Asiakirjojen sähköinen arkistointijärjestelmä

Yleisradio Oy

Hankinnan kohteena on asiakirjojen sähköiseen arkistointiin tarkoitettu järjestelmä SaaS-palveluna. Järjestelmää tullaan alkuvaiheessa käyttämään ulkoisen laskennen ja hankintojen asiakirjojen arkistointiin, ja käyttöä voidaan sopimuskaudella laajentaa muihin Ylen asiakirjoihin.
Hankinnan kohde on kuvattu tarkemmin tässä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä.

Määräaika

Tarjousten vastaanottamisen määräaika oli 2021-05-10. Hankinta julkaistiin 2021-04-01.

Kuka?

• Yleisradio Oy

Mitä?

Missä?

• Suomi/Finland

Hankintojen historia

Päivämäärä	Asiakirja
2021-04-01	hankintailmoitus
2021-04-20	Ilmoitus tehdystä sopimuksesta

hankintailmoitus (2021-04-01)
Kohde
Hankinnan laajuus
Otsikko: Tietotekniset arkistointipalvelut
Viitenumero: YLE20210001
Lyhyt kuvaus:

Hankinnan kohteena on asiakirjojen sähköiseen arkistointiin tarkoitettu järjestelmä SaaS-palveluna. Järjestelmää tullaan alkuvaiheessa käyttämään ulkoisen laskennen ja hankintojen asiakirjojen arkistointiin, ja käyttöä voidaan sopimuskaudella laajentaa muihin Ylen asiakirjoihin. Hankinnan kohde on kuvattu tarkemmin tässä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä.

Ilmoituksen metatiedot
Alkukieli: suomi 🗣️
Asiakirjatyyppi: hankintailmoitus
Sopimuksen luonne: Palvelut
Asetus: Euroopan unioni ja WTO-maat
Yhteinen hankintanimikkeistö (CPV)
Koodi: Tietotekniset arkistointipalvelut 📦
Lisä-CPV-koodi: Kuvantamis- ja arkistointijärjestelmä 📦
Suorituspaikka
NUTS-alue: Suomi/Finland 🏙️

Menettely
Menettelyn tyyppi: Avoin menettely
Tarjouksen tyyppi: Tarjous koskee kaikkia eriä
Myöntämisperusteet
Kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous

Hankintaviranomainen
Tunnistetiedot
Maa: Suomi 🇫🇮
Hankintaviranomaisen tyyppi: Julkisoikeudellinen yhteisö
Hankintaviranomaisen nimi: Yleisradio Oy
Postiosoite: PL 76
Postinumero: FI-00024
Postitoimipaikka: Yleisradio
Yhteystiedot
Internetosoite: http://www.yle.fi 🌏
Sähköposti: tarjoukset.yle@yle.fi 📧
Asiakirjojen URL-osoite: https://tarjouspalvelu.fi/hanki?id=339604&tpk=40b25ca1-f34d-41f5-8c2f-9f963cf31752 🌏
Osallistumisen URL-osoite: https://tarjouspalvelu.fi/hanki?id=339604&tpk=40b25ca1-f34d-41f5-8c2f-9f963cf31752 🌏

Viite
Päivämäärät
Lähetyspäivä: 2021-04-01 📅
Tarjousten jättämisen määräaika: 2021-05-10 📅
Julkaisupäivä: 2021-04-06 📅
Tunnisteet
Ilmoituksen numero: 2021/S 066-171344
EUVL-S-numero: 66
Lisätietoja

Tällä ilmoituksella on liitteitä/linkkejä osoitteessa: https://www.hankintailmoitukset.fi/fi/public/procurement/50882/notice/69555

Kohde
Hankinnan laajuus
Lyhyt kuvaus:

Hankinnan kohde on kuvattu tarkemmin tässä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä.

Hankinnan kohteena on asiakirjojen sähköiseen arkistointiin tarkoitettu järjestelmä SaaS-palveluna. Järjestelmää tullaan alkuvaiheessa käyttämään ulkoisen laskennan ja hankintojen asiakirjojen arkistointiin. Järjestelmän käyttöä tullaan laajentamaan sopimuskaudella myös muihin tilaajan asiakirjoihin.

Arkistointijärjestelmä hankitaan valmistuotteena, joka täyttää asetetut vaatimukset ylläpito- ja jatkokehityspalveluineen. Toimitusprojektissa on tarkoitus välttää mahdollisimman paljon räätälöintejä ja hyödyntää valmistuotteen omia ratkaisumalleja ja konfigurointimahdollisuutta. Valmistuotteen ratkaisumallit lisäävät järjestelmän ylläpidettävyyttä ja helpottavat elinkaaren hallintaa.

Arkistointijärjestelmän tulee mahdollistaa pitkälle automatisoidut prosessit ja tehostaa siten käsittelijöiden työtä ja asioiden käsittelyä. Ratkaisun tulee olla helppokäyttöinen ja käyttäjäystävällinen.

Yle valitsee yhden (1) sopimuskumppanin.

Hankinnan kohde on kuvattu tarkemmin tässä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä:

— Liite 1 Palvelukuvaus

— Liite 1.1 Ulkoisen laskennan ja hankintojen asiakirjat

— Liite 2 Vaatimusmäärittely

— Liite 3 Hintalomake

— Liite 4 Sopimusluonnos

— Liite 4.1 JIT liite 8 (JHS166)

— Liite 5 SLA-ehdot

— Liite 6 Tietosuojasopimus.

Kesto: 24 kuukautta
Uudistusten kuvaus:

Sopimus on voimassa määräaikaisena ensimmäiset kaksi (2) vuotta. Määräajan jälkeen sopimus jatkuu toistaiseksi voimassaolevana.

Vaihtoehtojen kuvaus:

Sopimukseen liittyvät lisähankintamahdollisuudet, mukaan lukien mm. käyttöoikeuksien laajentaminen ja integraatiot sekä muut palveluun liittyvät optiot on kuvattu tarjouspyynnön liitteessä 1 Palvelukuvaus.

Menettely
Oikeusperusta: 32014L0024
Tarjousten vastaanottoaika: 12:00
Kielet, joilla tarjoukset tai osallistumishakemukset voidaan jättää: suomi 🗣️
Tarjouksen voimassaoloaika: 6 kuukautta
Tarjousten avauspäivä: 2021-05-10 📅
Tarjousten avausaika: 12:15

Hankintaviranomainen
Tunnistetiedot
Kansallinen rekisterinumero: 0215438-8
Yhteystiedot
Asiakirjojen URL-osoite: https://tarjouspalvelu.fi/hanki?id=339604&tpk=40b25ca1-f34d-41f5-8c2f-9f963cf31752 🌏

Täydentävät tiedot
Arvostelurunko
Nimi: Markkinaoikeus
Postiosoite: Radanrakentajantie 5
Postitoimipaikka: Helsinki
Postinumero: FI-00520
Maa: Suomi 🇫🇮
Puhelin: +358 295643300 📞
Sähköposti: markkinaoikeus@oikeus.fi 📧
Internetosoite: http://www.oikeus.fi/markkinaoikeus 🌏
Lähde: OJS 2021/S 066-171344 (2021-04-01)

Ilmoitus tehdystä sopimuksesta (2021-04-20)
Kohde
Hankinnan laajuus
Lyhyt kuvaus:

Hankinnan kohteena on asiakirjojen sähköiseen arkistointiin tarkoitettu järjestelmä SaaS-palveluna. Järjestelmää tullaan alkuvaiheessa käyttämään ulkoisen laskennen ja hankintojen asiakirjojen arkistointiin, ja käyttöä voidaan sopimuskaudella laajentaa muihin Ylen asiakirjoihin. Hankinnan kohde oli kuvattu tarkemmin tarjouspyynnössä ja sen liitteissä.

Ilmoituksen metatiedot
Asiakirjatyyppi: Ilmoitus tehdystä sopimuksesta

Menettely
Tarjouksen tyyppi: Ei sovelleta

Viite
Päivämäärät
Lähetyspäivä: 2021-04-20 📅
Julkaisupäivä: 2021-04-23 📅
Tunnisteet
Ilmoituksen numero: 2021/S 079-202936
Viittaa ilmoitukseen: 2021/S 066-171344
EUVL-S-numero: 79
Lisätietoja

Hankintayksikkö on kysymysten jättöajan päätyttyä tarkastellut tarjouspyyntömateriaalia uudelleen. Hankintayksikkö on todennut tarjouspyynnössä sellaisia puutteita tai virheitä, joiden korjaaminen tai täsmentäminen muuttaisi tarjouspyynnön ehtoja oleellisesti. Tämän vuoksi hankintayksikkö on päättänyt keskeyttää hankinnan. Hankintalain 1397/2016 125 §:n mukaan hankintamenettely voidaan keskeyttää vain todellisesta ja perustellusta syystä. Hankintamenettelyn keskeyttämistä koskevaan ratkaisuun sovelletaan, mitä hankintaa koskevasta päätöksestä säädetään 123 §:ssä. Lainsäädännön esitöiden mukaan keskeyttämisen syyn arvioinnissa hankintayksikön tulee kiinnittää huomiota siihen, perustuuko hankintamenettelyn keskeyttäminen todellisiin syihin, ja siihen, vaikuttaisiko ratkaisu syrjivästi ehdokkaisiin tai tarjoajiin. Oikeuskäytännön mukaan hankintamenettelyn keskeyttämistä ei ole pidetty julkisista hankinnoista annettujen säännösten vastaisena, kun tarjouskilpailun keskeyttäminen perustui todellisiin syihin (esim. KHO 28.9.2006 taltio 2514). Oikeuskäytännössä ja -kirjallisuudessa todellisina syinä on pidetty muun muassa sitä, että hankintamenettelyssä on havaittu olennainen virhe, eikä virhettä voida korjata muutoin kuin keskeyttämällä hankinta ja käynnistämällä kokonaan uusi tarjouskilpailu. Hankinnan keskeyttämiselle on yllä mainittujen perustelujen johdosta lainsäädännön tarkoittama perusteltu syy. Ratkaisu ei vaikuta syrjivästi tarjoajiin. Hankinta keskeytetään. Hankintayksikkö korjaa tarjouspyyntömateriaalin, jonka jälkeen hankinnasta julkaistaan uusi hankintailmoitus.

Kohde
Hankinnan laajuus
Lyhyt kuvaus:

Hankinnan kohde oli kuvattu tarkemmin tarjouspyynnössä ja sen…

… liitteissä.

… liitteissä:

Vaihtoehtojen kuvaus: Oli kuvattu tarjouspyyntömateriaalissa.

Menettely
Myöntämisperusteet
Laatukriteeri (nimi): Laadun vertailutekijät
Laatukriteeri (painotus): 60
Hinta (painotus): 40

Viite
Lisätietoja

Hankintalain 1397/2016 125 §:n mukaan hankintamenettely voidaan keskeyttää vain todellisesta ja perustellusta syystä. Hankintamenettelyn keskeyttämistä koskevaan ratkaisuun sovelletaan, mitä hankintaa koskevasta päätöksestä säädetään 123 §:ssä.

Lainsäädännön esitöiden mukaan keskeyttämisen syyn arvioinnissa hankintayksikön tulee kiinnittää huomiota siihen, perustuuko hankintamenettelyn keskeyttäminen todellisiin syihin, ja siihen, vaikuttaisiko ratkaisu syrjivästi ehdokkaisiin tai tarjoajiin. Oikeuskäytännön mukaan hankintamenettelyn keskeyttämistä ei ole pidetty julkisista hankinnoista annettujen säännösten vastaisena, kun tarjouskilpailun keskeyttäminen perustui todellisiin syihin (esim. KHO 28.9.2006 taltio 2514). Oikeuskäytännössä ja -kirjallisuudessa todellisina syinä on pidetty muun muassa sitä, että hankintamenettelyssä on havaittu olennainen virhe, eikä virhettä voida korjata muutoin kuin keskeyttämällä hankinta ja käynnistämällä kokonaan uusi tarjouskilpailu.

Hankinnan keskeyttämiselle on yllä mainittujen perustelujen johdosta lainsäädännön tarkoittama perusteltu syy. Ratkaisu ei vaikuta syrjivästi tarjoajiin.

Hankinta keskeytetään. Hankintayksikkö korjaa tarjouspyyntömateriaalin, jonka jälkeen hankinnasta julkaistaan uusi hankintailmoitus.

Lähde: OJS 2021/S 079-202936 (2021-04-20)

Uudet hankinnat asiaan liittyvissä luokissa 🆕

Tietotekniset palvelut: neuvonta, ohjelmistojen kehittäminen, Internet ja tuki (>20 uudet hankinnat)

Ohjelmointi ja siihen liittyvät neuvontapalvelut (18)

Järjestelmä- ja tukipalvelut (8)