Hankinnan kohteena on Trafin tapahtumajärjestäjän palveluiden puitejärjestely, johon valitaan yksi toimittaja. Hankinnan tavoitteena on hankkia Trafille laadukas ja ammattitaitoinen, ns. täyden palvelun tapahtumajärjestäjä, joka huolehtii mm. sidosryhmätilaisuuksien ja henkilöstötapahtumien järjestämisestä. Yhteistyön määrä ja sisältö vaihtelevat tapahtumittain. Tapahtumajärjestäjän vastuulla saattaa olla joko koko tapahtuman toteutus tai vain ennakkoon sovittu osa siitä. Trafi järjestää vuosittain noin 15 tilaisuutta, joissa tapahtumajärjestäjän palveluita mahdollisesti käytetään. Tapahtumat ovat luonteeltaan esim. seminaareja, ajankohtaisinfoja, ohjelmallisia sidosryhmätilaisuuksia, juhlatilaisuuksia ja virkistyspäiviä. Tilaisuuksiin osallistuu 50–500 henkilöä, joista osa voi olla ulkomaalaisia. Valittavalta sopimuskumppaniltamme odotamme erityisesti vakuuttavia referenssejä, yhteistyökykyä, korkeaa laatutasoa, tapahtumajärjestämiseen liittyvien trendien seuraamista ja tuntemista, ideointikykyä, tyylitajua, toimivaa alihankintaverkostoa ja hyvää suomen kielen suullista sekä kirjallista ilmaisutaitoa. Tapahtumien järjestämisessä tulee noudattaa kestävän kehityksen periaatteita. Hankinta sisältää Trafin ohjeiden mukaan yksittäisten tapahtumien suunnittelun, toteutuksen sekä ohjauksen sopimuskaudella. Valittava tapahtumajärjestäjä huolehtii kokonaisvaltaisesti (ellei toisin ole kirjallisesti sovittu) kaikista tapahtumiin liittyvistä järjestelyistä sekä palvelu- ja tuotehankinnoista, joita ovat esimerkiksi tilat, tarjoilut, esiintyjät, tekniikka, tallennus, somistus, kutsu- ja palauteprosessi sekä toteutuksen valvonta. Kaikkiin hankittaviin tapahtumiin ei välttämättä sisälly kaikkia edellä mainittuja palvelu- ja tuotehankintoja. Tapahtumajärjestäjältä hankittava palvelu on kuvattu tarkemmin tarjouspyynnön liitteessä 1. Tarjoajan tulee pystyä tarjoamaan palvelua suomen kielellä. Kaikki Tilaajan ja valitun Toimittajan välinen asiointi hoidetaan suomeksi. Puitejärjestelyjen perusteella tehtävien yksittäisten toimeksiantojen arvo on enintään 100 000 euroa (ALV 0 %). Toimeksiantojen vuosittainen yhteenlaskettu arvioitu määrä on enintään 500 000 euroa (ALV 0 %). Tämä sisältää mm. tilavuokrat, tarjoilut ja ohjelmat. Ks. tarkemmin tarjouspyyntö.
Määräaika
Tarjousten vastaanottamisen määräaika oli 2014-06-26.
Hankinta julkaistiin 2014-05-12.
hankintailmoitus (2014-05-12) Kohde Hankinnan laajuus
Otsikko: Tapahtumapalvelut
Ilmoituksen metatiedot
Alkukieli: suomi 🗣️
Asiakirjatyyppi: hankintailmoitus
Sopimuksen luonne: Palvelut
Asetus: Euroopan unioni ja WTO-maat
Yhteinen hankintanimikkeistö (CPV)
Koodi: Tapahtumapalvelut📦
Menettely
Menettelyn tyyppi: Avoin menettely
Tarjouksen tyyppi: Tarjous koskee kaikkia eriä
Myöntämisperusteet
Kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous
Hankintaviranomainen Tunnistetiedot
Maa: Suomi 🇫🇮
Hankintaviranomaisen tyyppi: Kansallinen tai liittovaltiotason virasto/laitos
Hankintaviranomaisen nimi: Liikenteen turvallisuusvirasto
Postiosoite: Kumpulantie 9
Postinumero: 00520
Postitoimipaikka: Helsinki
Yhteystiedot
Internetosoite: http://www.trafi.fi🌏
Sähköposti: kilpailut@trafi.fi📧
Puhelin: +358 295345000📞
Tarjouspyyntöasiakirjat toimitetaan hankinnasta kiinnostuneille pyynnöstä. Pyyntö saada trajousasiakirjat on lähetettävä sähköpostilla osoitteeseen kilpailut@trafi.fi
Pyynnön yhteydessä on mainittava hankinnalle annettu nimi "Tapahtumajärjestäjäpalveluiden hankinta".
Mikäli tarjoaja haluaa lisätietoja hankintamenettelystä/tarjouskilpailusta, tulee sen osoittaa Trafille asiaa koskeva kirjallinen pyyntö viimeistään 30.5.2014. Trafi vastaa esitettyihin kysymyksiin kaikille tarjousasiakirjat pyytäneille toimittajille viimeistään 6.6.2014. Kirjalliset kysymykset tulee lähettää sähköpostitse osoitteeseen kilpailut@trafi.fi
Kaikki kysymykset tulee esittää edellä mainittuun osoitteeseen. Puhelimitse tai muulla tavalla esitettyihin kysymyksiin ei vastata.
Tarjouspyyntöasiakirjat toimitetaan hankinnasta kiinnostuneille pyynnöstä. Pyyntö saada trajousasiakirjat on lähetettävä sähköpostilla osoitteeseen kilpailut@trafi.fi
Pyynnön yhteydessä on mainittava hankinnalle annettu nimi "Tapahtumajärjestäjäpalveluiden hankinta".
Mikäli tarjoaja haluaa lisätietoja hankintamenettelystä/tarjouskilpailusta, tulee sen osoittaa Trafille asiaa koskeva kirjallinen pyyntö viimeistään 30.5.2014. Trafi vastaa esitettyihin kysymyksiin kaikille tarjousasiakirjat pyytäneille toimittajille viimeistään 6.6.2014. Kirjalliset kysymykset tulee lähettää sähköpostitse osoitteeseen kilpailut@trafi.fi
Kaikki kysymykset tulee esittää edellä mainittuun osoitteeseen. Puhelimitse tai muulla tavalla esitettyihin kysymyksiin ei vastata.
Kohde Hankinnan laajuus
Arvioitu arvo ilman arvonlisäveroa: 500 000 💰
2 000 000 💰
Lyhyt kuvaus:
Hankinnan kohteena on Trafin tapahtumajärjestäjän palveluiden puitejärjestely, johon valitaan yksi toimittaja.
Hankinnan tavoitteena on hankkia Trafille laadukas ja ammattitaitoinen, ns. täyden palvelun tapahtumajärjestäjä, joka huolehtii mm. sidosryhmätilaisuuksien ja henkilöstötapahtumien järjestämisestä. Yhteistyön määrä ja sisältö vaihtelevat tapahtumittain. Tapahtumajärjestäjän vastuulla saattaa olla joko koko tapahtuman toteutus tai vain ennakkoon sovittu osa siitä.
Hankinnan tavoitteena on hankkia Trafille laadukas ja ammattitaitoinen, ns. täyden palvelun tapahtumajärjestäjä, joka huolehtii mm. sidosryhmätilaisuuksien ja henkilöstötapahtumien järjestämisestä. Yhteistyön määrä ja sisältö vaihtelevat tapahtumittain. Tapahtumajärjestäjän vastuulla saattaa olla joko koko tapahtuman toteutus tai vain ennakkoon sovittu osa siitä.
Trafi järjestää vuosittain noin 15 tilaisuutta, joissa tapahtumajärjestäjän palveluita mahdollisesti käytetään. Tapahtumat ovat luonteeltaan esim. seminaareja, ajankohtaisinfoja, ohjelmallisia sidosryhmätilaisuuksia, juhlatilaisuuksia ja virkistyspäiviä. Tilaisuuksiin osallistuu 50–500 henkilöä, joista osa voi olla ulkomaalaisia.
Trafi järjestää vuosittain noin 15 tilaisuutta, joissa tapahtumajärjestäjän palveluita mahdollisesti käytetään. Tapahtumat ovat luonteeltaan esim. seminaareja, ajankohtaisinfoja, ohjelmallisia sidosryhmätilaisuuksia, juhlatilaisuuksia ja virkistyspäiviä. Tilaisuuksiin osallistuu 50–500 henkilöä, joista osa voi olla ulkomaalaisia.
Valittavalta sopimuskumppaniltamme odotamme erityisesti vakuuttavia referenssejä, yhteistyökykyä, korkeaa laatutasoa, tapahtumajärjestämiseen liittyvien trendien seuraamista ja tuntemista, ideointikykyä, tyylitajua, toimivaa alihankintaverkostoa ja hyvää suomen kielen suullista sekä kirjallista ilmaisutaitoa. Tapahtumien järjestämisessä tulee noudattaa kestävän kehityksen periaatteita.
Valittavalta sopimuskumppaniltamme odotamme erityisesti vakuuttavia referenssejä, yhteistyökykyä, korkeaa laatutasoa, tapahtumajärjestämiseen liittyvien trendien seuraamista ja tuntemista, ideointikykyä, tyylitajua, toimivaa alihankintaverkostoa ja hyvää suomen kielen suullista sekä kirjallista ilmaisutaitoa. Tapahtumien järjestämisessä tulee noudattaa kestävän kehityksen periaatteita.
Hankinta sisältää Trafin ohjeiden mukaan yksittäisten tapahtumien suunnittelun, toteutuksen sekä ohjauksen sopimuskaudella.
Valittava tapahtumajärjestäjä huolehtii kokonaisvaltaisesti (ellei toisin ole kirjallisesti sovittu) kaikista tapahtumiin liittyvistä järjestelyistä sekä palvelu- ja tuotehankinnoista, joita ovat esimerkiksi tilat, tarjoilut, esiintyjät, tekniikka, tallennus, somistus, kutsu- ja palauteprosessi sekä toteutuksen valvonta. Kaikkiin hankittaviin tapahtumiin ei välttämättä sisälly kaikkia edellä mainittuja palvelu- ja tuotehankintoja. Tapahtumajärjestäjältä hankittava palvelu on kuvattu tarkemmin tarjouspyynnön liitteessä 1.
Valittava tapahtumajärjestäjä huolehtii kokonaisvaltaisesti (ellei toisin ole kirjallisesti sovittu) kaikista tapahtumiin liittyvistä järjestelyistä sekä palvelu- ja tuotehankinnoista, joita ovat esimerkiksi tilat, tarjoilut, esiintyjät, tekniikka, tallennus, somistus, kutsu- ja palauteprosessi sekä toteutuksen valvonta. Kaikkiin hankittaviin tapahtumiin ei välttämättä sisälly kaikkia edellä mainittuja palvelu- ja tuotehankintoja. Tapahtumajärjestäjältä hankittava palvelu on kuvattu tarkemmin tarjouspyynnön liitteessä 1.
Tarjoajan tulee pystyä tarjoamaan palvelua suomen kielellä. Kaikki Tilaajan ja valitun Toimittajan välinen asiointi hoidetaan suomeksi.
Puitejärjestelyjen perusteella tehtävien yksittäisten toimeksiantojen arvo on enintään 100 000 euroa (ALV 0 %). Toimeksiantojen vuosittainen yhteenlaskettu arvioitu määrä on enintään 500 000 euroa (ALV 0 %). Tämä sisältää mm. tilavuokrat, tarjoilut ja ohjelmat.
Puitejärjestelyjen perusteella tehtävien yksittäisten toimeksiantojen arvo on enintään 100 000 euroa (ALV 0 %). Toimeksiantojen vuosittainen yhteenlaskettu arvioitu määrä on enintään 500 000 euroa (ALV 0 %). Tämä sisältää mm. tilavuokrat, tarjoilut ja ohjelmat.
Ks. tarkemmin tarjouspyyntö.
Kesto: 48 kuukautta
Viitenumero: TRAFI/4633/02.03.01/2014
Oikeudelliset, taloudelliset, rahoitukselliset ja tekniset tiedot Osallistumisehdot
Kelpoisuus harjoittaa ammattitoimintaa:
Tarjoajan on täytettävä seuraavat soveltuvuutta koskevat vaatimukset ja esitettävä tästä seuraavat selvitykset.
Hankintalain pakolliset poissulkemisperusteet
Trafilla on oikeus ja velvollisuus sulkea pois tarjouskilpailusta yritys, jonka kohdalla toteutuu hankintalain 53 tai 54 §:ssä säädetty poissulkemisperuste. Näitä ovat mm. eräisiin rikoksiin syyllistyminen tai konkurssi.
Yritys vakuuttaa, että se on ottanut tarjousta laatiessaan huomioon verotusta, ympäristönsuojelua, työsuojelua, työoloja ja työehtoja koskevat lakisääteiset velvoitteet
Ammatti- ja kaupparekisteriin kuulumista koskevat vaatimukset
Yrityksellä on elinkeinotoiminnan harjoittamisoikeus. Yritys on merkitty kaupparekisteriin tai vastaavaan rekisteriin.
Referenssit sekä asiantuntijoiden ammatillinen pätevyys ja kokemus:
Tarjoajalla pitää olla kokemusta menestyksellisesti hoidetusta, samantyyppisestä palvelusta joko julkiselta tai yksityiseltä sektorilta. Vastaavalla palvelulla tarkoitetaan mm. sidosryhmätilaisuuksien, seminaarien ja henkilöstötilaisuuksien kokonaisvaltaista järjestämistä. Vaatimuksena on vähintään viisi (5) vastaavaa hyväksyttyä referenssiä viimeisen kolmen vuoden ajalta. Referensseistä on esitettävä selvitys. Esitettyjen referenssien on oltava tilaajan tarkistettavissa. Yksilöimättömiä referenssejä ei hyväksytä näytöksi tarjoajan tai henkilöstön aiemmasta kokemuksesta vastaavanlaisten palvelujen toimittamisesta.
Tarjoajalla pitää olla kokemusta menestyksellisesti hoidetusta, samantyyppisestä palvelusta joko julkiselta tai yksityiseltä sektorilta. Vastaavalla palvelulla tarkoitetaan mm. sidosryhmätilaisuuksien, seminaarien ja henkilöstötilaisuuksien kokonaisvaltaista järjestämistä. Vaatimuksena on vähintään viisi (5) vastaavaa hyväksyttyä referenssiä viimeisen kolmen vuoden ajalta. Referensseistä on esitettävä selvitys. Esitettyjen referenssien on oltava tilaajan tarkistettavissa. Yksilöimättömiä referenssejä ei hyväksytä näytöksi tarjoajan tai henkilöstön aiemmasta kokemuksesta vastaavanlaisten palvelujen toimittamisesta.
Tarjoajan palveluksessa on oltava vähintään kaksi (2) tapahtumien järjestämiseen projektipäällikön ominaisuudessa perehtynyttä henkilöä. Heillä tulee olla vähintään kolmen (3) vuoden kokemus edellä mainittujen tehtävien suorittamisesta. Selvityksenä pätevyydestä tulee esittää myös vähintään kaksi (2) vastaavaa referenssiprojektia, joiden tulee olla tilaajan tarkastettavissa. Palvelua toteuttavan henkilöstön referenssit huomioidaan tarjousvertailussa (tarjouspyynnön luku 7) edellä mainitun minimivaatimuksen ylittäviltä osin.
Tarjoajan palveluksessa on oltava vähintään kaksi (2) tapahtumien järjestämiseen projektipäällikön ominaisuudessa perehtynyttä henkilöä. Heillä tulee olla vähintään kolmen (3) vuoden kokemus edellä mainittujen tehtävien suorittamisesta. Selvityksenä pätevyydestä tulee esittää myös vähintään kaksi (2) vastaavaa referenssiprojektia, joiden tulee olla tilaajan tarkastettavissa. Palvelua toteuttavan henkilöstön referenssit huomioidaan tarjousvertailussa (tarjouspyynnön luku 7) edellä mainitun minimivaatimuksen ylittäviltä osin.
Ks. tarkemmin tarjouspyyntö.
Sopimuksen toteuttaminen
Henkilöstön nimet ja ammattipätevyydet ✅
Menettely
Puitejärjestelyn kesto vuosina: 4
Tarjouksen voimassaoloaika: 2014-09-30 📅
Kielet
Kieli: suomi 🗣️
Tarjouspyyntöasiakirjat toimitetaan hankinnasta kiinnostuneille pyynnöstä. Pyyntö saada trajousasiakirjat on lähetettävä sähköpostilla osoitteeseen kilpailut@trafi.fi
Pyynnön yhteydessä on mainittava hankinnalle annettu nimi "Tapahtumajärjestäjäpalveluiden hankinta".
Mikäli tarjoaja haluaa lisätietoja hankintamenettelystä/tarjouskilpailusta, tulee sen osoittaa Trafille asiaa koskeva kirjallinen pyyntö viimeistään 30.5.2014. Trafi vastaa esitettyihin kysymyksiin kaikille tarjousasiakirjat pyytäneille toimittajille viimeistään 6.6.2014. Kirjalliset kysymykset tulee lähettää sähköpostitse osoitteeseen kilpailut@trafi.fi
Mikäli tarjoaja haluaa lisätietoja hankintamenettelystä/tarjouskilpailusta, tulee sen osoittaa Trafille asiaa koskeva kirjallinen pyyntö viimeistään 30.5.2014. Trafi vastaa esitettyihin kysymyksiin kaikille tarjousasiakirjat pyytäneille toimittajille viimeistään 6.6.2014. Kirjalliset kysymykset tulee lähettää sähköpostitse osoitteeseen kilpailut@trafi.fi
Kaikki kysymykset tulee esittää edellä mainittuun osoitteeseen. Puhelimitse tai muulla tavalla esitettyihin kysymyksiin ei vastata.