Valtiokonttorin Asianhallintajärjestelmä

Valtiokonttori

Valtiokonttori on 340 henkilön monialainen palveluvirasto. Se tuottaa talouteen, henkilöstöön ja tietohallintoon liittyviä konsernipalveluita. Valtiokonttori hoitaa valtion varoja, lainoja ja kirjanpitoa, myöntää kansalaisille sotilasvamma- ja rikosvahinkokorvauksia, hallinnoi asuntolainojen takauksia sekä korkotukia. Valtiokonttori hoitaa valtion virastojen ja laitosten lakisääteisen tapaturma- ja vahinkovakuutusturvan sekä vakuuttamiseen liittyvät työnantajapalvelut ja tukee valtion henkilöstön työkykyä ylläpitävää toimintaa.
Hankinnan kohteena on Valtiokonttorin Asianhallintajärjestelmä (myöhemmin Järjestelmä), joka tulisi lähtökohtaisesti sisältämään asianhallintajärjestelmän lisäksi tiedonohjaustoiminnallisuuden, dokumentinhallinnan toteutuksen ja/tai Järjestelmän integroinnin Asiakkaan SharePoint -alustaan. Lisäksi Järjestelmään sisältyy säilytysratkaisu, joka muun ohella mahdollistaa asiakirjojen ja määritettyjen tietojen säilyttämisen, hävittämisen ja siirtämisen Arkistolaitoksen pitkäaikaissäilyttämisen piiriin.
Järjestelmän toimituksen lisäksi hankinnan kohde kattaa Järjestelmän ylläpito- ja kehityspalvelut myöhemmin määritettävällä tavalla. Hankittavan Järjestelmän avulla digitalisoidaan Valtiokonttorin palvelu- ja toimintaprosessit ja mahdollistetaan prosesseissa liikkuvien sähköisten tietojen/asiakirjojen elinkaarenhallinta. Tästä johtuen Järjestelmän on tuettava sähköistä asiointia ja mm. sähköisten lomakkeiden välittämien tietojen elinkaarenhallintaa.
Ratkaisun tulee täyttää Arkistolaitoksen SÄHKE2-vaatimukset hankintamenettelyn aikana määritetyllä tavalla, jotta Valtiokonttori voi siirtyä käyttämään kattavasti Arkistolaitoksen ylläpitämiä palveluja, kuten asiakirjojen sähköistä säilyttämistä. Järjestelmältä on tarkoitus edellyttää korotetun tietoturvan tason (VAHTI) vaatimusten täyttämistä.
Järjestelmän on toteutettava kattavasti hakutoimintoja Järjestelmän eri osista sekä erikseen määritettävistä tietolähteistä (Valtiokonttorin sisäiset tieto- ja dokumenttivarastot).
Hankinnan kohdetta ei tässä vaiheessa voida kuvata tyhjentävästi. Hankintaan voi sisältyä myös Järjestelmäkokonaisuutta täydentävien palveluiden hankkimista.
Sopimus on tarkoitus tehdä määräaikaisena, kuitenkin siten, että hankintayksiköllä on oikeus sopimuksen irtisanomiseen sopimuskaudella.
Kilpailutus tullaan toteuttamaan neuvottelumenettelynä.

Määräaika

Tarjousten vastaanottamisen määräaika oli 2014-09-17. Hankinta julkaistiin 2014-08-18.

Kuka?

• Valtiokonttori

Mitä?

• Tietotekniset palvelut: neuvonta, ohjelmistojen kehittäminen, Internet ja tuki

Missä?

• Suomi/Finland

Hankintojen historia

Päivämäärä	Asiakirja
2014-08-18	hankintailmoitus

hankintailmoitus (2014-08-18)
Kohde
Hankinnan laajuus
Otsikko: Tietotekniset palvelut: neuvonta, ohjelmistojen kehittäminen, Internet ja tuki
Määrä tai laajuus: 300 000500 000
Ilmoituksen metatiedot
Alkukieli: suomi 🗣️
Asiakirjatyyppi: hankintailmoitus
Sopimuksen luonne: Palvelut
Asetus: Euroopan unioni ja WTO-maat
Yhteinen hankintanimikkeistö (CPV)
Koodi: Tietotekniset palvelut: neuvonta, ohjelmistojen kehittäminen, Internet ja tuki 📦

Menettely
Menettelyn tyyppi: Neuvottelumenettely
Tarjouksen tyyppi: Tarjous koskee kaikkia eriä
Myöntämisperusteet
Kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous

Hankintaviranomainen
Tunnistetiedot
Maa: Suomi 🇫🇮
Hankintaviranomaisen tyyppi: Ministeriö tai muu kansallinen tai liittovaltiotason viranomainen
Hankintaviranomaisen nimi: Valtiokonttori
Postiosoite: PL 14, Sörnäisten rantatie 13
Postinumero: 00054
Postitoimipaikka: Valtiokonttori

Viite
Päivämäärät
Lähetyspäivä: 2014-08-18 📅
Tarjousten jättämisen määräaika: 2014-09-17 📅
Julkaisupäivä: 2014-08-21 📅
Tunnisteet
Ilmoituksen numero: 2014/S 159-286299
Viittaa ilmoitukseen: 2014/S 92-161674
EUVL-S-numero: 159
Lisätietoja

Osallistumishakemuspyynnön liitteineen voi tilata osoitteesta kilpailutus@hansel.fi

Kohde
Hankinnan laajuus
Lyhyt kuvaus:

Hankinnan kohteena on Valtiokonttorin Asianhallintajärjestelmä (myöhemmin Järjestelmä), joka tulisi lähtökohtaisesti sisältämään asianhallintajärjestelmän lisäksi tiedonohjaustoiminnallisuuden, dokumentinhallinnan toteutuksen ja/tai Järjestelmän integroinnin Asiakkaan SharePoint -alustaan. Lisäksi Järjestelmään sisältyy säilytysratkaisu, joka muun ohella mahdollistaa asiakirjojen ja määritettyjen tietojen säilyttämisen, hävittämisen ja siirtämisen Arkistolaitoksen pitkäaikaissäilyttämisen piiriin.

Järjestelmän toimituksen lisäksi hankinnan kohde kattaa Järjestelmän ylläpito- ja kehityspalvelut myöhemmin määritettävällä tavalla. Hankittavan Järjestelmän avulla digitalisoidaan Valtiokonttorin palvelu- ja toimintaprosessit ja mahdollistetaan prosesseissa liikkuvien sähköisten tietojen/asiakirjojen elinkaarenhallinta. Tästä johtuen Järjestelmän on tuettava sähköistä asiointia ja mm. sähköisten lomakkeiden välittämien tietojen elinkaarenhallintaa.

Ratkaisun tulee täyttää Arkistolaitoksen SÄHKE2-vaatimukset hankintamenettelyn aikana määritetyllä tavalla, jotta Valtiokonttori voi siirtyä käyttämään kattavasti Arkistolaitoksen ylläpitämiä palveluja, kuten asiakirjojen sähköistä säilyttämistä. Järjestelmältä on tarkoitus edellyttää korotetun tietoturvan tason (VAHTI) vaatimusten täyttämistä.

Järjestelmän on toteutettava kattavasti hakutoimintoja Järjestelmän eri osista sekä erikseen määritettävistä tietolähteistä (Valtiokonttorin sisäiset tieto- ja dokumenttivarastot).

Hankinnan kohdetta ei tässä vaiheessa voida kuvata tyhjentävästi. Hankintaan voi sisältyä myös Järjestelmäkokonaisuutta täydentävien palveluiden hankkimista.

Sopimus on tarkoitus tehdä määräaikaisena, kuitenkin siten, että hankintayksiköllä on oikeus sopimuksen irtisanomiseen sopimuskaudella.

Kilpailutus tullaan toteuttamaan neuvottelumenettelynä.

Arvioitu arvo ilman arvonlisäveroa: 300 000 💰
500 000 💰

Oikeudelliset, taloudelliset, rahoitukselliset ja tekniset tiedot
Osallistumisehdot
Kelpoisuus harjoittaa ammattitoimintaa:

Ammatti- ja elinkeinorekisterimerkintä

Vaatimus

Ehdokas on sijoittautumismaassaan merkitty ammatti- tai elinkeinorekisteriin, jos ehdokas on sijoittautumismaansa lainsäädännön mukaan velvollinen rekisteröitymään kyseisiin rekistereihin. Jos osallistumishakemus tehdään ryhmittymänä, vaatimus koskee ryhmittymän kaikkia jäseniä.

Selvitys

Ehdokas vakuuttaa täyttävänsä rekisteröitymistä koskevan vaatimuksen ja sitoutuu pyynnöstä toimittamaan selvitykset rekisterimerkinnöistä.

Taloudellinen ja rahoituksellinen asema:

Verojen ja sosiaaliturvamaksujen maksaminen sekä hankintalain poissulkemisperusteet

Vaatimus

Ehdokas on täyttänyt verojen ja sosiaaliturvamaksujen maksamista koskevat velvoitteet viimeistään hakemusajan päättymishetkellä eikä ehdokasta koske hankintalain 53 §:n mukainen poissulkemisperuste. Jos osallistumishakemus tehdään ryhmittymänä, vaatimukset koskevat kaikkia ryhmittymän jäseniä. Vaatimuksena lisäksi on, että osallistumishakemusta tehtäessä on huomioitu hankintalain 50 §:n mukaisesti verotukseen, ympäristönsuojeluun ja työoloja koskeviin säännöksiin liittyvät velvoitteet.

Selvitys

Ehdokas vakuuttaa, että:

1) se on täyttänyt velvollisuutensa suorittaa sijoittautumismaansa lainsäädännön mukaiset verot ja sosiaaliturvamaksut sekä Suomen lainsäädännön mukaiset verot ja sosiaaliturvamaksut, jos ehdokas on Suomessa verovelvollinen ja velvollinen maksamaan sosiaaliturvamaksuja taikka, jos ehdokkaalla on verovelkaa tai maksamattomia sosiaaliturvamaksuja, ehdokas on liittänyt tämän vakuutuksen liitteeksi selvityksen verovelasta ja/tai maksamattomista sosiaaliturvamaksuista sekä maksusuunnitelmasta.

2) ehdokasyritystä tai sen johtohenkilöä taikka edustus-, päätös- tai valvontavaltaa käyttävää henkilöä ei ole tuomittu hankintalain 53 §:n mukaisesta yritystoimintaan liittyvästä rikoksesta.

3) osallistumishakemusta laadittaessa on otettu huomioon verotusta, ympäristönsuojelua, työ-suojelua, työoloja ja työehtoja koskevat lakisääteiset velvoitteet.

Ehdokas vakuuttaa asetettujen vaatimusten täyttyvän ja toimittaa pyynnöstä selvitykset.

Vakavaraisuus, taloudellinen kantokyky ja maksukyky

Ehdokkaalla on oltava riittävä vakavaraisuus, taloudellinen kantokyky sekä maksukyky hankinnan kohteena olevien palvelujen tuottamiseen. Ehdokkaan taloudellisen tilanteen on oltava sellainen, että se on Suomen Asiakastieto Oy:n riskimittarin riskiluokituksessa osallistumishakemusajan päättyessä 1–3. Jos ehdokkaan tietoja ei ole Suomen Asiakastieto Oy:n rekisterissä, ehdokkaan tilanne arvioidaan pyydettäessä toimitettavien tilinpäätöstietojen ja/tai muun vastaavan selvityksen perusteella. Jos osallistumishakemus tehdään ryhmittymänä, vaatimus koskee ryhmittymän kaikkia jäseniä.

Tarjoajat, joiden riskiluokitus Suomen Asiakastieto Oy:n riskiluokituksessa on tarjousajan päättyessä 4–5 tai joiden vakavaraisuuden, taloudellisen kantokyvyn sekä maksukyvyn arvioidaan vastaavan riskiluokkaa 4–5, suljetaan hankintamenettelyn ulkopuolelle.

Ehdokas vakuuttaa täyttävänsä vakavaraisuutta, taloudellista kantokykyä ja maksukykyä koskevan vaatimuksen ja sitoutuu pyynnöstä toimittamaan tilinpäätöstiedot ja/tai muun selvityksen.

Liikevaihto

Ehdokkaan liikevaihto on vähintään 1 000 000 euroa vuodessa viimeisimmältä vahvistetulta tilikaudelta. Jos osallistumishakemus tehdään ryhmittymänä, ryhmittymän jäsenet voivat täyttää vaatimuksen yhdessä. Jos ehdokas käyttää alihankkijoita, ehdokas alihankkijoineen voi täyttää vaatimuksen yhdessä, jolloin ehdokkaalta voidaan pyytää selvitys taloudellisten voimavarojen olemassaoloa koskevista sitoumuksista ja sopimuksista.

Ehdokas vakuuttaa täyttävänsä liikevaihtoa koskevan vaatimuksen ja toimittaa pyynnöstä selvityksen.

Tekninen ja ammatillinen pätevyys:

Alihankkijat

Vaatimus

Ehdokkaalla on käytettävissään osallistumishakemuksessa ilmoitettujen alihankkijoiden voimavarat hankinnan toteuttamisessa. Ehdokas sitoutuu vastuuseen alihankkijoidensa toiminnasta. Osallistumishakemuksessa ilmoitetut alihankkijat tullaan nimeämään sopimuksessa. Alihankkijoiden muuttaminen ja vaihtaminen on vain rajoitetusti mahdollista.

Selvitys

Jos ehdokas käyttää alihankkijoita, ehdokas vakuuttaa täyttävänsä alihankkijoiden käyttöä koskevan vaatimuksen.

Ehdokas on antanut pyydetyt tiedot alihankkijoista sekä toimittaa pyynnöstä selvityksen alihankkijoiden kanssa tehdyistä sopimuksista ja sitoumuksista.

Sitoumuksia voidaan pyytää missä tahansa neuvottelumenettelyn vaiheessa.

Ehdokkaan tulee liittää osallistumishakemukseen selvitys mahdollisten alihankkijoiden käyttämisestä, alihankintana tehtävistä toimenpiteistä, miten ja kuinka laajasti alihankkija osallistuu hankinnan kohteen toteutukseen ja toimittamiseen sekä alihankinnan seurannasta.

Selvityksessä tulee kuvata kaikki ne alihankkijat, jotka osallistuvat suoraan hankinnan kohteen toimittamiseen. Esimerkiksi hallinnollisia alihankkijoita ei tarvitse mainita.

Ehdokkaan kokemus hankinnan kohteena olevien palveluiden toimittamisesta.

Ehdokkaalla on kokemusta hankinnan kohteena olevan järjestelmän ja siihen liittyvien palveluiden toimittamisesta.

Vähimmäisvaatimuksena ovat seuraavat referenssityypit:

Referenssityyppi 1: Ehdokkaalla tulee olla vähintään 2 referenssiä toimitetusta ja tuotantokäyttöönotetusta tiedon- ja asiakäsittelyjärjestelmästä, joka sisältää vähintään asianhallinnan ratkaisun sekä dokumentinhallinnan ja sähköisen säilyttämisen vaatimukset täyttävän säilytysratkaisun toiminnallisuudet.

Ratkaisun tulee sisältää työnkulkujen ja tehtävien ohjauksen hallinnollisten tai liiketoimintaprosessien kuvausten mukaisesti. Toimitetussa järjestelmässä tulee näkyä käyttöliittymässä vireillä olevat tehtävät ja niiden tilat, sen tulee tukea raportointia (esim. määräaikojen seuranta) sekä mahdollistaa tuki usealle arkistonmuodostajalle. Toimitettujen järjestelmien tulee sisältää tiedonohjausjärjestelmän, jossa hallinnoidaan organisaation tehtäväluokitusta tai vastaavaa. Asiankäsittelyjärjestelmä saa automaattisesti metatietoja tiedonohjaussuunnitelmasta asiakirjojen elinkaarenhallinnassa niiden syntymisestä säilyttämiseen/tuhoamiseen. Järjestelmällä tulee hallita voimassa olevaa tiedonohjaussuunnitelmaa sähköisesti. Järjestelmässä tulee olla tuki roolipohjaisen käyttöoikeuksien hallintaan asian elinkaaren mukaisesti. Järjestelmässä tulee olla lokitus, jonka kautta voidaan tarkastella järjestelmän käyttöä (kuka, mitä, milloin, jne.).

Järjestelmän tulee sisältää laajat hakutoiminnallisuudet, jossa haut voivat kohdistua käyttäjän omiin työn alla oleviin ja päättyneisiin tehtäviin sekä vastaavasti muiden käyttäjien tehtäviin. Haut kohdistuvat sekä metatietoihin että dokumenttien sisältöihin. Järjestelmän tulee hallita dokumenttien hävittämisen TOS:n mukaisesti. Säilytysratkaisun tulee sisältää arkistolaitoksen vaatimusten mukaisen säilyttämisen ja hävittämisen (SÄHKE).

— Referenssityyppi 2: Ehdokkaalla tulee olla vähintään 1 referenssi, jossa asiankäsittelyjärjestelmästä on toteutettu liittymät hakemus- ja päätöspalvelua tuottavaan liiketoimintaprosessiin siten että järjestelmä tukee ko. prosessissa liikkuvien dokumenttien sähköistä elinkaarenhallintaa ja/tai asiankäsittelyjärjestelmä on integroitu ja tukee ulkoisten asiakasryhmien sähköisesti toteutettuja asiointipalveluja.

Jokaisen mainitun referenssin tulee täyttää seuraavat vaatimukset:

— referenssit ovat viimeisen kolmen vuoden ajalta (1.8.2011 alkaen),

— referenssien tulee olla toteutettu lisensseihin perustuvana ja asiakkaan omassa käyttöpalveluympäristössä hallinnoituna,

— referenssinä toimitettu järjestelmä on olennaisilta osin sama tai samaa tuoteperhettä kuin ehdokkaan tässä hankinnassa tarjoama ratkaisu,

— käyttöönoton hyväksyntä on tapahtunut ennen osallistumishakemuksen jättämistä. Referenssinä ei voi olla sellainen toimitus, jota ei ole otettu tuotantokäyttöön,

— referenssien tulee olla hankintayksikön tarkistettavissa.

Referenssien on oltava eri hankkeista. Vähimmäisvaatimuksena olevien referenssien lisäksi Ehdokas voi esittää lisäreferenssejä osallistumishakemuskehotuksen mukaisesti.

Jos osallistumishakemus tehdään ryhmittymänä, ryhmittymän jäsenet voivat täyttää vaatimuksen yhdessä. Jos ehdokas käyttää alihankkijoita, ehdokas alihankkijoineen voi täyttää vaatimuksen yhdessä.

Ehdokas vakuuttaa täyttävänsä vaaditun kokemuksen hankinnan kohteena olevien palveluiden toimittamisesta ja ehdokas on liittänyt osallistumishakemukseen selvityksen referensseistä.

Menettely
Ehdokkaiden arvioitu määrä: 3
Puolueettomat valintaperusteet:

Hankintamenettely on neuvottelumenettely, koska hankintayksikkö on arvioinut tietojärjestelmähankinnan monimutkaiseksi hankinnaksi, jossa hankintayksikkö ei pysty hankinnan luonteen vuoksi laatimaan tarjouspyyntöä ja tehtävänmäärittelyä niin tarkasti ja tyhjentävästi, että paras tarjous voitaisiin valita avointa tai rajoitettua menettelyä käyttäen.

Tarjouksen voimassaoloaika: 2014-12-31 📅
Kielet
Kieli: suomi 🗣️

Hankintaviranomainen
Yhteystiedot
Nimi: Hansel Oy
Postiosoite: PL 1386, Mannerheiminaukio 1 A
Postitoimipaikka: Helsinki
Postinumero: 00101
Sähköposti: kilpailutus@hansel.fi 📧
Puhelin: +358 294444200 📞

Viite
Päivämäärät
Julkaisupäivä: 2014-05-14 📅
Tunnisteet
Ilmoituksen numero EUVL:ssä S: 2014/S 92-161674

Täydentävät tiedot
Arvostelurunko
Nimi: Markkinaoikeus
Postiosoite: Radanrakentajantie 5
Postitoimipaikka: Helsinki
Postinumero: 00520
Maa: Suomi 🇫🇮
Sähköposti: markkinaoikeus@oikeus.fi 📧
Puhelin: +358 295643300 📞
Internetosoite: http://www.oikeus.fi/markkinaoikeus 🌏
Faksi: +358 295643314 📠
Palvelu, josta voi saada tietoja uudelleentarkastelumenettelystä
Sama kuin: Yhteystiedot
Lähde: OJS 2014/S 159-286299 (2014-08-18)

Uudet hankinnat asiaan liittyvissä luokissa 🆕

Tietotekniset palvelut: neuvonta, ohjelmistojen kehittäminen, Internet ja tuki (>20 uudet hankinnat)