Asianhallintajärjestelmä SaaS-kokonaispalveluna

Sosiaaliturvan muutoksenhakulautakunta

Sosiaaliturvan muutoksenhakulautakunta (SOMLA) ja Työttömyysturvan muutoksenhakulautakunta (TTLK) pyytävät tarjousta asianhallintajärjestelmästä SaaS-kokonaispalveluna sisältäen järjestelmän suunnittelun, toteutuksen ja käyttöönoton sekä käyttöpalvelut.
Hankintasopimuksen tavoitteena on tilaajan prosessien sähköistäminen ja yhdenmukaistaminen yhteisellä asianhallintajärjestelmällä.
Hankintasopimuksen tarkoituksena on uudistaa ja kehittää lautakuntien työprosessit vastaamaan tulevaisuuden haasteisiin ja parantaa ratkaisutoiminnan laatua. Nykyaikaisella asianhallintajärjestelmällä halutaan lyhentää käsittelyaikoja ja purkaa vanhaa käsittelyruuhkaa. Lisäksi vireille tulevien uusien asioiden määrää sekä vireillä olevien asioiden elinkaarta halutaan paremmin ennustaa ja selvittää.
Hankinnan tavoitteena on:
— Edistää toiminnan tuottavuutta ja kustannustehokkuutta sähköistämällä tilaajan prosesseja.
— Dokumenttien, asiakirjojen ja niiden käsittelyvaiheiden löytyminen sähköisesti yhdestä järjestelmästä.
— Sähköisen pitkäaikaisarkistoinnin mahdollistaminen.
— Asioiden etenemisen seurannan helpottaminen.
— Toiminnan jäljitettävyyden ja säädöstenmukaisuuden mahdollistaminen sekä sähköisen asioinnin edistäminen.
— Päätöksenteon ja prosessien läpinäkyvyyden kehittäminen.
— Käsittelyaikojen lyhentäminen.
— Tietoturvallisuuden parantaminen.
Hankinnan kohteena on nykyaikainen asianhallintajärjestelmä, joka sisältää asianhallinnan lisäksi dokumentinhallinnan, tiedonohjauksen (eAMS), sähköisen kokouskäytännön, sähköisen päätöksenteon, sähköisen allekirjoituksen, raportoinnin, ja joka täyttää sähköisen pitkäaikaisarkistoinnin vaatimukset. Kohde ja sitä koskevat vaatimukset on kuvattu yksityiskohtaisesti liitteessä 1 "Hankinnan kohteen kuvaus".
Koska tilaajalla ei ole omaa tietohallintohenkilökuntaa, asianhallintajärjestelmä tilataan SaaS-kokonaispalveluna ja näin varmistetaan järjestelmän ylläpito- ja tukipalvelut sekä valvonta- ja varmistuspalvelut.
Osatarjoukset eivät ole sallittuja.
Vaihtoehtoiset tarjoukset eivät ole sallittuja.
Tilaaja valitsee 1` toimittajan, jonka kanssa se tekee sopimuksen. Tarjouspyynnössä esitetyt hankintamäärät ovat arvioita, eikä sopimus muodosta tilaajalle määräostovelvoitetta.

Määräaika

Tarjousten vastaanottamisen määräaika oli 2014-10-27. Hankinta julkaistiin 2014-09-10.

Toimittajat

Seuraavat toimittajat mainitaan hankintapäätöksissä tai muissa hankinta-asiakirjoissa:

• M-Files Oy

Kuka?

• Sosiaaliturvan muutoksenhakulautakunta

Mitä?

• Tietotekniset palvelut: neuvonta, ohjelmistojen kehittäminen, Internet ja tuki

Missä?

• Uusimaa

Hankintojen historia

Päivämäärä	Asiakirja
2014-09-10	hankintailmoitus
2015-03-16	Ilmoitus tehdystä sopimuksesta

hankintailmoitus (2014-09-10)
Kohde
Hankinnan laajuus
Otsikko: Tietotekniset palvelut: neuvonta, ohjelmistojen kehittäminen, Internet ja tuki
Määrä tai laajuus: Ilmoitettu tarjouspyynnössä.
Ilmoituksen metatiedot
Alkukieli: suomi 🗣️
Asiakirjatyyppi: hankintailmoitus
Sopimuksen luonne: Palvelut
Asetus: Ei määritelty
Yhteinen hankintanimikkeistö (CPV)
Koodi: Tietotekniset palvelut: neuvonta, ohjelmistojen kehittäminen, Internet ja tuki 📦

Menettely
Menettelyn tyyppi: Avoin menettely
Tarjouksen tyyppi: Tarjous koskee kaikkia eriä
Myöntämisperusteet
Kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous

Hankintaviranomainen
Tunnistetiedot
Maa: Suomi 🇫🇮
Hankintaviranomaisen tyyppi: Kansallinen tai liittovaltiotason virasto/laitos
Hankintaviranomaisen nimi: Sosiaaliturvan muutoksenhakulautakunta
Postiosoite: PL 330
Postinumero: 00531
Postitoimipaikka: Helsinki

Viite
Päivämäärät
Lähetyspäivä: 2014-09-10 📅
Tarjousten jättämisen määräaika: 2014-10-27 📅
Julkaisupäivä: 2014-09-11 📅
Tunnisteet
Ilmoituksen numero: 2014/S 174-307856
EUVL-S-numero: 174
Lisätietoja
Tarjouspyynnön voi pyytää osoitteesta: kirsi.kellokangas@somla.stm.fi

Kohde
Hankinnan laajuus
Lyhyt kuvaus:

Hankintasopimuksen tavoitteena on tilaajan prosessien sähköistäminen ja yhdenmukaistaminen yhteisellä asianhallintajärjestelmällä.

Hankintasopimuksen tarkoituksena on uudistaa ja kehittää lautakuntien työprosessit vastaamaan tulevaisuuden haasteisiin ja parantaa ratkaisutoiminnan laatua. Nykyaikaisella asianhallintajärjestelmällä halutaan lyhentää käsittelyaikoja ja purkaa vanhaa käsittelyruuhkaa. Lisäksi vireille tulevien uusien asioiden määrää sekä vireillä olevien asioiden elinkaarta halutaan paremmin ennustaa ja selvittää.

Hankinnan tavoitteena on:

— Edistää toiminnan tuottavuutta ja kustannustehokkuutta sähköistämällä tilaajan prosesseja.

— Dokumenttien, asiakirjojen ja niiden käsittelyvaiheiden löytyminen sähköisesti yhdestä järjestelmästä.

— Sähköisen pitkäaikaisarkistoinnin mahdollistaminen.

— Asioiden etenemisen seurannan helpottaminen.

— Toiminnan jäljitettävyyden ja säädöstenmukaisuuden mahdollistaminen sekä sähköisen asioinnin edistäminen.

— Päätöksenteon ja prosessien läpinäkyvyyden kehittäminen.

— Käsittelyaikojen lyhentäminen.

— Tietoturvallisuuden parantaminen.

Hankinnan kohteena on nykyaikainen asianhallintajärjestelmä, joka sisältää asianhallinnan lisäksi dokumentinhallinnan, tiedonohjauksen (eAMS), sähköisen kokouskäytännön, sähköisen päätöksenteon, sähköisen allekirjoituksen, raportoinnin, ja joka täyttää sähköisen pitkäaikaisarkistoinnin vaatimukset. Kohde ja sitä koskevat vaatimukset on kuvattu yksityiskohtaisesti liitteessä 1 "Hankinnan kohteen kuvaus".

Koska tilaajalla ei ole omaa tietohallintohenkilökuntaa, asianhallintajärjestelmä tilataan SaaS-kokonaispalveluna ja näin varmistetaan järjestelmän ylläpito- ja tukipalvelut sekä valvonta- ja varmistuspalvelut.

Osatarjoukset eivät ole sallittuja.

Vaihtoehtoiset tarjoukset eivät ole sallittuja.

Tilaaja valitsee 1` toimittajan, jonka kanssa se tekee sopimuksen. Tarjouspyynnössä esitetyt hankintamäärät ovat arvioita, eikä sopimus muodosta tilaajalle määräostovelvoitetta.

Oikeudelliset, taloudelliset, rahoitukselliset ja tekniset tiedot
Osallistumisehdot
Kelpoisuus harjoittaa ammattitoimintaa:

Tarjoaja on merkitty sijoittautumismaassaan kaupparekisteriin, ennakkoperintälain mukaiseen ennakkoperintärekisteriin ja työnantajarekisteriin sekä arvonlisäverolain mukaiseen arvonlisäverovelvollisten rekisteriin ennen hankintapäätöksen tekemistä, mikäli lainsäädäntö edellyttää rekisteröitymistä. Hankintayksikkö varaa oikeuden pyytää selvityksiä hankintamenettelyn kestäessä.

Taloudellinen ja rahoituksellinen asema:

1) Selvitykset liitteeksi.

— Veroviranomaisen antama todistus maksetuista veroista.

— Eläkevakuutusmaksujen osalta on toimitettava työeläkekassan ja/tai vakuutusyhtiön todistus eläkevakuutuksen ottamisesta ja eläkevakuutusmaksujen suorittamisesta.

2) Selvitykset liitteeksi.

— Suomen Asiakastieto Oy:n Rating Alfa tai vastaava raportti, joka sisältää tarjoajan riskiluokituksen.

— Hankintayksikkö voi tarkistaa tarjoajan taloustietoja yleisistä tietolähteistä.

Vähimmäistaso(t):

1) Tarjoaja on suorittanut sijoittautumismaansa lainsäädännön mukaiset verot ja sosiaaliturvamaksut sekä Suomen lainsäädännön mukaiset verot ja sosiaaliturvamaksut, jos tarjoaja on Suomessa verovelvollinen ja velvollinen maksamaan sosiaaliturvamaksuja.

2) Tarjoajan taloudelliset edellytykset ovat hankinnan kokoon ja laatuun nähden riittävät. Tätä ominaisuutta arvioidaan tarjoajan vakavaraisuudesta, maksukykyisyydestä, kannattavuudesta ja luottokelpoisuudesta saatujen tietojen perusteella.

Tarjoajan taloudellisen tilanteen on oltava sellainen, että se Suomen Asiakastieto Oy:n ratingluokituksessa on vähintään tyydyttävä A tai riskiluokka on 1–3 tai sen katsotaan tilinpäätöstietojen tai muun vastaavan selvityksen mukaan olevan vastaava.

Tarjoaja, jonka luokitus Suomen Asiakastieto Oy:n rating-luokituksessa on C taikka riskiluokituksessa 5, suljetaan tarjouskilpailusta.

Tarjoaja, jonka rating-luokitus on B taikka riskiluokitus on 4, voidaan sulkea tarjouskilpailusta siinä tapauksessa, ettei tarjoaja kykene esittämään luotettavaa selvitystä toimenpiteistä, joihin se ryhtyy tai on ryhtynyt taloudellisen tilanteensa parantamiseksi.

Tekninen ja ammatillinen pätevyys:

1) Selvitykset liitteeksi.

Selvitys referensseistä annetaan tarjouspyynnön liitteenä 2A olevalla referenssilomakkeella. Selvityksestä tulee ilmetä kaikki lomakkeella kysytyt tiedot: tilaajan nimi, sopimuksen pääasiallinen sisältö, sopimuskausi sekä tilaajan yhteyshenkilön nimi ja yhteystiedot, jotta referenssi voidaan tarkastaa. Yksilöimättömiä referenssejä ei huomioida.

2) Projektipäällikön, projektipäällikön varahenkilön, käytettävyysasiantuntijan, asianhallinnan asiantuntijan, tekninen asiantuntijan ja arkkitehdin CV-lomakkeet.

Vähimmäistaso(t):

1) Tarjoajalla on vähintään 2 referenssiä vastaavista toimituksista. Toisen referenssin tulee olla asianhallintajärjestelmän toimittamisesta palveluna. Toisen referenssin tulee olla asianhallintajärjestelmän toimittamisesta valtionhallinnolle. Referenssien tulee olla viimeisen 3 vuoden ajalta. Kummankin referenssin on oltava hyväksytty ja tuotantokäytössä tarjouksen jättöhetkellä.

2) Tarjoajalla on riittävä määrä henkilöstöä, jotta palvelut saadaan tuotettua keskeytyksettä. Tilaajan näkemyksen mukaan hankkeen laajuuden vuoksi vähimmäisedellytys hanketiimin kokoonpanolle on hankkeen projektipäällikön lisäksi 5 henkilöä, joista on toimitettava liitteenä 3C olevat CV-lomakkeet. Muita henkilöitä ovat projektipäällikön varahenkilö, käytettävyysasiantuntija, asianhallinnan asiantuntija, tekninen asiantuntija ja arkkitehti. Projektipäällikön kokemus huomioidaan tarjousvertailussa. Muiden henkilöiden osalta tarkastetaan, että he täyttävät CV-lomakkeissa asetetut vähimmäisvaatimukset.

Sopimuksen toteuttaminen
Tärkeimmät rahoitusehdot ja maksujärjestelyt ja/tai viittaus niitä koskeviin säännöksiin: Ilmoitettu tarjouspyynnössä.
Henkilöstön nimet ja ammattipätevyydet ✅

Menettely
Tarjouksen voimassaoloaika: 2015-01-31 📅
Kielet
Kieli: suomi 🗣️

Hankintaviranomainen
Tunnistetiedot
Hankintaviranomaisen nimi: Työttömyysturvan muutoksenhakulautakunta
Yhteystiedot
Nimi: Sosiaaliturvan muutoksenhakulautakunta
Sähköposti: kirsi.kellokangas@somla.stm.fi 📧
Nimi: Työttömyysturvan muutoksenhakulautakunta

Täydentävät tiedot
Arvostelurunko
Markkinaoikeus
Postiosoite: Radanrakentajantie 5
Postitoimipaikka: Helsinki
Postinumero: 00520
Maa: Suomi 🇫🇮
Sähköposti: markkinaoikeus@oikeus.fi 📧
Puhelin: +358 295643300 📞
Internetosoite: http://www.oikeus.fi/markkinaoikeus 🌏
Faksi: +358 295643314 📠
Lähde: OJS 2014/S 174-307856 (2014-09-10)

Ilmoitus tehdystä sopimuksesta (2015-03-16)
Kohde
Hankinnan laajuus
Hankinnan kokonaisarvo: 300 000 💰
Ilmoituksen metatiedot
Asiakirjatyyppi: Ilmoitus tehdystä sopimuksesta
Asetus: Euroopan unioni

Menettely
Tarjouksen tyyppi: Ei sovelleta

Hankintaviranomainen
Tunnistetiedot
Hankintaviranomaisen tyyppi: Ministeriö tai muu kansallinen tai liittovaltiotason viranomainen
Hankintaviranomaisen nimi: Sosiaali- ja terveysministeriö
Postiosoite: PL 33, Valtioneuvosto
Postinumero: 00023
Yhteystiedot
Sähköposti: etunimi.sukunimi@stm.fi 📧

Viite
Päivämäärät
Lähetyspäivä: 2015-03-16 📅
Julkaisupäivä: 2015-03-19 📅
Tunnisteet
Ilmoituksen numero: 2015/S 055-096314
Viittaa ilmoitukseen: 2014/S 174-307856
EUVL-S-numero: 55

Kohde
Hankinnan laajuus
Arvioitu arvo ilman arvonlisäveroa: 250 000 💰
350 000 💰

Menettely
Myöntämisperusteet
Kriteeri: 1. Hinta (40)
2. Projektipäällikön kokemus (20)
3. Käytettävyyden arviointi (40)

Sopimuksen tekeminen
Nimi: M-Files Oy
Postiosoite: Hermiankatu 1
Postitoimipaikka: Tampere
Postinumero: 33720
Lähde: OJS 2015/S 055-096314 (2015-03-16)

Uudet hankinnat asiaan liittyvissä luokissa 🆕

Tietotekniset palvelut: neuvonta, ohjelmistojen kehittäminen, Internet ja tuki (>20 uudet hankinnat)