Asian- ja dokumenttienhallintajärjestelmä

Helsingin seurakuntayhtymä

Helsingin seurakuntayhtymässä on käynnissä sähköisen asianhallinnan kehittämisprojekti, jonka aikana asianhallinnan järjestelmät uusitaan niin, että Helsingin seurakuntayhtymän asiakirja-aineisto voidaan luotettavalla tavalla tuottaa ja hallita (mm. säilyttää) sähköisenä.
Hankinnan kohteena on asian- ja dokumenttienhallintajärjestelmä sekä sen vaiheistettuun toteutukseen ja käyttöönottoon, tukeen ja ylläpitoon sekä kehitykseen liittyvät palvelut. Vaiheistettu toteutus ja käyttöönotto on kuvattu tarjouspyynnön luvussa 2.2.
Hankintasopimus koskee järjestelmän hankintaa sekä 1. ja 2. vaiheen käyttöönottopalveluja Helsingin seurakuntayhtymässä. Ylläpitosopimus alkaa 2. vaiheen käyttöönoton hyväksymisen jälkeen ja se on voimassa toistaiseksi.
Asian- ja dokumenttienhallintajärjestelmän tulee sisältää seuraavat toiminnot:
— asian- ja dokumenttienhallinta,
— tiedonohjaus (eAMS/TOS),
— sähköinen kokouspalvelu,
— luottamushenkilörekisteri.
Hankinnan perusvaihtoehto on ratkaisun toteuttaminen Helsingin seurakuntayhtymän konesalissa seurakuntayhtymän hankkimilla palvelimilla.
Asian- ja dokumenttienhallintajärjestelmän hankintaan sisältyvät seuraavat käyttöönottoon liittyvät palvelut:
— käyttöönottoon liittyvät asennus- yms. työt,
— asiantuntija- ja koulutuspalvelut.
Ylläpitosopimuksen palveluihin sisältyvät:
— tuki- ja ylläpitopalvelut,
— asiantuntija- ja koulutuspalvelut.
Tarjoajan tulee tarjota ja hinnoitella tarjouksessaan seuraavat optiot, jotka otetaan huomioon vertailuhintaa muodostettaessa:
— lisäkäyttöoikeudet,
— järjestelmän hankinta käyttöpalveluna.
Lisäksi tarjoaja voi tarjota ja hinnoitella tarjouksessaan myös seuraavat optiot, joita ei oteta huomioon vertailuhintaa muodostettaessa:
— tiedonohjauksen rajaton lukuoikeus,
— sopimusten hallinta,
— järjestelmän hankinta SaaS-palveluna (Software as a Service).
Helsingin seurakuntayhtymä pidättää itsellään oikeuden lunastaa tai olla lunastamatta optioita.
Tarkempi kuvaus hankinnasta on esitetty tarjouspyynnössä ja sen liitteissä.
Osatarjoukset eivät ole mahdollisia.
Vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä.

Määräaika
Tarjousten vastaanottamisen määräaika oli 2011-09-12. Hankinta julkaistiin 2011-07-01.

Toimittajat
Seuraavat toimittajat mainitaan hankintapäätöksissä tai muissa hankinta-asiakirjoissa:

• • Innofactor Software Oy

Kuka?

• • Helsingin seurakuntayhtymä

Mitä?

• • Asiakirjojen luontiohjelmatuotteet › Asiakirjojen hallintaohjelmatuotteet
• • Tietotekniset palvelut: neuvonta, ohjelmistojen kehittäminen, Internet ja tuki