Matkalaskujärjestelmä ja matka- ja kululaskujen hallinnointipalvelu

Business Finland Oy

Hankinnan kohteena on matkalaskujärjestelmä SaaS-palveluna sekä matka- ja kululaskujen hallinnointipalvelu.
Uuden järjestelmän tulisi olla nykyaikainen, helppokäyttöinen ja käyttäjäystävällinen. Uudella järjestelmällä tavoitellaan teknisiä parannuksia, kuten päiväraha- ja kilometrikorvausten automaatiota eri maihin, tekstintunnistusta kuvasta (OCR) sekä prosessikustannusten säästöjä ja henkilötyöajan tarkoituksenmukaisempaa käyttöä.
Järjestelmätoimittaja kehittää järjestelmää ja tuottaa uusia ratkaisuja asiakkaan käyttöön. Järjestelmän hallinnointi on helppoa ja tukea on viivytyksettä saatavilla. Järjestelmä on muokattavissa ja kattava dimensioiden osalta. Matka- ja kululaskuja voi tehdä sekä selaimen että mobiiliapplikaation kautta. Mobiiliapplikaatiolla tulee pystyä ottamaan kuvat kuiteista ja tallentamaan ne suoraan järjestelmään.
Hankinnan kohteeseen sisältyy Business Finlandin kotimaan henkilöstön matka- ja kululaskujen hoitaminen (tarkastaminen ja käyttäjien opastaminen). Vuositasolla hankinnan kohteeseen kuuluu arviolta 6 000 matkalaskua (2019 6 500 kpl, 2020 4 300 kpl). Kansainvälisessä verkostossa työskentelevien henkilöiden kaikki matka- ja kululaskut hoidetaan BF Oy:n taloushallinnossa samoin kuin luottokorttien hallinto ja käyttäjien perustaminen.
Hankinnan kohteen tarkempi kuvaus on tarjouspyynnön liitteessä 1. Hankinnan kohteen kuvaus.

Määräaika

Tarjousten vastaanottamisen määräaika oli 2021-06-24. Hankinta julkaistiin 2021-05-21.

Kuka?

• Business Finland Oy

Mitä?

Missä?

• Suomi/Finland

Hankintojen historia

Päivämäärä	Asiakirja
2021-05-21	hankintailmoitus

hankintailmoitus (2021-05-21)
Kohde
Hankinnan laajuus
Otsikko: Tietotekniset palvelut: neuvonta, ohjelmistojen kehittäminen, Internet ja tuki
Viitenumero: 64/27/2020
Lyhyt kuvaus:

Hankinnan kohteena on matkalaskujärjestelmä SaaS-palveluna sekä matka- ja kululaskujen hallinnointipalvelu. Uuden järjestelmän tulisi olla nykyaikainen, helppokäyttöinen ja käyttäjäystävällinen. Uudella järjestelmällä tavoitellaan teknisiä parannuksia, kuten päiväraha- ja kilometrikorvausten automaatiota eri maihin, tekstintunnistusta kuvasta (OCR) sekä prosessikustannusten säästöjä ja henkilötyöajan tarkoituksenmukaisempaa käyttöä. Järjestelmätoimittaja kehittää järjestelmää ja tuottaa uusia ratkaisuja asiakkaan käyttöön. Järjestelmän hallinnointi on helppoa ja tukea on viivytyksettä saatavilla. Järjestelmä on muokattavissa ja kattava dimensioiden osalta. Matka- ja kululaskuja voi tehdä sekä selaimen että mobiiliapplikaation kautta. Mobiiliapplikaatiolla tulee pystyä ottamaan kuvat kuiteista ja tallentamaan ne suoraan järjestelmään. Hankinnan kohteeseen sisältyy Business Finlandin kotimaan henkilöstön matka- ja kululaskujen hoitaminen (tarkastaminen ja käyttäjien opastaminen). Vuositasolla hankinnan kohteeseen kuuluu arviolta 6 000 matkalaskua (2019 6 500 kpl, 2020 4 300 kpl). Kansainvälisessä verkostossa työskentelevien henkilöiden kaikki matka- ja kululaskut hoidetaan BF Oy:n taloushallinnossa samoin kuin luottokorttien hallinto ja käyttäjien perustaminen. Hankinnan kohteen tarkempi kuvaus on tarjouspyynnön liitteessä 1. Hankinnan kohteen kuvaus.

Ilmoituksen metatiedot
Alkukieli: suomi 🗣️
Asiakirjatyyppi: hankintailmoitus
Sopimuksen luonne: Palvelut
Asetus: Euroopan unioni ja WTO-maat
Yhteinen hankintanimikkeistö (CPV)
Koodi: Tietotekniset palvelut: neuvonta, ohjelmistojen kehittäminen, Internet ja tuki 📦
Lisä-CPV-koodi: Tietotekniset palvelut: neuvonta, ohjelmistojen kehittäminen, Internet ja tuki 📦
Suorituspaikka
NUTS-alue: Suomi/Finland 🏙️

Menettely
Menettelyn tyyppi: Avoin menettely
Tarjouksen tyyppi: Tarjous koskee kaikkia eriä
Myöntämisperusteet
Kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous

Hankintaviranomainen
Tunnistetiedot
Maa: Suomi 🇫🇮
Hankintaviranomaisen tyyppi: Muu
Hankintaviranomaisen nimi: Business Finland Oy
Postiosoite: Porkkalankatu 1
Postinumero: FI-00180
Postitoimipaikka: Helsinki
Yhteystiedot
Internetosoite: http://www.businessfinland.fi/ 🌏
Sähköposti: kilpailutus@businessfinland.fi 📧
Asiakirjojen URL-osoite: https://hanki.tarjouspalvelu.fi/hanki?id=344180&tpk=5a93151e-2cea-4f61-a4f8-3270ba189fd8 🌏

Viite
Päivämäärät
Lähetyspäivä: 2021-05-21 📅
Tarjousten jättämisen määräaika: 2021-06-24 📅
Julkaisupäivä: 2021-05-26 📅
Tunnisteet
Ilmoituksen numero: 2021/S 100-264121
EUVL-S-numero: 100
Lisätietoja

Tarjouspyyntöä ei ole jaettu osiin, koska katsomme että järjestelmän toimittaja tuntee parhaiten oman järjestelmänsä ja pystyy toimittamaan laadukkaan matka- ja kululaskujen hallinnointipalvelun joko itse toimitettuna tai alihankkijan kautta. Tällä ratkaisulla pyrimme myös takaamaan toiminnan jatkuvuuden.

Kohde
Hankinnan laajuus
Lyhyt kuvaus:

Hankinnan kohteena on matkalaskujärjestelmä SaaS-palveluna sekä matka- ja kululaskujen hallinnointipalvelu.

Uuden järjestelmän tulisi olla nykyaikainen, helppokäyttöinen ja käyttäjäystävällinen. Uudella järjestelmällä tavoitellaan teknisiä parannuksia, kuten päiväraha- ja kilometrikorvausten automaatiota eri maihin, tekstintunnistusta kuvasta (OCR) sekä prosessikustannusten säästöjä ja henkilötyöajan tarkoituksenmukaisempaa käyttöä.

Järjestelmätoimittaja kehittää järjestelmää ja tuottaa uusia ratkaisuja asiakkaan käyttöön. Järjestelmän hallinnointi on helppoa ja tukea on viivytyksettä saatavilla. Järjestelmä on muokattavissa ja kattava dimensioiden osalta. Matka- ja kululaskuja voi tehdä sekä selaimen että mobiiliapplikaation kautta. Mobiiliapplikaatiolla tulee pystyä ottamaan kuvat kuiteista ja tallentamaan ne suoraan järjestelmään.

Hankinnan kohteeseen sisältyy Business Finlandin kotimaan henkilöstön matka- ja kululaskujen hoitaminen (tarkastaminen ja käyttäjien opastaminen). Vuositasolla hankinnan kohteeseen kuuluu arviolta 6 000 matkalaskua (2019 6 500 kpl, 2020 4 300 kpl). Kansainvälisessä verkostossa työskentelevien henkilöiden kaikki matka- ja kululaskut hoidetaan BF Oy:n taloushallinnossa samoin kuin luottokorttien hallinto ja käyttäjien perustaminen.

Hankinnan kohteen tarkempi kuvaus on tarjouspyynnön liitteessä 1. Hankinnan kohteen kuvaus.

Ks. kohta II.1.4).

Kesto: 48 kuukautta
Vaihtoehtojen kuvaus:

Matka- ja kululaskujen hallinnointipalvelu on mahdollista laajentaa koskemaan myös Business Finlandin ulkomaan toimipisteiden henkilöitä. Lisähankintamahdollisuus on kuvattu tarkemmin sopimusluonnoksen kohdassa 19 (liite 5).

Lisätietoja:

Oikeudelliset, taloudelliset, rahoitukselliset ja tekniset tiedot
Osallistumisehdot
Kelpoisuus harjoittaa ammattitoimintaa:

Tarjoajien on täytettävä ns. yhteinen eurooppalainen hankinta-asiakirja, ESPD (European Single Procurement Document).

Menettely
Oikeusperusta: 32014L0024
Tarjousten vastaanottoaika: 12:00
Kielet, joilla tarjoukset tai osallistumishakemukset voidaan jättää: suomi 🗣️
Tarjouksen voimassaoloaika: 2021-12-31 📅
Tarjousten avauspäivä: 2021-06-24 📅
Tarjousten avausaika: 12:15

Hankintaviranomainen
Tunnistetiedot
Kansallinen rekisterinumero: 2725690-3
Muu hankintaviranomaisen tyyppi: Valtion omistama osakeyhtiö
Yhteystiedot
Asiakirjojen URL-osoite: https://hanki.tarjouspalvelu.fi/hanki?id=344180&tpk=5a93151e-2cea-4f61-a4f8-3270ba189fd8 🌏

Täydentävät tiedot
Arvostelurunko
Nimi: Markkinaoikeus
Postiosoite: Radanrakentajantie 5
Postitoimipaikka: Helsinki
Postinumero: FI-00520
Maa: Suomi 🇫🇮
Puhelin: +358 295643300 📞
Sähköposti: markkinaoikeus@oikeus.fi 📧
Internetosoite: http://www.oikeus.fi/markkinaoikeus 🌏
Lähde: OJS 2021/S 100-264121 (2021-05-21)

Uudet hankinnat asiaan liittyvissä luokissa 🆕

Tietotekniset palvelut: neuvonta, ohjelmistojen kehittäminen, Internet ja tuki (>20 uudet hankinnat)