Asianhallintajärjestelmä
Hankinnan kohteena on sähköisen asianhallinnan, tiedonohjauksen, dokumenttienhallinnan ja sähköisen arkistoinnin ratkaisu, jolla tullaan hoitamaan nykyvaatimusten ja säädösten mukaisesti Palkeiden hallinnollinen asia- ja asiakirjahallinta sekä arkistointi sähköisessä muodossa.
Ratkaisun tulee tarjota käyttäjilleen käyttöoikeuksien puitteissa reaaliaikainen näkymä asianhallinnan käsittely- ja toimenpidevaiheista sekä niihin liitetyistä asiakirjoista. Ratkaisun tulee tuottaa tiedon elinkaarenhallinnanpalvelut (asia, asiakirjat) ja sisältää asianhallinnan raportointi- ja hakutoiminnot sekä integrointi muihin dokumentointi- ja julkaisupalveluihin (esim. MS SharePoint, MS Office, MS Exchange). Ratkaisuun tulee olla mahdollista liittää myöhemmin muita asianhallintaa täydentäviä toimintoja ja ratkaisuja kuten sopimustenhallinta sekä kokoustenhallinta. Ratkaisun tulee täyttää SÄHKE2-määräykset ja sisältää aineistojen siirtotoiminnallisuus VAPA- palveluun, mikä mahdollistaa tulevaisuudessa siirtymisen sähköiseen säilyttämiseen myös pysyvästi säilytettävän aineiston osalta.
Ratkaisu hankitaan SaaS-mallilla, ja hankinta sisältää järjestelmän lisensseineen, käyttöpalvelun, toimitusprojektin sekä niiden tuki-, ylläpito- ja kehityspalvelut. Tavoitteena on hankkia valmissovellusratkaisu, jota voidaan mukauttaa toiminnallisten vaatimusten mukaisesti, mutta välttää ratkaisun ylläpitoa hankaloittavia räätälöintejä. Hankinta sisältää myös tarvittavien liittymien rakentamisen operatiivisten järjestelmien ja hankittavan ratkaisun välille.
Ratkaisulla tulee olemaan n. 750 käyttäjää, joista n. 500 on katseluoikeuksilla olevia käyttäjiä.
Määräaika
Tarjousten vastaanottamisen määräaika oli 2015-04-01.
Hankinta julkaistiin 2015-02-27.
Toimittajat
Seuraavat toimittajat mainitaan hankintapäätöksissä tai muissa hankinta-asiakirjoissa:
Kuka?
Mitä?
Missä?
Hankintojen historia
| Päivämäärä |
Asiakirja |
| 2015-02-27
|
hankintailmoitus
|
| 2015-09-30
|
Ilmoitus tehdystä sopimuksesta
|