Kauppapolitiikka.fi-sivuston toteutus ja WordPress-sivustojen jatkokehitys-, tuki- ja käyttöpalvelut

Lyhyt kuvaus

Tarjouspyyntö Kauppapolitiikka.fi-sivuston suunnittelusta ja toteutuksesta sekä WordPress-sivustojen jatkokehittämis-, sovellusylläpito- ja käyttöpalveluista (hosting).
Hankinnan kohteena on ulkoministeriön (jatkossa Tilaaja) Kauppapolitiikka.fi-sivuston suunnittelu ja toteuttaminen WordPress-alustalle sekä Tilaajan WordPress-sivustojen sovellustuki-, ylläpito- ja jatkokehityspalvelut sekä käyttöpalvelut (hosting).
Kauppapolitiikka.fi-sivuston palvelukonsepti, sisältötyypit ja niiden ylläpitotarpeet ja toiminnallisuudet on kuvattu tarjouspyynnön liitteenä 1 olevassa määrittelydokumentissa (Liite 1 – Vaatimusmäärittely). Valitun Toimittajan tehtävänä on tarkentaa vaatimusmäärittely järjestelmän toteuttamisen vaatimalle tasolle. Määrittelyn tarkennusvaiheessa kuvataan tarkemmin mm. järjestelmän sisältötyypit, hyödynnettävät WordPress-lisäosat, toiminnallisuudet sekä toteutettavat sisältömigraatiot.
Toimittajan tehtävät toimitusprojektissa on kuvattu tämän dokumentin luvussa 3. Suunnitelmat tarkennetaan projektin aikana yhdessä valittavan toimittajan kanssa. Kauppapolitiikka.fi-projektin osalta hankinnassa käytetään kiinteää hinnoittelua. Hankintaan sisältyy myös Kauppapolitiikka.fi-verkkopalvelun edellyttämä käyttöpalvelu (hosting).
Hankintaan sisältyy WordPress-ratkaisun sovellustuki-, ylläpito- ja jatkokehittämispalvelut koko sopimuskauden ajan (ks. luku 4). Saman sopimuksen puitteissa Tilaaja on suunnitellut hankkivansa ylläpito- ja kehitystöitä myös muiden WordPress-sivustojen suunnitteluun, toteutukseen ja ylläpitoon. Palvelut on suunniteltava niin, että niiden käyttöä voidaan myöhemmin laajentaa myös Tilaajan muiden WordPress-verkkosivustojen käyttöön. Toimittajalta toivotaan uusien sivustojen toteutuksen lisäksi myös valmiuksia katselmoida ja ottaa haltuun muiden toimittajien WordPressillä toteuttamia verkkopalveluita, tarvittaessa siirtää ne nyt perustettavaan käyttöpalveluympäristöön ja sisällyttää ne ylläpito- ja jatkokehityspalveluiden piiriin.
Teknisen sovelluskehitys- ja ylläpito-osaamisen lisäksi Toimittajalta edellytetään kokemusta konseptisuunnittelusta sekä osaamista hyvältä näyttävien, laadukkaiden ja saavutettavien verkkosivustojen suunnittelusta ja toteutuksesta. Hankinnan tavoitteena on löytää Tilaajalle pitkäaikainen kumppani WordPress-sivustojen ylläpitoon ja kehittämiseen ja jota voidaan käyttää jatkossa myös muissa Tilaajan verkkosivujen toteutushankkeissa.
Valittavalla Toimittajalla tulee olemaan kokonaisvastuu uuden Kauppapolitiikka.fi-verkkopalvelun suunnittelusta ja toteutuksesta. Toimitus sisältää mm. verkkosivuston, sivustoteeman ja tarvittavien lisäosien suunnittelun ja teknisen toteutuksen, käyttöliittymäsuunnittelun ja visuaalisen ulkoasun suunnittelun tilaajan graafisen ohjeistuksen mukaisesti, teknisen toteuttamisen WordPress-alustalla, toteutuksen vaatimat määrittely- ja suunnittelutehtävät, sisältömigraation aiemmalta Kauppapolitiikka.fi-sivustolta, suunnitelmien ja toteutustyön kattavan dokumentoinnin sekä projektinhallinnan.
Toimittaja myös vastaa projektin tarpeita vastaavien kehitys- ja testiympäristöjen perustamisesta. Lisäksi Toimittajalta edellytetään tukea järjestelmän käyttöönottoon liittyvissä tehtävissä, kuten pääkäyttäjien kouluttamisessa ja ohjeistamisessa.
Määrittelyn tarkennusvaiheessa tulee järjestää riittävä määrä tapaamisia, joiden aikana ideoidaan verkkopalvelun käyttökokemuksen ratkaisuja ja tarkennetaan palvelun suunnittelua yhdessä Tilaajan asiantuntijoiden kanssa. Määrittelyn tarkennuksen aikana kiinnitetään huomiota aktiiviseen vuorovaikutukseen, jotta molemmille osapuolille syntyy yhteinen käsitys toteutettavan ratkaisun sisällöstä.
Toimittaja dokumentoi tarkennuksen lopputulokset, ja tarkennettu dokumentaatio käydään läpi ja hyväksytään yhdessä Tilaajan ja Toimittajan kesken ennen toteutuksen alkua.

Hankinnan kuvaus

Kauppapolitiikka.fi käyttöliittymä- ja visuaalinen suunnittelu
Kauppapolitiikka.fi-sivuston teemojen, käyttöliittymien, navigaatiorakenteiden sekä visuaalisen ilmeen tarkempi suunnittelu kuuluvat Toimittajan tehtäviin. Vuoden 2023 aikana Kauppapolitiikka-printtilehden konseptia kehitetään entistä houkuttelevammaksi. Lehden ulkoasua raikastetaan ja sisältöä uudistetaan jonkin verran. Suuria muutoksia ei kuitenkaan ole suunnitteilla. Toimittajan tehtävänä on printtiversion ilmeen ja tilaajan graafisen ohjeistuksen pohjalta suunnitella Kauppapolitiikka.fi:n ilmeen raikastaminen.
Toimittaja laatii verkkopalvelun sivumalleista ja näytöistä käyttöliittymäsuunnitelman, jonka esitystavat perustuvat kustannustehokkaasti toteutuskelpoisiin ja riittävän helposti käytettäviin WordPress-ominaisuuksiin, jotka myös tuottavat esteetöntä ja saavutettavaa sisältöä. Käyttöliittymäsuunnittelussa kiinnitetään erityistä huomiota käyttöliittymätoimintojen käytettävyyteen, sivujen nopeaan latautumiseen, saavutettavuuteen ja mobiilikäyttöisyyteen.
Toimittaja laatii layout-mallit käyttöliittymäelementtien ulkoasusta: värien käytöstä, typografioista, kuvaelementeistä, muotokielestä, tunnusten käytöstä, kuvituskuvien ja muiden graafisten elementtien hyödyntämisestä.
Kun Tilaaja on hyväksynyt Toimittajan suunnitelman visuaalisesta kokonaisilmeestä, Toimittaja soveltaa kokonaisilmeen graafisia periaatteita verkkosivuston eri näyttöihin, sivupohjiin ja käyttöliittymä-elementteihin.
Projektiin on varattava riittävä määrä iteraatiokierroksia, jotta sivustojen ulkoasu ja käytettävyys vastaavat Tilaajan vaatimuksia. Verkkosivustojen käyttöliittymä- ja visuaalinen suunnittelu voidaan toteuttaa samanaikaisesti määrittelyn tarkennuksen kanssa.
Palvelun yksityiskohtien suunnittelutyötä voidaan jatkaa ketterästi toteutustyön rinnalla.
Järjestelmän toteutus
Toimittaja toteuttaa verkkopalvelukokonaisuuden sivustoteemat, sivustojen ulkoasun, käyttöliittymät, sivupohjat, toiminnallisuudet ja integraatiot sekä hallintatyökalut sivuston sisällölle ja sisältörakenteelle. Toimittajan tehtävänä on suunnitella kokonaisuuden teknisen toteutuksen yksityiskohdat, konfiguroida järjestelmä¬kokonaisuuteen kuuluvat ohjelmistot toimimaan määrittelyn mukaisesti sekä toteuttaa tarvittaessa räätälöitävät asiakaskohtaiset lisäominaisuudet ja liittymät muihin järjestelmiin. Toimittaja vastaa siitä, että hyödynnettävät ohjelmistokomponentit (WordPress-lisäosat) ovat keskenään yhteensopivia, ja toteutus kokonaisuudessaan vastaa Tilaajan vaatimuksia tietosuojan, tietoturvan ja saavutettavuuden osalta.
Sisältömigraatio nykyisestä palvelusta
Nykyisellä Kauppapolitiikka.fi-sivustolla julkaistuja artikkelimuotoisia sisältöjä sekä mm. PDF-muotoisia liitetiedostoja, jotka halutaan tuoda uuden palvelun sisällöiksi teknisenä migraationa. Toimittajan odotetaan ehdottavan ratkaisua migraation toteuttamiseksi osana uuden verkkopalvelun toteutusta. Artikkelit on tuotava uuteen julkaisujärjestelmään julkaisukelpoisessa muodossa. Toimittaja vastaa nykyisten artikkelien sivuosoitteiden ja hakukonenäkyvyyden säilymisestä. Metatiedot siirretään soveltuvin osin artikkelien yhteydessä. Siirrettävien sisältöjen tulee olla luettavia, tietosisällöltään nykyistä vastaavia ja uuden ulkoasun mukaisia. Tilaaja antaa Toimittajan käyttöön siirtokelpoisen tietokannan, joka sisältää nykyisen Wordpress-pohjaisen sivuston sisällöt.
Siirrettäviä artikkelisivuja on arviolta 670 kpl ja PDF-muotoisia näköislehtiä 16 kpl. Tiedostokirjastossa on tällä hetkellä 1231 tiedostoa.
Siirrettävät tiedot on kuvattu tarkemmin vaatimusmäärittelyssä (Liite 1). Migraation yksityiskohdat tarkennetaan osana toteutusprojektia.

Testaus
Toimittaja vastaa toimitettavan verkkopalvelukokonaisuuden testauksesta. Toimittajan vastuulle kuuluvat mm. testauksen suunnittelu (testaussuunnitelma, testitapaukset), testiympäristön perustaminen, testien suorittaminen ja virheiden korjaaminen. Testaukseen tulee sisältyä myös käytettävyyden, saavutettavuuden, suorituskyvyn ja tietoturvan testaaminen.
Toimittaja toimittaa suoritetut testitapaukset ja testien tulokset Tilaajan nähtäväksi. Toimittajalta toivotaan aktiivista otetta testaamiseen. Testaamista ei tule jättää pelkästään Tilaajan ja sivujen loppukäyttäjien vastuulle.
Asennus
Sivuston asennus palvelun lopulliseen käyttöympäristöön kuuluu Toimittajan tehtäviin.
Osana asennusta ja käyttöönottoa Toimittaja vastaa, että lyhytosoitteiden, uudelleenohjausosoitteiden sekä analytiikkatyökalujen konfigurointi tuotantoympäristöön on tehty tilaajan ohjeistuksen mukaisesti.
Käyttöönotto ja käyttöönoton tuki
Järjestelmätoimitus hyväksyntätestataan vaatimusmäärittelyä ja sen hyväksyttyjä tarkennuksia vastaan. Jos määrittelyyn tulee projektin aikana muutoksia, Toimittaja vastaa siitä, että muutokset dokumentoidaan, ja ne hyväksytetään Tilaajalla.
Toimittaja toimittaa Tilaajalle suorittamiensa testien testitapaukset hyödynnettäväksi testauksen suorittamisessa sekä tukee asiakasta hyväksyntätestauksen suunnittelussa ja läpiviennissä. Kaikki hyväksyntätestauksessa löydetyt virheet (ml. löydetyt tietoturva-, suorituskyky-, käytettävyys¬ ja saavutettavuus¬ongelmat) on korjattava ennen toimituksen hyväksyntää. Järjestelmän hyväksyntää ei sidota sen käyttöönottoon. Toisin sanoen Tilaajalla on oikeus ottaa järjestelmä käyttöön, vaikka toimitusta ei olisi kokonaisuudessaan hyväksytty. Asiakas varaa oikeuden tehdä (tai teettää kolmannella osapuolella) järjestelmälle suorituskyky- ja tietoturva-auditoinnin sekä käytettävyys- ja saavutettavuustestauksen osana hyväksyntätestausta. Toimittajan vastuulla on korjata näissä testauksissa havaitut virheet ja poikkeamat osana projektia, ilman lisäkustannuksia. Toimittajan odotetaan tukevan asiakasta järjestelmän käyttöönottoon ja jalkauttamiseen liittyvissä kysymyksissä.
Projektin suunnittelu ja hallinta
Toimittaja vastaa projektin suunnittelusta, projektin hallinnasta ja projektin läpivientiin liittyvien muutosten hallinnasta sekä projektidokumentaatiosta. Tilaajan projektiryhmä on valmis osallistumaan erityisesti määrittelyvaiheessa projektiin aktiivisesti, ja projektimallin toivotaan tukevan avointa vuoropuhelua kaikissa projektin vaiheissa. Toteutusvaiheessa UM resursoi työhön projektipäällikön, jonka työaikaa voidaan allokoida projektiin muutamia päiviä viikoittain, sekä projektitiimin sisältöjen tuotantoon ja ylläpitoon. Projekti sisältää viikoittaisen Tilaajan ja Toimittajan projektipäälliköiden välisen aikataulujen ja projektin tilanteen tarkistuksen. Tarpeen mukaan Tilaajan projektipäällikkö ja/tai -tiimi voi osallistua myös Toimittajan projektitiimin viikkopalavereihin.
Asiakas edellyttää, että projektin vetovastuu on selkeästi Toimittajalla. Toimittaja tarjoaa projektin käyttöön tarvittavat projektinhallintajärjestelmät. Säännöllisessä projektiviestinnässä voidaan hyödyntää videoneuvotteluvälineitä (esim. Teams).
Pääkäyttäjien koulutus ja koulutusmateriaali
Toimittaja huolehtii siitä, että järjestelmän sisällöntuottajat ja pääkäyttäjät koulutetaan palvelu-kokonaisuuden toiminnallisuuksien käyttämiseen käyttöönoton yhteydessä. Toimittaja luovuttaa koulutusmateriaalin tilaajalle myöhempää käyttöä varten. Järjestelmän käyttäminen ei kuitenkaan tule edellyttää koulutusta tai koulutusmateriaalin läpikäymistä, vaan sen tulee onnistua myös järjestelmästä itsestään löytyvien ohjeiden avulla.