Asiakastieto-, laskutus- ja palvelujärjestelmän hankinta

Vantaan Energia Oy

Hankinnan kohteena on energia-alan asiakastieto-, laskutus- ja palvelujärjestelmä Vantaan Energia konsernille. Hankinnan tavoitteena on energia-alaa varten toteutettu moderni, automatisoitu kokonaisuus, jossa hankittava Järjestelmä muodostaa sopimukset, toteuttaa laskutuksen kaikki työvaiheet automaattisesti ja huolehtii myyntireskontrasta sekä perinnästä. Manuaalisia työvaiheita sallitaan automaattisen prosessin poikkeamien hallinnassa ja loppuasiakaskontaktien hoitamisessa. Järjestelmä on kuitenkin toteutettava niin, että tilaaja voi puuttua automatisoituihin prosesseihin niin halutessaan.
Hankinnan tavoitteena ovat liiketoimintojen eli sähkön myynnin, sähkön verkon ja kaukolämmön sekä näihin liittyvän asiakaspalvelun tarvitsemat perustoiminnallisuudet, joihin kuuluvat seuraavat prosessit ja ominaisuudet:
— Sopimustenhallinta kaikkien sopimustyyppien osalta.
— Laskutus sisältäen myös yksittäislaskutuksen.
— Saatavienhallinta, myyntireskontra.
— Perintä.
— Asiakaspalvelun näkymä/portaali asiakkuuteen.
— Asiakastiedon hallinta, tuotehallinta ja hintojen ja hinnastojen hallinta.
— Sanomaliikenne, sen automaatio ja poikkeamien hallinta.
— Raportointi.
— Avoimet rajapinnat.
Hankittavalla järjestelmällä pyritään poistamaan nykyisiin järjestelmiin ja toimintatapoihin liittyviä rajoitteita sekä vähentämään manuaalisen työn tarvetta yllä olevien prosessien osalta.
Lisäksi tulevan järjestelmän tulee toimia siten, että Vantaan Energia ja Vantaan Energia Sähköverkot ovat erillisiä yrityksiä ja niiden välinen tiedonsiirto tapahtuu kuten muille myynti- ja verkkoyhtiöille. Toimittajan tulee tarjouksessaan huomioida edellä mainittu toteuttamalla Järjestelmään esimerkiksi sanomaliikenne Vantaan Energian sähkön myyjän ja sähkön verkon välille, sekä mahdollistettava erillinen laskutus ja/tai läpilaskutus toteutustavasta riippuen. Järjestelmä on tarjottava kahtena erillisenä tietokantana (instanssina), joissa liiketoimintojen prosessit, integraatiot ja datamallit on toteutettu omina, itsenäisinä kokonaisuuksinaan. Osakokonaisuuksia tulee voida kehittää liiketoimintakohtaisesti muuttuvien liiketoimintatarpeiden mukaisesti. Vaihtoehtoisesti, toimitettava Järjestelmä voi olla hyödyllistä toteuttaa myös yhtenä tietokantana, joka on eriytettävissä toinen toisistaan täysin erillisiksi liiketoimintokohtaisiksi prosessikokonaisuuksiksi.
Sähkön myynnin ja sähkön verkon välillä olevan syrjimättömyysperiaatteen tulee toteutua ilman manuaalista lisätyötä ja valvontaa.

Määräaika

Tarjousten vastaanottamisen määräaika oli 2016-04-05. Hankinta julkaistiin 2016-03-21.

Kuka?

• Vantaan Energia Oy

Mitä?

Hankintojen historia

Päivämäärä	Asiakirja
2016-03-21	hankintailmoitus
2016-09-09	Ilmoitus tehdystä sopimuksesta

hankintailmoitus (2016-03-21)
Kohde
Hankinnan laajuus
Otsikko: Tapahtumakäsittelyohjelmistojen ja asiakaskohtaisten ohjelmistojen kehittämispalvelut
Ilmoituksen metatiedot
Alkukieli: suomi 🗣️
Asiakirjatyyppi: hankintailmoitus
Sopimuksen luonne: Palvelut
Asetus: Euroopan unioni ja WTO-maat
Yhteinen hankintanimikkeistö (CPV)
Koodi: Tapahtumakäsittelyohjelmistojen ja asiakaskohtaisten ohjelmistojen kehittämispalvelut 📦

Menettely
Menettelyn tyyppi: Neuvottelumenettely
Tarjouksen tyyppi: Tarjous koskee kaikkia eriä
Myöntämisperusteet
Kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous

Hankintaviranomainen
Tunnistetiedot
Maa: Suomi 🇫🇮
Hankintaviranomaisen tyyppi: Yleishyödyllisten palvelujen alalla toimiva yksikkö
Hankintaviranomaisen nimi: Vantaan Energia Oy
Postiosoite: Peltolantie 27
Postinumero: 01300
Postitoimipaikka: Vantaa
Yhteystiedot
Sähköposti: apjhankinta@vantaanenergia.fi 📧

Viite
Päivämäärät
Lähetyspäivä: 2016-03-21 📅
Tarjousten jättämisen määräaika: 2016-04-05 📅
Julkaisupäivä: 2016-03-23 📅
Tunnisteet
Ilmoituksen numero: 2016/S 058-098679
EUVL-S-numero: 58
Lisätietoja

Hankinnasta kiinnostunut yritys voi pyytää lisätietoja sähköpostitse lähettämällä kysymykset osoitteeseen: APJHankinta@vantaanenergia.fi Suomenkieliset kysymykset on lähetettävä viimeistään 24.3.2016 klo 17:00 mennessä. Sähköpostin aihekenttään pyydetään kirjoittamaan ”Lisätiedot, Vantaan Energia konsernin asiakastieto-, laskutus- ja palvelujärjestelmän hankinta”. Ehdokkaiden tasapuolisen kohtelun takaamiseksi muulla tavoin esitettyihin kysymyksiin ei vastata. Kysyjän nimeä tai muita ehdokasta koskevia tietoja ei ilmoiteta kysymysten ja vastausten yhteydessä. Vastaukset kysymyksiin lähetetään yhtäaikaisesti, samansisältöisenä kaikille kysymyksiä jättäneille sekä yhteystietonsa kysymysten jättöpäivään mennessä lähettäneille. Vastaukset kysymyksiin lähetetään viimeistään 1.4.2016. Myöhemmin hankinnasta kiinnostuneet voivat pyytää kysymyksiä ja vastauksia edellä mainitusta hankintayksikön sähköpostiosoitteesta. Kirjoita sähköpostin aihekenttään ”Lisätiedot, Vantaan Energia konsernin asiakaspalvelujärjestelmän hankinta”. Ehdokkaan vastuulla on huomioida kysymykset ja niihin annetut vastaukset sekä käyttää hyväkseen mahdollisesti täsmennettyjä tietoja osallistumishakemusta jättäessään. Hankinta toteutetaan käyttämällä neuvottelumenettelyä. Neuvottelumenettelyssä hankintayksikkö valitsee osallistumishakemuksen jättäneiden ehdokkaiden joukosta tarjoajat, joille tarjouspyyntö lähetetään. Hankintayksikkö valitsee 3-5 vähimmäisvaatimukset täyttävää ehdokasta, mikäli vähimmäisvaatimukset täyttäviä ehdokkaita on riittävästi. Nämä ehdokkaat osallistuvat neuvotteluihin. Mikäli vähimmäisvaatimukset täyttäviä ehdokkaita on enemmän kuin neuvotteluihin valittavia tarjoajia, hankintayksikkö vertailee osallistumishakemuksia ja valitsee ehdokkaista 3-5 tarjoajaa liitteen luvussa 6.2 kuvatuin perustein.

Lisätietoja

Hankinnasta kiinnostunut yritys voi pyytää lisätietoja sähköpostitse lähettämällä kysymykset osoitteeseen: APJHankinta@vantaanenergia.fi

Suomenkieliset kysymykset on lähetettävä viimeistään 24.3.2016 klo 17:00 mennessä. Sähköpostin aihekenttään pyydetään kirjoittamaan ”Lisätiedot, Vantaan Energia konsernin asiakastieto-, laskutus- ja palvelujärjestelmän hankinta”.

Ehdokkaiden tasapuolisen kohtelun takaamiseksi muulla tavoin esitettyihin kysymyksiin ei vastata.

Kysyjän nimeä tai muita ehdokasta koskevia tietoja ei ilmoiteta kysymysten ja vastausten yhteydessä.

Vastaukset kysymyksiin lähetetään yhtäaikaisesti, samansisältöisenä kaikille kysymyksiä jättäneille sekä yhteystietonsa kysymysten jättöpäivään mennessä lähettäneille. Vastaukset kysymyksiin lähetetään viimeistään 1.4.2016. Myöhemmin hankinnasta kiinnostuneet voivat pyytää kysymyksiä ja vastauksia edellä mainitusta hankintayksikön sähköpostiosoitteesta. Kirjoita sähköpostin aihekenttään ”Lisätiedot, Vantaan Energia konsernin asiakaspalvelujärjestelmän hankinta”.

Ehdokkaan vastuulla on huomioida kysymykset ja niihin annetut vastaukset sekä käyttää hyväkseen mahdollisesti täsmennettyjä tietoja osallistumishakemusta jättäessään.

Hankinta toteutetaan käyttämällä neuvottelumenettelyä. Neuvottelumenettelyssä hankintayksikkö valitsee osallistumishakemuksen jättäneiden ehdokkaiden joukosta tarjoajat, joille tarjouspyyntö lähetetään. Hankintayksikkö valitsee 3-5 vähimmäisvaatimukset täyttävää ehdokasta, mikäli vähimmäisvaatimukset täyttäviä ehdokkaita on riittävästi. Nämä ehdokkaat osallistuvat neuvotteluihin.

Mikäli vähimmäisvaatimukset täyttäviä ehdokkaita on enemmän kuin neuvotteluihin valittavia tarjoajia, hankintayksikkö vertailee osallistumishakemuksia ja valitsee ehdokkaista 3-5 tarjoajaa liitteen luvussa 6.2 kuvatuin perustein.

Kohde
Hankinnan laajuus
Palveluluokka: 7
Lyhyt kuvaus:

Hankinnan tavoitteena ovat liiketoimintojen eli sähkön myynnin, sähkön verkon ja kaukolämmön sekä näihin liittyvän asiakaspalvelun tarvitsemat perustoiminnallisuudet, joihin kuuluvat seuraavat prosessit ja ominaisuudet:

— Sopimustenhallinta kaikkien sopimustyyppien osalta.

— Laskutus sisältäen myös yksittäislaskutuksen.

— Saatavienhallinta, myyntireskontra.

— Perintä.

— Asiakaspalvelun näkymä/portaali asiakkuuteen.

— Asiakastiedon hallinta, tuotehallinta ja hintojen ja hinnastojen hallinta.

— Sanomaliikenne, sen automaatio ja poikkeamien hallinta.

— Raportointi.

— Avoimet rajapinnat.

Hankittavalla järjestelmällä pyritään poistamaan nykyisiin järjestelmiin ja toimintatapoihin liittyviä rajoitteita sekä vähentämään manuaalisen työn tarvetta yllä olevien prosessien osalta.

Lisäksi tulevan järjestelmän tulee toimia siten, että Vantaan Energia ja Vantaan Energia Sähköverkot ovat erillisiä yrityksiä ja niiden välinen tiedonsiirto tapahtuu kuten muille myynti- ja verkkoyhtiöille. Toimittajan tulee tarjouksessaan huomioida edellä mainittu toteuttamalla Järjestelmään esimerkiksi sanomaliikenne Vantaan Energian sähkön myyjän ja sähkön verkon välille, sekä mahdollistettava erillinen laskutus ja/tai läpilaskutus toteutustavasta riippuen. Järjestelmä on tarjottava kahtena erillisenä tietokantana (instanssina), joissa liiketoimintojen prosessit, integraatiot ja datamallit on toteutettu omina, itsenäisinä kokonaisuuksinaan. Osakokonaisuuksia tulee voida kehittää liiketoimintakohtaisesti muuttuvien liiketoimintatarpeiden mukaisesti. Vaihtoehtoisesti, toimitettava Järjestelmä voi olla hyödyllistä toteuttaa myös yhtenä tietokantana, joka on eriytettävissä toinen toisistaan täysin erillisiksi liiketoimintokohtaisiksi prosessikokonaisuuksiksi.

Sähkön myynnin ja sähkön verkon välillä olevan syrjimättömyysperiaatteen tulee toteutua ilman manuaalista lisätyötä ja valvontaa.

Vaihtoehtojen kuvaus: Asiakkaan asiointiportaali.
Yhteinen hankintanimikkeistö (CPV)
Täydentävä CPV-koodi: RC05
Suorituspaikka
Pääkohde tai suorituspaikka: Vantaa.

Oikeudelliset, taloudelliset, rahoitukselliset ja tekniset tiedot
Osallistumisehdot
Kelpoisuus harjoittaa ammattitoimintaa:

1. Rekisterit:

Ehdokas on rekisteröitynyt kaupparekisteriin, ennakkoperintälain mukaiseen ennakkoperintärekisteriin ja työnantajarekisteriin sekä arvonlisäverolain mukaiseen arvonlisäverovelvollisten rekisteriin, mikäli ehdokkaan kotipaikan lainsäädäntö edellyttää rekisteröitymistä. Jos ehdokas ei ole rekisteröitynyt edellä mainittuihin rekistereihin, se sitoutuu toimittamaan hankintayksikön pyynnöstä selvityksen rekisteröimättömyyden perusteista.

Ryhmittymä ehdokkaana: Kaikkien ryhmittymän jäsenten tulee täyttää esitetty vaatimus.

Selvitykset pyydettäessä:

— Todisteet rekisterimerkinnöistä, kaupparekisterinote.

— Selvitys rekisteröimättömyyden perusteista, jos ehdokas ei kuulu kauppa-, ennakkoperintä, työnantaja- tai arvonlisäverovelvollisten rekisteriin. Selvitys voi olla ehdokkaan itsensä laatima.

Hankintayksikkö voi tarkistaa yrityksen rekisteröitymisen yritys- ja yhteisötietojärjestelmästä (YTJ) ja kaupparekisteriotteen merkinnät.

2. Rikosrekisteritiedot:

Ehdokas vakuuttaa, että se tai sen edustus-, päätös- tai valvontavaltaa käyttävä henkilö ei ole syyllistynyt julkisista hankinnoista annetun lain 50 §:ssä mainittuihin rikoksiin.

3. Työehtosopimus tai keskeiset työehdot ja työterveyshuolto:

Jos ehdokasorganisaatiolla on työntekijöitä työ- tai virkasuhteessa, sen on noudatettava ko. alalla ehdokkaan sijoittumismaassa voimassa olevaa työehtosopimusta tai mikäli työehtosopimusta ei ole, kohtuullisia työehtoja. Ehdokkaalla on oltava työntekijöilleen myös ehdokkaan sijoittumismaan lainsäädännön mukaiset vakuutukset. Ehdokkaan on järjestettävä heille asianmukainen työterveyshuolto.

Vakuutus:

Vakuutamme, että vaatimukset täyttyvät ja sitoudumme toimittamaan hankintayksikölle selvityksiä hankintamenettelyn ja sopimuskauden aikana.

Taloudellinen ja rahoituksellinen asema:

4. Ehdokkaan taloudellinen tilanne:

Ehdokkaan taloudellisten edellytysten on oltava hankinnan kokoon ja laatuun nähden riittävät. Tätä ominaisuutta arvioidaan ehdokkaan vakavaraisuudesta, maksukykyisyydestä, kannattavuudesta ja luottokelpoisuudesta saatujen tietojen perusteella.

Ehdokkaan taloudellisen tilanteen on oltava sellainen, että se Suomen Asiakastieto Oy:n ratingluokituksessa on vähintään tyydyttävä A tai riskiluokka on 1-3 tai sen katsotaan tilinpäätöstietojen tai muun vastaavan selvityksen mukaan olevan vastaava. Ehdokas, jonka luokitus Suomen Asiakastieto Oy:n ratingluokituksessa on C taikka riskiluokituksessa 5, suljetaan tarjouskilpailusta. Ehdokas, jonka ratingluokitus on B taikka riskiluokitus on 4, voidaan sulkea tarjouskilpailusta siinä tapauksessa, ettei ehdokas kykene esittämään luotettavaa selvitystä toimenpiteistä, joihin se ryhtyy tai on ryhtynyt taloudellisen tilanteensa parantamiseksi.

Ryhmittymä ehdokkaana: Kaikkien ryhmittymän jäsenten tulee täyttää esitetty vaatimus.

Selvitykset liitteeksi:

— Suomen Asiakastieto Oy:n ratingraportti tai vastaava selvitys, josta selviää ehdokkaan rating- tai riskiluokitus sekä taloudellinen tila.

5. Verot ja maksut:

Ehdokas on osallistumishakemuksen jättöhetkellä suorittanut sijoittautumismaansa lainsäädännön mukaiset verot ja sosiaaliturvamaksut sekä Suomen lainsäädännön mukaiset verot ja sosiaaliturvamaksut, jos ehdokas on Suomessa verovelvollinen ja velvollinen maksamaan sosiaaliturvamaksuja.

Alihankkijat: Jos ehdokas käyttää alihankkijoita, vaatimus koskee myös niitä ja myös niiden osalta tulee liittää selvitykset osallistumishakemukseen.

— todistus verojen maksamisesta sekä

— todistus lakisääteisten eläkevakuutuksen ottamisesta ja eläkevakuutusmaksujen suorittamisesta.

6. Vastuuvakuutus:

Ehdokkaalla on voimassaoleva toiminnan vastuuvakuutus, joka on riittävä suhteessa hankintaan tai ehdokas sitoutuu ottamaan sellaisen viimeistään sopimuskauden alkaessa, mikäli ehdokas valitaan toimittajaksi.

7. Liiketoimintakyky:

Ehdokas vakuuttaa, että se täyttää seuraavat ehdot:

— Ehdokas ei ole konkurssissa tai purettavana tai keskeyttänyt liiketoimintaansa, eikä ehdokkaan velkoja ole vahvistettu akordilla, saneerausohjelmalla tai muussa vastaavassa lainsäädäntöön perustuvassa menettelyssä järjestelty.

— Ehdokasorganisaation konkurssi tai purkaminen tai muu edellisessä kappaleessa tarkoitettu menettely ei ole vireillä.

Tekninen ja ammatillinen pätevyys:

8. Referenssit:

Ehdokkaalla tulee olla yksi (1) referenssi vastaavanlaisesta asiakastieto-, laskutus- ja palvelujärjestelmän kokonaistoimituksesta energiayhtiölle. Vastaavanlaisella tarkoitetaan tässä järjestelmää, joka kattaa referenssilomakkeella listatuista vaatimuksista vähintään kaksi.

Yksilöimättömiä referenssitietoja ei tulla huomioimaan.

Ryhmittymä ehdokkaana: Kaikkien ryhmittymän jäsenten ei tarvitse täyttää referenssivaatimusta, vaan vaatimuksen täyttymiseksi ryhmittymä voi hyödyntää jäsentensä referensseistä muodostuvaa kokonaisuutta.

Referenssiselvitykset liitteeksi:

— Osallistumishakemusohjeen liitteenä 4 oleva referenssilomake täytettynä.

Muut vähimmäisvaatimukset:

9. Hankintamenettelyn, palvelun ja käyttöliittymän kieli:

Hankintamenettely, palvelun tuottaminen (ml. toimitusprojekti) ja määrittäminen Asiakkaan tarpeeseen on tapahduttava suomen kielellä. Myös käyttöliittymän tulee olla suomenkielinen.

10. Avoimet rajapinnat:

Ehdokkaan on tarjottava järjestelmään avoimet rajapinnat, joilla järjestelmä on integroitavissa kolmansien osapuolien/muihin järjestelmiin.

Sopimuksen toteuttaminen
Vaadittavat vakuudet ja takuut: Ilmenee tarjouspyynnöstä.
Tärkeimmät rahoitusehdot ja maksujärjestelyt ja/tai viittaus niitä koskeviin säännöksiin: Ilmenee tarjouspyynnöstä.
Oikeudellinen muoto, joka sen taloudellisten toimijoiden ryhmittymän, jonka kanssa hankintasopimus tehdään, on otettava: Ilmenee tarjouspyynnöstä.

Menettely
Kielet
Kieli: suomi 🗣️

Hankintaviranomainen
Tunnistetiedot
Kansallinen rekisterinumero: 0124461-3
Hankintaviranomaisen nimi: Vantaan Energia Sähköverkot Oy
Kansallinen rekisterinumero: 2038408-0
Yhteystiedot
Nimi: Vantaan Energia Oy
Sähköposti: tarjoukset.hankinta@vantaanenergia.fi 📧

Täydentävät tiedot
Arvostelurunko
Nimi: Markkinaoikeus
Postiosoite: Radanrakentajantie 5
Postitoimipaikka: Helsinki
Postinumero: 00520
Maa: Suomi 🇫🇮
Sähköposti: markkinaoikeus@oikeus.fi 📧
Puhelin: +358 295643300 📞
Internetosoite: http://www.oikeus.fi/markkinaoikeus 🌏
Faksi: +358 295643314 📠
Lähde: OJS 2016/S 058-098679 (2016-03-21)

Ilmoitus tehdystä sopimuksesta (2016-09-09)
Kohde
Hankinnan laajuus
Viitenumero: 176
Lyhyt kuvaus:

Hankinnan kohteena on energia-alan asiakastieto-, laskutus- ja palvelujärjestelmä Vantaan Energia konsernille.

Ilmoituksen metatiedot
Asiakirjatyyppi: Ilmoitus tehdystä sopimuksesta
Suorituspaikka
NUTS-alue: Uusimaa 🏙️

Menettely
Tarjouksen tyyppi: Ei sovelleta

Hankintaviranomainen
Tunnistetiedot
Postiosoite: PL 95
Postinumero: 01301
Yhteystiedot
Internetosoite: http://www.vantaanenergia.fi 🌏
Puhelin: +358 982901 📞

Viite
Päivämäärät
Lähetyspäivä: 2016-09-09 📅
Julkaisupäivä: 2016-09-10 📅
Tunnisteet
Ilmoituksen numero: 2016/S 175-314596
Viittaa ilmoitukseen: 2016/S 058-098679
EUVL-S-numero: 175

Sopimuksen tekeminen
Sopimuksen tekemispäivä: 2016-09-05 📅

Hankintaviranomainen
Tunnistetiedot
Maa: Uusimaa 🏙️
Yhteystiedot
Internetosoite: http://www.vantaanenergiasahkoverkot.fi 🌏
Lähde: OJS 2016/S 175-314596 (2016-09-09)

Uudet hankinnat asiaan liittyvissä luokissa 🆕

Tietotekniset palvelut: neuvonta, ohjelmistojen kehittäminen, Internet ja tuki (>20 uudet hankinnat)

Ohjelmointi ja siihen liittyvät neuvontapalvelut (15)

Asiakaskohtaisten ohjelmistojen kehittämispalvelut (3)

Tapahtumakäsittelyohjelmistojen ja asiakaskohtaisten ohjelmistojen kehittämispalvelut