VR konsernin (VR) palkkahallintopalvelu

VR-Yhtymä Oy

Palkkahallintopalvelun piiriin tulee kuulumaan VR-Yhtymä Oy ja ne konserniyhtiöt, jotka tullaan ilmoittamaan viimeistään lopullisessa tarjouspyynnössä.
Palkkahallintopalvelut, jotka sisältävät lähtökohtaisesti muun muassa seuraavat asiat:
— manuaalinen palkanlaskennan aineiston käsittely ja tulkinta,
— sähköinen palkanlaskennan aineiston käsittely ja tulkinta (työaikatapahtumia siirtyy liittymällä useista eri työaikajärjestelmistä),
— palkanlaskennan vaatimien tietojen ylläpito henkilön tiedoissa palkanlaskentajärjestelmässä (henkilö- ja työsuhdetiedot välitetään sähköisesti liittymällä VR:n HR Master data -järjestelmästä),
— lomaoikeuksien laskenta ja ylläpito, lomalaskenta ja lomien korjaukset,
— sairas- ja tapaturma-ajan palkanlaskenta ja tulkinta, tapaturmailmoitusten tekeminen,
— Pitkien poissaolojen käsittely,
— Lomautusten käsittely,
— Kela-hakemukset,
— Luontoisetujen ja vähennysten käsittely,
— Palkanlisien käsittely,
— Palkkioiden käsittely,
— Palkkionsaajien manuaalinen tallennus palkanlaskentajärjestelmään, palkkioiden maksu,
— Yleiskorotukset,
— Takautuvat palkanmuutokset ja -korjaukset,
— KTA-laskenta, palvelusvuosi/kokemusvuosikorotukset,
— Yrityskauppatilanteisiin liittyvät palvelut,
— palkka-ajot ja maksutiedoston tuottaminen,
— palkkalaskelmien toimittaminen kirjepostina ja verkkopalkkana tai Netpostiin,
— kirjanpito- ja lomapalkkavarausaineistojen tuottaminen,
— Viranomaisilmoitukset ja tilitykset,
— Tilastot kolmansille osapuolille, esim. Tilastokeskus ja EK,
— Ay-jäsenmaksujen ja ulosottojen käsittely ja tilitys,
— Eläkesäätiöön, vakuutus-, avustus- ja sairaskassoihin ja henkilöstörahastoon liittyvät palvelut,
— Palkanlaskennan kontrollit ja laadunseuranta,
— Raportointi,
— Lakisääteisesti arkistoitavan materiaalin toimittaminen VR:lle,
— Palkkatodistusten laatiminen,
— asiakaspalvelu VR konsernin henkilöstölle.
Palvelun sisältö tarkennetaan tarjouspyynnössä.

Määräaika

Tarjousten vastaanottamisen määräaika oli 2015-12-18. Hankinta julkaistiin 2015-12-03.

Kuka?

• VR-Yhtymä Oy

Mitä?

• Kirjanpitopalvelut › Palkkahallinto

Missä?

• Suomi/Finland › Manner-Suomi

Hankintojen historia

Päivämäärä	Asiakirja
2015-12-03	hankintailmoitus

hankintailmoitus (2015-12-03)
Kohde
Hankinnan laajuus
Otsikko: Palkkahallinto
Määrä tai laajuus:

Palvelun laajuus hankintailmoitushetkellä:VR konsernin yhtiöiden määrä: 7Henkilömäärä: noin 8 300Palkkionsaajat: noin 450–500 kpl vuodessaPalkkalaskelmien määrä: vuonna 2015 noin 149 000 kplTyöehtosopimusten määrä: 21 kplErilaisia työaikamuotoja: 10 kplPalkanmaksupäiviä: 6–7 kpl kuukaudessaKela-hakemuksia: noin 4 400 kpl vuodessa.

Ilmoituksen metatiedot
Alkukieli: suomi 🗣️
Asiakirjatyyppi: hankintailmoitus
Sopimuksen luonne: Palvelut
Asetus: Euroopan unioni
Yhteinen hankintanimikkeistö (CPV)
Koodi: Palkkahallinto 📦

Menettely
Menettelyn tyyppi: Neuvottelumenettely
Tarjouksen tyyppi: Tarjous koskee kaikkia eriä
Myöntämisperusteet
Kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous

Hankintaviranomainen
Tunnistetiedot
Maa: Suomi 🇫🇮
Hankintaviranomaisen tyyppi: Yleishyödyllisten palvelujen alalla toimiva yksikkö
Hankintaviranomaisen nimi: VR-Yhtymä Oy
Postiosoite: PL 488
Postinumero: 00101
Postitoimipaikka: Helsinki
Yhteystiedot
Sähköposti: hankinta@vr.fi 📧

Viite
Päivämäärät
Lähetyspäivä: 2015-12-03 📅
Tarjousten jättämisen määräaika: 2015-12-18 📅
Julkaisupäivä: 2015-12-08 📅
Tunnisteet
Ilmoituksen numero: 2015/S 237-431289
EUVL-S-numero: 237
Lisätietoja

Tarjous- ja sopimusprosessi käydään suomenkielellä. Ainoastaan järjestelmien tekninen dokumentaatio voi olla englanninkielellä.

Kohde
Hankinnan laajuus
Palveluluokka: 27
Lyhyt kuvaus:

Palkkahallintopalvelun piiriin tulee kuulumaan VR-Yhtymä Oy ja ne konserniyhtiöt, jotka tullaan ilmoittamaan viimeistään lopullisessa tarjouspyynnössä.

Palkkahallintopalvelut, jotka sisältävät lähtökohtaisesti muun muassa seuraavat asiat:

— manuaalinen palkanlaskennan aineiston käsittely ja tulkinta,

— sähköinen palkanlaskennan aineiston käsittely ja tulkinta (työaikatapahtumia siirtyy liittymällä useista eri työaikajärjestelmistä),

— palkanlaskennan vaatimien tietojen ylläpito henkilön tiedoissa palkanlaskentajärjestelmässä (henkilö- ja työsuhdetiedot välitetään sähköisesti liittymällä VR:n HR Master data -järjestelmästä),

— lomaoikeuksien laskenta ja ylläpito, lomalaskenta ja lomien korjaukset,

— sairas- ja tapaturma-ajan palkanlaskenta ja tulkinta, tapaturmailmoitusten tekeminen,

— Pitkien poissaolojen käsittely,

— Lomautusten käsittely,

— Kela-hakemukset,

— Luontoisetujen ja vähennysten käsittely,

— Palkanlisien käsittely,

— Palkkioiden käsittely,

— Palkkionsaajien manuaalinen tallennus palkanlaskentajärjestelmään, palkkioiden maksu,

— Yleiskorotukset,

— Takautuvat palkanmuutokset ja -korjaukset,

— KTA-laskenta, palvelusvuosi/kokemusvuosikorotukset,

— Yrityskauppatilanteisiin liittyvät palvelut,

— palkka-ajot ja maksutiedoston tuottaminen,

— palkkalaskelmien toimittaminen kirjepostina ja verkkopalkkana tai Netpostiin,

— kirjanpito- ja lomapalkkavarausaineistojen tuottaminen,

— Viranomaisilmoitukset ja tilitykset,

— Tilastot kolmansille osapuolille, esim. Tilastokeskus ja EK,

— Ay-jäsenmaksujen ja ulosottojen käsittely ja tilitys,

— Eläkesäätiöön, vakuutus-, avustus- ja sairaskassoihin ja henkilöstörahastoon liittyvät palvelut,

— Palkanlaskennan kontrollit ja laadunseuranta,

— Raportointi,

— Lakisääteisesti arkistoitavan materiaalin toimittaminen VR:lle,

— Palkkatodistusten laatiminen,

— asiakaspalvelu VR konsernin henkilöstölle.

Palvelun sisältö tarkennetaan tarjouspyynnössä.

Määrä tai laajuus:

Palvelun laajuus hankintailmoitushetkellä:

VR konsernin yhtiöiden määrä: 7

Henkilömäärä: noin 8 300

Palkkionsaajat: noin 450–500 kpl vuodessa

Palkkalaskelmien määrä: vuonna 2015 noin 149 000 kpl

Työehtosopimusten määrä: 21 kpl

Erilaisia työaikamuotoja: 10 kpl

Palkanmaksupäiviä: 6–7 kpl kuukaudessa

Kela-hakemuksia: noin 4 400 kpl vuodessa.

Kesto: 60 kuukautta
Viitenumero: K0915-0400
Suorituspaikka
Pääkohde tai suorituspaikka: Suomi.

Oikeudelliset, taloudelliset, rahoitukselliset ja tekniset tiedot
Osallistumisehdot
Kelpoisuus harjoittaa ammattitoimintaa:

Ilmoituksessa on ilmoitettava tarjoajayrityksen perustiedot:

— Yrityksen virallinen nimi,

— Y-tunnus,

— Perustamisvuosi,

— Pääkonttorin osoite,

— Yrityksen toimiala,

— Yrityksen tuottamat palvelut lyhyesti kuvattuna,

— Palvelussa käytettävät toimipisteet Suomessa ja ulkomailla,

— Yhtiön liiketoiminta-alueet ja palkkapalvelun osuus prosentteina kokonaisuudesta,

— Mistä vuodesta alkaen tarjoaja on tarjonnut palkkapalveluja.

Tarjoajan tulee olla merkitty kaupparekisteriin, ennakkoperintälain mukaiseen ennakkoperintärekisteriin ja työnantajarekisteriin sekä arvonlisäverolain mukaiseen arvonlisäverovelvollisten rekisteriin ennen hankintapäätöksen tekemistä, mikäli lainsäädäntö edellyttää rekisteröitymistä. Mikäli tarjoajan kotipaikka on Suomen ulkopuolella, edellytetään vastaaviin rekistereihin kuulumista, jos sitä ko. maan lainsäädännön mukaan on edellytetään. Edellä kuvattu rekisteriin kuuluminen on näytettävä toteen pyydettäessä.

Taloudellinen ja rahoituksellinen asema:

Liikevaihto:

Tarjoajan palkkahallintopalvelun liiketoiminnan liikevaihto kullakin tilikaudella 2012, 2013 ja 2014 tulee olla vähintään 12 MEUR.

Tarjoajan Liiketoiminnan taloudellinen tila tulee selvittää seuraavasti:

— Liikevaihto 2012, 2013 ja 2014 (EUR),

— Liiketoiminnan tulos 2012, 2013 ja 2014 (voitto/tappio EUR).

Tarjoajan taloudelliset edellytykset tulee olla hankinnan kokoon ja laatuun nähden riittävät. Tätä ominaisuutta arvioidaan tarjoajan vakavaraisuudesta, maksukykyisyydestä, kannattavuudesta ja luottokelpoisuudesta saatujen tietojen perusteella. Tarjoajan taloudellisen tilanteen on oltava sellainen, että se Suomen Asiakastieto Oy:n ratingluokituksessa on vähintään riskiluokka on 1–2 (Erittäin pieni riski tai Pieni riski) tai sen katsotaan tilinpäätöstietojen tai muun vastaavan selvityksen mukaan olevan vastaava. Jos kyseessä on konserni, lasketaan edellytysten täyttyminen koko konsernin osalta. Tarjoajan on toteennäytettävä edellä mainittujen vaatimusten täyttyminen ilmoittautumisen yhteydessä.

Tarjoaja ei saa olla konkurssissa tai purettavana tai keskeyttänyt liiketoimintaansa, eikä tarjoajan velkoja ole vahvistettu akordilla, saneerausohjelmalla tai muussa vastaavassa lainsäädäntöön perustuvassa menettelyssä järjestelty.

Tarjoajaorganisaation konkurssi tai purkaminen tai muu edellisessä kappaleessa tarkoitettu menettely ei ole vireillä.

Pyydettäessä tarjoajan tulee näyttää toteen edellä mainittujen vaatimusten täyttäminen.

Verot ja maksut:

Tarjoaja on suorittanut sijoittautumismaansa lainsäädännön mukaiset verot ja sosiaaliturvamaksut. Pyydettäessä tarjoajan tulee näyttää toteen edellä mainittujen vaatimusten täyttäminen.

Tekninen ja ammatillinen pätevyys:

Tarjoajan tulee esittää vähintään viisi (5) referenssiä palkkahallintopalveluiden hoitamisesta EU/ETA alueella toimivalle yritykselle viimeisen kolmen vuoden (12.2012–11.2015) ajalta. Kaikissa referensseissä tarjoajan asiakkaalla tulee olla vähintään 3500 palkkalaskelmaa kuukaudessa.

Referenssissä on kuvatattava seuraavat seikat: toiminnallisuuskokonaisuus, toimitusvuosi, toimitetut palvelut, toimitusmaat, toimiala, palkkalaskemien määrä ja käytetyt TES:t.

Tarjoajan palvelunpiirissä on pitänyt olla vähintään 10 eri suomalaista työehtosopimusta viimeisen kolmen vuoden (12.2012–11.2015) ajalla.

Tarjoajan on toteennäytettävä edellä mainittujen vaatimusten täyttyminen ilmoittautumisen yhteydessä.

Toimittajalla on oltava viimeistään aloitettaessa palvelua todistus kansainvälisistä laadun varmistuskontrolleista (ISAE3401 type 1, ISAE3401 type 2 ) tai Toimittajan on muuten toteennäytettävä vastaavien vaatimusten täyttäminen.

Palvelun, tarjousmateriaalin ja neuvottelun kielivaatimukset:

suomenkielinen suullinen ja kirjallinen palvelu sekä mahdollinen tukipalvelu. Palvelussa käytettävien järjestelmien tekninen dokumentaatio voi olla englanninkielista, käyttäjädokumentaation pitää olla suomenkielistä.

Palvelua ei saa osaksikaan viedä EU/ ETA alueen ulkopuolelle, ilman ostajan lupaa.

Mikäli Toimittaja käyttää alihankkijaa, on tämä hyväksytettävä ostajalla. Toimittajan vastaa alihankkijan toiminnasta kuin omastaan.

Tarjoajan tulee esittää pyydettäessä hankinnan kohteena olevaa palvelua tuottava henkilökunnan määrä, heidän koulutustasonsa ja sijaintinsa. Palvelun kohteena olevan henkilökunnan määrä tulee olla riittävä.

Väärien ja puutteellisten tietojen antaminen on peruste tarjouskilpailusta sulkemiselle.

Sopimuksen toteuttaminen
Vaadittavat vakuudet ja takuut: Sovitaan erikseen.
Tärkeimmät rahoitusehdot ja maksujärjestelyt ja/tai viittaus niitä koskeviin säännöksiin: Ilmenevät tarjousasiakirjoista.
Oikeudellinen muoto, joka sen taloudellisten toimijoiden ryhmittymän, jonka kanssa hankintasopimus tehdään, on otettava:

Kilpailuun hyväksytään osakeyhtiö tai vastaava yritysmuoto.

Mikäli kilpailuun ilmoittautuu ryhmittymä, on sen jäsenten oltava osakeyhtiöitä tai vastaavia. Ja heidän on sitouduttava solidaariseen vastuuseen toistensa puolesta. Tämä sitoumus on annettava VR-Yhtymä Oy:lle kirjallisena viimeistään tarjouksen yhteydessä.

Ryhmittymän on sitouduttava siihen, että käytännön toimissa ryhmittymää edustetaan samasta toimipisteestä.

Menettely
Kielet
Kieli: suomi 🗣️

Hankintaviranomainen
Yhteystiedot
Yhteyspiste: Hankintayksikkö
Katriina Luoma

Täydentävät tiedot
Arvostelurunko
Nimi: Markkinaoikeus
Postiosoite: Radanrakentajantie 5
Postitoimipaikka: Helsinki
Postinumero: 00520
Maa: Suomi 🇫🇮
Sähköposti: markkinaoikeus@oikeus.fi 📧
Puhelin: +358 295643300 📞
Internetosoite: http://www.oikeus.fi/markkinaoikeus 🌏
Faksi: +358 295643314 📠
Lähde: OJS 2015/S 237-431289 (2015-12-03)

Uudet hankinnat asiaan liittyvissä luokissa 🆕

Liike-elämän palvelut: laki, markkinointi, neuvonta, työhönotto, painatus ja turvallisuus (>20 uudet hankinnat)

Kirjanpito-, tilintarkastus- ja verotuspalvelut (6)

Kirjanpito- ja tilintarkastuspalvelut (3)

Kirjanpito (2)

Kirjanpitopalvelut (2)