimintaan liittyvien sitoumustenhallinta tapahtuu uudessa sähköisessä ratkaisussa.

Huom: Ilmoituksen lisätiedot löytyvät Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalista. Myös tarjouksen/osallistumishakemuksen lähetys tehdään tätä kautta. Suoran linkin ilmoituksen lisätietoihin löydät tästä Hilma-ilmoituksesta: https://tarjouspalvelu.fi/ttl/?id=54296&tpk=90d34151-6c0e-4c8c-a3fb-fe5a7e5ac57d

Vaihtoehdot hyväksytään ✅
Vaihtoehtojen kuvaus:

Myöhemmin hankittavat optiot, järjestelmän laajennukset. (Huom: Päätökset optioista tehdään vasta varsinaisen hankinnan jälkeen; TTL ei sitoudu hankkimaan optioita.):

i. Sähköinen arkistointi: Täytettävä SÄHKE2 -vaatimukset. Toimituksen muiden osien toteutuksen tulee valmistella tämän toteutusta.

ii. Sähköinen allekirjoitus: Allekirjoittaminen talosta ulos, kehittynyt sähköinen allekirjoitus, joka korvaa perinteisen paperille tehtävän fyysisen allekirjoituksen.

iii. Laadunhallinta: Mahdollistaa ISO9001-järjestelmän toteutuksen. Kattaa laadunhallinnan ja kaiken laatudokumentaation, mutta erityisesti toimintaan liittyviä eritasoisia ohjeita aina politiikoista työohjeisiin, erilaisiin pöytäkirjoihin ja raportteihin. Reklamaatioiden ja auditointitietojen kerääminen ja hallinta sekä seuranta ja auditointien toteutus.

iv. Projektinhallinta: tarkoittaa kaikenlaiseen tekemiseen liittyvien projektien tausta- ja tulosaineistojen sekä projektityön virallisten dokumenttien ja tiedon hallintaa (pl. taloudenhallinta ja tutkimusaineistot).

v. Asiakkuus- ja kumppanuustiedon hallinta: tarkoittaa kaikenlaisen asiakas- ja kumppanuustiedon hallinnan, esimerkiksi asiakasyhteydenottojen kirjaaminen.

vi. Projektityötila: Projektin yhteinen asiakirjojen, dokumenttien ja muun aineiston työstämis- ja talletuspaikka (työtila).

vii. Käyttäjämäärien/lisenssien lisääminen sitoumuksenhallintatasosta kohti laajempaa dokumenttien hallintaa.

Menettely
Kielet
Kieli: suomi 🗣️

Hankintaviranomainen
Yhteystiedot
Nimi: Työterveyslaitos
Osallistumisen URL-osoite: https://tarjouspalvelu.fi/ttl/?id=54296&tpk=90d34151-6c0e-4c8c-a3fb-fe5a7e5ac57d 🌏
Lähde: OJS 2016/S 048-079567 (2016-03-04)

Ilmoitus tehdystä sopimuksesta (2016-10-10)
Kohde
Hankinnan laajuus
Viitenumero: 79567-2016
Lyhyt kuvaus:

Hankinnan kohde jakaantuu seuraaviin osakokonaisuuksiin. 1. Sähköinen sitoumusprosessi. 2. Sähköinen lausuntoprosessi. 3. Integraatiot. 4. Myöhemmin hankittavat optiot, järjestelmän laajennukset: i. sähköinen arkistointi; ii. sähköinen allekirjoitus; iii. laadunhallinta; iv. projektinhallinta; v. asiakkuus- ja kumppanuustiedon hallinta; vi. projektityötila; vii. Käyttäjämäärien/lisenssien lisääminen sitoumuksenhallintatasosta kohti laajempaa dokumenttien hallintaa. 5. Järjestelmän käyttöönotto ja käyttökoulutus. 6. Järjestelmän käytön tuki-, ylläpito- ja kehityspalvelut: liittyen kaikkiin hankittaviin osakokonaisuuksiin, osana kutakin vaihetta.

Hankinnan kokonaisarvo: 430 494 EUR 💰
Ilmoituksen metatiedot
Asiakirjatyyppi: Ilmoitus tehdystä sopimuksesta
Suorituspaikka
NUTS-alue: Suomi/Finland 🏙️

Menettely
Tarjouksen tyyppi: Ei sovelleta
Myöntämisperusteet
Kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous

Hankintaviranomainen
Tunnistetiedot
Hankintaviranomaisen tyyppi: Julkisoikeudellinen yhteisö
Yhteystiedot
Internetosoite: http://www.ttl.fi 🌏

Viite
Päivämäärät
Lähetyspäivä: 2016-10-10 📅
Julkaisupäivä: 2016-10-12 📅
Tunnisteet
Ilmoituksen numero: 2016/S 197-354943
Viittaa ilmoitukseen: 2016/S 048-079567
EUVL-S-numero: 197
Lisätietoja

Valitun toimittajan kanssa on tehty toimitussopimus järjestelmästä sekä turvallisuussopimus. Toimittajan kanssa tehdään myöhemmin järjestelmän ylläpito- ja palvelusopimus.

Kohde
Hankinnan laajuus
Lyhyt kuvaus:

Hankinnan kohde jakaantuu seuraaviin osakokonaisuuksiin.

1. Sähköinen sitoumusprosessi.

2. Sähköinen lausuntoprosessi.

3. Integraatiot.

4. Myöhemmin hankittavat optiot, järjestelmän laajennukset:

i. sähköinen arkistointi;

ii. sähköinen allekirjoitus;

iii. laadunhallinta;

iv. projektinhallinta;

v. asiakkuus- ja kumppanuustiedon hallinta;

vi. projektityötila;

vii. Käyttäjämäärien/lisenssien lisääminen sitoumuksenhallintatasosta kohti laajempaa dokumenttien hallintaa.

5. Järjestelmän käyttöönotto ja käyttökoulutus.

6. Järjestelmän käytön tuki-, ylläpito- ja kehityspalvelut: liittyen kaikkiin hankittaviin osakokonaisuuksiin, osana kutakin vaihetta.

vii. käyttäjämäärien/lisenssien lisääminen sitoumuksenhallintatasosta kohti laajempaa dokumenttien hallintaa.

Vaihtoehtojen kuvaus:

Valitun toimittajan tekemään tarjoukseen sisältyy optioita, joiden tilaamisesta päätetään erikseen.

Menettely
Myöntämisperusteet
Laatukriteeri (nimi): Laadulliset tekijät
Laatukriteeri (painotus): 65 %
Hinnan painoarvo: 35 %

Sopimuksen tekeminen
Sopimuksen tekemispäivä: 2016-09-26 📅

Hankintaviranomainen
Tunnistetiedot
Kansallinen rekisterinumero: 0220266-9

Täydentävät tiedot
Arvostelurunko
Nimi: Markkinaoikeus
Postiosoite: Radanrakentajantie 5
Postitoimipaikka: Helsinki
Postinumero: 00520
Maa: Suomi 🇫🇮
Puhelin: +358 295643300 📞
Sähköposti: markkinaoikeus@oikeus.fi 📧
Faksi: +358 295643314 📠
Internetosoite: http://www.oikeus.fi/markkinaoikeus 🌏
Lähde: OJS 2016/S 197-354943 (2016-10-10)

Uudet hankinnat asiaan liittyvissä luokissa 🆕

Ohjelmatuotteet ja tietojärjestelmät (>20 uudet hankinnat)

Asiakirjojen luonti-, piirustus-, kuvantamis-, aikataulutus- ja tuottavuusohjelmatuotteet (1)

Asiakirjojen luontiohjelmatuotteet (1)