Tulostuspalvelun hankinta pilvipalveluna

Vantaan kaupunki

Vantaan kaupunki pyytää kokonaisvastuulliselta tarjoajalta tarjousta Vantaan kaupungin sekä sen liikelaitoksien että tytäryhtiöiden käyttöön tulostuspalvelusta pilvipalveluna tässä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä määritellyillä vaatimuksilla ja ehdoilla. Hankinnan kohteena oleva kokonaispalvelu sisältää palveluna uudet laitteet, niiden asennukset paikan päällä sekä tulostuspalvelun, tuen sekä siihen tarvittavan pilvipalvelun/kapasiteetin. Palveluun kuuluvilla monitoimilaitteilla hoidetaan myös kaupungin skannaus- ja kopiointipalvelut. Kaikki palvelun piiriin tulevien laitteiden on oltava uusia laitteita.
Sopimuksen kohteena on myös tilaajan tulostusympäristön kartoittaminen ja suunnittelu, mikäli kyseinen toimintayksikkö sen erikseen tilaa ja maksaa. Kartoitusdokumentit tallennetaan tilaajan erikseen ilmoittamaan paikkaan esim. Fronteriin tai Sharepointiin.
Vaatimuksena on että Vantaan kaupungin henkilökunnalla, ja muilla määritellyillä ryhmillä, on vaatimusmääritysten mukaisesti mahdollisuus tulostaa mistä tahansa minne tahansa laiteriippumattomasti vaatimusmääritysten mukaisesti, kuitenkin siten että tulostinlaitteet ovat Vantaan verkossa tai Vantaan laitteissa oheistulostimina. Palvelua tulee siis pystyä käyttämään esimerkiksi niin, että kaupungissa vieraileva henkilö tulostaa omasta puhelimestaan, tai virkamies omalta henkilökohtaiselta tietokoneeltaan, joka ei ole liitettynä kaupungin tietoverkkoon. Tarkemmat vaatimukset on kuvattu vaatimusmäärityksessä. Kaikkien kaupungin toimipisteiden tulee olla uuden palvelun piirissä seitsemän (7) kuukauden kuluttua sopimuksen allekirjoituksesta. Tarjoaja vastaa pääkäyttäjien ja kiinteistökohtaisten vastuuhenkilöstön koulutuksesta asennuksen valmistuttua.
Tarjoaja toteuttaa tilaajan tulostusympäristön ja kehittää sitä tilaajan muuttuvien tarpeiden mukaisesti. Tarjoaja muodostaa asiakkaalle laitevalikoiman ja sen sijoittelun niin, että tilaajan tulostustarpeet saadaan katettua. Tarjoaja huoltaa ja ylläpitää laitekantaa, tarvittaessa paikan päällä, sekä huolehtii tarvittavista väriaineiden/-kasettien toimittamisesta tulostinlaitteille ennakoivasti, siten että väriaineen loppuminen ei aiheuta tulostamisen keskeytystä.
Liitteenä oleva alustava kartoitus (liite 3) antaa ohjeellisia tietoja Vantaan kaupungin ympäristöstä. Tarkemmat vaatimukset hankinnalle on määritelty tässä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä.
Tilaaja maksaa palvelustaan toteutuneiden tulostusmäärien mukaan laitetyypeittäin sivukohtaisen hinnan (hintaliite 5), joka sisältää koko palvelukokonaisuuden ilman paperia. Tarjoaja lähettää laskut sähköisesti tilaajan määrittelemällä tavalla, esim. konekohtaisesti, toimialakohtaisesti tai kiinteistökohtaisesti, siten että tilaaja saa kustannuspaikkakohtaista kustannustietoutta. Laskutustietojen lisäksi tilaajan tulee saada tieto tulostusmääristä henkilöittäin tarvittaessa. Henkilökohtainen tulostustieto ei sisällä tietoa, mitä on tulostettu vaan ainoastaan tulostusmäärän tietyltä aikajaksolta. Erikseen tilattavasta kiinteistökohtaisesta/yksikkökohtaisesta kartoituksesta, suunnitelmineen ja toteutuksineen tulee antaa kiinteistökohtainen/yksikkökohtainen hinta perustuen hintaliitteen tuntihintaan. Hintaliitteessä annettujen hintojen tulee olla kiinteitä 36 kuukautta. Kiinteän hinnoittelukauden jälkeen tarjoaja voi korottaa hintoja liitteenä olevien yleisten ehtojen mukaisesti.
Laitteet kytketään pääosin Vantaan verkkoon. Oheistulostimet voidaan kytkeä tietokoneeseen tarvittaessa. Vaatimusmäärityksen mukaisesti henkilökohtaisten uusien laitteiden ei tarvitse olla turvatulostuksen piirissä (noin 1 000 oheistulostinta).
Optiot:
Optio 1–3: Optiona tarjoajan tulee lunastaa tilaajan ilmoittamat vanhat tulostimet silloin, kun tulostuspalvelu otetaan käyttöön ko. kiinteistössä. Tarjoajan tulee ilmoittaa lunastushinta hintaliitteessä laitetyypeittäin (hintaliitteessä ilmoitetut määrät ovat sitoumuksetta). Tarjoajan tulee kuljettaa lunastamansa laitteet pois sekä huolehtia aineiston tuhoamisesta laitteissa mahdollisesti olevista kovalevyistä/muisteista tietoturvallisesti. Tarjoaja vastaa kuljetuksesta ja tuhoamisesta aiheutuneista kustannuksista. Lunastettavien laitteiden tilalle tarjoajan tulee tarvittavilta osin tuoda uudet tulostimet, jotka ovat kokonaispalvelun ja tuen piirissä. Selvyyden vuoksi todetaan, että oheistulostimien määrä on tällä hetkellä noin 3 000 kpl ja uusia oheistulostimia tarvitaan arviolta noin 1 000 kpl. Verkkotulostimien määrää pyritään myös pienentämään.Tilaajalla on oikeus ottaa mainitut optiot käyttöönsä sopimuksen mukaisilla ehdoilla ja toimittajan tarjouksessa ilmoittamilla hinnoilla ilmoittamalla siitä kirjallisesti toimittajalle vähintään yksi (1) kuukausi ennen optioiden käyttöönottoa. Tilaaja tekee optioista erillisen päätöksen. Päätös optioiden käyttöönotosta on tehtävä viimeistään kolmen (3) vuoden sisällä tämän sopimuksen allekirjoittamisesta.
Huom: Ilmoituksen lisätiedot löytyvät Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalista. Myös tarjouksen/osallistumishakemuksen lähetys tehdään tätä kautta. Suoran linkin ilmoituksen lisätietoihin löydät tästä Hilma-ilmoituksesta: https://tarjouspalvelu.fi/vantaa/?id=46026&tpk=cb0681f3-49b5-44c4-8cab-a69763fca90b

Määräaika
Tarjousten vastaanottamisen määräaika oli 2015-10-21. Hankinta julkaistiin 2015-09-28.

Toimittajat
Seuraavat toimittajat mainitaan hankintapäätöksissä tai muissa hankinta-asiakirjoissa:

• • Toshiba Tec Nordic Ab

Kuka?

• • Vantaan kaupunki

Mitä?

• • Tietotekniset palvelut: neuvonta, ohjelmistojen kehittäminen, Internet ja tuki