Hankinnan kohteena on matkalaskujärjestelmä SaaS-palveluna sekä matka- ja kululaskujen hallinnointipalvelu.
Uuden järjestelmän tulisi olla nykyaikainen, helppokäyttöinen ja käyttäjäystävällinen. Uudella järjestelmällä tavoitellaan teknisiä parannuksia, kuten päiväraha- ja kilometrikorvausten automaatiota eri maihin, tekstintunnistusta kuvasta (OCR) sekä prosessikustannusten säästöjä ja henkilötyöajan tarkoituksenmukaisempaa käyttöä.
Järjestelmätoimittaja kehittää järjestelmää ja tuottaa uusia ratkaisuja asiakkaan käyttöön. Järjestelmän hallinnointi on helppoa ja tukea on viivytyksettä saatavilla. Järjestelmä on muokattavissa ja kattava dimensioiden osalta. Matka- ja kululaskuja voi tehdä sekä selaimen että mobiiliapplikaation kautta. Mobiiliapplikaatiolla tulee pystyä ottamaan kuvat kuiteista ja tallentamaan ne suoraan järjestelmään.
Hankinnan kohteeseen sisältyy Business Finlandin kotimaan henkilöstön matka- ja kululaskujen hoitaminen (tarkastaminen ja käyttäjien opastaminen). Vuositasolla hankinnan kohteeseen kuuluu arviolta 6 000 matkalaskua (2019 6 500 kpl, 2020 4 300 kpl). Kansainvälisessä verkostossa työskentelevien henkilöiden kaikki matka- ja kululaskut hoidetaan BF Oy:n taloushallinnossa samoin kuin luottokorttien hallinto ja käyttäjien perustaminen.
Hankinnan kohteen tarkempi kuvaus on tarjouspyynnön liitteessä 1. Hankinnan kohteen kuvaus.
Määräaika
Tarjousten vastaanottamisen määräaika oli 2021-06-24.
Hankinta julkaistiin 2021-05-21.
Kohde Hankinnan laajuus
Otsikko: Matkalaskujärjestelmä ja matka- ja kululaskujen hallinnointipalvelu
64/27/2020
Tuotteet/palvelut: Tietotekniset palvelut: neuvonta, ohjelmistojen kehittäminen, Internet ja tuki📦
Lyhyt kuvaus:
“Hankinnan kohteena on matkalaskujärjestelmä SaaS-palveluna sekä matka- ja kululaskujen hallinnointipalvelu.
Uuden järjestelmän tulisi olla nykyaikainen,...”
Lyhyt kuvaus
Hankinnan kohteena on matkalaskujärjestelmä SaaS-palveluna sekä matka- ja kululaskujen hallinnointipalvelu.
Uuden järjestelmän tulisi olla nykyaikainen, helppokäyttöinen ja käyttäjäystävällinen. Uudella järjestelmällä tavoitellaan teknisiä parannuksia, kuten päiväraha- ja kilometrikorvausten automaatiota eri maihin, tekstintunnistusta kuvasta (OCR) sekä prosessikustannusten säästöjä ja henkilötyöajan tarkoituksenmukaisempaa käyttöä.
Järjestelmätoimittaja kehittää järjestelmää ja tuottaa uusia ratkaisuja asiakkaan käyttöön. Järjestelmän hallinnointi on helppoa ja tukea on viivytyksettä saatavilla. Järjestelmä on muokattavissa ja kattava dimensioiden osalta. Matka- ja kululaskuja voi tehdä sekä selaimen että mobiiliapplikaation kautta. Mobiiliapplikaatiolla tulee pystyä ottamaan kuvat kuiteista ja tallentamaan ne suoraan järjestelmään.
Hankinnan kohteeseen sisältyy Business Finlandin kotimaan henkilöstön matka- ja kululaskujen hoitaminen (tarkastaminen ja käyttäjien opastaminen). Vuositasolla hankinnan kohteeseen kuuluu arviolta 6 000 matkalaskua (2019 6 500 kpl, 2020 4 300 kpl). Kansainvälisessä verkostossa työskentelevien henkilöiden kaikki matka- ja kululaskut hoidetaan BF Oy:n taloushallinnossa samoin kuin luottokorttien hallinto ja käyttäjien perustaminen.
Hankinnan kohteen tarkempi kuvaus on tarjouspyynnön liitteessä 1. Hankinnan kohteen kuvaus.
1️⃣
Lisätuotteet/palvelut: Tietotekniset palvelut: neuvonta, ohjelmistojen kehittäminen, Internet ja tuki📦
Lisätuotteet/palvelut: Taloushallinto-ohjelmatuotteet📦
Lisätuotteet/palvelut: Taloushallinnon tietojärjestelmät📦
Lisätuotteet/palvelut: Kirjanpito-, tilintarkastus- ja verotuspalvelut📦
Suorituspaikka: Suomi/Finland🏙️
Hankinnan kuvaus: Ks. kohta II.1.4).
Myöntämisperusteet
Hinta ei ole ainoa myöntämisperuste, ja kaikki perusteet ilmoitetaan ainoastaan hankinta-asiakirjoissa
Sopimuksen, puitesopimuksen tai dynaamisen hankintajärjestelmän kesto
Jäljempänä oleva aikataulu on ilmaistu kuukausina.
Kuvaus
Kesto: 48
Tietoa vaihtoehdoista
Vaihtoehdot ✅
Vaihtoehtojen kuvaus:
“Matka- ja kululaskujen hallinnointipalvelu on mahdollista laajentaa koskemaan myös Business Finlandin ulkomaan toimipisteiden henkilöitä....”
Vaihtoehtojen kuvaus
Matka- ja kululaskujen hallinnointipalvelu on mahdollista laajentaa koskemaan myös Business Finlandin ulkomaan toimipisteiden henkilöitä. Lisähankintamahdollisuus on kuvattu tarkemmin sopimusluonnoksen kohdassa 19 (liite 5).
Näytä lisää Kuvaus
Lisätietoja:
“Tarjouspyyntöä ei ole jaettu osiin, koska katsomme että järjestelmän toimittaja tuntee parhaiten oman järjestelmänsä ja pystyy toimittamaan laadukkaan...”
Lisätietoja
Tarjouspyyntöä ei ole jaettu osiin, koska katsomme että järjestelmän toimittaja tuntee parhaiten oman järjestelmänsä ja pystyy toimittamaan laadukkaan matka- ja kululaskujen hallinnointipalvelun joko itse toimitettuna tai alihankkijan kautta. Tällä ratkaisulla pyrimme myös takaamaan toiminnan jatkuvuuden.
Oikeudelliset, taloudelliset, rahoitukselliset ja tekniset tiedot Osallistumisehdot
Luettelo ja lyhyt kuvaus olosuhteista:
“Tarjoajien on täytettävä ns. yhteinen eurooppalainen hankinta-asiakirja, ESPD (European Single Procurement Document).”
Menettely Toimenpiteen tyyppi
Avoin menettely
Hallinnolliset tiedot
Tarjousten tai osallistumishakemusten vastaanottamisen määräaika: 2021-06-24
12:00 📅
Kielet, joilla tarjoukset tai osallistumishakemukset voidaan jättää: suomi 🗣️
Tarjouksen on oltava voimassa: 2021-12-31 📅
Tarjousten avaamista koskevat ehdot: 2021-06-24
12:15 📅
Täydentävät tiedot Tietoa sähköisistä työnkuluista
Sähköistä tilaamista käytetään
Sähköinen laskutus hyväksytään
Sähköistä maksua käytetään
Arvostelurunko
Nimi: Markkinaoikeus
Postiosoite: Radanrakentajantie 5
Postitoimipaikka: Helsinki
Postinumero: FI-00520
Maa: Suomi 🇫🇮
Puhelin: +358 295643300📞
Sähköposti: markkinaoikeus@oikeus.fi📧
URL: http://www.oikeus.fi/markkinaoikeus🌏
Lähde: OJS 2021/S 100-264121 (2021-05-21)