Varhaiskasvatuksen toiminnanohjausjärjestelmä

Mikkelin kaupunki

Mikkelin kaupunki pyytää tarjoustanne varhaiskasvatuksen toiminnanohjausjärjestelmästä kokonaistarjouksena.Toimittajan on annettava pilvipalvelun kk-hinta, joka sisältää kaikki tuotantokäytön aikaiset kustannukset.
Varhaiskasvatuksen toiminnanohjausjärjestelmän käyttäjiä ovat varhaiskasvatuksen hallinto, päiväkotien henkilöstö ja perhepäivähoitajat sekä päivähoidon asiakkaat. Järjestelmällä voidaan hallita sekä kunnallista että yksityistä päivähoitoa. Käyttöönoton tavoitteena ovat prosessit, joissa hakemukset ja päätökset, lasten hoitoaikavaraukset ja niiden toteutumat sekä työntekijöiden työvuorosuunnitelmat ja niiden toteutumat ovat hallittavissa kokonaan sähköisesti. Sähköisten prosessien mahdollistamiseksi kullekin käyttäjäryhmälle on oma looginen käyttöliittymänsä, joka mahdollistaa sekä tietojen syöttämisen että niiden tarkastelun reaaliajassa kunkin oman roolin mukaisessa muodossa ja antamin oikeuksin. Varhaiskasvatus tukeutuu kunnan tukipalveluihin, joten merkittävä osa hankintaa ovat myös hankittavan järjestelmän integraatiot kunnan tukijärjestelmiin, esimerkiksi talous- ja palkanlaskentajärjestelmiin.
Järjestelmän ja sen toimintaympäristön tarkempi kuvaus on liitteenä.
Käyttöönoton aikataulu
Järjestelmän on oltava kokonaisuudessaan tilaajan käytössä 1.8.2015.
Käyttöönotto alkaa 3 kuukauden pilotilla, jossa järjestelmää kokeillaan 1 päiväkodissa ja 1 kunnan perhepäivähoidossa. Pilotti päättyy viimeistään 31.5.2014. Tilaaja tekee lopullisen päätöksen järjestelmän käyttöönotosta pilotista saatujen kokemusten perusteella. Tilaaja maksaa integraatioiden toteutuksen ja palvelumaksut pilotin ajalta käytön laajuuden mukaan, mutta tilaajan päätös keskeyttää käyttöönotto ei oikeuta toimittajaa korvauksiin.
Toimittajan on esitettävä vaiheistettu projektisuunnitelma.
Tietojen migraatio vanhasta järjestelmästä
Osana käyttöönottosuunnitelmaa Tilaaja ja Toimittaja määrittävät, mitä tietoja käytössä olevasta järjestelmästä siirretään uuteen Järjestelmään. Tilaaja sopii nykyisten järjestelmätoimittajien kanssa tietojen siirrosta ja aikataulusta. Tilaaja ja tietojärjestelmätoimittajat sopivat yhdessä teknisistä yksityiskohdista (mitä tietoja siirretään, formaatti, jne.). Myös aikataulu sovitaan yhteisesti. Tilaaja vastaa tietojensiirto-osaprojektin hallinnasta.
Hankintaan osallistuvien kuntien migraatiot:
— Mikkelin nykyinen järjestelmä on Pro Consona, josta tiedot siirretään uuteen järjestelmään,
— Hirvensalmen nykyinen järjestelmä on Pro Consona. Tietoja ei siirretä uuteen järjestelmään, vaan kunta syöttää tiedot uuteen järjestelmään käsin,
— Kangasniemen nykyinen järjestelmä on Pro Consona. Tietoja ei siirretä uuteen järjestelmään, vaan kunta syöttää tiedot uuteen järjestelmään käsin,
— Pertunmaalla ei ole käytössä vastaavaa järjestelmää. Kunta syöttää tiedot uuteen järjestelmään käsin,
— Mäntyharjun kunnan nykyinen järjestelmä on Pro Consona. Tietoja ei siirretä uuteen järjestelmään, vaan kunta syöttää tiedot uuteen järjestelmään käsin.
Vastuunjako
Toimittaja vastaa hankittavan järjestelmän toteuttamisesta ja sen ylläpidosta koko sopimuskauden ajan. Toimittaja vastaa siitä, että ohjelmisto toimii määritellyllä ja sovitulla tavalla.
Toimittaja vastaa tarpeellisten käyttöohjeiden laatimisesta ja koulutusten järjestämisestä. Koulutusten ja käyttöohjeiden perusteella järjestelmän käyttäjien on pystyttävä käyttämään järjestelmää itsenäisesti, kukin oman roolinsa mukaan.
Huom: Ilmoituksen lisätiedot löytyvät Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalista. Myös tarjouksen/osallistumishakemuksen lähetys tehdään tätä kautta. Suoran linkin ilmoituksen lisätietoihin löydät tästä Hilma-ilmoituksesta: https://tarjouspalvelu.fi/mikkeli/?id=22175&tpk=2e9c7771-be0e-4850-9f52-14522e47fcaa

Tarjousten vastaanottamisen määräaika oli 2014-11-05. Hankinta julkaistiin 2014-10-08.

Seuraavat toimittajat mainitaan hankintapäätöksissä tai muissa hankinta-asiakirjoissa:

• • WhileOnTheMove Oy

• • Mikkelin kaupunki

• • Tietotekniset palvelut: neuvonta, ohjelmistojen kehittäminen, Internet ja tuki

• • Etelä-Savo