Opetushallituksen asianhallintajärjestelmä

Opetushallitus

Opetushallitus pyytää tarjouksia tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti sähköisestä asianhallintajärjestelmästä, järjestelmän käyttöönoton toteutuksesta sekä järjestelmän tuki- ja ylläpitopalveluista.
Hankinnan kuvaus
Hankinnan kohteena on tiedonhallinnan valmisratkaisu, jonka avulla Opetushallitus voi toteuttaa sähköisissä prosesseissaan tarvittavan asioiden ja asiakirjallisten tietojen sähköisen käsittelyn ja hallinnan niiden elinkaaren kaikissa vaiheissa mahdollisimman automaattisesti ja käyttäjäystävällisesti.
Opetushallituksen koko henkilöstö käyttää asianhallintajärjestelmää päivittäisessä työssään.
Hankittavan asianhallintajärjestelmän tulee noudattaa JHS 176 -suosituksessa kuvattuja sähköisten asiakirjallisten tietojen käsittelyn, hallinnan ja säilyttämisen periaatteita. Järjestelmän tulee olla SÄHKE 2 -määräystä (AL 9815/07.01.01.00/2008) noudattava ja integroitavissa kaikkiin asiakirjallista tietoa käsitteleviin järjestelmiin.
Hankittavassa järjestelmäkokonaisuudessa tulee olla mukana asianhallinta, asiakirjallisen tiedon hallinta, työnkulkujen hallinta, useiden tietojärjestelmien keskitetyn tiedonohjauksen mahdollistava tiedonohjausjärjestelmä sekä sähköinen arkisto, joka mahdollistaa Opetushallituksen oman ja viraston vastuulle kuuluvien muiden arkistojen hallinnoinnin.
Järjestelmän tulee täyttää viranomaisen korotetulle tietoturvalle asetetut vaatimukset. Järjestelmän tietoturva auditoidaan ennen käyttöönottoa.

Määräaika

Tarjousten vastaanottamisen määräaika oli 2015-01-19. Hankinta julkaistiin 2014-11-27.

Toimittajat

Seuraavat toimittajat mainitaan hankintapäätöksissä tai muissa hankinta-asiakirjoissa:

Kuka? Mitä? Missä?
Hankintojen historia
Päivämäärä Asiakirja
2014-11-27 hankintailmoitus
2015-05-07 Ilmoitus tehdystä sopimuksesta
hankintailmoitus (2014-11-27)
Kohde
Hankinnan laajuus
Otsikko: Tietotekniset palvelut: neuvonta, ohjelmistojen kehittäminen, Internet ja tuki
Ilmoituksen metatiedot
Alkukieli: suomi 🗣️
Asiakirjatyyppi: hankintailmoitus
Sopimuksen luonne: Palvelut
Asetus: Ei määritelty
Yhteinen hankintanimikkeistö (CPV)
Koodi: Tietotekniset palvelut: neuvonta, ohjelmistojen kehittäminen, Internet ja tuki 📦

Menettely
Menettelyn tyyppi: Avoin menettely
Tarjouksen tyyppi: Tarjous koskee kaikkia eriä
Myöntämisperusteet
Kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous

Hankintaviranomainen
Tunnistetiedot
Maa: Suomi 🇫🇮
Hankintaviranomaisen tyyppi: Kansallinen tai liittovaltiotason virasto/laitos
Hankintaviranomaisen nimi: Opetushallitus
Postiosoite: Hakaniemenranta 6
Postinumero: 00530
Postitoimipaikka: Helsinki
Yhteystiedot
Internetosoite: http://www.oph.fi 🌏
Sähköposti: kirjaamo@oph.fi 📧
Puhelin: +358 295331000 📞
Faksi: +358 295331035 📠

Viite
Päivämäärät
Lähetyspäivä: 2014-11-27 📅
Tarjousten jättämisen määräaika: 2015-01-19 📅
Julkaisupäivä: 2014-11-29 📅
Tunnisteet
Ilmoituksen numero: 2014/S 231-407622
Viittaa ilmoitukseen: 2014/S 42-069888
EUVL-S-numero: 231
Lisätietoja
Tarjouspyyntöasiakirjat voi pyytää Opetushallituksen kirjaamosta (kirjaamo@oph.fi). Sähköpostin aihekenttään merkitään ”ASHA 7/021/2014, tarjouspyyntöasiakirjat”. Tarjouspyyntöön liittyvät lisäkysymykset tulee jättää 10.12.2014 mennessä sähköpostitse Opetushallituksen kirjaamoon (kirjaamo@oph.fi). Sähköpostin aihekenttään merkitään ”ASHA 7/021/2014 – kysymykset”. Saatuihin kysymyksiin vastataan kootusti ja vastaukset toimitetaan sähköpostilla kaikille tarjouspyynnön pyytäneille.
Näytä lisää

Kohde
Hankinnan laajuus
Lyhyt kuvaus:
Opetushallitus pyytää tarjouksia tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti sähköisestä asianhallintajärjestelmästä, järjestelmän käyttöönoton toteutuksesta sekä järjestelmän tuki- ja ylläpitopalveluista.
Hankinnan kuvaus
Hankinnan kohteena on tiedonhallinnan valmisratkaisu, jonka avulla Opetushallitus voi toteuttaa sähköisissä prosesseissaan tarvittavan asioiden ja asiakirjallisten tietojen sähköisen käsittelyn ja hallinnan niiden elinkaaren kaikissa vaiheissa mahdollisimman automaattisesti ja käyttäjäystävällisesti.
Näytä lisää
Opetushallituksen koko henkilöstö käyttää asianhallintajärjestelmää päivittäisessä työssään.
Hankittavan asianhallintajärjestelmän tulee noudattaa JHS 176 -suosituksessa kuvattuja sähköisten asiakirjallisten tietojen käsittelyn, hallinnan ja säilyttämisen periaatteita. Järjestelmän tulee olla SÄHKE 2 -määräystä (AL 9815/07.01.01.00/2008) noudattava ja integroitavissa kaikkiin asiakirjallista tietoa käsitteleviin järjestelmiin.
Näytä lisää
Hankittavassa järjestelmäkokonaisuudessa tulee olla mukana asianhallinta, asiakirjallisen tiedon hallinta, työnkulkujen hallinta, useiden tietojärjestelmien keskitetyn tiedonohjauksen mahdollistava tiedonohjausjärjestelmä sekä sähköinen arkisto, joka mahdollistaa Opetushallituksen oman ja viraston vastuulle kuuluvien muiden arkistojen hallinnoinnin.
Näytä lisää
Järjestelmän tulee täyttää viranomaisen korotetulle tietoturvalle asetetut vaatimukset. Järjestelmän tietoturva auditoidaan ennen käyttöönottoa.
Vaihtoehtojen kuvaus:
Tarjouspyyntöön sisältyy optiona:
— asianhallintajärjestelmän käyttö- ja kapasiteettipalveluiden hankinta,
— sähköinen allekirjoitus,
— valtion oppilaitosten myöhemmin toteutettavat käyttöönottoprojektit (11 kpl),
— mahdollisuus ostaa lisätyötä hankinnan kohteen toteuttajaksi valittavalta toimittajalta.
Viitenumero: OPH 7/021/2014

Oikeudelliset, taloudelliset, rahoitukselliset ja tekniset tiedot
Osallistumisehdot
Kelpoisuus harjoittaa ammattitoimintaa:
Tarjoajalla tulee olla taloudelliset edellytykset toimittaa sopimuksen mukainen tuote ja tarjota tuki- ja ylläpitopalvelu toimittamilleen tuotteille.
Tarjoajan tulee liittää tarjouksen liitteeksi Suomen Asiakastieto Oy:n laatima Rating Alfa -raportti tai vastaava raportti, joka sisältää toimialalla toimivien yritysten kustannusjakauman. Tarjoajan taloudellisen tilan on oltava vähintään samalla tasolla kuin enemmistön toimialalla toimivista yrityksistä.
Näytä lisää
Tarjoajan ja mahdollisen alihankkijan on oltava merkitty ennakkoperintärekisteriin ja niiden taloudellisten edellytysten on oltava hankinnan kokoon ja laatuun nähden riittävät (vakavaraisuus, maksu- ja toimituskykyisyys, kannattavuus ja luottokelpoisuus).
Näytä lisää
Tarjoaja, joka on selvitystilassa tai jolla on vireillä konkurssi-, velkajärjestely- tai saneerausohjelma tai sen vahvistamismenettely, jätetään tarjouskilpailun ulkopuolelle.
Opetushallitus varaa itselleen mahdollisuuden tarvittaessa pyytää tarjouskilpailussa menestyneiden tarjoajien ja heidän alihankkijoidensa osalta tarjoajaa toimittamaan viimeisimmän tilinpäätöksen (tuloslaskelma ja tase liitetietoineen), verovelkatodistuksen ja todistuksen maksetuista sosiaaliturva- ja eläkevakuutusmaksuista, kaupparekisteri- ja ennakkoperintärekisteriotteen. Pyydetyt todistukset eivät saa olla kolmea (3) kuukautta vanhempia. Tarjoajan on pyydettävä vastaavat selvitykset mahdollisilta alihankkijoiltaan.
Näytä lisää
Tarjoajan kelpoisuuden taloudellisen tilan arvioinnissa käytetään julkisia rekisteritietoja sekä Suomen Asiakastieto Oy:n rekisteriä tai muuta yleistä luottotietorekisteriä Suomessa tai ulkomailla.
Taloudellinen ja rahoituksellinen asema: Ks. kohta III 2.1.
Vähimmäistaso(t): Ks. kohta III 2.1.
Tekninen ja ammatillinen pätevyys:
Referenssit
Tarjoajalla tulee olla vähintään kaksi (2) julkisen hallinnon referenssiä, joissa on toteutettu ja käyttöönotettu SÄHKE 2 -määräystä noudattava asianhallintajärjestelmä. Vähintään toisen referenssin tulee olla valtionhallintoon kuuluvalle organisaatiolle tehdystä toteutuksesta.
Näytä lisää
Referenssien tulee olla viimeisen 3 vuoden ajalta, tässä hankintamenettelyssä tarkoittaen 1.1.2012 jälkeen valmistuneita toteutuksia. Tilaaja varaa mahdollisuuden tarkistaa tarjouksessa annetut tiedot.
Käytettävyystestaus
Opetushallitus edellyttää mahdollisuutta testata tarjottavaa asianhallintajärjestelmää kilpailutusvaiheessa etäyhteyden välityksellä ja edellyttää, että Tarjoaja toimittaa tarjouksessaan osoitteen ja käyttöoikeudet järjestelmän suomenkieliseen demoympäristöön. Käytettävyystestaus on osa järjestelmien laatuvertailua.
Näytä lisää
Sopimuksen toteuttaminen
Tärkeimmät rahoitusehdot ja maksujärjestelyt ja/tai viittaus niitä koskeviin säännöksiin: Maksuehdot on kuvattu tarjouspyynnön liitteessä olevassa sopimusluonnoksessa.

Menettely
Tarjouksen voimassaoloaika: 2015-03-31 📅
Kielet
Kieli: suomi 🗣️

Hankintaviranomainen
Yhteystiedot
Yhteyspiste: Opetushallitus, kirjaamo

Viite
Päivämäärät
Julkaisupäivä: 2014-02-28 📅
Tunnisteet
Hankintaviranomaisen antama viitenumero: OPH 7/021/2014
Ilmoituksen numero EUVL:ssä S: 2014/S 42-069888
Lisätietoja
Tarjouspyyntöasiakirjat voi pyytää Opetushallituksen kirjaamosta (kirjaamo@oph.fi). Sähköpostin aihekenttään merkitään ”ASHA 7/021/2014, tarjouspyyntöasiakirjat”.
Tarjouspyyntöön liittyvät lisäkysymykset tulee jättää 10.12.2014 mennessä sähköpostitse Opetushallituksen kirjaamoon (kirjaamo@oph.fi). Sähköpostin aihekenttään merkitään ”ASHA 7/021/2014 – kysymykset”. Saatuihin kysymyksiin vastataan kootusti ja vastaukset toimitetaan sähköpostilla kaikille tarjouspyynnön pyytäneille.
Näytä lisää

Täydentävät tiedot
Arvostelurunko
Nimi: Markkinaoikeus
Postiosoite: Radanrakentajantie 5
Postitoimipaikka: Helsinki
Postinumero: 00520
Maa: Suomi 🇫🇮
Sähköposti: markkinaoikeus@oikeus.fi 📧
Puhelin: +358 295643300 📞
Internetosoite: http://www.oikeus.fi/markkinaoikeus 🌏
Faksi: +358 295643314 📠
Lähde: OJS 2014/S 231-407622 (2014-11-27)
Ilmoitus tehdystä sopimuksesta (2015-05-07)
Kohde
Ilmoituksen metatiedot
Asiakirjatyyppi: Ilmoitus tehdystä sopimuksesta
Asetus: Euroopan unioni

Menettely
Tarjouksen tyyppi: Ei sovelleta
Myöntämisperusteet
Ei määritelty

Hankintaviranomainen
Tunnistetiedot
Postiosoite: PL 380
Postinumero: 00531
Yhteystiedot
Sähköposti: maarit.kivela@oph.fi 📧

Viite
Päivämäärät
Lähetyspäivä: 2015-05-07 📅
Julkaisupäivä: 2015-05-12 📅
Tunnisteet
Ilmoituksen numero: 2015/S 091-164253
Viittaa ilmoitukseen: 2014/S 231-407622
EUVL-S-numero: 91

Kohde
Hankinnan laajuus
Arvioitu arvo ilman arvonlisäveroa: 240 600 💰
350 000 💰

Sopimuksen tekeminen
Sopimuksen tekemispäivä: 2015-04-29 📅
Nimi: Fujitsu Finland Oy
Postiosoite: Valimotie 16 (PL 100)
Postitoimipaikka: Helsinki
Postinumero: 00380
Maa: Suomi 🇫🇮
Sähköposti: toni.hiltunen@fi.fujitsu.com 📧
Internetosoite: http://www.fujitsu.com/fi/ 🌏

Hankintaviranomainen
Tunnistetiedot
Kansallinen rekisterinumero: 0815044-1
Yhteystiedot
Yhteyspiste: Maarit Kivelä
Lähde: OJS 2015/S 091-164253 (2015-05-07)
Uudet hankinnat asiaan liittyvissä luokissa 🆕
Aiheeseen liittyvät haut 🔍