Yritys- ja yhteisötietojärjestelmän ylläpito-, tuki- ja kehityspalvelut

Lyhyt kuvaus

Yritys- ja yhteisötietojärjestelmä (YTJ) on yksi Suomen perusrekistereistä. Kyse on yhtenäisestä tietojärjestelmästä, joka muodostuu Patentti- ja rekisterihallituksen (PRH) ja Verohallinnon käyttöön talletettavista rekisteröintivelvollisten tunniste- ja perustiedoista ja näitä tietoja sisältävästä rekisteristä sekä tarvittavista yhteyksistä tietoja ylläpitäviin järjestelmiin ja yleisiin tietoverkkoihin. Yritys- ja yhteisötietolaki (244/2001) sisältää määräyksiä YTJ:stä. YTJ:n teknisestä ylläpidosta ja kehittämisestä vastaa lain nojalla PRH.

Hankinnan kohteena on YTJ:n sovelluskerroksen tuki-, ylläpito- ja kehityspalvelut sekä palvelunhallinta. Palvelut kohdistuvat myös YTJ:n varusohjelmistoihin. Tarkempi YTJ:n kuvaus on liitteenä 5 ja hankittavien palveluiden kuvaus liitteenä 6.

Lyhyt kuvaus

Yritys- ja yhteisötietojärjestelmä (YTJ) on yksi Suomen perusrekistereistä. Kyse on yhtenäisestä tietojärjestelmästä, joka muodostuu Patentti- ja rekisterihallituksen (PRH) ja Verohallinnon käyttöön talletettavista rekisteröintivelvollisten tunniste- ja perustiedoista ja näitä tietoja sisältävästä rekisteristä sekä tarvittavista yhteyksistä tietoja ylläpitäviin järjestelmiin ja yleisiin tietoverkkoihin. Yritys- ja yhteisötietolaki (244/2001) sisältää määräyksiä YTJ:stä. YTJ:n teknisestä ylläpidosta ja kehittämisestä vastaa lain nojalla PRH.

Lyhyt kuvaus

Hankinnan kohteena on YTJ:n sovelluskerroksen tuki-, ylläpito- ja kehityspalvelut sekä palvelunhallinta. Palvelut kohdistuvat myös YTJ:n varusohjelmistoihin. Tarkempi YTJ:n kuvaus on liitteenä 5 ja hankittavien palveluiden kuvaus liitteenä 6.

Lyhyt kuvaus

Hankinnan tavoitteena on, että toimittaja vastaa palvelun kokonaishallinnasta. Toimittaja varmistaa toimittamansa ylläpito- ja tukipalvelun kokonaistoimivuuden ja saatavuuden. Toimittaja suorittaa muun muassa palvelun seurannan, hallinnoi sen resursseja, kehittää ylläpitopalvelua, toteuttaa laadunvarmistuksen edellyttämät toimenpiteet, suunnittelee ja ohjeistaa tietoturvan edellyttämät toimenpiteet PRH:n ohjeistuksen mukaisesti sekä osallistuu sopimushallinnan tehtäviin. Toimittaja vastaa myös jatkuvuuden varmistamisesta, poikkeamien ennakoinnista, viestinnästä ja ratkaisuista. Toimittajan tulee varmistaa tapahtumien, häiriöiden ja ongelmien ratkaisujen edistymisen määritettyjen palveluaikavaatimusten mukaisesti. Toimittaja vastaa myös järjestelmän kehityksestä erikseen sovitusti liitteessä 6 kuvatusti. Palveluaikavaatimukset on kuvattu liitteessä 6.

Vaihtoehtojen kuvaus

PRH voi jatkossa laajentaa tai supistaa palveluiden kohdetta siten, että esimerkiksi jokin järjestelmän yksittäinen osa lisätään tai poistetaan. Tämän hetkinen järjestelmä on kuvattu liitteessä 5.

Sopimuksen täytäntöönpanoehdot

Sopimusehdot perustuvat pääosin Julkisen hallinnon IT-hankintojen yleisiin sopimusehtoihin (JIT 2015): Yleiset sopimusehdot, Erityisehtoja palveluista ja Erityisehtoja konsultointipalveluista. Lisäksi valitun toimittajan kanssa allekirjoitetaan PRH:n tietoturvasopimus. Hankinnasta tehdään kirjallinen sopimus. Sitova sopimus syntyy vasta, kun molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet sopimuksen.

Sopimuksen täytäntöönpanoehdot

Aineettomat oikeudet: PRH saa aineettomat oikeudet kehityspalvelun tuloksiin kaikilta osin. Toimittajan ennen toimitusta omistamat aineettomat oikeudet kuuluvat toimittajalle. PRH:lla on oikeus käyttää kaikkia toteutuksiin sisältyviä aineistoja ja niitä koskevia oikeuksia omassa käytössään sekä yhteistyökumppanien kanssa rajoituksetta.

Lyhyt kuvaus

Patentti- ja rekisterihallitus (PRH) ja Gofore Oyj ovat tehneet 10.7.2020 Yritys- ja yhteisötietojärjestelmän (YTJ) ylläpito-, tuki- ja kehityspalveluita koskevan hankintasopimuksen.

Sopimus perustuu PRH:n keväällä 2020 toteuttamaan kilpailutukseen, joka toteutettiin hankintalain 33 §:n mukaisessa rajoitetussa menettelyssä.

Kyseessä on hankintasopimus, jonka ennakoitu arvo ylittää julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, jäljempänä hankintalaki) 26 §:n mukaisen EU-kynnysarvon.

Hankinnan kuvaus

Patentti- ja rekisterihallitus (PRH) ja Gofore Oyj ovat tehneet 10.7.2020 Yritys- ja yhteisötietojärjestelmän (YTJ) ylläpito-, tuki- ja kehityspalveluita koskevan hankintasopimuksen.

Sopimus perustuu PRH:n keväällä 2020 toteuttamaan kilpailutukseen, joka toteutettiin hankintalain 33 §:n mukaisessa rajoitetussa menettelyssä.

Kyseessä on hankintasopimus, jonka ennakoitu arvo ylittää julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, jäljempänä hankintalaki) 26 §:n mukaisen EU-kynnysarvon.

Muut lisätiedot

PRH katsoo, että sopimuksen muutoksen tarve johtuu olosuhteista, joita se ei ole voinut ennakoida eikä muutos vaikuta hankintasopimuksen yleiseen luonteeseen. PRH ei ole voinut ennakoida tai huomioida vuonna 2020 toteutetussa kilpailutuksessa edellä esitettyjä lainsäädäntömuutoksia ja niistä aiheutuvia uusia velvoitteita. PRH ei myöskään voinut ennakoida sitä, että järjestelmässä oli huomattavasti teknistä velkaa, jonka purkaminen on aiheuttanut ennakoimatonta lisäkustannusta. Ennakoimattomista muutoksista johtuen sopimuksen mukaisia YTJ:n ylläpito-, tuki-, kehityspalveluita on tarpeen hankkia neljän vuoden aikajaksolla 6 miljoonalla eurolla alkuperäistä arviota enemmän, eli sopimuksen arvo on neljän vuoden ajanjaksolla 18 miljoonaa euroa. Muutoksen arvo ei ylitä 50 prosenttia alkuperäisen sopimuksen arvosta.

Teksti

PRH on arvioinut hankinnan ennakoiduksi arvonlisäverottomaksi kokonaisarvoksi 12 miljoonaa euroa neljältä vuodelta. Tämä kokonaisarvo on ylittymässä YTJ-järjestelmään tulevien merkittävien lisäkehittämistarpeiden vuoksi, jotka ovat syntyneet lainsäädäntömuutoksista, joita PRH ei ole voinut huomioida keväällä 2020 toteutetussa kilpailutuksessa. Sopimuksen mukaisia YTJ:n ylläpito-, tuki-, kehityspalveluita joudutaan hankkimaan 6 miljoonalla eurolla alkuperäistä arviota enemmän.

Uusi kaupparekisterilaki tuli voimaan 1.6.2023 ja on lisännyt huomattavasti YTJ-palvelun kehittämistarpeita. Vuodesta 2026 alkaen kaikkien yritysten (paitsi toiminimiyrittäjien, yhdistysten ja säätiöiden) täytyy ilmoittaa tiedot kaupparekisteriin sähköisesti YTJ-palvelussa. Sähköisen asioinnin pakollisuus koskee perustamis-, muutos-, lopettamis- ja tilinpäätösilmoituksia. Lakiuudistuksen vuoksi PRH joutuu uudistamaan asteittain sähköisen asioinnin YTJ-palvelussa.

Lisäksi huoneistotietojärjestelmää koskevat lainsäädäntömuutokset ja lakiin digitaalisten palveluiden tarjoamisesta tulleet muutokset vaikuttavat YTJ-palvelun kehittämistarpeisiin, joita PRH ei ole voinut huomioida kilpailutuksen aikana.

Kilpailutuksen jälkeen valmistelluista ja toteutuneista lainsäädäntömuutoksista ja niistä aiheutuvista uusista velvoitteista johtuen PRH katsoo, että sillä on perusteet muuttaa hankintasopimusta 136 §:n 2 momentin 3 kohdan perusteella. Hankintasopimusta voi muuttaa sopimuskaudella ilman uutta hankintamenettelyä, jos muutoksen tarve johtuu olosuhteista, joita huolellinen hankintayksikkö ei ole voinut ennakoida eikä muutos vaikuta hankintasopimuksen yleiseen luonteeseen. Lisäksi muutoksen arvo ei ylitä 50 prosenttia alkuperäisen sopimuksen arvosta.

Sopimusmuutoksen perustelut

YTJ-järjestelmän (YTJ) ylläpidosta vastasi vuoteen 2019 saakka Verohallinto ja PRH yhdessä ja vuodesta 2019 lähtien PRH yksin. Ylläpito-, tuki- ja kehityspalveluiden toimittajana toimi Tietokarhu Oy vuoteen 2020 saakka, jolloin yrityksen toiminta päättyi.

Järjestelmävastuun siirtymisen ja Tietokarhu Oy:n lakkaamisen vuoksi PRH toteutti YTJ:n ylläpito-, tuki- ja kehityspalveluita koskevan kilpailutuksen 2020. Tarjouspyynnössä hankinnan ennakoiduksi arvoksi neljältä vuodelta oli ilmoitettu 12 miljoonaa euroa. Hankinnan ennakoitu arvoa koskeva arvio perustui Verohallinnolta saatuihin tietoihin aikaisemmista vuosimenoista ja nämä tiedot ovat jälkikäteen osoittautuneet erityisesti kehittämisen osalta liian alhaisiksi. Lisäksi aikaisemman vähäisen kehittämisen johdosta järjestelmään oli kertynyt teknistä velkaa, jonka vuoksi PRH on joutunut käyttämään merkittävästi rahaa kehittämiseen saadakseen järjestelmän teknisesti ajan tasalle. Lisäksi PRH:lle on tullut kilpailutuksen jälkeen ennakoimattomia lisävelvoitteita eri lainsäädäntömuutoksista, joita se ei voinut huomioida hankinnan kokonaisarvoa laskiessa.

Uusi kaupparekisterilaki tuli voimaan 1.6.2023 ja on aiheuttanut uusia lisä- ja kehittämistarpeita YTJ:hin, joita ei voitu huomioida kilpailutuksessa vuonna 2020. YTJ:n sähköinen asiointi (YTJSA) toimii myös kaupparekisterin sähköisenä asiointipalveluna, jota kautta asiakkaat tekevät ilmoituksia kaupparekisteriin. Osa ilmoituksista on nykytilanteessa mahdollista tehdä vain paperi-ilmoituksina. Uuden kaupparekisterinlain mukaisesti paperiasiointi loppuu, ja PRH:n tulee toteuttaa uudet sähköiset asiointipalvelut YTJ:n sähköiseen asiointiin.

Maanmittauslaitoksen (MML) ylläpitämän huoneistotietojärjestelmän asunto-osakeyhtiöitä koskevat perustamis- ja muutosilmoitusten tiedot tulevat kaupparekisteristä sen rekisteröinnin myötä. Perustamis- ja muutosilmoitukset tehdään YTJSA:ssä, jonka kehittämisestä PRH vastaa.

Huoneistotietojärjestelmää koskevaan lainsäädäntöön on tehty myös muutoksia, jotka tulivat voimaan 1.6.2023. Muutokset koskevat mm. lakia huoneistotietojärjestelmästä ja asunto-osakeyhtiölakia. Osa säädöksistä astuu voimaan myöhemmin tai niiden noudattamisvelvollisuus alkaa vasta myöhemmin. Nämä lainsäädäntömuutokset vaativat myös YTJSA:n kehittämistä, koska asiakkaiden ilmoittamia tietoja koskevat vaatimukset muuttuvat. PRH toteuttaa tarvittavat muutokset ja uudistukset YTJ:n sähköiseen asiointiin, joka vaatii merkittävää järjestelmäkehittämistä.

Vuonna 2019 astui voimaan laki digitaalisten palveluiden tarjoamisesta, jossa määritettiin julkisten sähköisten palveluiden osalta vaatimuksia palveluiden saavutettavuudesta. Selvitettäessä YTJ:n sähköisen asioinnin teknologian soveltuvuutta saavutettavien asiointipalveluiden toteuttamiseen todettiin, ettei vanhalle teknologiaratkaisulle voida toteuttaa saavutettavia palveluita kustannustehokkaasti. Tästä johtuen sähköisen asioinnin kokonaisuus tulee uudistaa myös teknisesti.