Asianhallintajärjestelmä (Eduskunnan oikeusasiamiehen kanslia)
Eduskunnan oikeusasiamiehen kanslia pyytää tarjousta tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti asianhallintajärjestelmästä, järjestelmän käyttöönoton toteutuksesta sekä järjestelmän tuki- ja ylläpitopalveluista.
Hankinnan kohde
Eduskunnan oikeusasiamiehen kanslia (EOAK) hakee valmisohjelmistoon pohjautuvaa tietojärjestelmäkokonaisuutta, jonka avulla kanslia voi hoitaa viranomaisasioiden, sisäisten prosessiensa ja asiakirjojen sähköisen käsittelyn niiden elinkaaren kaikissa vaiheissa. Valmisohjelmiston rakenteen ja sen ominaisuuksien tulee noudattaa JHS 176:ssa kuvattuja sähköisten asiakirjallisten tietojen käsittelyn, hallinnan ja säilyttämisen periaatteita.
Järjestelmää tulee käyttämään koko oikeusasiamiehen kanslian henkilöstö päivittäisessä työssään.
Hankinta kattaa myös järjestelmän käyttöönottoprojektin sekä käyttöönotetun järjestelmän tuki- ja kehityspalvelut sovittavassa laajuudessa. Hankittava järjestelmä tullaan asentamaan eduskunnan konesaliin, jonka käyttöpalveluista vastaa eduskunnan sopimuskumppani.
Hankinnan tavoitteisiin ja tarjouksen tekemiseen vaikuttavat tiedot on kuvattu tämän tarjouspyynnön liitteissä.
Vaaditut palvelukokonaisuudet
Toteutettavalta asianhallintajärjestelmältä vaadittuja palvelukokonaisuuksia ovat asianhallinta, asiakirjallisen tiedon hallinta sekä työnkulkujen hallinta. Työnkulkujen hallinnan avulla voidaan toteuttaa yleiskäyttöisiä ja virastokohtaisia käsittelyprosesseja tai niiden osia. Järjestelmää käytetään myös sähköisen asioinnin rajapinnan kautta tulevien asioiden käsittelyyn.
Järjestelmän on tuettava monipuolisesti metatietojen hallintaa sekä tiedon hakua useilla eri tavoilla. Järjestelmässä on oltava eAMS/TOJ-työkalu (jatkossa: tiedonohjausjärjestelmä), joka tuottaa asiakirjatiedon käsittelyn ja hallinnan edellyttämät metatiedot automaattisesti operatiiviseen tietojärjestelmään.
Paperimuodossa saapuvat asiakirjat on kyettävä skannaamaan kanslian käytössä olevilla monitoimilaitteilla ja siirtämään asianhallintaan. Varsinainen skannauslaitteisto ei kuitenkaan kuulu hankinnan kohteeseen.
Ratkaisun tulee olla modulaarinen, palveluarkkitehtuuripohjainen (SOA) ja avoimia rajapintoja hyödyntävä. Näin käyttöönotossa tai myöhemmin on mahdollista integroida, käyttää rinnan tai kokonaan korvata joitakin palvelukokonaisuuksia esimerkiksi kolmannen osapuolen järjestelmätuotteilla. Integrointitarpeita on odotettavissa erityisesti sähköisissä asiointipalveluissa ja pitkäaikaissäilytyksessä.
Järjestelmän on oltava integroitavissa muihin käytössä oleviin ohjelmistoihin, esimerkiksi asiakirjojen laadintaan (MS Office), sähköpostiin (MS Exchange), asioiden ja asiakirjojen julkaisuun internet- ja intranet -sivustoilla sekä keskitettyyn käyttäjien hallintaan.
Vaadittujen palvelukokonaisuuksien lisäksi järjestelmässä voi olla työskentelyä helpottavia lisäosia, esimerkiksi yhteystietorekisteri, jotka luetaan ratkaisun eduksi.
Vaadittaviin palvelukokonaisuuksiin liittyvät yksityiskohtaiset vaatimukset on kuvattu tarkemmin tämän tarjouspyynnön liitteissä.
Määräaika
Tarjousten vastaanottamisen määräaika oli 2014-10-13.
Hankinta julkaistiin 2014-08-21.
Toimittajat
Seuraavat toimittajat mainitaan hankintapäätöksissä tai muissa hankinta-asiakirjoissa:
Kuka?
Mitä?
Hankintojen historia
| Päivämäärä |
Asiakirja |
| 2014-08-21
|
hankintailmoitus
|
| 2015-01-28
|
Ilmoitus tehdystä sopimuksesta
|