Tiedonhallintajärjestelmän hankinta

Espoon seudun koulutuskuntayhtymä Omnia

Sopimuskausi alkaa sopimuksen allekirjoittamisesta ja on määräaikaisena voimassa 4 vuotta, jonka jälkeen sopimus jatkuu toistaiseksi voimassaolevana ylläpito-sopimuksineen.
Sopimus kattaa järjestelmän kokonaistoimituksen käyttöönottoprojektina, jatkuvat tuki- ja ylläpitopalvelut, palvelinympäristön sekä järjestelmän käyttöoikeuden ja siihen liittyvien palvelujen jatkokehityksen optioineen.
Sopimuskauden arvioitu alkamisajankohta on 7/2017.

Määräaika

Tarjousten vastaanottamisen määräaika oli 2017-04-24. Hankinta julkaistiin 2017-03-23.

Kuka? Mitä? Missä?
Hankintojen historia
Päivämäärä Asiakirja
2017-03-23 hankintailmoitus
2017-04-18 Lisätietoilmoitus
2017-05-30 Ilmoitus tehdystä sopimuksesta
hankintailmoitus (2017-03-23)
Kohde
Hankinnan laajuus
Otsikko: Ohjelmatuotteet ja tietojärjestelmät
Viitenumero: OMN/156/02.07.00/2016
Lyhyt kuvaus:
Sopimuskausi alkaa sopimuksen allekirjoittamisesta ja on määräaikaisena voimassa 4 vuotta, jonka jälkeen sopimus jatkuu toistaiseksi voimassaolevana ylläpito-sopimuksineen. Sopimus kattaa järjestelmän kokonaistoimituksen käyttöönottoprojektina, jatkuvat tuki- ja ylläpitopalvelut, palvelinympäristön sekä järjestelmän käyttöoikeuden ja siihen liittyvien palvelujen jatkokehityksen optioineen. Sopimuskauden arvioitu alkamisajankohta on 7/2017.
Näytä lisää
Ilmoituksen metatiedot
Alkukieli: suomi 🗣️
Asiakirjatyyppi: hankintailmoitus
Sopimuksen luonne: Palvelut
Asetus: Euroopan unioni ja WTO-maat
Yhteinen hankintanimikkeistö (CPV)
Koodi: Ohjelmatuotteet ja tietojärjestelmät 📦
Lisä-CPV-koodi: Ohjelmatuotteet ja tietojärjestelmät 📦
Suorituspaikka
NUTS-alue: Uusimaa 🏙️

Menettely
Menettelyn tyyppi: Avoin menettely
Tarjouksen tyyppi: Tarjous koskee kaikkia eriä
Myöntämisperusteet
Kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous

Hankintaviranomainen
Tunnistetiedot
Maa: Suomi 🇫🇮
Hankintaviranomaisen tyyppi: Julkisoikeudellinen yhteisö
Hankintaviranomaisen nimi: Espoon seudun koulutuskuntayhtymä Omnia
Postiosoite: PL 77700
Postinumero: 02070
Postitoimipaikka: Espoo
Yhteystiedot
Internetosoite: http://www.omnia.fi 🌏
Sähköposti: matti.hissa@omnia.fi 📧
Asiakirjojen URL-osoite: https://www.hankintailmoitukset.fi/fi/notice/view/2017-007616 🌏

Viite
Päivämäärät
Lähetyspäivä: 2017-03-23 📅
Tarjousten jättämisen määräaika: 2017-04-24 📅
Julkaisupäivä: 2017-03-24 📅
Tunnisteet
Ilmoituksen numero: 2017/S 059-109946
EUVL-S-numero: 59
Lisätietoja
Tarjoajat eivät voi osallistua avaustilaisuuuteen.

Kohde
Hankinnan laajuus
Lyhyt kuvaus:
Sopimuskausi alkaa sopimuksen allekirjoittamisesta ja on määräaikaisena voimassa 4 vuotta, jonka jälkeen sopimus jatkuu toistaiseksi voimassaolevana ylläpito-sopimuksineen.
Sopimus kattaa järjestelmän kokonaistoimituksen käyttöönottoprojektina, jatkuvat tuki- ja ylläpitopalvelut, palvelinympäristön sekä järjestelmän käyttöoikeuden ja siihen liittyvien palvelujen jatkokehityksen optioineen.
Sopimuskauden arvioitu alkamisajankohta on 7/2017.
Arvioitu kokonaisarvo: 350 000 EUR 💰
Lyhyt kuvaus:
Hankinnan tavoitteena on hankkia ja käyttöönottaa Omnian uudistuvia toimintamalleja tukeva nykyaikainen tiedonhallintajärjestelmä. Järjestelmä tulee toimimaan pääosin operatiivisten tukitoimintojen tärkeimpänä työkaluna ja prosessien tehostajana.
Tämän projektin ja hankinnan tavoitteena on tehostaa ja harmonisoida tiedonhallintaa soveltuvin osin sekä uudelleenorganisoida siiloutuneita toimintamalleja. Tavoitetilassa prosesseja ja niissä liikkuvaa tietoa hallitaan tehokkaasti hankittavalla uudella tiedonhallintajärjestelmällä. Ydintiedon laadun ja hallittavuuden parantuessa myös raportoinnin laatu ja tarkkuus kehittyvät. Uudistuksen myötä oppilaitoksille ja tukitoiminnoille pystytään mallintamaan yhteiset dokumentoidut toimintatavat ja prosessit. Järjestelmäuudistus mahdollistaa nykyaikaisten työkalujen hyödyntämisen organisaatiouudistuksen tukena.
Näytä lisää
Tavoitteena on yhdistää useita palveluita ja järjestelmiä yhden (1) portaalin alle. Tällä tavoin toteutetaan Omnian tavoitetilaa yhtenäisten toimintatapojen luomiseksi ja resurssien tehokkaaksi kohdentamiseksi. Usean järjestelmän ylläpito ja kehittäminen aiheuttaisivat päällekkäisiä menoja ja henkilötyötä sekä epäyhtenäisyyttä käsiteltävissä tiedoissa ja toimintaprosesseissa. Hankinnan jakaminen osiin johtaisi siihen, ettei tavoiteltu järjestelmien ja integraatioiden määrän vähentäminen toteutuisi tehokkaasti.
Näytä lisää
Kesto: 48 kuukautta
Uudistusten kuvaus:
Sopimuskausi alkaa sopimuksen allekirjoittamisesta ja on määräaikaisena voimassa 4 vuotta, jonka jälkeen sopimus jatkuu toistaiseksi voimassaolevana ylläpito-sopimuksineen.
Vaihtoehtojen kuvaus:
Omnia varaa oikeuden hankkia tarjouspyynnössä mainittuja optioita. Optiolla tarkoitetaan mahdollisuutta sopimuksen laajentamiseen sen alkuperäisin ehdoin. Optio voidaan toteuttaa tilaajan ja toimittajan välisellä sopimuksella ilman uutta tarjouskierrosta. Option käyttöönotosta päättää tilaaja. Tarjoajan on pystyttävä tarjoamaan kaikkia ilmoitettuja optioita.
Näytä lisää
Sopimus kattaa järjestelmän kokonaistoimituksen käyttöönottoprojektina, jatkuvat tuki- ja ylläpitopalvelut, palvelinympäristön sekä järjestelmän käyttöoikeuden ja siihen liittyvien palvelujen jatkokehityksen optioineen.

Oikeudelliset, taloudelliset, rahoitukselliset ja tekniset tiedot
Osallistumisehdot
Kelpoisuus harjoittaa ammattitoimintaa: Vaatimukset ilmoitettu tarjouspyyntöasiakirjoissa.

Menettely
Tarjousten vastaanottoaika: 12:00
Kielet, joilla tarjoukset tai osallistumishakemukset voidaan jättää: suomi 🗣️
Tarjouksen voimassaoloaika: 6 kuukautta
Tarjousten avauspäivä: 2017-04-24 📅
Tarjousten avausaika: 12:30
Lisätietoja: Tarjoajat eivät voi osallistua avaustilaisuuuteen.

Hankintaviranomainen
Yhteystiedot
Yhteyspiste: Kirjaamo
Internetosoite: www.omnia.fi 🌏
Asiakirjojen URL-osoite: https://www.hankintailmoitukset.fi/fi/notice/view/2017-007616 🌏

Viite
Lisätietoja
Tarjouspyyntöä koskevat kysymykset esitettävä vain sähköpostitse viimeistään 10.4.2017 klo 12:00 mennessä.
Tarjouspyyntöä koskevat kysymykset ja niiden vastaukset luettavissa osoitteesta:

Täydentävät tiedot
Arvostelurunko
Nimi: Markkinaoikeus
Postiosoite: Radanrakentajantie 5
Postitoimipaikka: Helsinki
Postinumero: 00520
Maa: Suomi 🇫🇮
Puhelin: +358 295643300 📞
Sähköposti: markkinaoikeus@oikeus.fi 📧
Faksi: +358 295643314 📠
Internetosoite: http://www.oikeus.fi/markkinaoikeus 🌏
Lähde: OJS 2017/S 059-109946 (2017-03-23)
Lisätietoilmoitus (2017-04-18)
Kohde
Ilmoituksen metatiedot
Asiakirjatyyppi: Lisätietoilmoitus

Hankintaviranomainen
Yhteystiedot
Internetosoite: https://www.omnia.fi 🌏

Viite
Päivämäärät
Lähetyspäivä: 2017-04-18 📅
Tarjousten jättämisen määräaika: 2017-05-02 📅
Julkaisupäivä: 2017-04-19 📅
Tunnisteet
Ilmoituksen numero: 2017/S 076-147546
Viittaa ilmoitukseen: 2017/S 059-109946
EUVL-S-numero: 76
Lisätietoja
Tarjouspyynnön liitteisiin on tehty korjauksia koskien referenssivaatimusta ja hintaerittelyn hinnoittelun kohtaa rivilla 21. Muutokset on korjattu ja merkitty punaisella tarjouspyynnön liitteille 8, 9 ja 13. Myös tarjouspyyntöön on muutettu tarjousaika (pidennetty tarjousaikaa). Korjatut liitteet löytyvät osoitteesta: https://cloudomnia-my.sharepoint.com/personal/mhissa_omnia_fi/_layouts/15/guestaccess.aspx?folderid=05d11959bd4d546f389ddaf71dd02beaa&authkey=AQ4--Q5n0o0bYHF9349KaUU Myös tarjousaikaa on samalla pidennetty. Huom. tarjousajan pidentämisestä johtuen, myös demonstraatioiden aikatauluun on tehty muutoksia. Muilta osin tarjouspyyntöön ei ole tehty muutoksia.
Näytä lisää
Lähde: OJS 2017/S 076-147546 (2017-04-18)
Ilmoitus tehdystä sopimuksesta (2017-05-30)
Kohde
Ilmoituksen metatiedot
Asiakirjatyyppi: Ilmoitus tehdystä sopimuksesta
Asetus: Euroopan unioni

Menettely
Tarjouksen tyyppi: Ei sovelleta

Hankintaviranomainen
Yhteystiedot
Sähköposti: kirjaamo@omnia.fi 📧

Viite
Päivämäärät
Lähetyspäivä: 2017-05-30 📅
Julkaisupäivä: 2017-05-31 📅
Tunnisteet
Ilmoituksen numero: 2017/S 103-205951
EUVL-S-numero: 103
Lisätietoja
Hankinta keskeytetään Espoon seudun koulutuskuntayhtymä Omnian kuntayhtymän johtajan päätöksellä 24.5.2017. Keskeytyksen perustelussa on todettu seuraavasti: Kelpoisuusehtojen osalta todettiin, että asetetut ehdot ovat jättäneet tulkinnanvaraisuutta käyttäjien määrittelyn suhteen. Todellisten käyttäjien osuutta esim. asiointikäyttäjistä ei ole pystytty erottomaan, minkä johdosta kyseinen ehto ei ole oikeassa suhteessa tilaajan hankinnan laajuuteen. Vastaaminen hankinnan tavoitteisiin osoittautui osittain tulkinnanvaraiseksi, erityisesti vaatimuksen REQ532 osalta (järjestelmä on eheä kokonaisuus eikä koostu useista erillisistä ohjelmistoista). Hankintayksikkö toteaa, että kyseinen ehto on jäänyt tulkinnanvaraiseksi, joka on tehnyt tarjouspyynnöstä tältä osin epäselvän. Täsmennystarve kelpoisuusvaatimuksen ja tarjouspyynnön ehtojen katsotaan niin merkittäväksi, että hankintayksikkö päättää keskeyttää hankintamenettelyn ja käynnistää uuden kilpailutuksen. Hankintalain 125 §:n mukaan hankinta voidaan keskeyttää todellisesta ja perustellusta syystä. Tarjouspyynnön epäselvyyden vuoksi ja tarjouspyynnön korjaamiseksi uudessa menettelyssä samoin kuin olosuhteiden muutoksen vuoksi keskeyttäminen on perusteltua. Hankintalain 104 §:n mukaan tarjouspyyntö on laadittava siten, että sen perusteella voidaan antaa keskenään vertailukelpoisia tarjouksia. Julkisia hankintoja koskevassa oikeuskäytännössä on katsottu, että hankinnan keskeyttämistilanteessa asianosaisen tiedonsaanti-intressi ei koske kilpailevia tarjouksia, vaan hankintayksikön keskeyttämispäätöstä ja sen perusteluita. Näin ollen erityisesti tarjousasiakirjat voidaan pitää salassa lain asiakirjojen julkaisemisesta viranomaistoiminnassa (612/1999) 24 §:n 1 momentin 17 kohdan perusteella aina siihen saakka, kunnes hankintayksikkö on tehnyt ratkaisunsa uudessa hankintamenettelyssä tai päättänyt luopua hankinnasta. Niin ikään hankinnan keskeyttämisen ja uudelleen käynnistämisen johdosta hankintayksiköllä ei ole oikeutta julkaista tarjoajia koskevia tietoja ja vaarantaa tällä tarjoajien mahdollisuuksia uudessa menettelyssä.
Näytä lisää

Kohde
Hankinnan laajuus
Lyhyt kuvaus:
Järjestelmä tulee toimimaan pääosin operatiivisten tukitoimintojen tärkeimpänä työkaluna ja prosessien tehostajana. Tämän projektin ja hankinnan tavoitteena on tehostaa ja harmonisoida tiedonhallintaa soveltuvin osin sekä uudelleenorganisoida siiloutuneita toimintamalleja. Tavoitetilassa prosesseja ja niissä liikkuvaa tietoa hallitaan tehokkaasti hankittavalla uudella tiedonhallintajärjestelmällä. Ydintiedon laadun ja hallittavuuden parantuessa myös raportoinnin laatu ja tarkkuus kehittyvät. Uudistuksen myötä oppilaitoksille ja tukitoiminnoille pystytään mallintamaan yhteiset dokumentoidut toimintatavat ja prosessit. Järjestelmäuudistus mahdollistaa nykyaikaisten työkalujen hyödyntämisen organisaatiouudistuksen tukena.Tavoitteena on yhdistää useita palveluita ja järjestelmiä yhden (1) portaalin alle. Tällä tavoin toteutetaan Omnian tavoitetilaa yhtenäisten toimintatapojen luomiseksi ja resurssien tehokkaaksi kohdentamiseksi.
Näytä lisää

Menettely
Myöntämisperusteet
Laatukriteeri (nimi): Käytettävyys
Laatukriteeri (painotus): 30
Laatukriteeri (nimi): Skaalautuvuus
Lisensointi
Laatukriteeri (painotus): 10
Hinnan painoarvo: 30

Viite
Lisätietoja
Hankinta keskeytetään Espoon seudun koulutuskuntayhtymä Omnian kuntayhtymän johtajan päätöksellä 24.5.2017.
Keskeytyksen perustelussa on todettu seuraavasti:
Kelpoisuusehtojen osalta todettiin, että asetetut ehdot ovat jättäneet tulkinnanvaraisuutta käyttäjien määrittelyn suhteen. Todellisten käyttäjien osuutta esim. asiointikäyttäjistä ei ole pystytty erottomaan, minkä johdosta kyseinen ehto ei ole oikeassa suhteessa tilaajan hankinnan laajuuteen.
Näytä lisää
Vastaaminen hankinnan tavoitteisiin osoittautui osittain tulkinnanvaraiseksi, erityisesti vaatimuksen REQ532 osalta (järjestelmä on eheä kokonaisuus eikä koostu useista erillisistä ohjelmistoista). Hankintayksikkö toteaa, että kyseinen ehto on jäänyt tulkinnanvaraiseksi, joka on tehnyt tarjouspyynnöstä tältä osin epäselvän.
Näytä lisää
Täsmennystarve kelpoisuusvaatimuksen ja tarjouspyynnön ehtojen katsotaan niin merkittäväksi, että hankintayksikkö päättää keskeyttää hankintamenettelyn ja käynnistää uuden kilpailutuksen.
Hankintalain 125 §:n mukaan hankinta voidaan keskeyttää todellisesta ja perustellusta syystä. Tarjouspyynnön epäselvyyden vuoksi ja tarjouspyynnön korjaamiseksi uudessa menettelyssä samoin kuin olosuhteiden muutoksen vuoksi keskeyttäminen on perusteltua. Hankintalain 104 §:n mukaan tarjouspyyntö on laadittava siten, että sen perusteella voidaan antaa keskenään vertailukelpoisia tarjouksia.
Näytä lisää
Julkisia hankintoja koskevassa oikeuskäytännössä on katsottu, että hankinnan keskeyttämistilanteessa asianosaisen tiedonsaanti-intressi ei koske kilpailevia tarjouksia, vaan hankintayksikön keskeyttämispäätöstä ja sen perusteluita. Näin ollen erityisesti tarjousasiakirjat voidaan pitää salassa lain asiakirjojen julkaisemisesta viranomaistoiminnassa (612/1999) 24 §:n 1 momentin 17 kohdan perusteella aina siihen saakka, kunnes hankintayksikkö on tehnyt ratkaisunsa uudessa hankintamenettelyssä tai päättänyt luopua hankinnasta. Niin ikään hankinnan keskeyttämisen ja uudelleen käynnistämisen johdosta hankintayksiköllä ei ole oikeutta julkaista tarjoajia koskevia tietoja ja vaarantaa tällä tarjoajien mahdollisuuksia uudessa menettelyssä.
Näytä lisää
Lähde: OJS 2017/S 103-205951 (2017-05-30)
Uudet hankinnat asiaan liittyvissä luokissa 🆕
Aiheeseen liittyvät haut 🔍