Lääkealan turvallisuus- ja kehittämiskeskus Fimean arkiston järjestämispalvelut

Lääkealan turvallisuus- ja kehittämiskeskus Fimea

Hankinnan kohteena on Lääkealan turvallisuus- ja kehittämiskeskus Fimean tiloissa olevan arkiston järjestäminen, jossa on järjestettävä viranomaisen järjestämätöntä aineistoa noin 1,5 hyllykilometriä.
Hankittavan palvelun tulee olla ammattimaista, huolellista, tehokasta ja luotettavaa. Arkiston järjestäminen suoritetaan Fimean erikseen antaman ohjeistuksen mukaisesti Fimean tiloissa. Arkiston tulee olla järjestettynä vuoden 2015 marraskuun loppuun mennessä.
Tarjottavan palvelun tulee kattaa arkistoidun aineiston läpikäynnin Fimean ohjeiden mukaisesti ja Fimean työnohjauksessa sekä jakamisen pysyvästi säilytettävään, määräaikaisesti säilytettävään ja hävitettävään. Kaksi (2) ensimmäiseksi mainittua aineistoryhmää kunnostetaan ja koteloidaan. Fimea hankkii arkistoinnissa tarvittavan materiaalin.
Hankittavan arkiston järjestämispalvelun tulee sisältää pääpiirteissään seuraavat palvelutehtävät:
— asiakirjojen järjestäminen Fimean ohjeiden mukaiseen järjestykseen,
— määräajan ja pysyvästi säilytettävien asiakirjojen erottaminen omiksi sarjoikseen,
— asiakirja-aineistojen kunnostaminen teknisesti (nitojan niittien, klemmareiden, muovien ja muiden asiakirjoja kuluttavien elementtien poistaminen),
— asiakirjojen suojaaminen suojapapereilla,
— asiakirjojen kotelointi Arkistolaitoksen hyväksymiin arkistokoteloihin,
— asiakirjakoteloiden nimiöiminen Arkistolaitoksen standardin mukaisesti,
— asiakirjojen luettelointi Fimean Arkki-ohjelmaan tai Arkistolaitoksen Vakka-ekstranettiin (sovelluksissa olevien asiakirjoja koskevien tietojen päivittäminen ajantasaiseksi),
— asiakirja-aineistojen pakkaaminen siirtoa varten.
Yksityiskohtainen tehtäväsisältö ja vastuut määritellään tarjouskilpailun voittaneen toimittajan kanssa tehtävässä palvelusopimuksessa ja Fimean toimittajalle antamassa ohjeistuksessa.
Sopimusehdot vahvistetaan vasta palvelusopimuksen solmimisen yhteydessä.
Tarjouspyyntöasiakirjat tilattua Fimea kirjaamosta sähköpostilla: kirjaamo@fimea.fi

Määräaika
Tarjousten vastaanottamisen määräaika oli 2015-01-20. Hankinta julkaistiin 2014-12-03.

Toimittajat
Seuraavat toimittajat mainitaan hankintapäätöksissä tai muissa hankinta-asiakirjoissa:

• • Multiprint OY

Kuka?

• • Lääkealan turvallisuus- ja kehittämiskeskus Fimea

Mitä?

• • Kirjastonhallinta › Arkistointipalvelut