Asianhallintajärjestelmä

Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus

Hankinnan kohteena on sähköisen asianhallinnan, tiedonohjauksen, dokumenttienhallinnan ja sähköisen arkistoinnin ratkaisu, jolla tullaan hoitamaan nykyvaatimusten ja säädösten mukaisesti Palkeiden hallinnollinen asia- ja asiakirjahallinta sekä arkistointi sähköisessä muodossa.
Ratkaisun tulee tarjota käyttäjilleen käyttöoikeuksien puitteissa reaaliaikainen näkymä asianhallinnan käsittely- ja toimenpidevaiheista sekä niihin liitetyistä asiakirjoista. Ratkaisun tulee tuottaa tiedon elinkaarenhallinnanpalvelut (asia, asiakirjat) ja sisältää asianhallinnan raportointi- ja hakutoiminnot sekä integrointi muihin dokumentointi- ja julkaisupalveluihin (esim. MS SharePoint, MS Office, MS Exchange). Ratkaisuun tulee olla mahdollista liittää myöhemmin muita asianhallintaa täydentäviä toimintoja ja ratkaisuja kuten sopimustenhallinta sekä kokoustenhallinta. Ratkaisun tulee täyttää SÄHKE2-määräykset ja sisältää aineistojen siirtotoiminnallisuus VAPA- palveluun, mikä mahdollistaa tulevaisuudessa siirtymisen sähköiseen säilyttämiseen myös pysyvästi säilytettävän aineiston osalta.
Ratkaisu hankitaan SaaS-mallilla, ja hankinta sisältää järjestelmän lisensseineen, käyttöpalvelun, toimitusprojektin sekä niiden tuki-, ylläpito- ja kehityspalvelut. Tavoitteena on hankkia valmissovellusratkaisu, jota voidaan mukauttaa toiminnallisten vaatimusten mukaisesti, mutta välttää ratkaisun ylläpitoa hankaloittavia räätälöintejä. Hankinta sisältää myös tarvittavien liittymien rakentamisen operatiivisten järjestelmien ja hankittavan ratkaisun välille.
Ratkaisulla tulee olemaan n. 750 käyttäjää, joista n. 500 on katseluoikeuksilla olevia käyttäjiä.

Määräaika

Tarjousten vastaanottamisen määräaika oli 2015-04-01. Hankinta julkaistiin 2015-02-27.

Toimittajat

Seuraavat toimittajat mainitaan hankintapäätöksissä tai muissa hankinta-asiakirjoissa:

• Triplan Oy

Kuka?

• Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus

Mitä?

• Tietotekniset palvelut: neuvonta, ohjelmistojen kehittäminen, Internet ja tuki

Missä?

• Suomi/Finland › Manner-Suomi

Hankintojen historia

Päivämäärä	Asiakirja
2015-02-27	hankintailmoitus
2015-09-30	Ilmoitus tehdystä sopimuksesta

hankintailmoitus (2015-02-27)
Kohde
Hankinnan laajuus
Otsikko: Tietotekniset palvelut: neuvonta, ohjelmistojen kehittäminen, Internet ja tuki
Ilmoituksen metatiedot
Alkukieli: suomi 🗣️
Asiakirjatyyppi: hankintailmoitus
Sopimuksen luonne: Palvelut
Asetus: Euroopan unioni ja WTO-maat
Yhteinen hankintanimikkeistö (CPV)
Koodi: Tietotekniset palvelut: neuvonta, ohjelmistojen kehittäminen, Internet ja tuki 📦

Menettely
Menettelyn tyyppi: Neuvottelumenettely
Tarjouksen tyyppi: Tarjous koskee kaikkia eriä
Myöntämisperusteet
Kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous

Hankintaviranomainen
Tunnistetiedot
Maa: Suomi 🇫🇮
Hankintaviranomaisen tyyppi: Kansallinen tai liittovaltiotason virasto/laitos
Hankintaviranomaisen nimi: Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus
Postiosoite: PL 49 (Kauppakatu 40)
Postinumero: 80101
Postitoimipaikka: Joensuu

Viite
Päivämäärät
Lähetyspäivä: 2015-02-27 📅
Tarjousten jättämisen määräaika: 2015-04-01 📅
Julkaisupäivä: 2015-03-04 📅
Tunnisteet
Ilmoituksen numero: 2015/S 044-076354
EUVL-S-numero: 44
Lisätietoja

Osallistumishakemuspyynnön liitteineen voi tilata osoitteesta: kilpailutus@hansel.fi

Kohde
Hankinnan laajuus
Lyhyt kuvaus:

Ratkaisun tulee tarjota käyttäjilleen käyttöoikeuksien puitteissa reaaliaikainen näkymä asianhallinnan käsittely- ja toimenpidevaiheista sekä niihin liitetyistä asiakirjoista. Ratkaisun tulee tuottaa tiedon elinkaarenhallinnanpalvelut (asia, asiakirjat) ja sisältää asianhallinnan raportointi- ja hakutoiminnot sekä integrointi muihin dokumentointi- ja julkaisupalveluihin (esim. MS SharePoint, MS Office, MS Exchange). Ratkaisuun tulee olla mahdollista liittää myöhemmin muita asianhallintaa täydentäviä toimintoja ja ratkaisuja kuten sopimustenhallinta sekä kokoustenhallinta. Ratkaisun tulee täyttää SÄHKE2-määräykset ja sisältää aineistojen siirtotoiminnallisuus VAPA- palveluun, mikä mahdollistaa tulevaisuudessa siirtymisen sähköiseen säilyttämiseen myös pysyvästi säilytettävän aineiston osalta.

Ratkaisu hankitaan SaaS-mallilla, ja hankinta sisältää järjestelmän lisensseineen, käyttöpalvelun, toimitusprojektin sekä niiden tuki-, ylläpito- ja kehityspalvelut. Tavoitteena on hankkia valmissovellusratkaisu, jota voidaan mukauttaa toiminnallisten vaatimusten mukaisesti, mutta välttää ratkaisun ylläpitoa hankaloittavia räätälöintejä. Hankinta sisältää myös tarvittavien liittymien rakentamisen operatiivisten järjestelmien ja hankittavan ratkaisun välille.

Ratkaisulla tulee olemaan n. 750 käyttäjää, joista n. 500 on katseluoikeuksilla olevia käyttäjiä.

Viitenumero: Dnro 141/02.05.02/15

Oikeudelliset, taloudelliset, rahoitukselliset ja tekniset tiedot
Osallistumisehdot
Kelpoisuus harjoittaa ammattitoimintaa:

Ammatti- ja elinkeinorekisterimerkintä

Selvitys

Ehdokas vakuuttaa täyttävänsä rekisteröitymistä koskevan vaatimuksen ja sitoutuu pyynnöstä toimittamaan selvityksen rekisterimerkinnöistä.

Vaatimus

Ehdokas on sijoittautumismaassaan merkitty ammatti- tai elinkeinorekisteriin, jos ehdokas on sijoittautumismaansa lainsäädännön mukaan velvollinen rekisteröitymään kyseisiin rekistereihin. Jos osallistumishakemus tehdään ryhmittymänä, vaatimus koskee ryhmittymän kaikkia jäseniä.

Taloudellinen ja rahoituksellinen asema:

Verojen ja sosiaaliturvamaksujen maksaminen sekä hankintalain poissulkemisperusteet

Selvitys

Ehdokas vakuuttaa, että:

1) se on täyttänyt velvollisuutensa suorittaa sijoittautumismaansa lainsäädännön mukaiset verot ja sosiaaliturvamaksut sekä Suomen lainsäädännön mukaiset verot ja sosiaaliturvamaksut, jos ehdokas on Suomessa verovelvollinen ja velvollinen maksamaan sosiaaliturvamaksuja taikka, jos ehdokkaalla on verovelkaa tai maksamattomia sosiaaliturvamaksuja, ehdokas on liittänyt tämän vakuutuksen liitteeksi selvityksen verovelasta ja/tai maksamattomista sosiaaliturvamaksuista sekä maksusuunnitelmasta;

2) ehdokasyritystä tai sen johtohenkilöä taikka edustus-, päätös- tai valvontavaltaa käyttävää henkilöä ei ole tuomittu hankintalain 53 §:n mukaisesta yritystoimintaan liittyvästä rikoksesta;

3) osallistumishakemusta laadittaessa on otettu huomioon verotusta, ympäristönsuojelua, työsuojelua, työoloja ja työehtoja koskevat lakisääteiset velvoitteet.

Ehdokas vakuuttaa asetettujen vaatimusten täyttyvän ja toimittaa pyynnöstä selvityksen.

Vakavaraisuus, taloudellinen kantokyky ja maksukyky

Ehdokas vakuuttaa täyttävänsä vakavaraisuutta, taloudellista kantokykyä ja maksukykyä koskevan vaatimuksen ja sitoutuu pyynnöstä toimittamaan tilinpäätöstiedot ja/tai muun selvityksen.

Liikevaihto

Ehdokas vakuuttaa täyttävänsä liikevaihtoa koskevan vaatimuksen ja toimittaa pyynnöstä selvityksen.

Vähimmäistaso(t):

Verojen ja sosiaaliturvamaksujen maksaminen sekä hankintalain poissulkemisperusteet

Vaatimus

Ehdokas on täyttänyt verojen ja sosiaaliturvamaksujen maksamista koskevat velvoitteet viimeistään hakemusajan päättymishetkellä eikä ehdokasta koske hankintalain 53 §:n mukainen poissulkemisperuste. Jos osallistumishakemus tehdään ryhmittymänä, vaatimukset koskevat kaikkia ryhmittymän jäseniä. Vaatimuksena lisäksi on, että osallistumishakemusta tehtäessä on huomioitu hankintalain 50 §:n mukaisesti verotukseen, ympäristönsuojeluun ja työoloja koskeviin säännöksiin liittyvät velvoitteet.

Vakavaraisuus, taloudellinen kantokyky ja maksukyky

Ehdokkaalla on oltava riittävä vakavaraisuus, taloudellinen kantokyky sekä maksukyky hankinnan kohteena olevien palvelujen tuottamiseen. Ehdokkaan taloudellisen tilanteen on oltava sellainen, että se on Suomen Asiakastieto Oy:n riskimittarin riskiluokituksessa osallistumishakemusajan päättyessä 1–3. Jos ehdokkaan tietoja ei ole Suomen Asiakastieto Oy:n rekisterissä, ehdokkaan tilanne arvioidaan pyydettäessä toimitettavien tilinpäätöstietojen ja/tai muun vastaavan selvityksen perusteella. Jos osallistumishakemus tehdään ryhmittymänä, vaatimus koskee ryhmittymän kaikkia jäseniä.

Tarjoajat, joiden riskiluokitus Suomen Asiakastieto Oy:n riskiluokituksessa on tarjousajan päättyessä 4–5 tai joiden vakavaraisuuden, taloudellisen kantokyvyn sekä maksukyvyn arvioidaan vastaavan riskiluokkaa 4–5, voidaan sulkea hankintamenettelyn ulkopuolelle.

Liikevaihto

Ehdokkaan liikevaihto on vähintään 300 000 EUR vuodessa viimeisimmältä vahvistetulta tilikaudelta. Jos osallistumishakemus tehdään ryhmittymänä, ryhmittymän jäsenet voivat täyttää vaatimuksen yhdessä. Jos ehdokas käyttää alihankkijoita, ehdokas alihankkijoineen voi täyttää vaatimuksen yhdessä, jolloin ehdokkaalta voidaan pyytää selvitys taloudellisten voimavarojen olemassaoloa koskevista sitoumuksista ja sopimuksista.

Tekninen ja ammatillinen pätevyys:

Alihankkijat

Selvitys

Jos ehdokas käyttää alihankkijoita, ehdokas vakuuttaa täyttävänsä alihankkijoiden käyttöä koskevan vaatimuksen.

Ehdokas vakuuttaa antavansa pyydetyt tiedot alihankkijoista sekä toimittaa pyynnöstä selvityksen alihankkijoiden kanssa tehdyistä sopimuksista ja sitoumuksista. Sitoumuksia voidaan pyytää missä tahansa neuvottelumenettelyn vaiheessa.

Ehdokkaan tulee liittää osallistumishakemukseen selvitys mahdollisten alihankkijoiden käyttämisestä.

Selvityksessä tulee kuvata kaikki ne alihankkijat, jotka osallistuvat suoraan hankinnan kohteen toimittamiseen esim. systeemityö- tai muita asiantuntijapalveluita tuottava toimittaja ja tukipalveluiden toimittaja. Hallinnollisia alihankkijoita, kuten kirjanpito- ja turvallisuuspalveluita tuottavia toimittajia, ei tarvitse mainita.

Ehdokkaan kokemus hankinnan kohteena olevien palveluiden toimittamisesta

Ehdokas vakuuttaa täyttävänsä vaaditun kokemuksen hankinnan kohteena olevien palveluiden toimittamisesta ja ehdokas on liittänyt osallistumishakemukseen selvityksen referensseistä.

Vähimmäistaso(t):

Alihankkijat

Ehdokkaalla on käytettävissään osallistumishakemuksessa ilmoitettujen alihankkijoiden voimavarat hankinnan toteuttamisessa. Ehdokas sitoutuu vastuuseen alihankkijoidensa toiminnasta. Osallistumishakemuksessa ilmoitetut alihankkijat tullaan nimeämään sopimuksessa. Alihankkijoiden muuttaminen ja vaihtaminen on vain rajoitetusti mahdollista.

Ehdokkaan kokemus hankinnan kohteena olevien palveluiden toimittamisesta

Ehdokkaalla on kokemusta hankinnan kohteena olevan järjestelmän ja siihen liittyvien palveluiden toimittamisesta.

Vähimmäisvaatimuksena ovat seuraavat referenssityypit:

— referenssityyppi 1: Ehdokkaalla tulee olla vähintään 2 referenssiä toimitetusta ja tuotantokäyttöönotetusta asiankäsittelyjärjestelmästä, joka sisältää vähintään asianhallinnan käsittelyprosessit sekä dokumentinhallinnan ja sähköisen säilyttämisen vaatimukset täyttävän säilytysratkaisun toiminnallisuudet.

Ratkaisun tulee sisältää työnkulkujen ja tehtävien ohjauksen hallinnollisten tai liiketoimintaprosessien kuvausten mukaisesti. Toimitetussa järjestelmässä tulee näkyä käyttöliittymässä vireillä olevat tehtävät ja niiden tilat, sen tulee tukea raportointia (esim. määräaikojen seuranta) sekä mahdollistaa tuki usealle arkistonmuodostajalle. Toimitettujen järjestelmien tulee sisältää tiedonohjausjärjestelmän, jossa hallinnoidaan organisaation tehtäväluokitusta tai vastaavaa. Asiankäsittelyjärjestelmä saa automaattisesti metatietoja tiedonohjaussuunnitelmasta asiakirjojen elinkaarenhallinnassa niiden syntymisestä säilyttämiseen/tuhoamiseen. Järjestelmällä tulee hallita voimassa olevaa tiedonohjaussuunnitelmaa sähköisesti. Järjestelmässä tulee olla tuki roolipohjaisen käyttöoikeuksien hallintaan asian elinkaaren mukaisesti. Järjestelmässä tulee olla lokitus, jonka kautta voidaan tarkastella järjestelmän käyttöä (kuka, mitä, milloin, jne.).

Järjestelmän tulee sisältää laajat hakutoiminnallisuudet, jossa haut voivat kohdistua käyttäjän omiin työn alla oleviin ja päättyneisiin tehtäviin sekä vastaavasti muiden käyttäjien tehtäviin. Haut kohdistuvat sekä metatietoihin että dokumenttien sisältöihin. Järjestelmän tulee hallita dokumenttien hävittämisen TOS:n mukaisesti. Säilytysratkaisun tulee sisältää arkistolaitoksen vaatimusten (SÄHKE) mukainen säilyttämisen ja hävittämisen toiminnallisuudet,

— referenssityyppi 2: Ehdokkaalla tulee olla vähintään 1 referenssi, jossa asiankäsittelyjärjestelmästä on toteutettu liittymä (integraatio) organisaation muuhun liiketoimintaprosessiin siten että järjestelmä tukee ko. prosessissa liikkuvien dokumenttien sähköistä elinkaarenhallintaa. Asiankäsittelyjärjestelmä on integroitu ja tukee ulkoisten asiakasryhmien sähköisesti toteutettuja asiointipalveluja.

Jokaisen mainitun referenssin tulee täyttää seuraavat vaatimukset:

— referenssit ovat viimeisen 3 vuoden ajalta,

— referensseistä kaksi (2) tulee olla toimitettu SaaS-palveluna, jossa toimittaja tuottaa koko järjestelmän palveluna,

— referenssitoimituksen tulee olla menestyksekkäästi toimitettu,

— referenssinä toimitettu järjestelmä on olennaisilta osin sama tai samaa tuoteperhettä kuin ehdokkaan tässä hankinnassa tarjoama ratkaisu,

— käyttöönoton hyväksyntä on tapahtunut ennen osallistumishakemuksen jättämistä. Referenssinä ei voi olla sellainen toimitus, jota ei ole otettu tuotantokäyttöön,

— referenssien tulee olla edelleen tuotantokäytössä,

— referenssien tulee olla hankintayksikön tarkistettavissa.

Referenssien on oltava eri hankkeista. Vähimmäisvaatimuksena olevien referenssien lisäksi Ehdokas voi esittää lisäreferenssejä osallistumispyynnön mukaisesti.

Jos osallistumishakemus tehdään ryhmittymänä, ryhmittymän jäsenet voivat täyttää vaatimuksen yhdessä. Jos ehdokas käyttää alihankkijoita, ehdokas alihankkijoineen voi täyttää vaatimuksen yhdessä.

Menettely
Ehdokkaiden arvioitu määrä: 4
Puolueettomat valintaperusteet:

Hankintamenettely on neuvottelumenettely, koska hankintayksikkö on arvioinut tietojärjestelmähankinnan monimutkaiseksi hankinnaksi, jossa hankintayksikkö ei pysty hankinnan luonteen vuoksi laatimaan tarjouspyyntöä ja tehtävänmäärittelyä niin tarkasti ja tyhjentävästi, että paras tarjous voitaisiin valita avointa tai rajoitettua menettelyä käyttäen.

Tarjouksen voimassaoloaika: 6 kuukautta
Kielet
Kieli: suomi 🗣️

Hankintaviranomainen
Yhteystiedot
Nimi: Hansel Oy
Postiosoite: PL 1386, Mannerheiminaukio 1 A
Postitoimipaikka: Helsinki
Postinumero: 00101
Sähköposti: kilpailutus@hansel.fi 📧

Viite
Tunnisteet
Hankintaviranomaisen antama viitenumero: Dnro 141/02.05.02/15

Täydentävät tiedot
Arvostelurunko
Nimi: Markkinaoikeus
Postiosoite: Radanrakentajantie 5
Postitoimipaikka: Helsinki
Postinumero: 00520
Maa: Suomi 🇫🇮
Sähköposti: markkinaoikeus@oikeus.fi 📧
Puhelin: +358 295643300 📞
Internetosoite: http://www.oikeus.fi/markkinaoikeus 🌏
Faksi: +358 295643314 📠
Palvelu, josta voi saada tietoja uudelleentarkastelumenettelystä
Sama kuin: Yhteystiedot
Lähde: OJS 2015/S 044-076354 (2015-02-27)

Ilmoitus tehdystä sopimuksesta (2015-09-30)
Kohde
Hankinnan laajuus
Hankinnan kokonaisarvo: 401 250 💰
Ilmoituksen metatiedot
Asiakirjatyyppi: Ilmoitus tehdystä sopimuksesta

Menettely
Tarjouksen tyyppi: Ei sovelleta

Hankintaviranomainen
Tunnistetiedot
Hankintaviranomaisen nimi: Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus (Palkeet)
Yhteystiedot
Puhelin: +358 294444200 📞

Viite
Päivämäärät
Lähetyspäivä: 2015-09-30 📅
Julkaisupäivä: 2015-10-02 📅
Tunnisteet
Ilmoituksen numero: 2015/S 191-346215
Viittaa ilmoitukseen: 2015/S 44-076354
EUVL-S-numero: 191

Kohde
Hankinnan laajuus
Viitenumero: Dnro 404/02 05 02/2015

Menettely
Myöntämisperusteet
Kriteeri: 1. Hinta (70)
2. Laatu (30)

Sopimuksen tekeminen
Nimi: Triplan Oy
Postiosoite: Kasarmikatu 23 A
Postitoimipaikka: Hämeenlinna
Postinumero: 13100

Hankintaviranomainen
Tunnistetiedot
Kansallinen rekisterinumero: 2628857-5
Lähde: OJS 2015/S 191-346215 (2015-09-30)

Uudet hankinnat asiaan liittyvissä luokissa 🆕

Tietotekniset palvelut: neuvonta, ohjelmistojen kehittäminen, Internet ja tuki (>20 uudet hankinnat)