Eduskunnan oikeusasiamiehen kanslia pyytää tarjousta tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti asianhallintajärjestelmästä, järjestelmän käyttöönoton toteutuksesta sekä järjestelmän tuki- ja ylläpitopalveluista. Hankinnan kohde Eduskunnan oikeusasiamiehen kanslia (EOAK) hakee valmisohjelmistoon pohjautuvaa tietojärjestelmäkokonaisuutta, jonka avulla kanslia voi hoitaa viranomaisasioiden, sisäisten prosessiensa ja asiakirjojen sähköisen käsittelyn niiden elinkaaren kaikissa vaiheissa. Valmisohjelmiston rakenteen ja sen ominaisuuksien tulee noudattaa JHS 176:ssa kuvattuja sähköisten asiakirjallisten tietojen käsittelyn, hallinnan ja säilyttämisen periaatteita. Järjestelmää tulee käyttämään koko oikeusasiamiehen kanslian henkilöstö päivittäisessä työssään. Hankinta kattaa myös järjestelmän käyttöönottoprojektin sekä käyttöönotetun järjestelmän tuki- ja kehityspalvelut sovittavassa laajuudessa. Hankittava järjestelmä tullaan asentamaan eduskunnan konesaliin, jonka käyttöpalveluista vastaa eduskunnan sopimuskumppani. Hankinnan tavoitteisiin ja tarjouksen tekemiseen vaikuttavat tiedot on kuvattu tämän tarjouspyynnön liitteissä. Vaaditut palvelukokonaisuudet Toteutettavalta asianhallintajärjestelmältä vaadittuja palvelukokonaisuuksia ovat asianhallinta, asiakirjallisen tiedon hallinta sekä työnkulkujen hallinta. Työnkulkujen hallinnan avulla voidaan toteuttaa yleiskäyttöisiä ja virastokohtaisia käsittelyprosesseja tai niiden osia. Järjestelmää käytetään myös sähköisen asioinnin rajapinnan kautta tulevien asioiden käsittelyyn. Järjestelmän on tuettava monipuolisesti metatietojen hallintaa sekä tiedon hakua useilla eri tavoilla. Järjestelmässä on oltava eAMS/TOJ-työkalu (jatkossa: tiedonohjausjärjestelmä), joka tuottaa asiakirjatiedon käsittelyn ja hallinnan edellyttämät metatiedot automaattisesti operatiiviseen tietojärjestelmään. Paperimuodossa saapuvat asiakirjat on kyettävä skannaamaan kanslian käytössä olevilla monitoimilaitteilla ja siirtämään asianhallintaan. Varsinainen skannauslaitteisto ei kuitenkaan kuulu hankinnan kohteeseen. Ratkaisun tulee olla modulaarinen, palveluarkkitehtuuripohjainen (SOA) ja avoimia rajapintoja hyödyntävä. Näin käyttöönotossa tai myöhemmin on mahdollista integroida, käyttää rinnan tai kokonaan korvata joitakin palvelukokonaisuuksia esimerkiksi kolmannen osapuolen järjestelmätuotteilla. Integrointitarpeita on odotettavissa erityisesti sähköisissä asiointipalveluissa ja pitkäaikaissäilytyksessä. Järjestelmän on oltava integroitavissa muihin käytössä oleviin ohjelmistoihin, esimerkiksi asiakirjojen laadintaan (MS Office), sähköpostiin (MS Exchange), asioiden ja asiakirjojen julkaisuun internet- ja intranet -sivustoilla sekä keskitettyyn käyttäjien hallintaan. Vaadittujen palvelukokonaisuuksien lisäksi järjestelmässä voi olla työskentelyä helpottavia lisäosia, esimerkiksi yhteystietorekisteri, jotka luetaan ratkaisun eduksi. Vaadittaviin palvelukokonaisuuksiin liittyvät yksityiskohtaiset vaatimukset on kuvattu tarkemmin tämän tarjouspyynnön liitteissä.
Määräaika
Tarjousten vastaanottamisen määräaika oli 2014-10-13.
Hankinta julkaistiin 2014-08-21.
Toimittajat
Seuraavat toimittajat mainitaan hankintapäätöksissä tai muissa hankinta-asiakirjoissa:
hankintailmoitus (2014-08-21) Kohde Hankinnan laajuus
Otsikko: Tietotekniset palvelut: neuvonta, ohjelmistojen kehittäminen, Internet ja tuki
Ilmoituksen metatiedot
Alkukieli: suomi 🗣️
Asiakirjatyyppi: hankintailmoitus
Sopimuksen luonne: Palvelut
Asetus: Ei määritelty
Yhteinen hankintanimikkeistö (CPV)
Koodi: Tietotekniset palvelut: neuvonta, ohjelmistojen kehittäminen, Internet ja tuki📦
Menettely
Menettelyn tyyppi: Avoin menettely
Tarjouksen tyyppi: Tarjous koskee kaikkia eriä
Myöntämisperusteet
Kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous
Eduskunnan oikeusasiamiehen kanslia pyytää tarjousta tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti asianhallintajärjestelmästä, järjestelmän käyttöönoton toteutuksesta sekä järjestelmän tuki- ja ylläpitopalveluista.
Hankinnan kohde
Eduskunnan oikeusasiamiehen kanslia (EOAK) hakee valmisohjelmistoon pohjautuvaa tietojärjestelmäkokonaisuutta, jonka avulla kanslia voi hoitaa viranomaisasioiden, sisäisten prosessiensa ja asiakirjojen sähköisen käsittelyn niiden elinkaaren kaikissa vaiheissa. Valmisohjelmiston rakenteen ja sen ominaisuuksien tulee noudattaa JHS 176:ssa kuvattuja sähköisten asiakirjallisten tietojen käsittelyn, hallinnan ja säilyttämisen periaatteita.
Eduskunnan oikeusasiamiehen kanslia (EOAK) hakee valmisohjelmistoon pohjautuvaa tietojärjestelmäkokonaisuutta, jonka avulla kanslia voi hoitaa viranomaisasioiden, sisäisten prosessiensa ja asiakirjojen sähköisen käsittelyn niiden elinkaaren kaikissa vaiheissa. Valmisohjelmiston rakenteen ja sen ominaisuuksien tulee noudattaa JHS 176:ssa kuvattuja sähköisten asiakirjallisten tietojen käsittelyn, hallinnan ja säilyttämisen periaatteita.
Järjestelmää tulee käyttämään koko oikeusasiamiehen kanslian henkilöstö päivittäisessä työssään.
Hankinta kattaa myös järjestelmän käyttöönottoprojektin sekä käyttöönotetun järjestelmän tuki- ja kehityspalvelut sovittavassa laajuudessa. Hankittava järjestelmä tullaan asentamaan eduskunnan konesaliin, jonka käyttöpalveluista vastaa eduskunnan sopimuskumppani.
Hankinta kattaa myös järjestelmän käyttöönottoprojektin sekä käyttöönotetun järjestelmän tuki- ja kehityspalvelut sovittavassa laajuudessa. Hankittava järjestelmä tullaan asentamaan eduskunnan konesaliin, jonka käyttöpalveluista vastaa eduskunnan sopimuskumppani.
Hankinnan tavoitteisiin ja tarjouksen tekemiseen vaikuttavat tiedot on kuvattu tämän tarjouspyynnön liitteissä.
Vaaditut palvelukokonaisuudet
Toteutettavalta asianhallintajärjestelmältä vaadittuja palvelukokonaisuuksia ovat asianhallinta, asiakirjallisen tiedon hallinta sekä työnkulkujen hallinta. Työnkulkujen hallinnan avulla voidaan toteuttaa yleiskäyttöisiä ja virastokohtaisia käsittelyprosesseja tai niiden osia. Järjestelmää käytetään myös sähköisen asioinnin rajapinnan kautta tulevien asioiden käsittelyyn.
Toteutettavalta asianhallintajärjestelmältä vaadittuja palvelukokonaisuuksia ovat asianhallinta, asiakirjallisen tiedon hallinta sekä työnkulkujen hallinta. Työnkulkujen hallinnan avulla voidaan toteuttaa yleiskäyttöisiä ja virastokohtaisia käsittelyprosesseja tai niiden osia. Järjestelmää käytetään myös sähköisen asioinnin rajapinnan kautta tulevien asioiden käsittelyyn.
Järjestelmän on tuettava monipuolisesti metatietojen hallintaa sekä tiedon hakua useilla eri tavoilla. Järjestelmässä on oltava eAMS/TOJ-työkalu (jatkossa: tiedonohjausjärjestelmä), joka tuottaa asiakirjatiedon käsittelyn ja hallinnan edellyttämät metatiedot automaattisesti operatiiviseen tietojärjestelmään.
Järjestelmän on tuettava monipuolisesti metatietojen hallintaa sekä tiedon hakua useilla eri tavoilla. Järjestelmässä on oltava eAMS/TOJ-työkalu (jatkossa: tiedonohjausjärjestelmä), joka tuottaa asiakirjatiedon käsittelyn ja hallinnan edellyttämät metatiedot automaattisesti operatiiviseen tietojärjestelmään.
Paperimuodossa saapuvat asiakirjat on kyettävä skannaamaan kanslian käytössä olevilla monitoimilaitteilla ja siirtämään asianhallintaan. Varsinainen skannauslaitteisto ei kuitenkaan kuulu hankinnan kohteeseen.
Ratkaisun tulee olla modulaarinen, palveluarkkitehtuuripohjainen (SOA) ja avoimia rajapintoja hyödyntävä. Näin käyttöönotossa tai myöhemmin on mahdollista integroida, käyttää rinnan tai kokonaan korvata joitakin palvelukokonaisuuksia esimerkiksi kolmannen osapuolen järjestelmätuotteilla. Integrointitarpeita on odotettavissa erityisesti sähköisissä asiointipalveluissa ja pitkäaikaissäilytyksessä.
Ratkaisun tulee olla modulaarinen, palveluarkkitehtuuripohjainen (SOA) ja avoimia rajapintoja hyödyntävä. Näin käyttöönotossa tai myöhemmin on mahdollista integroida, käyttää rinnan tai kokonaan korvata joitakin palvelukokonaisuuksia esimerkiksi kolmannen osapuolen järjestelmätuotteilla. Integrointitarpeita on odotettavissa erityisesti sähköisissä asiointipalveluissa ja pitkäaikaissäilytyksessä.
Järjestelmän on oltava integroitavissa muihin käytössä oleviin ohjelmistoihin, esimerkiksi asiakirjojen laadintaan (MS Office), sähköpostiin (MS Exchange), asioiden ja asiakirjojen julkaisuun internet- ja intranet -sivustoilla sekä keskitettyyn käyttäjien hallintaan.
Järjestelmän on oltava integroitavissa muihin käytössä oleviin ohjelmistoihin, esimerkiksi asiakirjojen laadintaan (MS Office), sähköpostiin (MS Exchange), asioiden ja asiakirjojen julkaisuun internet- ja intranet -sivustoilla sekä keskitettyyn käyttäjien hallintaan.
Vaadittujen palvelukokonaisuuksien lisäksi järjestelmässä voi olla työskentelyä helpottavia lisäosia, esimerkiksi yhteystietorekisteri, jotka luetaan ratkaisun eduksi.
Vaadittaviin palvelukokonaisuuksiin liittyvät yksityiskohtaiset vaatimukset on kuvattu tarkemmin tämän tarjouspyynnön liitteissä.
Vaihtoehtojen kuvaus:
Hankintayksikkö varaa oikeuden tehdä Hankintalain 28 §:n (Laki julkisista hankinnoista 348/2007) mukaisesti lisähankintoja asianhallintajärjestelmän jatkokehittämiseksi enintään kolmen vuoden kuluttua alkuperäisen sopimuksen solmimisesta. Lisäpalvelujen tai lisäurakoiden kokonaisarvo voi olla enintään 50 prosenttia alkuperäisen hankinnan arvosta.
Hankintayksikkö varaa oikeuden tehdä Hankintalain 28 §:n (Laki julkisista hankinnoista 348/2007) mukaisesti lisähankintoja asianhallintajärjestelmän jatkokehittämiseksi enintään kolmen vuoden kuluttua alkuperäisen sopimuksen solmimisesta. Lisäpalvelujen tai lisäurakoiden kokonaisarvo voi olla enintään 50 prosenttia alkuperäisen hankinnan arvosta.
Viitenumero: Dnro 3356/1/14
Suorituspaikka
Pääkohde tai suorituspaikka: Helsinki.
Oikeudelliset, taloudelliset, rahoitukselliset ja tekniset tiedot Osallistumisehdot
Kelpoisuus harjoittaa ammattitoimintaa:
Tarjoajaa koskevat vaatimukset ovat:
1. Tarjoajalla on elinkeinotoiminnan harjoittamisoikeus, tarjoaja on kaupparekisteriin tai vastaavaan rekisteriin merkitty.
2. Tarjoajan taloudelliset edellytykset ovat hankinnan kokoon ja laatuun nähden riittävät. Tarjoajan tulee esittää selvitys taloudellisesta edellytyksistä liittämällä tarjoukseen tarjoajan viimeisin tuloslaskelma ja tase, mikäli nämä on julkaistava tarjoajan sijoittautumismaassa sekä pankin tai luottotietoyhtiön antama talous- ja luottokelpoisuusraportti, joka sisältää luokituksen (esim. Suomen Asiakastiedon Rating Alfa –raportti tai vastaava).
2. Tarjoajan taloudelliset edellytykset ovat hankinnan kokoon ja laatuun nähden riittävät. Tarjoajan tulee esittää selvitys taloudellisesta edellytyksistä liittämällä tarjoukseen tarjoajan viimeisin tuloslaskelma ja tase, mikäli nämä on julkaistava tarjoajan sijoittautumismaassa sekä pankin tai luottotietoyhtiön antama talous- ja luottokelpoisuusraportti, joka sisältää luokituksen (esim. Suomen Asiakastiedon Rating Alfa –raportti tai vastaava).
3. Tarjoaja on suorittanut 1. veronsa, 2. eläkemaksunsa ja esittää siitä veroviranomaisen ja eläkevakuutusyhtiön antamat selvitykset.
4. Tarjoajalla on referenssejä vastaavantyyppisten ratkaisujen tuottamisesta. Vaatimuksena on vähintään kaksi tarjouspyynnössä kuvatun kaltaista referenssiä. Referensseistä on esitettävä selvitys, josta ilmenee mikä on tarjoajan työn ja teknisten resurssien käytön osuus toimituksesta ja toimituksen pääpiirteinen sisältö. Esitettyjen referenssien on oltava tilaajan tarkistettavissa. Yksilöimättömiä referenssejä ei katsota näytöksi ehdokkaan teknisestä suorituskyvystä. Alihankkijan tekemä toimitus ei kelpaa referenssiksi.
4. Tarjoajalla on referenssejä vastaavantyyppisten ratkaisujen tuottamisesta. Vaatimuksena on vähintään kaksi tarjouspyynnössä kuvatun kaltaista referenssiä. Referensseistä on esitettävä selvitys, josta ilmenee mikä on tarjoajan työn ja teknisten resurssien käytön osuus toimituksesta ja toimituksen pääpiirteinen sisältö. Esitettyjen referenssien on oltava tilaajan tarkistettavissa. Yksilöimättömiä referenssejä ei katsota näytöksi ehdokkaan teknisestä suorituskyvystä. Alihankkijan tekemä toimitus ei kelpaa referenssiksi.
5. Palvelun tuottamisessa käytettävät alihankkijat on mainittu tarjouksessa. Alihankkijoiden osalta tulee esittää kaikki samat selvitykset, joita vaaditaan esitettäviksi tarjoajan osalta. Hankintayksikkö varaa oikeuden pyytää menettelyn kestäessä alihankkijoita koskevat, vastaavat selvitykset, joita tarjoajalta edellytetään.
5. Palvelun tuottamisessa käytettävät alihankkijat on mainittu tarjouksessa. Alihankkijoiden osalta tulee esittää kaikki samat selvitykset, joita vaaditaan esitettäviksi tarjoajan osalta. Hankintayksikkö varaa oikeuden pyytää menettelyn kestäessä alihankkijoita koskevat, vastaavat selvitykset, joita tarjoajalta edellytetään.
Vaatimuksiin on vastattava tarjouspyynnön liitteessä 1 Tarjoajan kelpoisuus.
Taloudellinen ja rahoituksellinen asema:
Kts kohta III.2.1
Vaatimuksiin on vastattava tarjouspyynnön liitteessä 1 Tarjoajan kelpoisuus.
Tekninen ja ammatillinen pätevyys:
Kts kohta III.2.1
Tarjoajalla on referenssejä vastaavantyyppisten ratkaisujen tuottamisesta. Vaatimuksena on vähintään kaksi tarjouspyynnössä kuvatun kaltaista referenssiä. Referensseistä on esitettävä selvitys, josta ilmenee mikä on tarjoajan työn ja teknisten resurssien käytön osuus toimituksesta ja toimituksen pääpiirteinen sisältö. Esitettyjen referenssien on oltava tilaajan tarkistettavissa. Yksilöimättömiä referenssejä ei katsota näytöksi ehdokkaan teknisestä suorituskyvystä. Alihankkijan tekemä toimitus ei kelpaa referenssiksi.
Tarjoajalla on referenssejä vastaavantyyppisten ratkaisujen tuottamisesta. Vaatimuksena on vähintään kaksi tarjouspyynnössä kuvatun kaltaista referenssiä. Referensseistä on esitettävä selvitys, josta ilmenee mikä on tarjoajan työn ja teknisten resurssien käytön osuus toimituksesta ja toimituksen pääpiirteinen sisältö. Esitettyjen referenssien on oltava tilaajan tarkistettavissa. Yksilöimättömiä referenssejä ei katsota näytöksi ehdokkaan teknisestä suorituskyvystä. Alihankkijan tekemä toimitus ei kelpaa referenssiksi.
Lisäksi teknistä suorituskykyä arvioidaan muiden tarjouspyynnössä vaadittujen kuvausten perusteella.
Sopimuksen toteuttaminen
Tärkeimmät rahoitusehdot ja maksujärjestelyt ja/tai viittaus niitä koskeviin säännöksiin:
Maksuehdot on kuvattu tarjouksen liitteenä olevassa sopimusluonnoksessa.
Kaikkiin solmittaviin sopimuksiin sovelletaan JIT 2007 ehtoja (JHS 166 liite 2, JIT 2007 Yleiset ehdot sekä JHS 166 liite 3, JIT 2007 Sovellukset, JHS 166 liite 5, JIT 2007 Konsultointi sekä JHS 166 liite 6, JIT 2007 Valmisohjelmistot), eduskunnan turvallisuussopimusta sekä tässä tarjouspyynnössä sekä sen liitteissä erikseen mainittuja ehtoja.