Sähköinen dokumenttien hallinta ja arkistointi

Saimaan Talous ja Tieto Oy

Saimaan talous ja tieto Oy ('Saita') on inhouse-periaatteella toimiva julkisomisteinen yhtiö, jonka omistaja-asiakkaina ovat Etelä-Karjalan sosiaali- ja terveydenhuollon kuntayhtymä, Lappeenranta sekä muut Etelä-Karjalan kunnat ja kuntayhtymiä. Saita suorittaa hankinnan palvelukeskustyyppisesti, jonka mukaisesti Saita tarjoaa Kilpailutettavaa tietojärjestelmää omistaja-asiakkailleen lisättynä omalla palvelutuotannollaan.
Hankinnan kohteena on valmis tietojärjestelmäratkaisu, joka soveltuu Hankintayksikön ja Käyttäjäorganisaatioiden kokonaisvaltaiseen sähköiseen dokumenttien ja asiakirjojen hallintaan, asianhallintaan, arkistointiin ja näihin liittyvien prosessien hallintaan.
Kilpailutettavan tietojärjestelmän tulee kattaa dokumenttien ja asiakirjojen sähköinen käsittely ja hallinta niiden koko elinkaaren ajan, vastaanottamisesta tai tallennuksesta aina pitkäaikaisarkistointiin ja mahdolliseen hävittämiseen. Kilpailutettavan järjestelmän tulee integroitua osaksi toiminnallista ja järjestelmäteknistä kokonaisuutta ja yhdistää kokonaisuus loppukäyttäjän kannalta eheäksi kokonaisuudeksi.
Hankintaan kuuluu lisäksi käyttöönottoprojekti sekä toimitetun Järjestelmän palvelutasovaatimusten mukainen järjestelmän tuki- ja ylläpitopalvelu.

Määräaika

Tarjousten vastaanottamisen määräaika oli 2015-04-07. Hankinta julkaistiin 2015-03-06.

Toimittajat

Seuraavat toimittajat mainitaan hankintapäätöksissä tai muissa hankinta-asiakirjoissa:

• M-Files Oy

Kuka?

• Saimaan Talous ja Tieto Oy

Mitä?

• Tietotekniset palvelut: neuvonta, ohjelmistojen kehittäminen, Internet ja tuki

Hankintojen historia

Päivämäärä	Asiakirja
2015-03-06	hankintailmoitus
2016-02-11	Ilmoitus tehdystä sopimuksesta

hankintailmoitus (2015-03-06)
Kohde
Hankinnan laajuus
Otsikko: Tietotekniset palvelut: neuvonta, ohjelmistojen kehittäminen, Internet ja tuki
Ilmoituksen metatiedot
Alkukieli: suomi 🗣️
Asiakirjatyyppi: hankintailmoitus
Sopimuksen luonne: Palvelut
Asetus: Euroopan unioni ja WTO-maat
Yhteinen hankintanimikkeistö (CPV)
Koodi: Tietotekniset palvelut: neuvonta, ohjelmistojen kehittäminen, Internet ja tuki 📦

Menettely
Menettelyn tyyppi: Neuvottelumenettely
Tarjouksen tyyppi: Tarjous koskee kaikkia eriä
Myöntämisperusteet
Kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous

Hankintaviranomainen
Tunnistetiedot
Maa: Suomi 🇫🇮
Hankintaviranomaisen tyyppi: Muu
Hankintaviranomaisen nimi: Saimaan talous ja tieto Oy
Postiosoite: PL 18
Postinumero: 53101
Postitoimipaikka: Lappeenranta
Yhteystiedot
Internetosoite: http://www.saita.fi 🌏

Viite
Päivämäärät
Lähetyspäivä: 2015-03-06 📅
Tarjousten jättämisen määräaika: 2015-04-07 📅
Julkaisupäivä: 2015-03-11 📅
Tunnisteet
Ilmoituksen numero: 2015/S 049-085585
EUVL-S-numero: 49
Lisätietoja

Osallistumishakemuspyynnön liitteineen voi tilata osoitteesta: hankintapalvelut@lappeenranta.fi

Kohde
Hankinnan laajuus
Lyhyt kuvaus:

Hankinnan kohteena on valmis tietojärjestelmäratkaisu, joka soveltuu Hankintayksikön ja Käyttäjäorganisaatioiden kokonaisvaltaiseen sähköiseen dokumenttien ja asiakirjojen hallintaan, asianhallintaan, arkistointiin ja näihin liittyvien prosessien hallintaan.

Kilpailutettavan tietojärjestelmän tulee kattaa dokumenttien ja asiakirjojen sähköinen käsittely ja hallinta niiden koko elinkaaren ajan, vastaanottamisesta tai tallennuksesta aina pitkäaikaisarkistointiin ja mahdolliseen hävittämiseen. Kilpailutettavan järjestelmän tulee integroitua osaksi toiminnallista ja järjestelmäteknistä kokonaisuutta ja yhdistää kokonaisuus loppukäyttäjän kannalta eheäksi kokonaisuudeksi.

Hankintaan kuuluu lisäksi käyttöönottoprojekti sekä toimitetun Järjestelmän palvelutasovaatimusten mukainen järjestelmän tuki- ja ylläpitopalvelu.

Suorituspaikka
Pääkohde tai suorituspaikka: Etelä-Karjala.

Oikeudelliset, taloudelliset, rahoitukselliset ja tekniset tiedot
Osallistumisehdot
Kelpoisuus harjoittaa ammattitoimintaa:

Ehdokas pystyy toteuttamaan hankekuvauksessa ja hankintailmoituksen liitteissä yksilöidyn ratkaisun. Ehdokas sitoutuu toimittamaan palvelut ja siihen liittyvän dokumentaation suomen kielellä. Tekninen dokumentaatio voi olla myös englanninkielistä.

Ehdokkaalla on tarjota ratkaisu, jolla hankinnan kohteen mukainen tietojärjestelmä- ja palvelukokonaisuus voidaan toteuttaa.

Vaatimus: Kyllä

1. Rekisterit

Ehdokas on sijoittautumismaassaan merkitty ammatti- tai elinkeinorekisteriin, jos ehdokas on sijoittautumismaansa lainsäädännön mukaan velvollinen rekisteröitymään kyseisiin rekistereihin. Jos osallistumishakemus tehdään ryhmittymänä, vaatimus koskee ryhmittymän kaikkia jäseniä.

Selvitykset toimitetaan erikseen pyydettäessä

Hankintayksikkö varaa oikeuden pyytää selvityksiä hankintamenettelyn kestäessä.

Hankintayksikkö voi tarkistaa yrityksen rekisteröitymisen yritys- ja yhteisötietojärjestelmästä (YTJ) ja kaupparekisteriotteen merkinnät.

2. Vakuutus hankintalain mukaisen poissulkemisperusteen olemassaolosta

Vastaamalla kyllä vakuutamme, että yritystämme ei koske hankintalain 53–54 §:ssä tarkoitettu poissulkemisperuste.

3. Työsuhteen vähimmäisehdot

Vastaamalla kyllä vakuutamme, että sopimukseen liittyvissä työsuhteissa noudatetaan vähintään niitä työsuhteen vähimmäisehtoja, joita Suomen lain ja työehtosopimusmääräysten mukaan on noudatettava samanlaatuisessa työssä.

Taloudellinen ja rahoituksellinen asema:

1. Taloudelliset edellytykset

Ehdokkaan taloudelliset edellytykset ovat hankinnan kokoon ja laatuun nähden riittävät.

Riittäväksi talouden kantokyvyksi katsotaan se, että edellisen kahdentoista (12) kuukauden pituisen tilikauden liikevaihto on vähintään 3 000 000 EUR (kolme miljoonaa euroa).

Selvitykset liitteeksi:

— Tilinpäätöstiedot.

2. Taloudellinen tilanne

Ehdokkaan taloudellisen tilanteen on oltava sellainen, että se Suomen Asiakastieto Oy:n ratingluokituksessa on vähintään tyydyttävä A tai riskiluokka on 1–3 tai sen katsotaan tilinpäätöstietojen tai muun vastaavan selvityksen mukaan olevan vastaava.

Ehdokkaat, joiden luokitus Suomen Asiakastieto Oy:n rating-luokituksessa on C taikka riskiluokituksessa 5, suljetaan tarjouskilpailusta.

Ehdokkaat, joiden rating-luokitus on B taikka riskiluokitus on 4, voidaan sulkea tarjouskilpailusta, jos ehdokas ei kykene esittämään luotettavaa selvitystä toimenpiteistä, joihin se ryhtyy tai on ryhtynyt taloudellisen tilanteensa parantamiseksi.

— selvitys Suomen Asiakastieto Oy:n ratingluokituksesta tai muu vastaava selvitys,

— ulkomaisen yrityksen toimittama vastaava selvitys taloudellisesta tilanteestaan tai muu taloudellista tilaa kuvaava Tilaajan vastaavan-tasoiseksi hyväksymä selvitys. Ehdokkaiden, joiden luokitusta ei ole saatavilla Suomen Asiakastieto Oy:stä, tulee ulkomaisen yrityksen tavoin toimittaa vastaava muun luottoluokitus/analyysi-yrityksen laatima vastaava raportti yrityksen taloudellisesta tilasta.

3. Verot ja maksut

Ehdokas on suorittanut veronsa, eläkemaksunsa ja muut lakisääteiset maksut.

Selvitykset toimitetaan erikseen pyydettäessä:

— todistus verojen maksamisesta sekä

— todistus lakisääteisten eläkevakuutuksen ottamisesta ja eläkevakuutusmaksujen suorittamisesta.

4. Vastuuvakuutus

Ehdokkaalla on voimassaoleva, riittävä vastuuvakuutus suhteessa hankinnan laajuuteen.

— vakuutusyhtiön todistus vastuuvakuutuksen voimassaolosta.

Tekninen ja ammatillinen pätevyys:

1. Referenssit

— Vähimmäisvaatimuksena Ehdokas ilmoittaa kolme (3) ja vain kolme (3) referenssiä.

— Referenssinä käytettävän järjestelmän tulee olla suomenkielinen.

— Referenssiksi ei kelpaa ehdokas itse tai sen kanssa samaan konserniin kuuluva yritys.

— Referenssien on oltava kolmen (3) viimeisen vuoden ajalta ennen hankintaa koskevan Hilma-ilmoituksen julkaisemista.

— Referenssiluettelossa tulee ilmoittaa ainoastaan ne referenssit, jotka ovat tätä hanketta vastaavia. Vastaavuus on määritelty hankinnan kohteen sisältämien toiminnallisten osa-alueiden mukaan:

1. Asianhallinta;

2. Dokumenttienhallinta;

3. Tiedonohjaus (tos/toj);

4. Sähköinen arkisto

— Jokaisen referenssin tulee siis sisältää toiminnallisista osa-alueista vähintään kaksi (2).

— Referensseistä vähintään yhden on katettava kokonaisuus, joka sisältää kaikki toiminnalliset osa-alueet.

— Kaikkien referenssien tulee sisältää dokumenttienhallinta.

— Referensseistä vähintään yhden tulee olla julkissektorilta.

— Referenssiprojektit eivät saa kyseisen referenssin asiakkaan perustellun näkemyksen mukaan olla epäonnistuneista tai viivästyneitä Ehdokkaasta johtuvasta syystä.

— Esitettyjen referenssien on oltava yksilöityjä ja hankintayksikön tarkistettavissa. Yksilöimättömiä referenssejä ei katsota näytöksi Ehdokkaan referenssin soveltuvuudesta.

Referenssien tulee sisältää seuraavia toiminnallisia osa-alueita:

4. Sähköinen arkisto.

Ehdokas antaa referenssilomakkeella oman arvion referenssien sisältämistä em. toiminnallisista osa-alueista.

Mikäli ehdokas osoittaa minimivaatimuksen täyttymisen vetoamalla alihankkijan referensseihin, tulee myös alihankkijan osalta täyttää referenssilomake. Myöskään tässä tapauksessa referenssejä ei saa ilmoittaa ehdokkaan ja alihankkijan osalta yhteensä yli kolmea (3) kappaletta.

Selvitys liitteeksi

— Ehdokas täyttää osallistumishakemuksen liitteen 3_Referenssit.xls ja palauttaa sen osallistumishakemuksen liitteenä.

2. Alihankkijat

Mikäli Palvelun tuottamisessa käytetään alihankkijaa, alihankkijat on nimettävä osallistumishakemuksessa.

Ehdokas sitoutuu vastaamaan alihankkijoidensa suorituksista kuin omistaan. Hankintayksiköllä on oikeus perustelluista syistä hyväksyä tai hylätä alihankkija.

Selvitykset liitteeksi:

— selvitys alihankkijoista ja heidän tehtävistään.

Tilaaja varaa oikeuden pyytää erikseen alihankkijoista vastaavat selvitykset kuin ehdokkaasta.

10. Palvelua tuottavat henkilöt

Tarjoajan on nimettävä palvelua tuottamaan päävastuullinen tiimi, joka on vastuussa suunnittelu- ja toteutustyöstä ja tekee yhteistyötä tilaajan kanssa. Yksi (1) henkilö on nimettävä tilaajan yhteyshenkilöksi:

1) projektipäällikkö;

2) arkkitehti;

3) testauspäällikkö;

4) tekninen vastuukehittäjä;

5) jatkuvan palvelun palvelupäällikkö;

6) tekninen vastuuylläpitäjä.

Henkilö voi toimia vastuuhenkilönä kahdessa (2) roolissa.

Henkilöiden on täytettävä seuraavat vähimmäisvaatimukset:

1) nimetyllä henkilöllä on oltava osaamista ja kokemusta vastuualueestaan vähintään kolme (3) vuotta.

Nimetty Yhteyshenkilö toimii tilaajan yhteyshenkilöinä ja vastaa palvelukokonaisuuden toimivuudesta suhteessa tilaajaan.

Ehdokkaan tarjoamilla asiantuntijoilla tulee olla mahdollisuus työskennellä projektien / asiantuntijatoimeksiantojen vaatimalla tavalla Lappeenrannassa, Imatralla tai muualla Tilaajan määrittelemässä paikassa.

Projekteissa ja asiantuntijatoimeksiannoissa pyritään soveltamaan mahdollisimman paljon puhelin- ja verkkokokouskäytäntöjä, mikäli mahdollista. Ehdokkaalla tulee olla käytössään jokin puhelin- ja verkkokokousratkaisu (esimerkiksi Webex, Netmeeting, Lync jne.) tai mahdollisuus liittyä Tilaajan Lync ratkaisuun.

Mahdollisesta avainhenkilö-muutoksesta on aina neuvoteltava Tilaajan/Asiakkaan nimetyn edustajan kanssa, muutokset rajoitettu. Vaihdon edellytyksenä on Tilaajan/Asiakkaan hyväksyntä.

— CV-lomakkeet (liite 3) täytettynä henkilöistä,

— Vapaamuotoiset CV:t henkilöistä.

Tiedot vaikuttavat vertailuun.

11. Laadunvarmistus

Ehdokkaalla tulee olla käytössään dokumentoitu laadunvarmistusmenetelmä ja käytännöt.

Laadunvarmistuksen tulee olla ulkopuolisesti todennettu, sertifioitu. Esimerkkinä tällaisesta laatujärjestelmästä on ISO 9001 -laatusertifikaatti.

Selvitykset liitteeksi

— Todistus vaatimuksen täyttymisestä.

12. Projektin- ja palvelunhallinta

Ehdokkaalla tulee olla käytössään kuvattu, toimintaan jalkautettu ja yleisiin viitekehyksiin pohjautuva projekti- ja palvelunhallintamalli.

Näytöksi käy sertifikaatti. Mikäli hallintamalleja ei ole sertifioitu, tulee selvityksestä ilmetä hallintamallin kuvaus ja niiden käyttö projekteissa ja ylläpitopalvelussa.

— Sertifikaatti tai kuvaus hallintamallista.

13. Sähke2-yhteensopivuus

Ehdokkaan ratkaisun tulee olla SÄHKE2-yhteensopiva, ja sen tulee tukea sähköisen asioinnin ja sähköisen allekirjoituksen käyttöönottoa.

Toteutuksen kaikissa vaiheissa tehdyt ratkaisut tulee toteuttaa siten, että käytetään standardoituja metatietoja Sähke2-mallin mukaan ja hyväksytty säilytysformaatti sekä muuttumattomuuden ja eheyden turvaaminen asiakirjan koko elinkaaren ajan sähköiseen pitkäaikaiseen arkistointiin saakka voidaan toteuttaa Arkistolaitoksen määräysten mukaisesti: http://www.arkisto.fi/fi/saehke2-maeaeraeys/

Järjestelmän ja toteutuksen tulee olla sellainen, että se mahdollistaa julkisen sektorin toiminnasta ja tiedonhallinnasta voimassa olevien lakien, asetusten, määräysten ja ohjeistusten noudattamisen.

(mm. Arkistolaki, hallintolaki, viranomaisen toimintaa ja hyvää tiedonhallintapaa ja henkilötietojen käsittelyä koskevat lait, JHS-suositukset jne.)

Ehdokkaan tarjoama järjestelmä on kokonaisuudessaan tai osa toiminnallisuuksiensa/moduuliensa suhteen Sähke2-sertifoitu tai sertifioitavissa Tilaajan toimesta välittömästi käyttöönoton jälkeen.

— Kuvaus, miten ehdokkaan ratkaisu täyttää vaatimukset.

14. Työnäyte, tekniset ja toiminnalliset kuvaukset

Ohjeen mukaisen kuvauksen liittäminen osallistumishakemukseen on ehdokasta koskeva vähimmäisvaatimus.

Kuvauksella todennetaan ehdokkaan teknistä ja ammatillista osaamista ja kyvykkyyttä hankinnan kohteen mukaisen ratkaisun määrittelyyn ja kuvaamiseen.

Kuvaukset arvioi hankintaa varten koottu asiantuntijatyöryhmä.

— Kuvauksen toimittaminen ohjeen mukaisesti.

Menettely
Ehdokkaiden vähimmäismäärä: 3
Puolueettomat valintaperusteet:

Hankintamenettelynä on neuvottelumenettely, koska hankintayksikkö on arvioinut tietojärjestelmähankinnan monimutkaiseksi hankinnaksi, jossa hankintayksikkö ei pysty hankinnan luonteen vuoksi laatimaan tarjouspyyntöä ja tehtävänmäärittelyä niin tarkasti ja tyhjentävästi, että paras tarjous voitaisiin valita avointa tai rajoitettua menettelyä käyttäen.

Kielet
Kieli: suomi 🗣️

Hankintaviranomainen
Tunnistetiedot
Muu hankintaviranomaisen tyyppi: Other
Yhteystiedot
Nimi: Lappeenrannan kaupungin hankintapalvelut
Puhelin: +358 401365678 📞
Sähköposti: hankintapalvelut@lappeenranta.fi 📧

Täydentävät tiedot
Arvostelurunko
Nimi: Markkinaoikeus
Postiosoite: Radanrakentajantie 5
Postitoimipaikka: Helsinki
Postinumero: 00520
Maa: Suomi 🇫🇮
Sähköposti: markkinaoikeus@oikeus.fi 📧
Puhelin: +358 295643300 📞
Internetosoite: http://www.oikeus.fi/markkinaoikeus 🌏
Faksi: +358 295643314 📠
Lähde: OJS 2015/S 049-085585 (2015-03-06)

Ilmoitus tehdystä sopimuksesta (2016-02-11)
Kohde
Hankinnan laajuus
Hankinnan kokonaisarvo: 1 015 437 💰
Ilmoituksen metatiedot
Asiakirjatyyppi: Ilmoitus tehdystä sopimuksesta
Asetus: Euroopan unioni

Menettely
Tarjouksen tyyppi: Ei sovelleta

Hankintaviranomainen
Tunnistetiedot
Hankintaviranomaisen tyyppi: Alue- tai paikallistason viranomainen
Yhteystiedot
Sähköposti: henriika.sarilo-kankaanranta@saita.fi 📧

Viite
Päivämäärät
Lähetyspäivä: 2016-02-11 📅
Julkaisupäivä: 2016-02-16 📅
Tunnisteet
Ilmoituksen numero: 2016/S 032-052055
Viittaa ilmoitukseen: 2015/S 049-085585
EUVL-S-numero: 32

Menettely
Myöntämisperusteet
Kriteeri: 1. Kokonaishinta (50)
2. Laatupisteet (50)

Sopimuksen tekeminen
Nimi: M-Files Oy
Postiosoite: Hermiankatu 1 B
Postitoimipaikka: Tampere
Postinumero: 33720

Hankintaviranomainen
Yhteystiedot
Yhteyspiste: Henriika Sarilo-Kankaanranta
Lähde: OJS 2016/S 032-052055 (2016-02-11)

Uudet hankinnat asiaan liittyvissä luokissa 🆕

Tietotekniset palvelut: neuvonta, ohjelmistojen kehittäminen, Internet ja tuki (>20 uudet hankinnat)