Tilitoimistopalvelut
Tarkoituksena on hankkia Ensi- ja turvakotien liitolle ja sen 16 jäsenyhdistykselle tilitoimistopalvelun kokonaisuus taloushallinnon hoitamiseksi joko kokonaan tai osittain ulkoistettuna palveluna. Hankittavat tilitoimistopalvelut tulee toteuttaa Procountor sähköisen taloushallinnon ratkaisulla, jonka mukaan tulevat yhdistykset hankkivat itse SaaS-palveluna.
Tilitoimistopalveluiden tulee sisältää seuraavat osa-alueet:
— kirjanpito ja raportointi,
— osto- ja myyntireskontrat,
— myyntilaskutus,
— myyntilaskujen sähköinen lähetys,
— ostolaskujen sähköinen kierrätys,
— sähköinen matkalaskujärjestelmä,
— maksuliikenne,
— budjetointi,
— palkanlaskenta sisältäen vuosilomaseurannan ja lomavarauskäsittelyn,
— viranomaisraportointi.
Ensi ja turvakotien liitto on vuonna 1945 perustettu valtakunnallinen kansalais- ja lastensuojelujärjestö, jonka sääntömääräinen yhteiskunnallinen tehtävä on puolustaa lapsen etua, turvata lapsen oikeus suotuisiin kasvuolosuhteisiin ja turvalliseen kehitykseen, tukea vanhemmuutta sekä ehkäistä perheväkivaltaa. Liitto toimii jäsenyhdistystensä (30) keskusjärjestönä. Se kehittää yhdessä jäsenyhdistystensä kanssa syrjäytymisvaarassa eläville lapsille, nuorille ja perheille tarkoitettuja palveluja, toimintamuotoja ja niihin liittyviä työvälineitä sekä vahvistaa kansalaistoimintaa erityisesti osallisuuden näkökulmasta. Liitto valvoo asiantuntijana lasten ja perheiden etua sekä vaikuttaa heitä koskevaan yhteiskunnalliseen päätöksentekoon ja yleiseen mielipiteeseen.
Jäsenyhdistykset eri puolilla Suomea ylläpitävät 10 ensikotia, 6 päihdeongelmien hoitoon erikoistunutta ensikotia ja 12 turvakotia. Osa yhdistyksistä keskittyy avopalveluihin. Jäsenyhdistysten palveluita käyttää vuosittain yli 10 000 ihmistä, joista lapsia on noin 4 000.
Ensi- ja turvakotien liiton toiminnan päärahoittajat ovat Raha-automaattiyhdistys ja Lasten Päivän Säätiö. Ensi- ja turvakotien liiton vuosibudjetti on noin 4 400 000 EUR ja henkilökuntaa liitossa on 44.
Jäsenyhdistysten ylläpitämien turvakotien rahoitus tulee valtion budjettivaroista THL:n kautta. Ensikotien rahoitus perustuu kuntien asiakkaista maksamiin hoitopäiväkorvauksiin. Pidä kiinni hoitojärjestelmän ensikotien ja avopalveluyksiköiden toiminta rahoitetaan kuntien korvauksilla, valtionavustuksella ja Ray-avustuksella. Yhdistysten monipuolisia avopalveluita ja kehittämisprojekteja rahoittaa Raha-automaattiyhdistys.
Hankkeessa mukana olevien 16 jäsenyhdistyksen koko vaihtelee kahden työntekijän yhdistyksestä 70 työntekijän yhdistykseen ja työn-tekijöitä on yhteensä noin 400. Liikevaihto on yhteensä n. 27 000 000.
Hankkeessa mukana olevilla yhdistyksillä on yhteensä ostolaskuja noin 1 000 kpl, myyntilaskuja noin 900 kpl, matkalaskuja noin 100 kpl ja kassatositteita noin 450 kpl per kuukausi. Kuukausipalkkaisia työntekijöitä on n. 450 ja tuntipalkkaisia 70. Palkka-ajoja on 1–3 per kuukausi per yhdistys.
Hankinnan tavoitteena on löytää tilitoimisto, joka pystyy tuottamaan toimintaympäristöömme parhaiten soveltuvat tilitoimistopalvelut käytössämme olevalla Procountorin sähköisellä taloushallinnon ratkaisulla. Kyse on pienistä organisaatioista ja tavoitteena on taloushallinnossa välttää vaarallisista työyhdistelmiä sekä nykyaikaistaa taloushallinnon toimintatapoja ja järjestelmiä.
Puitejärjestelyssä ovat mukana seuraavat Ensi- ja turvakotien liiton itsenäisesti toimivat jäsenyhdistykset:
1) Keski-Suomen ensi- ja turvakoti ry, Jyväskylä;
2) Oulun ensi- ja turvakoti ry;
3) Etelä-Karjalan perhetyön kehittämisyhdistys ry, Lappeenranta;
4) Kokkolan ensi- ja turvakoti ry;
5) Kymenlaakson ensi- ja turvakotiyhdistys ry, Kotka;
6) Lapin ensi- ja turvakoti ry, Rovaniemi;
7) Pienperheyhdistys ry, Helsinki;
8) Pohjois-Karjalan ensikoti ry, Outokumpu;
9) Pääkaupungin turvakoti, Helsinki;
10) Viola - väkivallasta vapaaksi ry, Mikkeli;
11) Helsingin ensikoti ry;
12) Kaapatut lapset ry, Helsinki;
13) Kanta-Hämeen perhetyö ry, Hämeenlinna;
14) Raahen ensi- ja turvakoti ry;
15) Turun ensi- ja turvakoti ry;
16) Vantaan Turvakoti ry.
Hankkeen toteutus alkaa Helsingistä, Ensi- ja turvakotien liitosta, joka ulkoistaa palkanlaskennan. Samaan aikaan toteutus alkaa myös Keski-Suomen ensi- ja turvakoti ry:ssä ja Oulun ensi- ja turvakoti ry:ssä. Myöhemmin hanke laajenee mainittujen yhdistysten sijainneilla sen mukaan, mitkä yhdistykset ottavat tilitoimistopalvelut käyttöön ja missä laajuudessa. Tällä hetkellä yhdistyksistä 12 käyttää tilitoimistopalveluita.
Palvelun alustavia vaatimuksia:
— Tilitoimistossa käytetään Procountor taloushallinnon ohjelmistoa SaaS-palveluna,
— Tilitoimistolla tulee olla osaamista ja ammattitaitoa järjestökirjanpidon hoidosta,
— Tilitoimistolla tulee olla osaamista raha-automaattiavustusten käsittelystä kirjanpidossa ja tilinpäätöksissä,
— Tilitoimistolla tulee olla valmius antaa tarvittaessa konsultoivaa palvelua, koska useissa yhdistyksissä ei ole omaa taloushallinnon ammattilaista vaan toiminnanjohtaja toimii yhdyshenkilönä tilitoimistoon päin,
— Tilitoimiston tulee esittää aikataulu kuukausittaisista ja vuosittaisista raportoinneista ja toiminnoista, joita tulee noudattaa,
— Tilitoimistolta edellytetään valmiutta saapua 1–2 kertaa vuodessa kunkin palvelua käyttävän yhdistyksen kanssa henkilökohtaiseen tapaamiseen. Näistä tapaamisista.
tilitoimistolla ei ole oikeutta laskuttaa matka- ja majoituskustannuksia.
Tässä on kuvattu ehdokkaille tiedoksi joitakin olennaisia, mutta alustavia vaatimuksia palvelulle. Tarjouspyyntövaiheessa kuvataan vaatimukset kattavasti ja lopullisina.
Määräaika
Tarjousten vastaanottamisen määräaika oli 2015-06-15.
Hankinta julkaistiin 2015-05-12.
Toimittajat
Seuraavat toimittajat mainitaan hankintapäätöksissä tai muissa hankinta-asiakirjoissa:
Kuka?
Mitä?
Missä?
Hankintojen historia
| Päivämäärä |
Asiakirja |
| 2015-05-12
|
hankintailmoitus
|
| 2016-02-01
|
Ilmoitus tehdystä sopimuksesta
|