Liikenneviraston tapahtumajärjestäjäpalveluiden kilpailutus

Liikennevirasto

Hankinnan kohteena on Liikenneviraston tapahtumajärjestäjän palveluiden puitejärjestely, johon valitaan yksi toimittaja.
Tarkoitus on hankkia Liikennevirastolle laadukas ja ammattitaitoinen ns. täyden palvelun tapahtumajärjestäjä, joka huolehtii mm. sidosryhmätilaisuuksien ja henkilöstötapahtumien järjestämisestä. Yhteistyön määrä ja sisältö vaihtelevat tapahtumittain. Tapahtumajärjestäjän vastuulla voi olla joko koko tapahtuman toteutus tai vain ennakkoon sovittu osa siitä.
Liikennevirasto järjestää vuosittain noin 10-15 tilaisuutta, joissa tapahtumajärjestäjän palveluita mahdollisesti käytetään. Tapahtumat ovat luonteeltaan esim. seminaareja, sidosryhmätilaisuuksia, messutilaisuuksia tai henkilökuntatilaisuuksia. Vuosittain tilaisuuksista noin 4-5 kpl ovat isompia, noin 200-300 osallistujan tilaisuuksia ja noin 10 kpl ovat pienempia, Liikenneviraston eri toimialojen tilaisuuksia.
Tilaisuudet järjestetään pääsääntöisesti Helsingissä mutta tilaisuuksia voidaan järjestää myös muualla Suomessa.
Valittavalta sopimuskumppanilta odotamme erityisesti yhteistyökykyä, korkeaa laatutasoa, ideointikykyä ja toimivaa alihankintaverkostoa.
Hankinta sisältää Liikenneviraston ohjeiden mukaan yksittäisten tapahtumien suunnittelun, toteutuksen, ohjauksen ja jälkihoidon sopimuskaudella.
Liikennevirasto ei sitoudu tiettyyn määrään toimeksiantoja sopimuskaudella. Yksittäisten tapahtumien hankinnat tehdään aina erillisinä toimeksiantoina puitesopimuksen ehtojen ja Liikenneviraston toiveiden mukaisesti. Erillisistä toimeksiannoista tehdään aina kirjallinen sopimus tai tilaus.
Valittava tapahtumajärjestäjä huolehtii kokonaisvaltaisesti (ellei toisin ole kunkin toimeksiannon osalta erikseen sovittu) kaikista tapahtumiin liittyviästä järjestelyistä sekä palvelu- ja tuotehankinnoista, joita ovat esimerkiksi tilat, tarjoilut, esiintyjät, tekniikka, tallennus, somistus, kutsu- ja palauteprosessi sekä toteutuksen valvonta. Kaikkiin hankittaviin tapahtumiin ei välttämättä sisälly kaikkia edellä mainittuja palvelu- ja tuotehankintoja. Osassa Liikenneviraston tapahtumissa voi olla vieraana/puhujana henkilöitä (esim. ministeri), kenen läsnäolo edellyttää erityisiä turvallisuusjärjestelyjä. Turvallisuusjärjestelyistä huolehtiminen kuuluu tapahtumajärjestäjän vastuulle. Tehtävät on kuvattu tarkemmin tarjouspyynnön liitteessä 2.
Tarjoajan tulee pystyä tarjoamaan palvelua suomen kielellä. Kaikki Tilaajan ja valitun Toimittajan välinen asiointi tapahtuu suomeksi.
Liikennevirasto huolehtii yleensä itse osallistujien yhteystietojen hankkimisesta ja vastaa omien esitystensä sisällöstä.
Liikennevirasto pyrkii antamaan riittävän ajoissa (vähintään kaksi kuukautta ennen tapahtumaa, ellei toisin sovita), tapahtuman järjestämiseen liittyvät tarpeelliset tiedot tapahtumajärjestäjälle.
Puitejärjestelyn perusteella tehtävien yksittäisten toimeksiantojen arvo on enintään noin 50 000 EUR (alv. 0 %). Toimeksiantojen vuosittainen yhteenlaskettu määrä on arviolta enintään 250 000 EUR (alv. 0 %). Hinnat sisältävät mm. tilavuokrat, tarjoilut ja ohjelmat.
Huom: Ilmoituksen lisätiedot löytyvät Tarjouspalvelu -toimittajaportaalista. Myös tarjouksen/osallistumishakemuksen lähetys tehdään tätä kautta. Suoran linkin ilmoituksen lisätietoihin löydät tästä Hilma-ilmoituksesta: https://hanki.tarjouspalvelu.fi//?id=57782&tpk=991e773d-7381-42c9-b2b1-1fa638de0113

Määräaika
Tarjousten vastaanottamisen määräaika oli 2016-05-30. Hankinta julkaistiin 2016-04-13.

Toimittajat
Seuraavat toimittajat mainitaan hankintapäätöksissä tai muissa hankinta-asiakirjoissa: