Asianhallintajärjestelmä

Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus

Hankinnan kohteena on sähköisen asianhallinnan, tiedonohjauksen, dokumenttienhallinnan ja sähköisen arkistoinnin ratkaisu, jolla tullaan hoitamaan nykyvaatimusten ja säädösten mukaisesti Palkeiden hallinnollinen asia- ja asiakirjahallinta sekä arkistointi sähköisessä muodossa.
Ratkaisun tulee tarjota käyttäjilleen käyttöoikeuksien puitteissa reaaliaikainen näkymä asianhallinnan käsittely- ja toimenpidevaiheista sekä niihin liitetyistä asiakirjoista. Ratkaisun tulee tuottaa tiedon elinkaarenhallinnanpalvelut (asia, asiakirjat) ja sisältää asianhallinnan raportointi- ja hakutoiminnot sekä integrointi muihin dokumentointi- ja julkaisupalveluihin (esim. MS SharePoint, MS Office, MS Exchange). Ratkaisuun tulee olla mahdollista liittää myöhemmin muita asianhallintaa täydentäviä toimintoja ja ratkaisuja kuten sopimustenhallinta sekä kokoustenhallinta. Ratkaisun tulee täyttää SÄHKE2-määräykset ja sisältää aineistojen siirtotoiminnallisuus VAPA- palveluun, mikä mahdollistaa tulevaisuudessa siirtymisen sähköiseen säilyttämiseen myös pysyvästi säilytettävän aineiston osalta.
Ratkaisu hankitaan SaaS-mallilla, ja hankinta sisältää järjestelmän lisensseineen, käyttöpalvelun, toimitusprojektin sekä niiden tuki-, ylläpito- ja kehityspalvelut. Tavoitteena on hankkia valmissovellusratkaisu, jota voidaan mukauttaa toiminnallisten vaatimusten mukaisesti, mutta välttää ratkaisun ylläpitoa hankaloittavia räätälöintejä. Hankinta sisältää myös tarvittavien liittymien rakentamisen operatiivisten järjestelmien ja hankittavan ratkaisun välille.
Ratkaisulla tulee olemaan n. 750 käyttäjää, joista n. 500 on katseluoikeuksilla olevia käyttäjiä.

Määräaika

Tarjousten vastaanottamisen määräaika oli 2015-04-01. Hankinta julkaistiin 2015-02-27.

Toimittajat

Seuraavat toimittajat mainitaan hankintapäätöksissä tai muissa hankinta-asiakirjoissa:

Kuka? Mitä? Missä?
Hankintojen historia
Päivämäärä Asiakirja
2015-02-27 hankintailmoitus
2015-09-30 Ilmoitus tehdystä sopimuksesta
hankintailmoitus (2015-02-27)
Kohde
Hankinnan laajuus
Otsikko: Tietotekniset palvelut: neuvonta, ohjelmistojen kehittäminen, Internet ja tuki
Ilmoituksen metatiedot
Alkukieli: suomi 🗣️
Asiakirjatyyppi: hankintailmoitus
Sopimuksen luonne: Palvelut
Asetus: Euroopan unioni ja WTO-maat
Yhteinen hankintanimikkeistö (CPV)
Koodi: Tietotekniset palvelut: neuvonta, ohjelmistojen kehittäminen, Internet ja tuki 📦

Menettely
Menettelyn tyyppi: Neuvottelumenettely
Tarjouksen tyyppi: Tarjous koskee kaikkia eriä
Myöntämisperusteet
Kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous

Hankintaviranomainen
Tunnistetiedot
Maa: Suomi 🇫🇮
Hankintaviranomaisen tyyppi: Kansallinen tai liittovaltiotason virasto/laitos
Hankintaviranomaisen nimi: Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus
Postiosoite: PL 49 (Kauppakatu 40)
Postinumero: 80101
Postitoimipaikka: Joensuu

Viite
Päivämäärät
Lähetyspäivä: 2015-02-27 📅
Tarjousten jättämisen määräaika: 2015-04-01 📅
Julkaisupäivä: 2015-03-04 📅
Tunnisteet
Ilmoituksen numero: 2015/S 044-076354
EUVL-S-numero: 44
Lisätietoja

“Osallistumishakemuspyynnön liitteineen voi tilata osoitteesta: kilpailutus@hansel.fi”

Kohde
Hankinnan laajuus
Lyhyt kuvaus:
“Hankinnan kohteena on sähköisen asianhallinnan, tiedonohjauksen, dokumenttienhallinnan ja sähköisen arkistoinnin ratkaisu, jolla tullaan hoitamaan...”    Näytä lisää

“Ratkaisun tulee tarjota käyttäjilleen käyttöoikeuksien puitteissa reaaliaikainen näkymä asianhallinnan käsittely- ja toimenpidevaiheista sekä niihin...”    Näytä lisää
Näytä lisää (2)
“Ratkaisu hankitaan SaaS-mallilla, ja hankinta sisältää järjestelmän lisensseineen, käyttöpalvelun, toimitusprojektin sekä niiden tuki-, ylläpito- ja...”    Näytä lisää

“Ratkaisulla tulee olemaan n. 750 käyttäjää, joista n. 500 on katseluoikeuksilla olevia käyttäjiä.”
Viitenumero: Dnro 141/02.05.02/15

Oikeudelliset, taloudelliset, rahoitukselliset ja tekniset tiedot
Osallistumisehdot
Kelpoisuus harjoittaa ammattitoimintaa:
“Ammatti- ja elinkeinorekisterimerkintä”

“Selvitys”
Näytä lisää (3)
“Ehdokas vakuuttaa täyttävänsä rekisteröitymistä koskevan vaatimuksen ja sitoutuu pyynnöstä toimittamaan selvityksen rekisterimerkinnöistä.”

“Vaatimus”

“Ehdokas on sijoittautumismaassaan merkitty ammatti- tai elinkeinorekisteriin, jos ehdokas on sijoittautumismaansa lainsäädännön mukaan velvollinen...”    Näytä lisää
Taloudellinen ja rahoituksellinen asema:
“Verojen ja sosiaaliturvamaksujen maksaminen sekä hankintalain poissulkemisperusteet”

“Selvitys”
Näytä lisää (9)
“Ehdokas vakuuttaa, että:”

“1) se on täyttänyt velvollisuutensa suorittaa sijoittautumismaansa lainsäädännön mukaiset verot ja sosiaaliturvamaksut sekä Suomen lainsäädännön mukaiset...”    Näytä lisää

“2) ehdokasyritystä tai sen johtohenkilöä taikka edustus-, päätös- tai valvontavaltaa käyttävää henkilöä ei ole tuomittu hankintalain 53 §:n mukaisesta...”    Näytä lisää

“3) osallistumishakemusta laadittaessa on otettu huomioon verotusta, ympäristönsuojelua, työsuojelua, työoloja ja työehtoja koskevat lakisääteiset velvoitteet.”

“Ehdokas vakuuttaa asetettujen vaatimusten täyttyvän ja toimittaa pyynnöstä selvityksen.”

“Vakavaraisuus, taloudellinen kantokyky ja maksukyky”

“Ehdokas vakuuttaa täyttävänsä vakavaraisuutta, taloudellista kantokykyä ja maksukykyä koskevan vaatimuksen ja sitoutuu pyynnöstä toimittamaan...”    Näytä lisää

“Liikevaihto”

“Ehdokas vakuuttaa täyttävänsä liikevaihtoa koskevan vaatimuksen ja toimittaa pyynnöstä selvityksen.”
Vähimmäistaso(t):
“Verojen ja sosiaaliturvamaksujen maksaminen sekä hankintalain poissulkemisperusteet”

“Vaatimus”
Näytä lisää (6)
“Ehdokas on täyttänyt verojen ja sosiaaliturvamaksujen maksamista koskevat velvoitteet viimeistään hakemusajan päättymishetkellä eikä ehdokasta koske...”    Näytä lisää

“Vakavaraisuus, taloudellinen kantokyky ja maksukyky”

“Ehdokkaalla on oltava riittävä vakavaraisuus, taloudellinen kantokyky sekä maksukyky hankinnan kohteena olevien palvelujen tuottamiseen. Ehdokkaan...”    Näytä lisää

“Tarjoajat, joiden riskiluokitus Suomen Asiakastieto Oy:n riskiluokituksessa on tarjousajan päättyessä 4–5 tai joiden vakavaraisuuden, taloudellisen...”    Näytä lisää

“Liikevaihto”

“Ehdokkaan liikevaihto on vähintään 300 000 EUR vuodessa viimeisimmältä vahvistetulta tilikaudelta. Jos osallistumishakemus tehdään ryhmittymänä, ryhmittymän...”    Näytä lisää
Tekninen ja ammatillinen pätevyys:
“Alihankkijat”

“Selvitys”
Näytä lisää (6)
“Jos ehdokas käyttää alihankkijoita, ehdokas vakuuttaa täyttävänsä alihankkijoiden käyttöä koskevan vaatimuksen.”

“Ehdokas vakuuttaa antavansa pyydetyt tiedot alihankkijoista sekä toimittaa pyynnöstä selvityksen alihankkijoiden kanssa tehdyistä sopimuksista ja...”    Näytä lisää

“Ehdokkaan tulee liittää osallistumishakemukseen selvitys mahdollisten alihankkijoiden käyttämisestä.”

“Selvityksessä tulee kuvata kaikki ne alihankkijat, jotka osallistuvat suoraan hankinnan kohteen toimittamiseen esim. systeemityö- tai muita...”    Näytä lisää

“Ehdokkaan kokemus hankinnan kohteena olevien palveluiden toimittamisesta”

“Ehdokas vakuuttaa täyttävänsä vaaditun kokemuksen hankinnan kohteena olevien palveluiden toimittamisesta ja ehdokas on liittänyt osallistumishakemukseen...”    Näytä lisää
Vähimmäistaso(t):
“Alihankkijat”

“Ehdokkaalla on käytettävissään osallistumishakemuksessa ilmoitettujen alihankkijoiden voimavarat hankinnan toteuttamisessa. Ehdokas sitoutuu vastuuseen...”    Näytä lisää
Näytä lisää (17)
“Ehdokkaan kokemus hankinnan kohteena olevien palveluiden toimittamisesta”

“Ehdokkaalla on kokemusta hankinnan kohteena olevan järjestelmän ja siihen liittyvien palveluiden toimittamisesta.”

“Vähimmäisvaatimuksena ovat seuraavat referenssityypit:”

“— referenssityyppi 1: Ehdokkaalla tulee olla vähintään 2 referenssiä toimitetusta ja tuotantokäyttöönotetusta asiankäsittelyjärjestelmästä, joka sisältää...”    Näytä lisää

“Ratkaisun tulee sisältää työnkulkujen ja tehtävien ohjauksen hallinnollisten tai liiketoimintaprosessien kuvausten mukaisesti. Toimitetussa järjestelmässä...”    Näytä lisää

“Järjestelmän tulee sisältää laajat hakutoiminnallisuudet, jossa haut voivat kohdistua käyttäjän omiin työn alla oleviin ja päättyneisiin tehtäviin sekä...”    Näytä lisää

“— referenssityyppi 2: Ehdokkaalla tulee olla vähintään 1 referenssi, jossa asiankäsittelyjärjestelmästä on toteutettu liittymä (integraatio) organisaation...”    Näytä lisää

“Jokaisen mainitun referenssin tulee täyttää seuraavat vaatimukset:”

“— referenssit ovat viimeisen 3 vuoden ajalta,”

“— referensseistä kaksi (2) tulee olla toimitettu SaaS-palveluna, jossa toimittaja tuottaa koko järjestelmän palveluna,”

“— referenssitoimituksen tulee olla menestyksekkäästi toimitettu,”

“— referenssinä toimitettu järjestelmä on olennaisilta osin sama tai samaa tuoteperhettä kuin ehdokkaan tässä hankinnassa tarjoama ratkaisu,”

“— käyttöönoton hyväksyntä on tapahtunut ennen osallistumishakemuksen jättämistä. Referenssinä ei voi olla sellainen toimitus, jota ei ole otettu tuotantokäyttöön,”    Näytä lisää

“— referenssien tulee olla edelleen tuotantokäytössä,”

“— referenssien tulee olla hankintayksikön tarkistettavissa.”

“Referenssien on oltava eri hankkeista. Vähimmäisvaatimuksena olevien referenssien lisäksi Ehdokas voi esittää lisäreferenssejä osallistumispyynnön mukaisesti.”

“Jos osallistumishakemus tehdään ryhmittymänä, ryhmittymän jäsenet voivat täyttää vaatimuksen yhdessä. Jos ehdokas käyttää alihankkijoita, ehdokas...”    Näytä lisää

Menettely
Ehdokkaiden arvioitu määrä: 4
Puolueettomat valintaperusteet:
“Hankintamenettely on neuvottelumenettely, koska hankintayksikkö on arvioinut tietojärjestelmähankinnan monimutkaiseksi hankinnaksi, jossa hankintayksikkö ei...”    Näytä lisää
Tarjouksen voimassaoloaika: 6 kuukautta
Kielet
Kieli: suomi 🗣️

Hankintaviranomainen
Yhteystiedot
Nimi: Hansel Oy
Postiosoite: PL 1386, Mannerheiminaukio 1 A
Postitoimipaikka: Helsinki
Postinumero: 00101
Maa: Suomi 🇫🇮
Sähköposti: kilpailutus@hansel.fi 📧

Viite
Tunnisteet
Hankintaviranomaisen antama viitenumero: Dnro 141/02.05.02/15

Täydentävät tiedot
Arvostelurunko
Nimi: Markkinaoikeus
Postiosoite: Radanrakentajantie 5
Postitoimipaikka: Helsinki
Postinumero: 00520
Maa: Suomi 🇫🇮
Sähköposti: markkinaoikeus@oikeus.fi 📧
Puhelin: +358 295643300 📞
Internetosoite: http://www.oikeus.fi/markkinaoikeus 🌏
Faksi: +358 295643314 📠
Palvelu, josta voi saada tietoja uudelleentarkastelumenettelystä
Nimi: Hansel Oy
Postiosoite: PL 1386, Mannerheiminaukio 1 A
Postitoimipaikka: Helsinki
Postinumero: 00101
Lähde: OJS 2015/S 044-076354 (2015-02-27)
Ilmoitus tehdystä sopimuksesta (2015-09-30)
Kohde
Hankinnan laajuus
Hankinnan kokonaisarvo: 401 250 💰
Ilmoituksen metatiedot
Asiakirjatyyppi: Ilmoitus tehdystä sopimuksesta

Menettely
Tarjouksen tyyppi: Ei sovelleta

Hankintaviranomainen
Tunnistetiedot
Hankintaviranomaisen nimi: Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus (Palkeet)
Yhteystiedot
Puhelin: +358 294444200 📞

Viite
Päivämäärät
Lähetyspäivä: 2015-09-30 📅
Julkaisupäivä: 2015-10-02 📅
Tunnisteet
Ilmoituksen numero: 2015/S 191-346215
Viittaa ilmoitukseen: 2015/S 44-076354
EUVL-S-numero: 191

Kohde
Hankinnan laajuus
Viitenumero: Dnro 404/02 05 02/2015

Menettely
Myöntämisperusteet
Kriteeri: 1. Hinta (70)
2. Laatu (30)

Sopimuksen tekeminen
Nimi: Triplan Oy
Postiosoite: Kasarmikatu 23 A
Postitoimipaikka: Hämeenlinna
Postinumero: 13100

Hankintaviranomainen
Tunnistetiedot
Kansallinen rekisterinumero: 2628857-5
Lähde: OJS 2015/S 191-346215 (2015-09-30)