Senaatti-kiinteistöjen asian- ja dokumenttienhallintajärjestelmä

Senaatti-kiinteistöt

Hankinnan kohteena on valmisohjelmistoon/-ohjelmistoihin pohjautuva asian- ja dokumenttienhallintajärjestelmä (sisältäen SÄHKE2 mukaisen sähköisen arkiston sekä eAMS:n) sekä kyseisen järjestelmän tuki- ja ylläpitopalvelut. Käyttö- ja konesalipalvelut ostetaan Appelsiinilta.
Tavoitteena on järjestelmä, jolla Senaatti-kiinteistöt voi hoitaa sähköisesti Senaatin asioiden ja asiakirjojen luonnin, käsittelyn, hallinnan, säilyttämisen, hävittämisen sekä pysyvästi säilytettävien asiakirjojen siirtämisen Kansallisarkiston VAPA-palveluun. Järjestelmä tulee koko Senaatin henkilöstön (n. 250 käyttäjää) kayttöön. Lisäksi järjestelmää tulee käyttämään extranet-palvelun (Yritysportaali) kautta tuhansia Senaatin yhteistyökumppaneita (asiakkaat ja toimittajat).
Järjestelmän tulee liittyä Senaatin SharePoint-ympäristöön mahdollisimman saumattomasti (upotettuna SharePoint-portaaliin/osana SharePoint-portaalia ja työryhmätukiympäristöä). Tietokantana tulee voida käyttää MS SQL Server 2012 Enterprisea. Järjestelmä tulee voida integroida Senaatin operatiivisiin järjestelmiin, ja sen tulee voida ottaa niistä vastaan liiketoiminnan käsitteisiin liittyviä metatietoja sekä muissa järjestelmissä olevia dokumentteja metatietoineen.
Järjestelmän tulee täyttää vähintään perustason tietoturvavaatimukset (VAHTI 2/2010). Toimitusprojektissa toimitaan vähintään Vahdin määrittelemällä turvallisuuden perustasolla.

Määräaika

Tarjousten vastaanottamisen määräaika oli 2013-03-18. Hankinta julkaistiin 2013-02-13.

Toimittajat

Seuraavat toimittajat mainitaan hankintapäätöksissä tai muissa hankinta-asiakirjoissa:

• Innofactor Software Oy

Kuka?

• Senaatti-kiinteistöt

Mitä?

• Ohjelmatuotteet ja tietojärjestelmät

Missä?

• Suomi/Finland › Manner-Suomi

Hankintojen historia

Päivämäärä	Asiakirja
2013-02-13	hankintailmoitus
2013-06-20	Ilmoitus tehdystä sopimuksesta

hankintailmoitus (2013-02-13)
Kohde
Hankinnan laajuus
Otsikko: Ohjelmatuotteet ja tietojärjestelmät
Ilmoituksen metatiedot
Alkukieli: suomi 🗣️
Asiakirjatyyppi: hankintailmoitus
Sopimuksen luonne: Tavarat
Asetus: Euroopan unioni ja WTO-maat
Yhteinen hankintanimikkeistö (CPV)
Koodi: Ohjelmatuotteet ja tietojärjestelmät 📦

Menettely
Menettelyn tyyppi: Rajoitettu menettely
Tarjouksen tyyppi: Tarjous koskee kaikkia eriä
Myöntämisperusteet
Kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous

Hankintaviranomainen
Tunnistetiedot
Maa: Suomi 🇫🇮
Hankintaviranomaisen tyyppi: Kansallinen tai liittovaltiotason virasto/laitos
Hankintaviranomaisen nimi: Senaatti-kiinteistöt
Postiosoite: PL 237
Postinumero: 00531
Postitoimipaikka: Helsinki
Yhteystiedot
Internetosoite: http://www.senaatti.fi 🌏
Sähköposti: ict-hankinta@senaatti.fi 📧

Viite
Päivämäärät
Lähetyspäivä: 2013-02-13 📅
Tarjousten jättämisen määräaika: 2013-03-18 📅
Julkaisupäivä: 2013-02-15 📅
Tunnisteet
Ilmoituksen numero: 2013/S 033-051988
EUVL-S-numero: 33

Kohde
Hankinnan laajuus
Lyhyt kuvaus:

Tavoitteena on järjestelmä, jolla Senaatti-kiinteistöt voi hoitaa sähköisesti Senaatin asioiden ja asiakirjojen luonnin, käsittelyn, hallinnan, säilyttämisen, hävittämisen sekä pysyvästi säilytettävien asiakirjojen siirtämisen Kansallisarkiston VAPA-palveluun. Järjestelmä tulee koko Senaatin henkilöstön (n. 250 käyttäjää) kayttöön. Lisäksi järjestelmää tulee käyttämään extranet-palvelun (Yritysportaali) kautta tuhansia Senaatin yhteistyökumppaneita (asiakkaat ja toimittajat).

Järjestelmän tulee liittyä Senaatin SharePoint-ympäristöön mahdollisimman saumattomasti (upotettuna SharePoint-portaaliin/osana SharePoint-portaalia ja työryhmätukiympäristöä). Tietokantana tulee voida käyttää MS SQL Server 2012 Enterprisea. Järjestelmä tulee voida integroida Senaatin operatiivisiin järjestelmiin, ja sen tulee voida ottaa niistä vastaan liiketoiminnan käsitteisiin liittyviä metatietoja sekä muissa järjestelmissä olevia dokumentteja metatietoineen.

Järjestelmän tulee täyttää vähintään perustason tietoturvavaatimukset (VAHTI 2/2010). Toimitusprojektissa toimitaan vähintään Vahdin määrittelemällä turvallisuuden perustasolla.

Viitenumero: Asian- ja dokumenttienhallintajärjestelmä.
Suorituspaikka
Pääkohde tai suorituspaikka: Helsinki.

Oikeudelliset, taloudelliset, rahoitukselliset ja tekniset tiedot
Osallistumisehdot
Kelpoisuus harjoittaa ammattitoimintaa:

1. Yritys on rekisteröitynyt kaupparekisteriin, ennakkoperintälain mukaiseen ennakkoperintärekisteriin ja työnantajarekisteriin sekä arvonlisäverolain mukaiseen arvonlisäverovelvollisten rekisteriin ennen hankintapäätöksen tekemistä, jos lainsäädäntö edellyttää rekisteröitymistä.

Selvitykset pyydettäessä:

— todisteet rekisterimerkinnöistä, kaupparekisterinote,

— selvitys rekisteröimättömyyden perusteista, jos ehdokas ei kuulu kauppa-, ennakkoperintä, työnantaja- tai arvonlisäverovelvollisten rekisteriin. Selvitys voi olla ehdokkaan itsensä laatima,

— hankintayksikkö voi tarkistaa yrityksen rekisteröitymisen yritys- ja yhteisötietojärjestelmästä (YTJ). Jos yritys ei ole rekisteröitynyt edellä mainittuihin rekistereihin, on tämän toimitettava hankintayksikön pyynnöstä ja esitetyssä määräajassa selvitys rekisteröimättömyyden perusteista. Hankintayksikkö voi tarkistaa myös kaupparekisteriotteen merkinnät.

Taloudellinen ja rahoituksellinen asema:

Vähimmäisvaatimukset

1. Yrityksen taloudelliset edellytykset ovat hankinnan kokoon ja laatuun nähden riittävät. Tätä ominaisuutta arvioidaan ehdokkaan vakavaraisuudesta, maksukykyisyydestä, kannattavuudesta ja luottokelpoisuudesta saatujen tietojen perusteella.

2. Yritys on suorittanut veronsa, eläkemaksunsa ja muut lakisääteiset maksut.

3. Yrityksellä on voimassaoleva vastuuvakuutus.

1. Selvitykset liitteeksi:

— Suomen asiakastieto Oy:n Rating Alfa tai vastaava raportti, joka sisältää yrityksen riskiluokituksen,

2. Selvitykset liitteeksi:

— todistus lakisääteisten verojen maksamisesta tai verovelkatodistus sekä

— todistus lakisääteisten eläkevakuutuksen ottamisesta ja eläkevakuutusmaksujen suorittamisesta.

3. Selvitykset liitteeksi:

— Vakuutusyhtiön todistus vastuuvakuutuksen voimassaolosta.

Mikäli yritys on rekisteröitynyt tilaajavastuu.fi -palveluun, niin pyydämme toimittamaan palvelun yritystä koskevan raportin, joka korvaa edellä luetellut selvitykset.

Tekninen ja ammatillinen pätevyys:

Vähimmäisvaatimukset

1. Yrityksellä on sertifioitu laatujärjestelmä tai yritys toimittaa erilliset selvitykset laatujärjestelmään vastaavasta dokumentoidusta toimintatavasta.

1.1. Laadunvarmistuksen menettelytavoista.

1.2. Laadunvarmistusta koskevan ohjeistuksen rakenteesta ja

1.3. Johdon sitoutumisesta laatupolitiikkaan.

2. Yrityksellä on vähintään yksi referenssi hankinnan kohdetta vastaavista järjestelmätoimituksista. Vastaavuudella tarkoitetaan laajuudeltaan ja sisällöltään vastaavia aiempia asian- ja dokumenttienhallintajärjestelmätoimituksia. Referenssien tulee olla viimeiseltä kolmelta (3) vuodelta.

3. Yritys suostuu siihen, että valitun toimittajan työntekijöille tullaan tekemään perusmuotoinen turvallisuusselvitys siltä osin kuin se katsotaan tapauskohtaisesti tarpeelliseksi ennen sopimuksen allekirjoittamista ja yrityksen tulee allekirjoittaa turvallisuussopimus.

4. Ehdokkaalla on riittävät osaavat resurssit toimitusprojektin toteuttamiseen. Toimittajalla tulee olla julkistetussa organisaatiokaaviossaan/palvelukuvauksessaan kuvattu tuki- ja ylläpitopalveluiden tuottamisen yksikkö/toiminto.

1. Selvitykset liitteeksi:

— selvitys laatujärjestelmästä tai yllä mainitut selvitykset laadunvarmistuksesta. Suositus on että selvitys on enintään neljä A4 arkkia.

2. Selvitykset liitteeksi:

— hankintailmoituksen liitteenä oleva referenssilomake täytettynä. Vähimmäisvaatimuksen ylittävät referenssit huomioidaan vertailussa.

3. ei erillistä selvitystä.

4. Selvitykset liitteeksi:

— Selvitys toimitusprojektiin käytettävissä olevista henkilöstöresursseista sekä kuvaus tuki- ja ylläpitopalveluiden organisaatiosta.

Sopimuksen toteuttaminen
Vaadittavat vakuudet ja takuut: Ilmoitetaan tarjouspyynnössä.
Tärkeimmät rahoitusehdot ja maksujärjestelyt ja/tai viittaus niitä koskeviin säännöksiin: Ilmoitetaan tarjouspyynnössä.
Oikeudellinen muoto, joka sen taloudellisten toimijoiden ryhmittymän, jonka kanssa hankintasopimus tehdään, on otettava: Osakeyhtiö tai vastaava ulkomainen
Henkilöstön nimet ja ammattipätevyydet ✅

Menettely
Ehdokkaiden arvioitu määrä: 5
Puolueettomat valintaperusteet:

Rajoitetussa menettelyssä hankintayksikkö valitsee osallistumishakemuksen jättäneiden ehdokkaiden joukosta tarjoajat, joilta tullaan pyytämään varsinaiset tarjoukset. Osallistumishakemusten perusteella hankintayksikkö valitsee (/karsii) parhaat yritykset tarjoajiksi. Rajoitettuun menettelyyn valitaan vähintään viisi tarjoajaa, jos soveltuvia tarjoajia on niin monta. Mikäli soveltuvia ehdokkaita on enemmän kuin valittava vähimmäismäärä, hankintayksikkö tulee vertailemaan osallistumishakemuksia ja valitsemaan niistä parhaat.

Vertailussa arvostetaan yrityksen referenssejä aiemmista hankinnan kohdetta vastaavista järjestelmätoimituksista, erityisesti vertailussa arvostetaan aiempia referenssejä Sähke 1 tai Sähke 2 –vaatimuksia vastaavien asian- ja dokumenttienhallintajärjestelmien toimittamisesta (Sähke2 löytyy arkistolaitoksen sivuilta http://www.arkisto.fi/fi/saehke2-maeaeraeys/ ), painoarvo vertailussa 50 %.

Lisäksi vertailussa arvostetaan ehdokkaan asiantuntijoiden osaamista ja kokemusta tämän hankintailmoituksen liitteenä olevien CV-lomakkeiden tietojen perusteella, painoarvo vertailussa 50 % jakaantuen 30 % projektipäällikön osaaminen ja kokemus, 20 % pääasiantuntijan osaaminen ja kokemus.

Kielet
Kieli: suomi 🗣️

Hankintaviranomainen
Yhteystiedot
Yhteyspiste: Senaatti-kiinteistöt Helsinki
Petri Konttinen
Internetosoite: www.senaatti.fi 🌏

Viite
Tunnisteet
Hankintaviranomaisen antama viitenumero: Asian- ja dokumenttienhallintajärjestelmä.

Täydentävät tiedot
Arvostelurunko
Nimi: Markkinaoikeus
Postiosoite: Radanrakentajantie 5
Postitoimipaikka: Helsinki
Postinumero: 00520
Maa: Suomi 🇫🇮
Sähköposti: markkinaoikeus@oikeus.fi 📧
Puhelin: +358 295643300 📞
Internetosoite: http://www.oikeus.fi/markkinaoikeus 🌏
Faksi: +358 295643314 📠
Lähde: OJS 2013/S 033-051988 (2013-02-13)

Ilmoitus tehdystä sopimuksesta (2013-06-20)
Kohde
Hankinnan laajuus
Hankinnan kokonaisarvo: 812 000 💰
Ilmoituksen metatiedot
Asiakirjatyyppi: Ilmoitus tehdystä sopimuksesta
Asetus: Ei määritelty

Menettely
Menettelyn tyyppi: Ei määritelty
Tarjouksen tyyppi: Ei sovelleta
Myöntämisperusteet
Ei määritelty

Hankintaviranomainen
Yhteystiedot
Puhelin: +358 2058111 📞

Viite
Päivämäärät
Lähetyspäivä: 2013-06-20 📅
Julkaisupäivä: 2013-06-22 📅
Tunnisteet
Ilmoituksen numero: 2013/S 120-205360
Viittaa ilmoitukseen: 2013/S 33-051988
EUVL-S-numero: 120

Sopimuksen tekeminen
Nimi: Innofactor Software Oy
Postiosoite: Keilaranta 19
Postitoimipaikka: Espoo
Postinumero: 02150
Maa: Suomi 🇫🇮
Lähde: OJS 2013/S 120-205360 (2013-06-20)

Uudet hankinnat asiaan liittyvissä luokissa 🆕

Ohjelmatuotteet ja tietojärjestelmät (>20 uudet hankinnat)