Geologian tutkimuskeskuksen asianhallintajärjestelmän hankinta

Geologian tutkimuskeskus

Hankinnan kohteena on uusi, valmisohjelmistoon perustuva asianhallintajärjestelmä GTK:lle. GTK tavoittelee järjestelmää, jossa on seuraavat moduulit, jotka on tarkoitus alustavan suunnitelman mukaan ottaa käyttöön 2 vaiheessa vuoden 2016 loppuun mennessä:
— asianhallinta (mm. geneerinen asiankäsittelyprosessi, sähköinen asiakirjojen kierto ja hyväksyminen). Operatiivisessa tietojärjestelmässä syntyvä, muodostuva ja käsiteltävä asiakirjatieto saa tiedonohjaussuunnitelmaan määritellyt oletusmetatietoarvot,
— asiakirjahallinta,
— eAMS- eli tiedonohjausjärjestelmä (TOJ), jossa ylläpidetään tiedonohjaussuunnitelmaa (TOS). Tiedonohjausjärjestelmä ohjaa asiakirjallisen tiedon muodostumista, käsittelyä ja hallintaa määritellyn tehtäväluokituksen mukaisesti,
— kirjaamo-/diaaritoiminnot,
— skannauksen ja sähköpostitoiminnallisuudet,
— sopimushallinta,
— dokumentinhallinta myös niille asiakirjoille, joita ei kirjata GTK:n diaariin,
— arkistointi- ja siirtotoiminnallisuudet.
Hankittavan valmisohjelmiston rakenteen ja sen ominaisuuksien tulee noudattaa Suomen Arkistolaitoksen SÄHKE2-määräyksessä kuvattuja sähköisten asiakirjallisten tietojen käsittelyn, hallinnan ja säilyttämisen periaatteita.
Kaikki hankintaan liittyvät palvelut on toimitettava suomen kielellä. Hankinnan on suunniteltu kattavan seuraavia palveluja:
1. Asianhallintajärjestelmän (valmisohjelmisto) toteutus ja käyttöönotto GTK:ssa sisältäen myös mm. järjestelmätestauksen, koulutukset;
2. Järjestelmän ylläpito- ja tukipalvelut;
3. Järjestelmän jatkokehitys.
Järjestelmän tulee olla selainkäyttöinen. Sisäisen käyttäjän käyttöliittymän tulee olla suomenkielinen.
Hankinnan kohde on kuvattu tarkasti tarjouspyynnössä ja sen liitteissä.

Määräaika

Tarjousten vastaanottamisen määräaika oli 2015-04-21. Hankinta julkaistiin 2015-02-25.

Toimittajat

Seuraavat toimittajat mainitaan hankintapäätöksissä tai muissa hankinta-asiakirjoissa:

• Triplan Oy

Kuka?

• Geologian tutkimuskeskus

Mitä?

Missä?

• Suomi/Finland › Manner-Suomi

Hankintojen historia

Päivämäärä	Asiakirja
2015-02-25	hankintailmoitus
2015-08-04	Ilmoitus tehdystä sopimuksesta

hankintailmoitus (2015-02-25)
Kohde
Hankinnan laajuus
Otsikko: Tietotekniset palvelut: neuvonta, ohjelmistojen kehittäminen, Internet ja tuki
Ilmoituksen metatiedot
Alkukieli: suomi 🗣️
Asiakirjatyyppi: hankintailmoitus
Sopimuksen luonne: Palvelut
Asetus: Euroopan unioni ja WTO-maat
Yhteinen hankintanimikkeistö (CPV)
Koodi: Tietotekniset palvelut: neuvonta, ohjelmistojen kehittäminen, Internet ja tuki 📦

Menettely
Menettelyn tyyppi: Avoin menettely
Tarjouksen tyyppi: Tarjous koskee kaikkia eriä
Myöntämisperusteet
Kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous

Hankintaviranomainen
Tunnistetiedot
Maa: Suomi 🇫🇮
Hankintaviranomaisen tyyppi: Kansallinen tai liittovaltiotason virasto/laitos
Hankintaviranomaisen nimi: Geologian tutkimuskeskus
Postiosoite: Betonimiehenkuja 4
Postinumero: 02151
Postitoimipaikka: Espoo
Yhteystiedot
Internetosoite: http://www.gtk.fi 🌏
Sähköposti: kilpailut@gtk.fi 📧

Viite
Päivämäärät
Lähetyspäivä: 2015-02-25 📅
Tarjousten jättämisen määräaika: 2015-04-21 📅
Julkaisupäivä: 2015-02-27 📅
Tunnisteet
Ilmoituksen numero: 2015/S 041-070211
EUVL-S-numero: 41
Lisätietoja

Tarjouspyyntö liitteineen toimitetaan pyynnöstä kaikille kiinnostuneille. Pyyntö tulee osoittaa hankintayksikölle kirjallisesti sähköpostiosoitteeseen: kilpailut@gtk.fi Yhteydenotossa pyydetään käyttämään viitetieona Asianhallintajärjestelmän kilpailutusta tai asian diaarinumeroa E/52/251/2015. Tarjoajien tulee osoittaa GTK:n hankintaa tai hankintamenettelyä koskevat mahdolliset lisätietopyyntönsä sähköpostitse osoitteeseen kilpailut@gtk.fi viimeistään 20.3.2015 mennessä. Tarjoajien tasapuolisen kohtelun takaamiseksi muulla tavoin esitettyihin kysymyksiin ei vastata. Yhteydenotossa pyydetään käyttämään viitetieona Asianhallintajärjestelmän kilpailutusta tai asian diaarinumeroa E/52/251/2015. Lisätietopyyntöjen perusteella pyydetyt tiedot kootaan ja Tilaajan vastaukset niihin lähetetään sähköpostitse viimeistään 25.3.2015 kaikille tarjoajille, jotka on esittäneet kysymyksen tai jättäneet sähköisen yhteystietonsa kilpailut@gtk.fi -sähköpostiosoitteeseen edellä mainittuun päivään mennessä.

Kohde
Hankinnan laajuus
Lyhyt kuvaus:

— asianhallinta (mm. geneerinen asiankäsittelyprosessi, sähköinen asiakirjojen kierto ja hyväksyminen). Operatiivisessa tietojärjestelmässä syntyvä, muodostuva ja käsiteltävä asiakirjatieto saa tiedonohjaussuunnitelmaan määritellyt oletusmetatietoarvot,

— asiakirjahallinta,

— eAMS- eli tiedonohjausjärjestelmä (TOJ), jossa ylläpidetään tiedonohjaussuunnitelmaa (TOS). Tiedonohjausjärjestelmä ohjaa asiakirjallisen tiedon muodostumista, käsittelyä ja hallintaa määritellyn tehtäväluokituksen mukaisesti,

— kirjaamo-/diaaritoiminnot,

— skannauksen ja sähköpostitoiminnallisuudet,

— sopimushallinta,

— dokumentinhallinta myös niille asiakirjoille, joita ei kirjata GTK:n diaariin,

— arkistointi- ja siirtotoiminnallisuudet.

Hankittavan valmisohjelmiston rakenteen ja sen ominaisuuksien tulee noudattaa Suomen Arkistolaitoksen SÄHKE2-määräyksessä kuvattuja sähköisten asiakirjallisten tietojen käsittelyn, hallinnan ja säilyttämisen periaatteita.

Kaikki hankintaan liittyvät palvelut on toimitettava suomen kielellä. Hankinnan on suunniteltu kattavan seuraavia palveluja:

1. Asianhallintajärjestelmän (valmisohjelmisto) toteutus ja käyttöönotto GTK:ssa sisältäen myös mm. järjestelmätestauksen, koulutukset;

2. Järjestelmän ylläpito- ja tukipalvelut;

3. Järjestelmän jatkokehitys.

Järjestelmän tulee olla selainkäyttöinen. Sisäisen käyttäjän käyttöliittymän tulee olla suomenkielinen.

Hankinnan kohde on kuvattu tarkasti tarjouspyynnössä ja sen liitteissä.

Vaihtoehtojen kuvaus:

Hankintayksikkö varaa oikeuden tehdä julkisista hankinnoista annetun lain 28 §:n mukaisesti lisähankintoja asianhallintajärjestelmän jatkokehittämiseksi enintään 3 vuoden kuluttua alkuperäisen sopimuksen solmimisesta. Lisäpalvelujen kokonaisarvo voi olla enintään 50 prosenttia alkuperäisen hankinnan arvosta. Esimerkki, tämäkin sitoumuksetta ilmoitettu, mahdollisesta optiona hankittavasta ominaisuudesta voisi olla asianhallintajärjestelmän käyttäminen mobiililaitteilla ja/tai intranetin julkaisujärjestelmään liittyvä kehittäminen.

GTK varaa oikeuden myös tilata järjestelmän käyttökoulutusta henkilöstölle käyttöönoton edetessä 2016 GTK:ssa ilmenevien sisäisten tarpeiden mukaisesti.

Viitenumero: Asianhallinnan hankinnan diaarinumero E/52/251/2015

Oikeudelliset, taloudelliset, rahoitukselliset ja tekniset tiedot
Osallistumisehdot
Kelpoisuus harjoittaa ammattitoimintaa:

Vaatimus: Tarjoaja on rekisteröitynyt kaupparekisteriin, ennakkoperintälain mukaiseen ennakkoperintärekisteriin ja työnantajarekisteriin sekä arvonlisäverolain mukaiseen arvonlisäverovelvollisten rekisteriin säädösten sitä edellyttäessä, tai vastaaviin sijoittumismaassaan oleviin rekisteriin. Tarjoajaa ei koske hankintalain 53 §:n tai 54 §:n pakollinen tai harkinnanvarainen poissulkemisperuste. Tarjoaja on ottanut tarjousta tehdessään huomioon ympäristönsuojelua, työsuojelua, työoloja ja työehtoja koskevat Suomen tai sijoittumismaansa lakisääteiset velvoitteet. Tarjoaja nimeää mahdolliset alihankkijansa ja kertoo, mitä työtä alihankkija tulee tekemään. Alihankkijastakin tulee esittää eräät soveltuvuustiedot.

Selvitys: Tarjoukseen on liitettävä Soveltuvuusvaatimuksia koskeva liite (tarjouspyynnön liite 3).

Katso tarkemmin tarjouspyyntö liitteineen.

Taloudellinen ja rahoituksellinen asema:

Vaatimus: Tarjoaja on suorittanut veronsa, eläkemaksunsa ja muut lakisääteiset maksut. Tarjoajalla on voimassaoleva vastuuvakuutus. Tarjoajan tulee olla vakavarainen ja luottokelpoinen. GTK edellyttää vähintään AA-tason luokitusta (Standard&Poorsin, Moodysin-luokitukset).

Selvitys: Tarjoukseen on liitettävä Soveltuvuusvaatimuksia koskeva liite (tarjouspyynnön liite 3), todistus vastuuvakuutuksen olemassaolosta ja Rating Alfa tai vastaava selvitys luottokelpoisuudesta.

Katso tarkemmin tarjouspyyntö liitteineen.

Vähimmäistaso(t): Katso tarkemmin tarjouspyyntö liitteineen.
Tekninen ja ammatillinen pätevyys:

Vaatimus: Tarjoajalla pitää olla kokemusta aiemmin menestyksellisesti suoritetuista tai suoritettavana olevista, samantyyppisistä asianhallintajärjestelmätoimituksista.

Selvitys: tarjouspyynnön liitteenä 4 oleva referenssilomake palautetaan täytettynä.

Vaatimus: Tarjoaja nimeää palvelun tuottamiseen käyttöönottoprojektin avainhenkilöt, joita ovat projektipäällikkö, käytettävyysasiantuntija, asianhallinnan asiantuntija ja järjestelmäarkkitehti.

Selvitys: Avainhenkilöiden ansioluettelot (CV sisältäen asiakasreferenssi tiedot).

Katso tarkemmin tarjouspyyntö liitteineen.

Vähimmäistaso(t):

Tarjoajan aiemmasta kokemuksestsa vähimmäisvaatimuksena on vähintään kaksi (2) GTK:n hankinnan kohdetta vastaavaa hyväksyttyä referenssiä viimeisen kolmen (3) vuoden ajalta, joista vähintään toisen (1 kpl) tulee olla julkishallinnosta. Referenssien tulee olla toteutettu samalla ratkaisuehdotuksella, kuin mitä tarjotaan nyt GTK:lle, ja muutoinkin täyttää liitteessä 4 määritellyt vastaavuuden vaatimukset. Referensseistä on esitettävä yksilöity selvitys. Esitettyjen referenssien on oltava GTK:n tarkistettavissa ja GTK voi tarkistaa referenssitiedot asiakasyritykseltä. Yksilöimättömiä tai anonyymejä referenssejä ei hyväksytä. Tarjoaja ei voi itse toimia referenssinä eikä alihankkijan referenssejä huomioida.

Nimetyillä avainhenkilöillä tulee jokaisella olla vähintään kahden (2) vuoden kokemus kyseisessä asiantuntijatehtävässä toimimisesta sekä näyttöä menestyksellisesti läpiviedyistä samantyyppisistä asianhallintajärjestelmätoimitusprojektien hallinnasta ja vetämisestä vähintään kahdesta (2) aiemmasta asianhallintajärjestelmän toimituksesta siinä roolissa, johon henkilöä nyt esitetään GTK:lle.

Sopimuksen toteuttaminen
Vaadittavat vakuudet ja takuut: Katso tarjouspyyntö liitteineen.
Tärkeimmät rahoitusehdot ja maksujärjestelyt ja/tai viittaus niitä koskeviin säännöksiin: Katso tarjouspyyntö liitteineen.
Henkilöstön nimet ja ammattipätevyydet ✅

Menettely
Tarjouksen voimassaoloaika: 2015-08-31 📅
Myöntämisperusteet
Kriteeri: 1. Kokonaishinta 35 %
2. Tuotteen laadulliset ominaisuudet, 25 %
3. Tuotteen käytettävyyden arviointi, 40 %
4. Katso tarkemmat tiedot vertailutekijöistä tarjouspyynnöstä
Kielet
Kieli: suomi 🗣️

Viite
Tunnisteet
Hankintaviranomaisen antama viitenumero: Asianhallinnan hankinnan diaarinumero E/52/251/2015
Lisätietoja

Tarjouspyyntö liitteineen toimitetaan pyynnöstä kaikille kiinnostuneille. Pyyntö tulee osoittaa hankintayksikölle kirjallisesti sähköpostiosoitteeseen: kilpailut@gtk.fi

Yhteydenotossa pyydetään käyttämään viitetieona Asianhallintajärjestelmän kilpailutusta tai asian diaarinumeroa E/52/251/2015.

Tarjoajien tulee osoittaa GTK:n hankintaa tai hankintamenettelyä koskevat mahdolliset lisätietopyyntönsä sähköpostitse osoitteeseen kilpailut@gtk.fi viimeistään 20.3.2015 mennessä. Tarjoajien tasapuolisen kohtelun takaamiseksi muulla tavoin esitettyihin kysymyksiin ei vastata. Yhteydenotossa pyydetään käyttämään viitetieona Asianhallintajärjestelmän kilpailutusta tai asian diaarinumeroa E/52/251/2015.

Lisätietopyyntöjen perusteella pyydetyt tiedot kootaan ja Tilaajan vastaukset niihin lähetetään sähköpostitse viimeistään 25.3.2015 kaikille tarjoajille, jotka on esittäneet kysymyksen tai jättäneet sähköisen yhteystietonsa kilpailut@gtk.fi -sähköpostiosoitteeseen edellä mainittuun päivään mennessä.

Täydentävät tiedot
Arvostelurunko
Nimi: Markkinaoikeus
Postiosoite: Radanrakentajantie 5
Postitoimipaikka: Helsinki
Postinumero: 00520
Maa: Suomi 🇫🇮
Sähköposti: markkinaoikeus@oikeus.fi 📧
Puhelin: +358 295643300 📞
Internetosoite: http://www.oikeus.fi/markkinaoikeus 🌏
Faksi: +358 295643314 📠
Lähde: OJS 2015/S 041-070211 (2015-02-25)

Ilmoitus tehdystä sopimuksesta (2015-08-04)
Kohde
Hankinnan laajuus
Hankinnan kokonaisarvo: 275 998 💰
Ilmoituksen metatiedot
Asiakirjatyyppi: Ilmoitus tehdystä sopimuksesta
Asetus: Euroopan unioni

Menettely
Tarjouksen tyyppi: Ei sovelleta

Hankintaviranomainen
Yhteystiedot
Internetosoite: http://www.gtk.fi/ 🌏

Viite
Päivämäärät
Lähetyspäivä: 2015-08-04 📅
Julkaisupäivä: 2015-08-07 📅
Tunnisteet
Ilmoituksen numero: 2015/S 151-278974
Viittaa ilmoitukseen: 2015/S 41-070211
EUVL-S-numero: 151
Lisätietoja

Hankintapäätös on tehty 9.6.2015. Hankintasopimus on allekirjoitettu 2.7.2015. Sopimuksen arvoon sisältyvät järjestelmätoimitus, alustava arvio lisätöistä kuluineen, toimituksen aikaiset lisenssikulut sekä 4 vuoden käytön aikaiset lisenssi-, tuki- ja ylläpitokulut.

Menettely
Myöntämisperusteet
Kriteeri: 1. Kokonaishinta (35)
2. Tuotteen laadulliset ominaisuudet (25)
3. Tuotteen käytettävyyden arviointi (40)

Sopimuksen tekeminen
Sopimuksen tekemispäivä: 2015-06-09 📅
Nimi: Triplan Oy
Postiosoite: Kasarmikatu 23 A
Postitoimipaikka: Hämeenlinna
Postinumero: 13100
Maa: Suomi 🇫🇮
Tietoa tarjouskilpailuista
Saatujen tarjousten määrä: 5

Hankintaviranomainen
Tunnistetiedot
Kansallinen rekisterinumero: 2628857-5
Lähde: OJS 2015/S 151-278974 (2015-08-04)

Uudet hankinnat asiaan liittyvissä luokissa 🆕

Tietotekniset palvelut: neuvonta, ohjelmistojen kehittäminen, Internet ja tuki (>20 uudet hankinnat)