Finavia Oyj: HR-järjestelmä 2022

Lyhyt kuvaus

Finavia hankkii uuden HR-järjestelmän. HR-järjestelmä hankitaan SaaS-palveluna. Uusi järjestelmä suunnitellaan otettavan käyttöön myös Finavian tytäryhtiössä Airprossa.
Finavian tavoitteena on hankkia moderni järjestelmä, joka tukee HR prosesseja ja mahdollistaa toiminnallisuudet koko työntekijän elinkaaren työsuhteen aloituksesta työsuhteen päättymiseen.
Hankinta sisältää SaaS-palvelun lisäksi järjestelmän käyttöönottoprojektin mukaan lukien datamigraatiot nykyisestä HR-järjestelmästä, Integraatioiden toteutuksen muhin HR-järjestelmään liittyviin järjestelmiin sekä pääkäyttäjäkoulutukset.

Hankinnan kuvaus

Finavia hankkii uuden HR-järjestelmän. HR-järjestelmä hankitaan SaaS-palveluna. Uusi järjestelmä suunnitellaan otettavan käyttöön myös Finavian tytäryhtiössä Airprossa.
Finavian tavoitteena on hankkia moderni järjestelmä, joka tukee HR prosesseja ja mahdollistaa toiminnallisuudet koko työntekijän elinkaaren työsuhteen aloituksesta työsuhteen päättymiseen.
HR-järjestelmä on niin henkilöstön, HR:n kuin johdonkin yhteinen työkalu. Se on ennen kaikkea kuitenkin yksi HR:n tärkeimpiä työkaluja. HR-järjestelmän avulla HR pystyy hallinnoimaan kaikkia HR-prosesseihin ja työsuhteen elinkaaren hallintaan liittyvät asioita, sekä kehityskeskusteluita. HR- järjestelmään kootaan kaikki henkilöstöön liittyvät perustiedot, joka on asianosaisille saatavilla heidän käyttöoikeuksien mukaan ja GDPR-rajoitteet huomioiden. Toimiva ja laadukas HR-järjestelmä ei ainoastaan hyödytä HR:ää, mutta on myös oleellinen työkalu henkilöstölle ja siten suorassa vaikutuksessa henkilöstön tyytyväisyyteen.
Finavia ja Airpro tulevat hankkimaan erillisen rekrytointijärjestelmän, joka integroidaan hankittavaan HR-järjestelmään. Rekrytointijärjestelmä ei sisälly HR-järjestelmän hankinnan laajuuteen.
Hankittavalla HR-järjestelmällä tullaan hoitamaan mm. seuraavat toiminnallisuudet:
- Työsuhteen aloitus
- Työsuhteen päättyminen
- Työsuhteen aikana tapahtuvat muutokset
- Henkilötietojen hallinnointi
- Kehityskeskustelut
- Suorituksen johtaminen/arviointi
- Raportointi
- Kyvykkyyksien ja osaamisen johtamista
- Koulutusten hallintaa
Hankinta sisältää SaaS-palvelun lisäksi järjestelmän käyttöönottoprojektin mukaan lukien datamigraatiot nykyisestä HR-järjestelmästä, Integraatioiden toteutuksen muhin HR-järjestelmään liittyviin järjestelmiin sekä pääkäyttäjäkoulutukset.
Tämä menettely korvaa keskeytetyn menettelyn, ilmoituksen numero 2022-090008 (TED numero 2022/S 010-022193)
Keskeytettyyn hankintaan salassapitositoumuksen jättäneiden tulee tehdä salassapitositoumus uudelleen.
Finavian tarkoituksena on solmia sopimus HR-järjestelmästä yhden palveluntuottajan kanssa. Hankinnan tuloksena on Finavian sekä Airpron vaatimukset täyttävä, ja jopa ylittävä HR-järjestelmä, joka helpottaa HR:n työskentelyä, mutta myös tukee henkilöstön ja johdon kehittymistä. Kaikki sopimuksella tuotettu palvelu suoritetaan Finavian IT:n ja liiketoimintayksiköiden ohjauksessa.
Hankintayksikkö ei sitoudu tiettyihin hankintamääriin, eikä hankintasopimus tuota palveluntuottajalle yksinoikeutta hankinnan toteuttamiseen. Sopimuksen mukaiset palvelut tuotetaan tarjouspyynnössä ja sen liitteissä kuvatun sisällön mukaisina.
Palvelut hankitaan kokonaispalveluna yhdeltä palveluntuottajalta. Palveluntuottajan on varauduttava toimittamaan kaikkia yllä mainittuja palveluita koko sopimuskauden ajan Hankintayksikön tarpeiden mukaisesti.
Kyseessä on kynnysarvon ylittävä julkinen kilpailutus. Hankintayksikkö asettaa tarjoajia koskevia soveltuvuusvaatimuksia.
Hankinta-asiakirjojen saantia on rajoitettu tietoturvasyistä. Hankintayksikkö luovuttaa asiakirjaluonnokset allekirjoitettua salassapitositoumusta vastaan. Asiakirjapyyntö ja allekirjoitettu salassapitositoumus toimitetaan sähköpostin liitteenä hankintapaallikot@finavia.fi otsikolla Finavia: HR järjestelmä 2022 - hankinta. Hankintayksikkö toimittaa sähköpostitse linkin, jonka kautta toimija voi ladata tarjousasiakirjat.
Salassapitositoumus on saatavilla Tarjouspalvelu -portaalissa. Hankintayksikköä sitoo salassapitovelvollisuus.
Keskeytettyyn hankintaan salassapitositoumuksen jättäneiden tulee tehdä salassapitositoumus uudelleen.
Hankintamenettelyn lopputuloksena Hankintayksikkö valitsee yhden (1) palveluntuottajan, jonka kanssa se tekee sopimuksen.

Uudistusten kuvaus

Määräaikainen sopimuskausi on 48 kk (4 vuotta). Tämän jälkeen sopimus jatkuu toistaiseksi voimassaolevana Asiakkaan 6kk ja Palveluntuottajan 12kk irtisanomisajalla.
Sopimuskausi on suunniteltu aloitettavaksi 1.4.2023.

Vaihtoehtojen kuvaus

HR-järjestelmän kehittämiseen ja ylläpitoon liittyvät laajennukset esim. integraatiomuutokset sekä asiantuntijan tuntityöt ja konsultointi sopimuskauden aikana.

Lisätietoja

Osallistumishakemuksen/tarjouksen tekemistä ja jättämistä Tarjouspalvelu.fi -portaalissa (ml. ehdokkaan käyttäjä- ja yhteyshenkilötiedot järjestelmässä) koskevissa tietoteknisissä kysymyksissä ja ongelmatilanteissa tulee olla yhteydessä Cloudia-tukeen. Sekaannuksien välttämiseksi on syytä rekisteröidä Tarjouspalveluun se yritystunnus (esim. y-tunnus), jonka nimissä allekirjoitetaan sopimus.

Tämä hankintamenettely käydään seuraavan alustavan aikataulun mukaan: Aikavyöhyke: Helsinki.
2022
23.05. - Osallistumishalukkaiden kysymykset klo 13:00 mennessä
02.06. - Osallistumishakemuksen jättäminen klo 13:00 mennessä
03.06. - Tarjoajien valinta ja tiedoksianto aikaisintaan
03.06. - Neuvottelukutsu aikaisintaan
09.06. - Tarjoajien sopimuskommentit ja täydennetty vaatimuslomake klo 13:00 mennessä
13.06. - 1. neuvottelupäivä
14.06. - 2. neuvottelupäivä
16.06. - Neuvottelukierros päättyy
17.06 - Lopullisen tarjouspyynnön julkaisu aikaisintaan
22.06. - Tarjoajien kysymykset klo 13:00 mennessä
30.06. - Tarjouksen jättäminen klo 13:00 mennessä
01.07. - Hankintapäätös aikaisintaan
20.07. - Sopimuksen allekirjoitus aikaisintaan
Rikosrekisteriotteet tarkastetaan voittajalta voittajan kanssa sovittavana ajankohtana.
Hankintayksikkö pidättää oikeuden muuttaa aikataulua myöhäisemmäksi. Aikataulun muuttumiseen voi vaikuttaa mm. odotettua suurempi osallistujamäärä tai lisäselvitystarpeet. Tarjoaja on vastuussa osallistumisilmoittautumisen, asiakirjojensa, kysymyksiensä ja tarjoustensa toimittamisesta ajoissa.
Hankinnan ensimmäisessä vaiheessa pyydetään osallistumishakemuksia potentiaalisilta tarjoajilta. Osallistumishakemusten perusteella vähimmäisvaatimukset täyttävät tarjoajat kutsutaan neuvottelemaan.
Hankintayksikkö lähettää tarjoajien valinnan jälkeen kutsun neuvottelukierrokselle valituille tarjoajille. Neuvotteluohjelma julkaistaan neuvottelukutsussa.
Tarjoajakohtaiset neuvottelut käydään ensisijaisesti Microsoft Teamsilla. Finavia pidättää kuitenkin oikeuden muuttaa neuvottelujen aikaa, paikkaa, osallistumistapaa jne. Neuvottelemaan valittuja tarjoajia pyydetään antamaan palautetta, kommentteja ja ehdotuksia tarjousasiakirjoja sekä sopimusta koskien määräaikoihin mennessä. Tarvittaessa Finavia voi pyytää täsmennyksiä sähköpostitse. Finavia voi tarvittaessa kutsua tarjoajat usealle neuvottelukierrokselle.
Osallistujilla on mahdollisuus esittää kysymyksiä jokaisessa vaiheessa. Finavia pyrkii tarjoamaan vastauksia kysymyksiin mahdollisimman pian määräajan jälkeen ja mikäli mahdollista, myös ennen kysymyksille varatun ajan umpeutumista.
Kysymykset tulee esittää suomen kielellä ja niihin vastataan suomen kielellä Hanki Tarjouspalvelussa. Muilla tavoin esitettyihin kysymyksiin / kommentteihin ei vastata. Kysymykset tulee syöttää järjestelmään yksi kysymys kerrallaan. Kysymyksiin vastataan ainoastaan Tarjouspalvelussa. Kysymykset ja niihin tulleet vastaukset ovat julkisia.
Soveltuvuusvaatimuksia ja hankinnan kohteen kriteereitä koskevia lisätietoja on saatavilla Hanki Tarjouspalvelussa, jossa vaatimuskohtaiset lisätiedot ja -selvitykset avautuvat kysymysmerkki -painikkeesta ("[?]"). Tulosteessa lisätiedot ja -selvitykset ovat kursiivilla. Lukekaa ohjeet ja lisätiedot tarkasti ennen kysymysten esittämistä.
Osallistujilla on velvollisuus tutustua mahdollisiin lisäkysymyksiin sekä niihin annettuihin vastauksiin ennen osallistumisilmoittautumisen/tarjouksen jättämistä, vaikka osallistuja itse ei olisi esittänyt lainkaan kysymyksiä. Esitettyjen kysymysten vastaukset ovat osa osallistumispyyntöä/tarjouspyyntöä.
Osallistumishakemuksen/tarjouksen tekemistä ja jättämistä Tarjouspalvelu.fi - toimittajaportaalissa (ml. ehdokkaan käyttäjä- ja yhteyshenkilötiedot järjestelmässä) koskevissa tietoteknisissä kysymyksissä ja ongelmatilanteissa tulee olla yhteydessä Cloudia-tukeen arkipäivisin klo 08-16:00. Tarjoajien tukinumero on 020 766 1075 ja sähköpostiosoite tuki@cloudia.fi.
Tällä ilmoituksella on liitteitä/linkkejä osoitteessa https://www.hankintailmoitukset.fi/fi/public/procurement/70793/notice/101189