Taloushallintopalvelut

Suomen itsenäisyyden juhlarahasto

Hankinnan kohteena ovat Sitran ostolaskujen käsittely, matka- ja kululaskujen käsittely sekä taloushallinnon järjestelmien kokonaisratkaisu Saas-palveluna. Kun tässä tarjouspyynnössä jälkeenpäin mainitaan taloushallintopalvelut, sillä tarkoitetaan edellä kuvattua palvelukokonaisuutta. Hankinnan kohde on tarkemmin kuvattu tarjouspyynnön liitteessä 1.
Palvelut on tarkoitus ottaa käyttöön viimeistään neljän kuukauden kuluttua sopimuksen allekirjoittamisesta. Tavoitteena on, että hankittavia palveluita koskeva sopimus tehdään viimeistään toukokuun alussa 2014, jonka jälkeen alkaa käyttöönotto.
Muut tiedot tarjouspyyntöasiakirjojen mukaisesti.

Määräaika

Tarjousten vastaanottamisen määräaika oli 2014-03-27. Hankinta julkaistiin 2014-02-14.

Toimittajat

Seuraavat toimittajat mainitaan hankintapäätöksissä tai muissa hankinta-asiakirjoissa:

• Efima Oy

Kuka?

• Suomen itsenäisyyden juhlarahasto

Mitä?

• Kirjanpito-, tilintarkastus- ja verotuspalvelut › Kirjanpito- ja tilintarkastuspalvelut

Missä?

• Suomi/Finland › Manner-Suomi

Hankintojen historia

Päivämäärä	Asiakirja
2014-02-14	hankintailmoitus
2014-06-04	Ilmoitus tehdystä sopimuksesta

hankintailmoitus (2014-02-14)
Kohde
Hankinnan laajuus
Otsikko: Kirjanpito- ja tilintarkastuspalvelut
Määrä tai laajuus:

Valitun toimittajan kanssa tehtävä sopimus on voimassa toistaiseksi. Hankintayksikkö arvioi, että sopimus tullaan kilpailuttamaan uudelleen arviolta 6 vuoden kuluttua. Koko sopimuskauden ajan tilaajalla on sopimuksessa tarkemmin määritelty irtisanomisoikeus.Hankinnan arvon ennakoidaan ylittävän EU-kynnysarvon.

Ilmoituksen metatiedot
Alkukieli: suomi 🗣️
Asiakirjatyyppi: hankintailmoitus
Sopimuksen luonne: Palvelut
Asetus: Euroopan unioni ja WTO-maat
Yhteinen hankintanimikkeistö (CPV)
Koodi: Kirjanpito- ja tilintarkastuspalvelut 📦

Menettely
Menettelyn tyyppi: Avoin menettely
Tarjouksen tyyppi: Tarjous koskee kaikkia eriä
Myöntämisperusteet
Kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous

Hankintaviranomainen
Tunnistetiedot
Maa: Suomi 🇫🇮
Hankintaviranomaisen tyyppi: Muu
Hankintaviranomaisen nimi: Suomen itsenäisyyden juhlarahasto
Postiosoite: Itämerentori 2
Postinumero: 00180
Postitoimipaikka: Helsinki
Yhteystiedot
Sähköposti: hankinnat@sitra.fi 📧

Viite
Päivämäärät
Lähetyspäivä: 2014-02-14 📅
Tarjousten jättämisen määräaika: 2014-03-27 📅
Julkaisupäivä: 2014-02-19 📅
Tunnisteet
Ilmoituksen numero: 2014/S 035-057550
EUVL-S-numero: 35
Lisätietoja

Yhteydenpito ja lisätiedot kilpailun aikana Tarjoaja voi tarjouskilpailun aikana pyytää lisätietoja sähköpostitse lähettämällä kysymykset osoitteeseen hankinnat@sitra.fi Kysymykset on lähetettävä 28.2.2014 klo 16:00 mennessä. Kaikki kysymykset tulee osoittaa tähän sähköpostiosoitteeseen. Puhelimitse esitettyihin kysymyksiin tai tietopyyntöihin ei vastata, vaan tarjoajien tulee esittää kysymyksensä edellä esitetyillä tavoilla. Kysymykset ja niihin annetut vastaukset toimitetaan kaikille yhteystietonsa hankintayksikölle toimittaneille yrityksille samansisältöisinä ja samanaikaisesti.

Kohde
Hankinnan laajuus
Lyhyt kuvaus:

Palvelut on tarkoitus ottaa käyttöön viimeistään neljän kuukauden kuluttua sopimuksen allekirjoittamisesta. Tavoitteena on, että hankittavia palveluita koskeva sopimus tehdään viimeistään toukokuun alussa 2014, jonka jälkeen alkaa käyttöönotto.

Muut tiedot tarjouspyyntöasiakirjojen mukaisesti.

Määrä tai laajuus:

Hankinnan arvon ennakoidaan ylittävän EU-kynnysarvon.

Kesto: 72 kuukautta

Oikeudelliset, taloudelliset, rahoitukselliset ja tekniset tiedot
Osallistumisehdot
Kelpoisuus harjoittaa ammattitoimintaa:

Rekisterit

Tarjoaja on merkitty sijoittautumismaassaan kaupparekisteriin, ennakkoperintälain mukaiseen ennakkoperintärekisteriin ja työnantajarekisteriin sekä arvonlisäverolain mukaiseen arvonlisäverovelvollisten rekisteriin ennen hankintapäätöksen tekemistä, mikäli lainsäädäntö edellyttää rekisteröitymistä.

Selvitykset erikseen pyydettäessä:

Hankintayksikkö varaa oikeuden pyytää selvityksiä hankintamenettelyn kestäessä.

Taloudellinen ja rahoituksellinen asema:

Tarjoajan on liitettävä tarjoukseensa seuraavat asiakirjat:

Verot ja maksut:

— veroviranomaisen antama todistus maksetuista veroista,

— eläkevakuutusmaksujen osalta on toimitettava työeläkekassan ja/tai vakuutusyhtiön todistus eläkevakuutuksen ottamisesta ja eläkevakuutusmaksujen suorittamisesta.

Luottotiedot:

— Suomen Asiakastieto Oy:n Rating Alfa tai vastaava raportti, joka sisältää tarjoajan riskiluokituksen,

— tilinpäätöstiedot kahdelta edellisestä tilikaudelta tai muu taloudellista tilaa kuvaava selvitys,

— hankintayksikkö voi tarkistaa tarjoajan taloustietoja yleisistä tietolähteistä.

Vähimmäistaso(t):

Verot ja maksut

Tarjoaja on suorittanut sijoittautumismaansa lainsäädännön mukaiset verot ja sosiaaliturvamaksut sekä Suomen lainsäädännön mukaiset verot ja sosiaaliturvamaksut jos tarjoaja on Suomessa verovelvollinen ja velvollinen maksamaan sosiaaliturvamaksuja.

Luottotiedot ja taloudellinen tilanne

Tarjoajan taloudelliset edellytykset ovat hankinnan kokoon ja laatuun nähden riittävät. Tätä ominaisuutta arvioidaan tarjoajan vakavaraisuudesta, maksukykyisyydestä, kannattavuudesta ja luottokelpoisuudesta saatujen tietojen perusteella.

Tarjoajan taloudellisen tilanteen on oltava sellainen, että se Suomen Asiakastieto Oy:n ratingluokituksessa on vähintään tyydyttävä A tai riskiluokka on 1–3 tai sen katsotaan tilinpäätöstietojen tai muun vastaavan selvityksen mukaan olevan vastaava. Tarjoaja, jonka luokitus Suomen Asiakastieto Oy:n ratingluokituksessa on C taikka riskiluokituksessa 5, suljetaan tarjouskilpailusta. Tarjoaja, jonka ratingluokitus on B taikka riskiluokitus on 4, voidaan sulkea tarjouskilpailusta siinä tapauksessa, ettei tarjoaja kykene esittämään luotettavaa selvitystä toimenpiteistä, joihin se ryhtyy tai on ryhtynyt taloudellisen tilanteensa parantamiseksi.

Tekninen ja ammatillinen pätevyys:

Referenssit

Selvitys referensseistä annetaan tarjouspyynnön liitteenä 3A olevalla referenssilomakkeella. Selvityksestä tulee ilmetä kaikki lomakkeella kysytyt tiedot: tilaajan nimi, sopimuksen pääasiallinen sisältö, sopimuskausi sekä tilaajan yhteyshenkilön nimi ja yhteystiedot, jotta referenssi voidaan tarkastaa. Yksilöimättömiä referenssejä ei huomioida.

Henkilöstöresurssit

Tarjoajan on liitettävä tarjoukseensa selvitys henkilöistä, jotka hoitavat tarjouspyynnössä kuvatut tehtävät sekä henkilöiden CV:t.

Alihankkijat

Tarjoajan tulee liittää tarjoukseen selvitys käytettävistä alihankkijoista ja heidän tehtävistään hankkeessa.

Vähimmäistaso(t):

Referenssit

Tarjoajalla on vähintään 2 referenssiä vastaavista palvelutoimituksista viimeisen kolmen (3) vuoden ajalta. Vastaavana referenssinä pidetään referenssiä, joka on sisältänyt ostolaskupalvelun sekä SaaS-palveluna tarjottavan ostolasku- ja kirjanpitojärjestelmän kokonaisratkaisun toimittamisen 50–500 hengen organisaatiolle.

Henkilöstöresurssit

Tarjoajalla on riittävä määrä henkilöstöä, jotta palvelut saadaan otettua käyttöön ja tuotettua keskeytyksettä. Tilaajan näkemyksen mukaan hankkeen laajuuden vuoksi projektitiimissä tulee olla seuraavat henkilöt ja osaamista:

— käyttöönoton projektipäällikkö, jolla on vähintään yksi referenssi aiemmasta vastaavan laajuisesta käyttöönotosta ja jonka tulee olla käytössä koko projektin ajan. Vastaavana referenssinä pidetään referenssiä, joka on sisältänyt ostolaskupalvelun sekä SaaS-palveluna tarjottavan ostolasku- ja kirjanpitojärjestelmän kokonaisratkaisun toimittamisen 50–500 hengen organisaatiolle. Referenssi tulee kuvata ”henkilöstöresurssit” -selvityksessä,

— taloushallinnon prosessien ja järjestelmien asiantuntija/asiantuntijat, jotka vastaavat prosessien kehittämisestä sekä järjestelmien käyttökoulutuksista ja tuesta,

— liittymien asiantuntija, joka vastaa järjestelmien välisten liittymien teosta.

Alihankkijat

Mikäli tarjoaja käyttää palveluntuottamisessa alihankkijoita, tarjoajan tulee liittää tarjoukseen selvitys käytettävistä alihankkijoista ja heidän tehtävistään hankkeessa.

Mikäli tarjoaja käyttää alihankkijoita, heitä koskevat tarjouspyynnössä ilmoitetut rekisteröitymistä, verojen ja muiden maksujen suorittamista, taloudellista tilaa ja turvallisuusselvitystä koskevat ehdot. Mikäli tarjoaja vetoaa alihankkijansa referensseihin, alihankkijan tulee olla käytettävissä palvelun tuottamiseen, mikäli tarjoaja tulee valituksi toimittajaksi.

Turvallisuusselvitys

Tarjoaja sitoutuu teettämään omalla kustannuksellaan palvelun tuottamiseen osallistuvista henkilöistä suppean turvallisuusselvityksen tilaajan niin edellyttäessä. Selvitys suppeasta turvallisuusselvityksestä annetaan kirjallisesti palvelun tilaajan edustajalle viimeistään kolme viikkoa ennen sopimuksen alkua.

Sopimuksen toteuttaminen
Vaadittavat vakuudet ja takuut: Tarjouspyyntöasiakirjojen mukaisesti.
Tärkeimmät rahoitusehdot ja maksujärjestelyt ja/tai viittaus niitä koskeviin säännöksiin: Tarjouspyyntöasiakirjojen mukaisesti.
Oikeudellinen muoto, joka sen taloudellisten toimijoiden ryhmittymän, jonka kanssa hankintasopimus tehdään, on otettava: Tarjouspyyntöasiakirjojen mukaisesti.

Menettely
Tarjouksen voimassaoloaika: 2014-09-30 📅
Kielet
Kieli: suomi 🗣️

Hankintaviranomainen
Tunnistetiedot
Muu hankintaviranomaisen tyyppi: Other
Yhteystiedot
Yhteyspiste: Suomen itsenäisyyden juhlarahasto
Nimi: Suomen itsenäisyyden juhlarahasto
Sähköposti: tarjoukset@sitra.fi 📧

Viite
Lisätietoja

Yhteydenpito ja lisätiedot kilpailun aikana

Tarjoaja voi tarjouskilpailun aikana pyytää lisätietoja sähköpostitse lähettämällä kysymykset osoitteeseen hankinnat@sitra.fi

Kysymykset on lähetettävä 28.2.2014 klo 16:00 mennessä. Kaikki kysymykset tulee osoittaa tähän sähköpostiosoitteeseen. Puhelimitse esitettyihin kysymyksiin tai tietopyyntöihin ei vastata, vaan tarjoajien tulee esittää kysymyksensä edellä esitetyillä tavoilla.

Kysymykset ja niihin annetut vastaukset toimitetaan kaikille yhteystietonsa hankintayksikölle toimittaneille yrityksille samansisältöisinä ja samanaikaisesti.

Täydentävät tiedot
Arvostelurunko
Nimi: Markkinaoikeus
Postiosoite: Radanrakentajantie 5
Postitoimipaikka: Helsinki
Postinumero: 00520
Maa: Suomi 🇫🇮
Sähköposti: markkinaoikeus@oikeus.fi 📧
Puhelin: +358 295643300 📞
Internetosoite: http://www.oikeus.fi/markkinaoikeus 🌏
Faksi: +358 295643314 📠
Lähde: OJS 2014/S 035-057550 (2014-02-14)

Ilmoitus tehdystä sopimuksesta (2014-06-04)
Kohde
Ilmoituksen metatiedot
Asiakirjatyyppi: Ilmoitus tehdystä sopimuksesta

Menettely
Tarjouksen tyyppi: Ei sovelleta

Viite
Päivämäärät
Lähetyspäivä: 2014-06-04 📅
Julkaisupäivä: 2014-06-07 📅
Tunnisteet
Ilmoituksen numero: 2014/S 109-192858
Viittaa ilmoitukseen: 2014/S 35-057550
EUVL-S-numero: 109

Kohde
Hankinnan laajuus
Arvioitu arvo ilman arvonlisäveroa: 250 000 💰
650 000 💰
Suorituspaikka
Pääkohde tai suorituspaikka: Helsinki.

Menettely
Myöntämisperusteet
Kriteeri: 1. Hankinnan laskennallinen kokonaishinta 2 vuodelle (25)
2. Taloushallinnon palvelujen laatukuvaus (30)
3. Taloushallinnon järjestelmien laatukuvaus (30)
4. Käyttöönottoprojekti (15)

Sopimuksen tekeminen
Sopimuksen tekemispäivä: 2014-04-17 📅
Nimi: Efima Oy
Postiosoite: Mannerheimintie 3B
Postitoimipaikka: Helsinki
Postinumero: 00100
Maa: Suomi 🇫🇮
Tietoa tarjouskilpailuista
Saatujen tarjousten määrä: 5

Hankintaviranomainen
Tunnistetiedot
Kansallinen rekisterinumero: 225013-6

Täydentävät tiedot
Palvelu, josta voi saada tietoja uudelleentarkastelumenettelystä
Nimi: Suomen itsenäisyyden juhlarahasto
Postiosoite: Itämerentori 2
Postitoimipaikka: Helsinki
Postinumero: 00180
Lähde: OJS 2014/S 109-192858 (2014-06-04)

Uudet hankinnat asiaan liittyvissä luokissa 🆕

Liike-elämän palvelut: laki, markkinointi, neuvonta, työhönotto, painatus ja turvallisuus (>20 uudet hankinnat)

Kirjanpito-, tilintarkastus- ja verotuspalvelut (8)

Kirjanpito- ja tilintarkastuspalvelut (5)

Auditointi- ja tarkastuspalvelut (1)
Kirjanpito (4)