Outsourcing of Payroll Processing Services for the Joint Administrative Services of the Finnish Missions in Brussels

Ministry for Foreign Affairs of Finland

The purpose of this invitation to tender is to request tenders on outsourcing of payroll processing for locally engaged staff of the Joint Administrative Services of the Finnish Missions in Brussels (Embassy of Finland, Mission of Finland to NATO and Permanent Representation of Finland to the EU). Locally engaged staff is working in Belgium.

Määräaika

Tarjousten vastaanottamisen määräaika oli 2019-05-25. Hankinta julkaistiin 2019-04-15.

Toimittajat

Seuraavat toimittajat mainitaan hankintapäätöksissä tai muissa hankinta-asiakirjoissa:

• PwC Legal

Kuka?

• Ministry for Foreign Affairs of Finland

Mitä?

• Kirjanpito- ja tilintarkastuspalvelut › Kirjanpito

Missä?

• Suomi/Finland › Extra-Regio NUTS 1

Hankintojen historia

Päivämäärä	Asiakirja
2019-04-15	hankintailmoitus
2020-03-06	Ilmoitus tehdystä sopimuksesta

hankintailmoitus (2019-04-15)
Kohde
Hankinnan laajuus
Otsikko: Kirjanpito
Lyhyt kuvaus:

Ilmoituksen metatiedot
Alkukieli: englanti 🗣️
Asiakirjatyyppi: hankintailmoitus
Sopimuksen luonne: Palvelut
Asetus: Euroopan unioni ja WTO-maat
Yhteinen hankintanimikkeistö (CPV)
Koodi: Kirjanpito 📦
Suorituspaikka
NUTS-alue: Extra-Regio NUTS 1 🏙️

Menettely
Menettelyn tyyppi: Avoin menettely
Tarjouksen tyyppi: Tarjous koskee kaikkia eriä
Myöntämisperusteet
Kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous

Hankintaviranomainen
Tunnistetiedot
Maa: Suomi 🇫🇮
Hankintaviranomaisen tyyppi: Ministeriö tai muu kansallinen tai liittovaltiotason viranomainen
Hankintaviranomaisen nimi: Ministry for Foreign Affairs of Finland
Postiosoite: PO Box 176 Government
Postinumero: 00023
Postitoimipaikka: Helsinki
Yhteystiedot
Internetosoite: https://um.fi/ 🌏
Sähköposti: sanomat.eue@formin.fi 📧
Asiakirjojen URL-osoite: https://hanki.tarjouspalvelu.fi/hanki 🌏
Osallistumisen URL-osoite: https://hanki.tarjouspalvelu.fi/hanki?id=233691&tpk=6e4fbeae-dd7f-4859-a48a-316d3b3a9532 🌏

Viite
Päivämäärät
Lähetyspäivä: 2019-04-15 📅
Tarjousten jättämisen määräaika: 2019-05-25 📅
Julkaisupäivä: 2019-04-17 📅
Tunnisteet
Ilmoituksen numero: 2019/S 076-181088
EUVL-S-numero: 76

Kohde
Hankinnan laajuus
Lyhyt kuvaus:

Payroll processing services provided by supplier shall cover all relevant services listed below to manage locally employed staff of the joint administrative services of the Finnish Missions in Brussels. The currency to be used is Euro (€). Provided services include also the transition services. Supplier will be responsible for setting up the services jointly with customer according to mutually agreed timetable. Payroll processing services provided by supplier include:

— setting up payroll record and maintaining local accounting/other obligatory documentation during the calendar year (material to be transferred to customer including end of year documentation),

— preparing monthly payroll calculations based on template prepared by customer including Belgian tax and social security fee deductions,

— preparing pay slips and delivering them to customer in English/French,

— invoicing customer for Belgian social security and tax payments and other possible payments related to salaries,

— preparing annual documents to local authorities (to be specified by Supplier), including employer’s contributions to be reported annually to the Belgium Tax Agency,

— annual summary report for each employee per month,

— keeping record of holidays, sick leave, parental leave and other leaves of absence,

— inform the customer on changes in Belgian legislation or regulations on employment issues.

Please find enclosed a generic process description, Annex I. There are currently four categories of employees in the Finnish Missions in Brussels:

1) Locally engaged Finnish staff paying both social security and taxes to Finland;

2) Locally engaged Finnish staff, paying social security to Belgium, taxes to Finland (deductions being prosessed by Accounting Service Centre in Finland);

3) Locally engaged Finnish and other nationals paying both social security and taxes to Belgium (payroll processing fully by supplier);

4) Locally engaged Finnish nationals paying social security to Finland and taxes to Belgium (payroll being processed by supplier including information from customer of the social security fees). The number of employees is about 55 in 2019.

Kesto: 24 kuukautta
Vaihtoehtojen kuvaus:

The contract period will be made for 2 years and will continue automatically if neither party will end it by informing the other party in written by giving a three (3) months prior notice. As such, option is the the continuation of the contract after initial 2 year contract period.

Suorituspaikka
Pääkohde tai suorituspaikka: BELGIUM.

Menettely
Oikeusperusta: 32014L0024
Tarjousten vastaanottoaika: 12:00
Kielet, joilla tarjoukset tai osallistumishakemukset voidaan jättää: englanti 🗣️
Tarjouksen voimassaoloaika: 2019-07-31 📅
Tarjousten avauspäivä: 2019-05-27 📅
Tarjousten avausaika: 12:00
Paikka: Street: Kanavakatu 3 B, Helsinki.

Hankintaviranomainen
Tunnistetiedot
Kansallinen rekisterinumero: 0245973-9
Yhteystiedot
Yhteyspiste: Tuija Lohi
Asiakirjojen URL-osoite: https://hanki.tarjouspalvelu.fi/hanki 🌏

Täydentävät tiedot
Arvostelurunko
Nimi: The Market Court, Markkinaoikeus
Postiosoite: Radanrakentajantie 5
Postitoimipaikka: Helsinki
Postinumero: 00520
Maa: Suomi 🇫🇮
Puhelin: +358 295643300 📞
Sähköposti: markkinaoikeus@oikeus.fi 📧
Faksi: +358 295643314 📠
Internetosoite: http://www.oikeus.fi/markkinaoikeus 🌏
Lähde: OJS 2019/S 076-181088 (2019-04-15)

Ilmoitus tehdystä sopimuksesta (2020-03-06)
Kohde
Hankinnan laajuus
Lyhyt kuvaus:

The services consist payroll processing services of PwC for the Finnish Missions in Brussels.

Hankinnan kokonaisarvo: 180000.0 EUR 💰
Ilmoituksen metatiedot
Asiakirjatyyppi: Ilmoitus tehdystä sopimuksesta
Suorituspaikka
NUTS-alue: Région de Bruxelles-Capitale/ Brussels Hoofdstedelijk Gewest 🏙️

Menettely
Tarjouksen tyyppi: Ei sovelleta

Hankintaviranomainen
Tunnistetiedot
Maa: Belgia 🇧🇪
Hankintaviranomaisen nimi: Ulkoministeriö
Postiosoite: PL 176
Postitoimipaikka: Valtioneuvosto
Yhteystiedot
Sähköposti: sanomat.eue@formin.fi 📧

Viite
Päivämäärät
Lähetyspäivä: 2020-03-06 📅
Julkaisupäivä: 2020-03-10 📅
Tunnisteet
Ilmoituksen numero: 2020/S 049-116676
Viittaa ilmoitukseen: 2019/S 076-181088
EUVL-S-numero: 49

Kohde
Hankinnan laajuus
Lyhyt kuvaus:

The purpose of the procurement was outsourcing of payroll processing for locally engaged staff of the Joint Administrative Services of the Finnish Missions in Brussels (Embassy of Finland, Mission of Finland to NATO and Permanent Representation of Finland to the EU). Locally engaged staff is working in Belgium.

Based on public procurement competition implemented by the Ministry for Foreign Affairs of Finland a service provider for payroll services in selected. Selected service provider is PwC Legal.

Menettely
Myöntämisperusteet
Laatukriteeri (nimi): Tenderer accepts that JYSE 2014 services (attached) is applied
Laatukriteeri (painotus): 40
Laatukriteeri (nimi): Tenderer has previous experience of Foreign missions or EU-institutions payroll and holiday calculation services in Brussels
Laatukriteeri (painotus): 20
Laatukriteeri (nimi): Payroll processing schedule
Hinta (painotus): 60

Sopimuksen tekeminen
Sopimuksen tekemispäivä: 2019-11-19 📅
Nimi: PwC Legal
Kansallinen rekisterinumero: 0537.875.391
Postiosoite: Woluwedal 20
Postitoimipaikka: 1932 Sint-Stevens-Woluwe
Postinumero: 00000
Maa: Belgia 🇧🇪
Région de Bruxelles-Capitale/Brussels Hoofdstedelijk Gewest 🏙️
Internetosoite: https://www.pwclegal.be 🌏
Hankinnan kokonaisarvo: 44.25 EUR 💰
Tietoa tarjouskilpailuista
Saatujen tarjousten määrä: 1

Täydentävät tiedot
Arvostelurunko
Nimi: Markkinaoikeus
Lähde: OJS 2020/S 049-116676 (2020-03-06)

Uudet hankinnat asiaan liittyvissä luokissa 🆕

Liike-elämän palvelut: laki, markkinointi, neuvonta, työhönotto, painatus ja turvallisuus (>20 uudet hankinnat)

Kirjanpito-, tilintarkastus- ja verotuspalvelut (6)

Kirjanpito- ja tilintarkastuspalvelut (3)

Kirjanpito (3)

Kirjanpitopalvelut (3)
Tilinpäätösten laadintapalvelut (2)