MESSU- JA TAPAHTUMAMARKKINOINTI Dnro. 564/060/2012

Teknologian tutkimuskeskus VTT

Tarjouskilpailun tavoitteena on löytää ammattimainen sopimuskumppani sekä messu- että tapahtumamarkkinointiin. Tarkoituksena on saada tuotettua messu- ja tapahtumamarkkinoinnin suunnittelu ja osallistumisjärjestelyt laadukkaasti, kustannustehokkaasti ja yhtenäisen toimintatavan mukaisesti niin, että ne tukevat VTT:n brändiä.
Hankinnan kohteena ovat messu- ja tapahtumamarkkinointi ja niihin liittyvät järjestelyt. Hankinta on jaettu kahteen osakokonaisuuteen.
VTT pyytää yritykseltänne tarjousta tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti seuraavista osakokonaisuuksista, joihin hankinta on jaettu:
1. Messumarkkinointi
2. Tapahtumamarkkinointi
Tarjoaja voi tarjota vain toista tai molempia palveluita. VTT valitsee sopimuskumppaniksi yhden palveluntuottajan molempiin osakokonaisuuksiin. Osakokonaisuuksien palveluntuottajaksi voidaan valita sama tai eri palveluntuottaja.
MESSU- JA TAPAHTUMAMARKKINOINNIN KUVAUKSET.
1.1 Messumarkkinointi (Osakokonaisuus 1)
VTT osallistuu vuosittain omalla osastolla noin 20–25 messutapahtumaan, joista noin 5-10 on käytetty palveluntuottajaa messumarkkinoinnin hoitamiseen. Messut ovat ensijaisesti eri teollisuusalojen ammattimessuja, joilla VTT esittelee teknologiaosaamistaan ja -palvelujaan yrityskävijöille. Osastojen koko vaihtelee 12m2 45m2. Isoja, yli 30m2 osastoja on kuitenkin ollut vuosittain noin 5 kappaletta (Liite 5). Osastoja on sekä kotimaassa että ulkomailla. Vuodelle 2012 on toistaiseksi suunnitelluista messuosallistumista 14 ulkomailla ja 8 kotimaassa.
VTT hankkii messuosastot palveluntuottajalta ns. avaimet käteen – periaatteella. VTT:n puolelta nimetään kuhunkin messutapahtumaan vastuuhenkilö joka määrittelee messujen budjetin, kohderyhmän ja teeman. Palveluntuottaja laatii näiden pohjalta tarjouksen ja ehdotuksen messuosaston toteutuksesta.
VTT:llä myynti on hajautettu usealle eri asiakastoimialalle, ja kukin asiakastoimiala päättää itsenäisesti omista messuosallistumisistaan. Linjaukset messuosastojen visuaalisesta ilmeestä sovitaan yhdessä VTT:n viestinnän kanssa.
1.2 Tapahtumamarkkinointi (Osakokonaisuus 2)
VTT järjestää vuosittain erilaisia asiakas- ja sidosryhmätapahtumia sekä omalle henkilöstölle suunnattuja tapahtumia. Tämä osakokonaisuus ei pidä sisällään VTT:n maksullisia tapahtumia (esim. seminaarit). Tapahtumamarkkinoinnin avulla vahvistetaan VTT:n brändiä ja tehdään tunnetuksi VTT:n palveluja. Tapahtumamarkkinoinnin palveluntuottaja toivotaan innovatiivista otetta ja kykyä rakentaa tapahtumien avulla kuvaa VTT:stä teknologian edelläkävijänä.
Tapahtumien määrä vaihtelee vuosittain. Merkittävissä tapahtumissa, joita on noin 10 vuosittain, tarvitaan palveluntuottajaa. Kunkin vuoden lopussa tehdään VTT:n toimintasuunnittelun yhteydessä vuosisuunnitelma, johon päätapahtumat ja niiden laajuus listataan. Tapahtumia voidaan kuitenkin vuoden kuluessa karsia tai lisätä tarpeen mukaan.

Tarjousten vastaanottamisen määräaika oli 2012-12-14. Hankinta julkaistiin 2012-10-26.

Seuraavat toimittajat mainitaan hankintapäätöksissä tai muissa hankinta-asiakirjoissa:

• • Lataamo Oy

• • Teknologian tutkimuskeskus VTT

• • Erilaiset liike-elämän palvelut ja muut palvelut › Näyttelyjen, messujen ja kongressien järjestelypalvelut

• • Suomi/Finland › Manner-Suomi