Sähköinen ovenavausjärjestelmä
Sähköinen ovenavausjärjestelmä, integraatio toiminnanohjausjärjestelmään sekä palvelukokonaisuuteen liittyvät muut palvelut.
Sähköinen ovenavaus -järjestelmä hankitaan kokonaispalveluna. Toimittaja vastaa siitä, että palvelu on toiminnallisuudeltaan ja sisällöltään sellainen, kun tilaaja on tämä tarjouspyynnön liitteessä 1 vaatimusmäärittely edellyttänyt.
Palveluna hankittava kokonaisuus käsittää vähintään:
— ovenavaukseen tarvittavat lukkomoduulit,
— ovenavausjärjestelmän (ja tarvittavat käyttöoikeudet),
— ovenavauslupien hallintajärjestelmän,
— mobiilisovelluksen mobiililaitteisiin,
— ovenavausjärjestelmän integroinnin kodinhoidon toiminnanohjausjärjestelmään,
— lukkojen asennuspalvelun ja siirtopalvelun,
— käyttöönottoprojektissa tarvittavat, tilaajan määrittelemät palvelut.
Toimittaja vastaa että tarjottava palvelu sisältää järjestelmän 24/7 palveluajan, järjestelmän käyttöpalvelut, mobiililaitteisiin tehtävät versiopäivitykset sekä siitä, että tilaajalla on tarvittavat kaikki tarvittavat oikeudet järjestelmän käyttämiseen.
Tarjoaja toimittaa tilaajalle SaaS-kokonaispalvelun, joka koostuu pääkäyttäjien tukipalvelusta ja loppukäyttäjiä tukevasta vikapäivystyksestä. Tukipalvelun pääkäyttäjille tulee toimia arkisin klo 8–16 sekä vikapäivystyksen loppukäyttäjille 24/7 periaatteella. Vikapäivystys vastaa käyttäjän (kotihoitaja) soittoon vikapäivystykseen vuorokauden ympäri. Tukipalvelut on tarkemmin määritelty liitteessä 1 vaatimusmäärittely.
Lukkomoduuleihin tarjottavat ratkaisut: Tarjottavien lukkomoduuleihin liittyvien ratkaisujen tulee soveltua Suomessa käytössä oleviin lukitusratkaisuihin ja ovityyppeihin, eikä lukkorunkoa tarvitse lähtökohtaisesti vaihtaa. Lukkomoduulien virtalähteiden on myös oltava teholtaan ja kestoltaan sellaisia että virtalähdettä ei tarvitse usein vaihtaa. Tarkemmat vaatimukset Liite 1 vaatimusmäärittely.
Käyttöönotto ja sen projektointi: Tarjoaja osallistuu järjestelmän käyttöönottoprojektiin ja siihen liittyvät tehtävät tarjottavaan kokonaisuuteen. Käyttöönottoprojektiin kuuluvia tehtäviä ovat mm.:
— ovenavausjärjestelmän hallintajärjestelmäpalvelun käyttöönotto,
— integraatio FastROI Hilkka toiminnanohjausjärjestelmään,
— integraation testaus yhdessä FastROI:n kanssa,
— pää- ja vastuukäyttäjien koulutus,
— lukkomoduulien asennuslupien pyytäminen taloyhtiöiltä (pyynnöt, avustaminen, neuvominen), yhteistyössä Mikkelin kaupungin kodinhoidon kanssa,
— yhteistyö asennussuunnitelman laatimisessa, asennusaikojen aikataulutuksessa kotihoidon vastaavien asiantuntijoiden kanssa,
— asiakkaiden ja taloyhtiöiden informointi,
— asennusten toteutumisen seuranta ja valvonta,
— järjestelmän neuvonta, tuki- ja asiantuntijatehtävät,
— mobiililaitesovellusten asennuksiin mahdollisesti liittyvät tehtävät,
— projektiin oleellisesti liittyvät muut työt.
Toimittaja tarjoaa tilaajalle projektipäällikköpalvelut käyttöönottoprojektin läpiviemiseksi. Toimittajan projektipäällikkö vastaa:
— projektin ja sen tehtävien aikataulutuksesta,
— asennuslupien, asennusten ja koulutusten järjestämisestä,
— projektin kokonaishallinnoinnista,
— kustannus- ja laatuseurannasta ja eri osaprojektien koordinoinnista,
— muutoksien hallinnasta ja dokumentoinnista,
— raportoinnista (johtoryhmä),
Asennuspalvelu ja asennusluvat kohteisiin: Tarjoajan on sisällytettävä tarjoukseensa myös lukkojen asennuspalvelut loppuasiakkaan oveen kattaen Mikkelin kaupungin kotihoidon asiakaskentän. Toimittaja ohjeistaa ja auttaa käyttäjäorganisaatiota asennusprojektin läpiviennissä ja organisoimisessa. Vastuu asennuslupien pyytämisestä jaetaan seuraavasti:
— kotihoidon asiakkaalta asennusluvan pyytää käyttäjäorganisaatio,
— taloyhtiöiltä asennusluvan pyytää toimittaja (myöhemmin yhdessä tilaajan kanssa sovittavalla tavalla).
Lupapyynnön hakuprosessi lähtee aina kuitenkin liikkeelle kotihoidon organisaation toimesta. Toimittajan projektipäällikkö vastaa:
— lupien pyytämisen organisoinnista (aikataulutus ja lupien pyytäminen),
— lupien dokumentoinnista ja seurannasta.
Toimittajan ja sen mahdollisesti käyttämien alihankkijoiden asennustoimintaan osallistuvilla työntekijöillä tulee kaikilla olla voimassaoleva turvasuojaajakortti.
Tuki- ja Ylläpitopalvelu: Tarjoajan tulee liittää tarjoukseensa järjestelmän tuki- ja ylläpitopalvelun kuvaus sekä muutostenhallinnan ja kehitystyön kuvaukset. Tuki- ja ylläpitopalveluja koskevat vaatimukset on kuvattu liitteessä 1 vaatimusmäärittely.
Palvelulupaus/palvelukuvaus: Tarjoajan on liitettävä tarjoukseensa käyttöönoton projektisuunnitelma palvelulupauksen/palvelukuvauksen muodossa. Palvelulupaus/palvelukuvaus pisteytetään asteikolla 0–25 pistettä. Arvioinnin suorittaa tilaajan asiantuntijatyöryhmä joka koostuu kotihoidon, hankintapalveluiden ja tietohallinnon asiantuntijoista. Arviointi perustuu palvelulupauksen/palvelukuvauksen sisällön vastaavuuden arviointiin suhteessa tarjouspyynnössä ja sen liitteissä esitettyihin vaatimuksiin, taustatietoihin, kuvauksiin toimintamallista ja tehtävistä sekä muihin yleisiin vaatimuksiin.
Palvelulupauksesta / palvelukuvauksesta tai sen liitteistä tulee ilmetä seuraavat asiat:
1. projektinhallinta ja työskentelymenetelmät,
— käytettävät menetelmät, tilat ja välineet,
— yhteistyö ja viestintä,
— muutostenhallinta,
— laadunvarmistus,
— luottamuksellisuus ja turvallisuus,
— dokumentointi.
2. Projektin tehtävät, resursointi ja aikataulu:
— projektin vaiheet ja aikataulut,
— vaiheisiin liittyvät tehtävät, vastuut, työmäärät, resurssit ja tulokset,
— jaottelu asiakkaan, FastROI Oy:n ja toimittajan ja mahdollisten toimittajien alihankkijoiden osuuksiin.
3. Projektin rajaukset:
— vastuut ja velvollisuudet,
— projektin ulkopuolelle rajattavat tehtävät.
4. Riskien hallinta:
— projektin riskit,
— riskien seuranta ja hallinta.
5. Projektin kustannukset:
— projektille esitettävät maksupostit,
— projektissa tehtävät hankinnat.
6. Määritelmät, käsitteet ja lyhenteet
— tarjouksessa esitetyissä kuvauksissa käytetty ammattisanasto ja muut asiantuntijatermit.
Palvelulupauksessa/palvelukuvauksessa voi lisäksi esittää vähimmäisvaatimusten (vaatimusmäärittely) ylittäviä lupauksia mm. vasteajoista, järjestelmän tai ovimoduulien toimintavarmuudesta, palvelun laadusta, toimintamallista tai muista sellaisista seikoista, joilla tarjoaja uskoo erottuvansa positiivisesti muiden tarjoajien joukosta. Lupausten pitää kuitenkin liittyä oleellisesti toimitettavaan järjestelmään ja siihen liittyviin palveluihin sekä Mikkelin kaupungin hyötyyn kotihoidon ovenavausjärjestelmän käyttöönotosta ja käytöstä.
Palvelulupaus/palvelukuvaus muodostaa yhdessä tarjouspyynnön ja sen vaatimusmäärittelyn kanssa sopimuskauden aikaisen laadunvalvonnan perusteet. Tilaaja vertaa saamaansa palvelua ja järjestelmän toimivuutta palvelulupaukseen ja tarjouspyynnön ja sen liitteiden vaatimuksiin sekä perustaa mahdolliset huomautukset ja sanktiot tälle vertailulle. Sopimuskauden aikaisen laadunvalvonnan tarkempi kuvaus esitetään tarjouspyynnön liitteenä toimitettavassa hankintasopimusluonnoksessa.
Keskeiset toiminnalliset vaatimukset: Vähintään seuraavien periaatteiden on toteuduttava tarjotussa ratkaisussa. Tarkemmat vaatimukset palvelulle on esitetty liitteessä 1 vaatimusmäärittely.
Sähköisen ovenavausjärjestelmän avulla ovet, joihin järjestelmän lukkomoduuli on asennettu, voidaan avata mobiililaitteella langattoman tietoliikenneyhteyden välityksellä ilman mekaanisia avaimia.
Lukkomoduulilla tarkoitetaan oveen asennettavaa erillistä kappaletta, joka toimii pattereilla tai akuilla (kotihoidon asiakkaiden kotiovet). Lukkomoduuli tunnistaa mobiililaitteen ja saa siltä luvan avata ovi. Moduuli voi avata oven esim. vapauttamalla lukituksen, jolloin ovi saadaan auki kääntämällä ovenkahvasta, tai liikuttamalla lukon kieltä akku-/patterivoimin. Lukkomoduuli toimii langattomalla Bluetooth-yhteydellä.
Sähköisen ovenavauksen hallintajärjestelmällä tarkoitetaan sovellusta, jolla hallinnoidaan ovenavauslupia. Kotihoidon henkilökunnan mukana oleva mobiililaite saa ovenavausluvat ollessaan yhteydessä hallintajärjestelmään. Tarvittaessa, mobiililaitteisiin voidaan asentaa oma sovelluksensa, ovenavauksen mobiilisovellus.
Hallintajärjestelmään voidaan luoda ryhmiä ja yksittäisiä käyttäjiä, ja antaa näille ovenavauslupia esim. tietyn maantieteellisen tai muulla tavalla muodostetun alueen/asiakasryhmän oviin. Hallintajärjestelmää käytetään internet-selaimen välityksellä. Kotihoidossa hallintajärjestelmä kuitenkin lähtökohtaisesti integroidaan toiminnanohjausjärjestelmään siten että käyttäjä käyttää toiminnanohjausjärjestelmän käyttöliittymää ja tiedot siirtyvät toiminnanohjausjärjestelmästä hallintajärjestelmään. Toiminnanohjausjärjestelmä optimoi kotihoidon työntekijöiden päivittäiset asiakaskäynnit ja -reitit, ja saatuaan tiedot toiminnanohjausjärjestelmästä hallintajärjestelmä antaa ovenavausluvat..
Kotihoidon työntekijän saapuessa kohteeseen hän kirjautuu mobiililaitteessa toiminnanohjausjärjestelmän mobiilisovellukseen, josta hän saa tiedot käynnin kohteena olevasta asiakkaasta, osoitteesta ja ovesta. Saapuessaan ovelle työntekijä saa oven auki mobiililaitteen avulla. Sähköinen ovenavausjärjestelmä kerää samalla tiedot työntekijän saapumisajasta ja lähtöajasta.
Hallintajärjestelmästä tiedot työntekijöiden saapumis- ja lähtöajoista siirtyvät toiminnanohjausjärjestelmään. Työntekijän suunnitellun reitin muuttuessa päivän aikana, kodinhoidon ohjauksesta vastaavien henkilöiden on voitava antaa muutosten perusteella uusia ovenavauslupia tai peruuttaa toisia, jos uusi lupa tarvitaan esimerkiksi alueelle jolle työntekijällä ei entuudestaan ole avausoikeuksia. Mobiililaite saa päivittyneet tiedot hallintajärjestelmästä ilman viivettä, eli ovi on avattavissa välittömästi luvan antamisen jälkeen. Ovet tulee voida avata mobiililaitteella asiakaskohteessa myös tilanteessa, jolloin tietoliikenneyhteys ei tilapäisesti toimi, eli järjestelmässä on oltava offline-toiminto.
Sähköisen ovenavauksen mobiilisovelluksen on toimittava Android 4.0 (tai uudempi) – käyttöjärjestelmillä; katso tarkemmat vaatimukset liitteestä 1 vaatimusmäärittely.
Lukkomoduulien asennuksesta ja poistosta ei saa jäädä oveen sellaisia jälkiä, joita ei yleisimmin käytössä olevissa mekaanisissa kotiovien lukitusratkaisuissa muutoinkin olisi (painike, esim. kahva sallitaan, jos se poistettaessa voidaan peittää peitelevyllä).
Lukkomoduulien on oltava helposti asennettavissa ja helposti siirrettävissä, jolloin niitä voidaan helposti käyttää myös kotihoidon tilapäisissä asiakkuuksissa. Vaatimus koskee vähintään tilanteita, joissa oven lukitus täyttää finanssialan keskusliiton/vakuutusyhtiöiden vaatimukset.
Hallintajärjestelmän käyttö toiminnanohjausjärjestelmän kautta: HILKKA® –järjestelmä ja ovenavauksen hallintajärjestelmä integroidaan toisiinsa (kaksisuuntainen reaaliaikainen integraatio). Vastuukäyttäjän on voitava lisätä asiakas ovenavaustoiminnon piiriin toiminnanohjausjärjestelmän kautta. Käyttäjä kirjautuu sovellukseen vain kerran päivän aikana ja käyttää toiminnanohjausjärjestelmän mobiilisovellusta ovien avaamiseen.
Integroitavuus: Mikkelin kaupungin kodinhoidon sähköisen ovenavauksen hallintajärjestelmä integroidaan FastROI Oy:n HILKKA®-järjestelmään. Tarjoajan tulee lisäksi sitoutua tekemään tarvittaessa integraatioita myös muihin mahdollisiin järjestelmiin. Mahdollisista integraatioista sovitaan erikseen ja ne hinnoitellaan tapauskohtaisesti.
Tietoturva: Hankittavaan palveluun liittyvät tietoturvavaatimukset on kuvattu tarjouspyynnön liitteessä 1 vaatimusmäärittely.
Lukkomoduulit: Lukkomoduulien on oltava ulkonäöltään mahdollisimman huomaamattomia siten että lukkomoduuli ei ulkoisesti eroa muista yleisesti käytössä olevista lukitusratkaisusta. Lähtökohtaisesti lukkomoduulin asennuksessa (mikäli lukitus on muuten soveltuva) tulee käyttää ovessa valmiina olevia lukituksen osia, siten että lukituksen ulkonäkö eroaa rappukäytävän muista ovista mahdollisimman vähän. Painike, esim. kahva oven sisä- ja ulkopinnassa sallitaan. Lukkomoduulin asentaminen ei saa muuttaa lukituksen murtosuojausta. Tarjottavien lukkomoduuleihin liittyvien ratkaisujen tulee soveltua Suomessa käytössä oleviin lukitusratkaisuihin ja ovityyppeihin. Lukkomoduulien virtalähteiden on myös oltava teholtaan ja kestoltaan sellaisia että virtalähdettä ei tarvitse usein vaihtaa. Katso tarkempi määrittely vaatimusmäärittelystä.
Tiedonsiirto ja tunnistautuminen: Mobiililaitteen ja lukkomoduulin välinen liikenne on oltava suojattua ja salattua.
Puhelimen katoaminen: Jos puhelin katoaa, ovenavausoikeudet kadonneella laitteella tulee voida lukita hallintajärjestelmästä, siten että kyseisellä puhelimella ei enää voida avata ovia. Tämän tulee olla mahdollista sekä väliaikaisena että lopullisena sulkuna. Myös käyttäjän käyttäjätunnus ja salasana tulee voida lukita.
Tietojen siirrettävyys sopimuskauden päättyessä: Sähköisen ovenavauksen hallintajärjestelmän on mahdollistettava tietojen siirto toiseen järjestelmään sopimuskauden päättyessä tai palvelun muutoin päättyessä.
Koekäyttö/Pilointi: Tilaaja pidättää itselleen oikeuden päättää hankinnan läpiviennistä kokonaisuudessaan koekäytön perusteella. Tilaajan varmistuu koekäytössä siitä, että tarjottu järjestelmä vastaa tarjouspyynnön vaatimuksia ja että järjestelmä toimii moitteitta. Koekäyttö toteutetaan Mikkelin kaupungin kanssa, vähintään kolmeenkymmeneen (30) Mikkelin kaupungin osoittamaan oveen. Lukkomoduuli asennetaan kotioviin sekä alaoviin kotihoidon normaalin toiminta-alueen mukaisesti.
Jos järjestelmä hyväksytään tarjouspyynnön mukaisena ja lukkomoduulit jäävät käyttöön, tilaaja maksaa asennuskustannukset tarjouksen mukaisesti. Jos taas järjestelmä ei läpäise koekäyttöä eikä toimi, kuten tarjouspyynnössä on edellytetty ja tarjouksessa kuvattu, koekäytön asennus- ja muut kulut jäävät tarjoajan vahingoksi.
Tarjouspyynnön käsitteet: Hankintayksikkö (myös tilaaja ja Mikkelin kaupunki). Mikkelin kaupunki toimii tilaajana. Hankintasopimus tullaan solmimaan kaupungin ja valitun toimittajan välille.
Toimittaja (myös palvelun-tuottaja, sopimustoimittaja). Tarjoaja, joka tarjouskilpailulla valitaan Mikkelin kaupungin sopimuskumppaniksi toimittamaan haluttu järjestelmä.
Käyttäjäorganisaatio: Mikkelin kaupunki, kotihoito. Asiakas: Kaupungin tuottaman palvelun kohteena oleva loppuasiakas. Kotihoidossa kotona tai palvelutalossa asuva kotipalvelua ja/tai kotisairaanhoitoa tarvitseva henkilö.
Käyttäjä (myös kotihoidon työntekijä tai henkilökunta). Järjestelmän loppukäyttäjät: kentällä toimivat, mobiililaitetta käyttävät kotihoidon työntekijät.
Vastuukäyttäjä: Toimistolla työasemasovellusta käyttävä työntekijä joka toimii työnjakajana tai kotihoidon esimies. Hallitsee käyttäjätason käyttöoikeuksia lisäksi käyttäjän käyttöoikeudet.
Yhteenveto tarjoukseen sisällytettävistä kuvauksista sekä muut ehdot ja vaatimukset. Palvelun kuvaus vähimmäisvaatimuksineen: Hankinnan kohteena on sähköinen ovenavausjärjestelmä, toiminnanohjausjärjestelmän integraatio sekä palvelukokonaisuuteen liittyvät palvelut. Hankinta käsittää ovenavauslupien hallintajärjestelmän sekä ovenavaukseen tarvittavat lukkomoduulit, vaihdettavat lukot, tuki-, ylläpito- ja lisäpalvelut sekä käyttöönottoprojektiin tarvittavat palvelut. Ratkaisun tulee olla turvallinen ja langaton sekä integroitavissa.
Järjestelmää ja palvelua koskevat vaatimukset. Järjestelmää ja palveluja koskevat vaatimukset on kuvattu erillisessä liitteessä, liite 1 vaatimusmäärittely. Vaatimuksen täyttyminen täytyy kuulua tarjottuun hintaan ja vaatimuksien tulee täyttyä sopimuksentekovaiheessa, poikkeuksena Integraatiovaatimukset (liite 1 vaatimusmäärittely, taulukon Integraatiovälilehti), jotka tulee täyttyä hyväksymistestauksessa.
Projektisuunnitelma: Tarjoajan on liitettävä tarjoukseensa käyttöönoton projektisuunnitelma perustuen tarjouspyynnössä ja sen liitteissä esitettyihin toiminnallisiin vaatimuksiin, taustatietoihin, tavoitteisiin sekä muihin yleisiin vaatimuksiin.
Tietotekninen ympäristö: Tarjoajan tulee liittää tarjoukseensa järjestelmän arkkitehtuurikuvaus sekä tekninen kuvaus, johon sisältyy käytetyt tietoturvaratkaisut, järjestelmässä käytettävien palvelinten vähimmäisvaatimukset, tarvittavat tuetut 3 osapuolen komponenttien käyttöoikeudet (kuten tietokannat) sekä tarjoajan suositukset käytettävistä laitteista vaadituilla palvelutasoilla.
Toteutusten kaikissa vaiheissa tehdyt ratkaisut ja toteutukset tulee täyttää Mikkelin kaupungin tavoitearkkitehtuurin vaatimukset eivätkä ne saa rajata, sulkea pois tai vaikeuttaa Mikkelin kaupunkikonsernin tietoteknisten ratkaisujen jatkokehitystä.
Tuki- ja ylläpitopalvelu: Tarjoajan tulee liittää tarjoukseensa järjestelmän tuki- ja ylläpitopalvelun kuvaus sekä muutoshallinnan ja kehitystyön kuvaukset. Palveluja koskevat vaatimukset on kuvattu liitteessä 1 vaatimusmäärittely.
Huoltopalvelut: Tarjoajan tulee liittää tarjoukseensa ovimoduulien ja lukkojen huoltopalvelun kuvaus. Huoltopalvelujen tulee sisältää kaikki ovimoduulien ja lukkojen asennuksiin, siirtoihin, poistoihin ja huoltoon liittyvät palvelut sekä varajärjestelmänä ovenavauspalvelu. Palveluja koskevat vaatimukset on kuvattu liitteessä 1 vaatimusmäärittely.
Huom: Ilmoituksen lisätiedot löytyvät Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalista. Myös tarjouksen/osallistumishakemuksen lähetys tehdään tätä kautta. Suoran linkin ilmoituksen lisätietoihin löydät tästä Hilma-ilmoituksesta:
https://tarjouspalvelu.fi/mikkeli/?id=44951&tpk=7dd9bfb4-2535-40a2-9373-a30ed6f6dbf9
Määräaika
Tarjousten vastaanottamisen määräaika oli 2015-11-10.
Hankinta julkaistiin 2015-10-13.
Toimittajat
Seuraavat toimittajat mainitaan hankintapäätöksissä tai muissa hankinta-asiakirjoissa:
Kuka?
Mitä?
Hankintojen historia
| Päivämäärä |
Asiakirja |
| 2015-10-13
|
hankintailmoitus
|
| 2016-03-08
|
Ilmoitus tehdystä sopimuksesta
|